Découvrez comment maximiser le ROI des voyages d’affaires en tenant compte des principaux objectifs et résultats de vos équipes.
Les voyages d’affaires représentent une dépense conséquente, mais sont susceptibles de générer un retour sur investissement (ROI) important lorsqu’ils sont correctement gérés. Ils renforcent les relations avec les clients, favorisent la rétention du personnel et stimulent la croissance des revenus. À l’inverse, sans une bonne gestion, les frais de déplacement peuvent rapidement dépasser les budgets et peser sur les résultats d’une entreprise.
Dans ce guide, nous verrons comment maximiser le ROI des voyages d’affaires et comment les organiser intelligemment, afin de tirer le meilleur parti du temps, de l’argent et de l’énergie que l’on y investit.
En termes simples, le retour sur investissement des voyages d’affaires fait référence à la valeur financière que la réalisation du voyage a apportée à votre entreprise. Être capable d’estimer ces résultats en amont et de les évaluer en aval est la base de la justification des voyages d’affaires au sein de votre entreprise.
Lorsque le retour sur investissement des voyages d’affaires est faible, les collaborateurs peuvent être réticents à l’idée de futurs déplacements. Au contraire, lorsqu’il est élevé, il constitue un argument de poids en faveur de leur entreprise, et pas simplement en raison du gain financier. Le ROI sert également à démontrer objectivement l’importance des voyages d’affaires dans la réalisation de vos objectifs commerciaux actuels.
Quelle est la valeur ajoutée des voyages d’affaires ?
Le retour sur investissement des voyages d’affaires peut être mesuré de plusieurs façons, la plus objective et la plus importante étant simplement son impact sur votre chiffre d’affaires. Voici comment vous pouvez mesurer le succès des voyages d’affaires de votre entreprise :
Comme pour toute décision commerciale, la justification des voyages d’affaires doit être étayée par des chiffres positifs. Les réunions, les négociations ou les présentations tenues lors de votre dernier déplacement ont-elles permis d’obtenir plus de travail ? Avec des études montrant que 40 % des affaires sont conclues dans le cadre de ventes externes, il s’agit d’une mesure clé pour comprendre votre ROI.
Il a été démontré que les réunions en face à face étaient 34 fois plus efficaces que la communication virtuelle. Pour les relations clients à long terme que vous souhaitez entretenir et développer, un lien personnel comme celui-ci est indispensable. Même dans le cas de déplacements entre vos propres agences, si vous avez une équipe dispersée, être présent et accessible en personne permet de minimiser le sentiment d’isolement que certains sites peuvent provoquer. En termes de moral des employé(e)s, cela constitue déjà en soi une justification suffisante pour les voyages d’affaires.
Si votre entreprise cherche à pénétrer de nouveaux marchés, disposer d’une expérience en personne dans le pays ciblé est un avantage inestimable. En visitant ces marchés, vos employé(e)s peuvent mieux comprendre la culture et les coutumes locales, et leur influence potentielle sur vos plans d’affaires. Cela peut également vous aider à affiner votre stratégie marketing, car ces voyages vous permettent d’identifier les éventuels besoins en matière de localisation. À bien y réfléchir, un seul voyage de recherche peut valoir l’investissement compte tenu de l’argent qui pourrait être perdu en raison d’un faux pas culturel pendant vos démarches d’expansion.
Lors de notre enquête 75 % des collaborateurs interrogés ont affirmé que les voyages d’affaires avaient eu une influence positive sur leur développement personnel. Il semblerait donc que le ROI des voyages d’affaires en termes de rétention du personnel puisse être facilement chiffré. 52 % des personnes qui ont répondu à notre enquête ont déclaré que la possibilité de voyager avait eu un impact positif sur leur santé mentale, tandis que 82 % l’ont citée comme essentielle au développement professionnel.
Comme mentionné ci-dessus, les voyages d’affaires recèlent un potentiel énorme pour la satisfaction des employé(e)s, et donc leur fidélisation, ainsi que l’acquisition de clients et l’entretien des relations d’affaires. Si le voyage d’affaires idéal est un voyage qui atteint facilement le seuil de rentabilité, il peut arriver que la conservation de la confiance et de la fidélité d’un client de premier plan doive l’emporter sur le coût. Après tout, garder un client existant est 25 fois moins coûteux que d’en acquérir un nouveau.
Bien que les avantages cités ci-dessus soient tous des considérations clés, vous devez vous efforcer d’effectuer des calculs et de mesurer des indicateurs concrets pour mieux comprendre dans quelle mesure les voyages d’affaires sont importants pour le développement et les plans futurs de votre entreprise. Pour ce faire, considérez les chiffres suivants.
Quels revenus ont généré les affaires conclues pendant le voyage ? Cette somme est-elle égale ou supérieure au coût du voyage en lui-même ? Vous pouvez également calculer ce qu’aurait coûté l’entreprise de réunions virtuelles pour vous aider à décider de la pertinence des voyages d’affaires à l’avenir. N’oubliez pas non plus d’inclure les dépenses accessoires et paiements effectués pendant le voyage, comme les repas. Notre calculateur d’économies peut vous y aider.
Quel a été le coût de chaque contrat individuel ? Avez-vous des raisons de croire qu’une réunion en personne a conduit à un chiffre final plus élevé et à un pouvoir de négociation plus fort par rapport aux réunions qui auraient pu être organisées en ligne ou par téléphone ? Comparez vos historiques de performances en matière de conclusion d’affaires en ligne et en personne pour obtenir une image plus complète du rôle (décisif ou non) joué par les voyages d’affaires.
Les choses ont-elles avancé plus rapidement en personne ? Il a été démontré que 40 % des prospects étaient convertis en clients via des réunions en personne, ce qui peut signifier qu’un budget axé sur un voyage d’affaires d’une semaine est toujours plus rentable que plusieurs semaines d’allers-retours virtuels.
Les relations entretenues par des voyages d’affaires semblent-elles plus fortes, durent-elles plus longtemps ou génèrent-elles plus de bénéfices que celles qui ne le sont pas ? Cela peut être un moyen simple de montrer pourquoi les voyages d’affaires sont importants pour entretenir ces relations.
Gardez une trace du nombre de nouveaux clients et de partenariats qui ont été acquis et forgés pendant les voyages. Pour justifier un voyage d’affaires, par exemple lors d’une conférence pour présenter l’entreprise, l’acquisition de talents peut aussi entrer en ligne de compte.
Si vous vous rendez chez des clients, la détermination du ROI des voyages d’affaires pour votre entreprise doit tenir compte de leur satisfaction comme un indicateur clé. Cela peut être facilement mesuré à l’aide d’outils tels que les enquêtes et les demandes de retours. Des études montrent que 46 % des clients apprécient le contact humain à une époque où de nombreuses marques utilisent des chatbots et d’autres mesures de réduction des coûts. Cela peut donc être une façon efficace d’améliorer l’expérience de votre clientèle, et vos résultats.
Bien qu’une présence en ligne soit essentielle pour toute entreprise, le marketing omnicanal reste très sollicité. En effet, 7 clients sur 10 recourent à plusieurs points de contact pour interagir avec une marque. Les pop-up stores, les stands tenus à des salons et d’autres expériences de marque en personne peuvent augmenter significativement la visibilité de votre entreprise.
La justification d’un voyage ne doit pas toujours dépendre du nombre d’affaires que vous pouvez conclure. En termes de conférences et d’opportunités de développement, le ROI des voyages d’affaires se traduira par les connaissances et les compétences acquises par votre équipe, qui contribueront à la pérennité de votre entreprise.
L’éloignement du bureau est l’une des principales raisons pour lesquelles les retraites d’affaires figurent en bonne place sur de nombreux calendriers d’entreprise. S’éloigner du stress et des attentes du lieu habituel de travail donne lieu à de nouvelles façons de penser et de collaborer. Gardez une trace du nombre d’idées et d’informations précieuses qui ont émergé de vos événements de déplacements professionnels afin de mieux comprendre la valeur qu’ils apportent à vos équipes.
Un retour sur investissement positif ne peut jamais être garanti pour la majorité des décisions commerciales, mais avec les connaissances et les précautions appropriées, votre entreprise peut certainement renforcer les chances de réussite et de rentabilité d’un voyage d’affaires. Voici les éléments clés à garder à l’esprit pour déterminer si les bénéfices éventuels d’un voyage en valent le coût :
La planification et la préparation sont essentielles à tout voyage. Pour décider de la pertinence de votre déplacement, vous devez comprendre ce que vous cherchez à en obtenir. Définissez des objectifs tangibles, qu’il s’agisse de la conclusion d’une transaction, d’une étude de marché ou de l’entretien de relations clients, et des indicateurs que vous utiliserez pour évaluer votre succès. Vous pouvez également établir certains seuils devant être atteints afin de considérer le voyage comme un succès. Ici, le générateur de politiques de voyage de Booking.com for Business vous facilitera la tâche.
Les rencontres en personne sont précieuses, mais pas toujours nécessaires. Par exemple, une étude montre que plus de 66 % des acheteurs préfèrent être initialement approchés par e-mail pour une vente. Prenez le temps de vous demander si les déplacements sont requis pour chaque projet particulier, ou si le maintien de la relation virtuelle est suffisant. Pour les relations avec les clients ou les équipes qui couvrent plusieurs fuseaux horaires, vous constaterez peut-être qu’en termes de coût et d’efficacité du travail, une relation virtuelle est, en fait, préférable pour les deux parties.
Nommer un responsable des voyages d’affaires peut être un choix judicieux si votre entreprise possède plusieurs bureaux. Cette personne pourra vous aider à planifier des déplacements à plusieurs arrêts pour une efficacité maximale. Par exemple, si vous avez plusieurs bureaux en Europe et que vous devez vous rendre dans votre bureau de Paris, elle peut organiser une demi-journée de voyage pour visiter votre bureau à Milan, puis à Berlin, Dublin, etc. D’un point de vue stratégique, un voyage multisite comme celui-ci sera plus rentable que de visiter chacun de ces bureaux séparément, mais assurez-vous de le planifier de manière à éviter la fatigue des voyageurs et voyageuses.
Vous n’avez pas besoin d’attendre la fin d’un voyage pour comprendre si votre retour sur investissement est susceptible d’être affecté positivement ou négativement. Qu’il s’agisse simplement d’une réunion d’affaires qui n’a pas répondu à vos attentes ou d’un événement mondial hors du contrôle de quiconque, rester connecté et informé vous laissera une chance de couper court au déplacement pour limiter les pertes.
Une bonne gestion des voyages, notamment grâce à des plateformes telles que Booking.com for Business, vous permettra également de comprendre et suivre vos dépenses. Cela inclut l’établissement d’un budget pour guider votre équipe lors de la réservation, sans l’exclure de la prise de décision. Ainsi, avant même votre départ, vous pouvez contrôler efficacement les coûts des vols, de l’hébergement et de la location de voitures.
Voyager chez des clients ou sur différents marchés est une première étape clé menant à de nouvelles relations et à des décisions commerciales, mais ce n’est qu’un début. N’oubliez pas de tirer parti de ces progrès une fois le voyage terminé, et ne laissez pas l’avantage concurrentiel du voyage se perdre.
Un voyage d’affaires planifié stratégiquement peut offrir des avantages mesurables qui peuvent largement dépasser son coût initial. Si vous vous concentrez sur les objectifs fondamentaux et les résultats souhaitables pour l’entreprise, et que vous comprenez que le ROI des voyages d’affaires ne se limite pas à un gain financier, ces derniers peuvent être un moyen clé de booster vos activités.
Assurez-vous des meilleures conditions pour votre prochain voyage d’affaires grâce aux solutions de gestion des réservations de Booking.com for Business. Elles vous permettront de réaliser des économies et d’obtenir des récompenses pour vos réservations auprès de plus de 3 millions d’établissements, et proposent diverses options de recherche pour les voyages et les locations de voitures.
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