Votre voyage d’affaires est-il éligible à un remboursement de TVA ? Découvrez comment récupérer la TVA sur les frais, kilométrage et repas.
Selon certaines estimations, les entreprises perdent jusqu’à 12 % de leur chiffre d’affaires faute de récupérer la TVA. Il est donc plus important que jamais de comprendre le fonctionnement du processus de récupération de TVA. La taxe sur la valeur ajoutée, ou TVA, est souvent appliquée aux biens et services liés aux voyages, des hôtels aux repas. Et même si les entreprises sont généralement éligibles pour demander le remboursement de cette taxe via leurs déclarations de TVA, nombreuses sont celles qui ne le font pas, faute de documents justificatifs ou en raison d’une méconnaissance des règles fiscales propres à chaque pays.
Même si la récupération de la TVA peut parfois prendre du temps, elle représente des économies importantes pour les entreprises de toutes tailles. Dans cet article, nous allons démystifier le processus en expliquant comment il fonctionne, ainsi que les critères d’éligibilité à remplir pour qu’une demande aboutisse.
Plus de 170 pays utilisent actuellement un système de TVA. La TVA s’applique aux biens et services de consommation, avec des taux qui varient selon les pays. Au Royaume-Uni, le taux standard de TVA est de 20 %, tandis que dans l’UE, il est fixé à un minimum de 15 %.
Alors que la taxe de vente est payée uniquement par la clientèle au détail, la TVA est répartie tout au long de la chaîne logistique afin d’en partager la charge. Et lorsqu’elle est payée au titre des dépenses de voyage d’affaires de votre société, elle peut souvent être récupérée.
La récupération de TVA décrit le processus par lequel les entreprises récupèrent la TVA payée sur des biens et services liés à leur activité. Dans le cadre des voyages d’affaires, cela inclut par exemple des dépenses comme le transport, l’hébergement et les repas engagées pendant un déplacement professionnel.
La récupération de la TVA fait partie du processus de gestion des voyages et des dépenses : il s’agit notamment de rassembler les reçus de voyage et les factures de TVA, puis de soumettre des demandes auprès des autorités fiscales de votre pays.
Au Royaume-Uni, les règles de l’HMRC (l’administration fiscale du Royaume-Uni indiquent que toutes les entreprises dont le chiffre d’affaires dépasse 90 000 GBP doivent s’enregistrer à la TVA. Le seuil est bien plus bas dans de nombreux pays européens. Par exemple, à partir de 2025, il est de 25 000 EUR en Belgique, 20 000 EUR aux Pays-Bas et 7 000 EUR en Suède. Toutes les entreprises chinoises doivent s’enregistrer à la TVA, soit en tant que contribuable général (chiffre d’affaires supérieur à 5 millions de CNY), soit en tant que petit contribuable (chiffre d’affaires inférieur à 5 millions de CNY). En Inde, les seuils d’enregistrement obligatoires varient selon l’État, même si toute entreprise peut s’enregistrer volontairement.
Il est important de noter que tous les pays n’utilisent pas un système de TVA, même s’il existe souvent un équivalent. L’Australie applique une taxe sur les produits et les services (TPS) et le Japon prélève une taxe à la consommation de 10 %. Aux États-Unis, la taxe de vente remplace la TVA en tant que prélèvement sur les biens et services. Cela signifie que les entreprises basées aux États-Unis n’ont pas besoin de s’enregistrer à la TVA, mais la TVA payée par un voyageur ou une voyageuse d’affaires américain(e) lors d’un déplacement professionnel à l’international peut parfois être récupérée auprès du pays d’accueil.
Dans les pays où les entreprises sont enregistrées à la TVA, cela dépend du montant de TVA dû par votre entreprise. La TVA versée à l’État correspond généralement à la différence entre la TVA payée à d’autres entreprises et la TVA facturée aux clients. Si votre entreprise est enregistrée à la TVA, vous pouvez donc utiliser ces demandes pour réduire le montant dû à l’État, ou recevoir un remboursement de TVA lorsque le montant payé dépasse le montant dû.
En matière de demande de remboursement de TVA, les règles varient selon les pays. Il est donc important de vous familiariser avec la législation locale et d’échanger avec un comptable.
Dans les pays qui utilisent un système de TVA, dans certains cas, seules les entreprises enregistrées seront éligibles à une récupération. Vous ne pourrez également récupérer la TVA que sur des biens et services liés à l’activité professionnelle. Autrement dit, les dépenses de voyage doivent être engagées dans l’intérêt de la société.
Exemples de dépenses de voyage d’affaires éligibles : TVA payée sur :
Cependant, il existe plusieurs points d’attention.
Toute forme de transport conçue pour transporter au moins 10 personnes est taxée à 0 %. Cela signifie que vous ne payez pas de TVA sur la plupart des transports en commun et des trains. Vous ne paierez pas non plus de TVA sur les billets d’avion, sauf si vous prenez un petit vol charter ou un hélicoptère transportant moins de 10 passagers. Bien entendu, sans TVA payée, il n’y a rien à récupérer.
Pour demander le remboursement de la TVA sur le kilométrage, il est important de faire la distinction entre les déplacements personnels et les déplacements professionnels. Le trajet domicile-travail habituel d’un employé(e) ne sera pas éligible, mais un kilométrage pris en charge dans le cadre d’une location de voitures d’entreprise à l’étranger le sera.
Les règles d’éligibilité des repas en tant que dépense de voyage autorisée varient fortement selon les pays. Pourtant, dans la plupart des cas, la plupart des repas payés dans le cadre d’un voyage d’affaires seront éligibles à la récupération de TVA, à condition de disposer de reçus clairs.
Selon l’HMRC, les entreprises ne peuvent pas demander le remboursement de la TVA sur des éléments comme des billets de théâtre ou de sport, même lorsqu’ils ont été achetés pour divertir des clients lors d’un déplacement professionnel.
La documentation est au cœur du processus de récupération de TVA. Les responsables Comptabilité doivent prouver le montant de TVA payé par les collaborateurs et collaboratrices en déplacement avant d’introduire toute demande de remboursement, et chaque administration fiscale a ses propres règles.
Par exemple, l’HMRC au Royaume-Uni indique que toute récupération de TVA requiert :
Voici un guide étape par étape pour récupérer la TVA.
Pour récupérer la TVA, les équipes Comptabilité doivent d’abord prouver qu’elle a été payée sur des dépenses de voyage d’affaires pertinentes. Pour cela, elles doivent disposer de reçus et factures de TVA indiquant le montant payé.
Dans la plupart des cas, il n’est pas nécessaire de conserver des versions papier. Les fichiers numériques sont acceptables à condition qu’ils affichent les détails de la dépense et le montant de TVA.
Gardez toutefois à l’esprit que chaque pays a sa propre réglementation, qui évolue au fil du temps. Voici quelques exemples :
Une fois les documents rassemblés, les administrateurs et administratrices de la finance doivent ensuite remplir et soumettre une déclaration de TVA en ligne auprès de chaque autorité fiscale. Selon la nature du déplacement professionnel, ce sera souvent dans le pays où votre entreprise est basée. Mais pour les voyages d’affaires internationaux, vous devrez peut-être déposer une demande distincte dans chaque pays d’accueil où la TVA a été payée.
Par exemple, des voyageurs et voyageuses venant de pays non membres de l’UE à qui une TVA a été facturée pour des activités professionnelles dans un pays de l’UE peuvent avoir droit à un remboursement de TVA par ce pays. Imaginons que des représentants d’une entreprise basée en Suisse assistent à une conférence en France et se voient facturer la TVA française sur leur facture d’hôtel. La demande devra être déposée auprès des autorités fiscales françaises.
Une fois soumise conformément aux règles locales, l’autorité fiscale examinera la demande de votre société et traitera le remboursement. Il est important de suivre et d’archiver toutes les factures et tous les reçus de TVA dans le cadre de votre gestion des dépenses de voyage d’affaires, afin de vous assurer d’avoir récupéré toute la TVA à laquelle vous êtes éligible.
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La principale difficulté de la récupération de TVA a posteriori réside dans la diversité des législations d’un pays à l’autre. Non seulement chaque pays applique un taux de TVA différent, mais il définit aussi ses propres règles en matière d’éligibilité, de documentation et de délais de remboursement, et celles-ci changent fréquemment.
À cela s’ajoute le besoin d’une documentation importante, ce qui alourdit la charge administrative des entreprises. Vous aurez besoin d’un système organisé pour suivre les dépenses de voyage, conserver les reçus et soumettre les formulaires de récupération de TVA avant la date limite de dépôt propre à chaque pays.
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Automatiser et standardiser le flux de travail de gestion des dépenses de voyage de votre entreprise est indispensable pour récupérer la TVA. Vous devrez également communiquer clairement les procédures liées à la TVA dans la politique de voyage de votre société. Ainsi, les voyageurs et voyageuses d’affaires sauront quels reçus conserver et où les transmettre.
Voici quelques bonnes pratiques pour simplifier le processus de récupération de TVA.
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Avec des taux de TVA pouvant atteindre 25 %, ne pas les récupérer peut fortement augmenter le coût des voyages d’affaires. Même si la récupération de TVA peut sembler contraignante au premier abord, une politique de voyage solide associée à des outils numériques automatisés vous aidera à simplifier le processus.
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