Les services de change de devises pour les voyages d’affaires permettent aux employés en déplacement d’accéder à l’argent dont ils ont besoin lors de leurs voyages internationaux. Cependant, accéder à ces fonds peut s'accompagner d'une série de frais de transactions internationales et autres coûts cachés si vous ne faites pas attention.

Dans cet article, nous explorerons les meilleures alternatives, qu’il s’agisse des espèces, des cartes ou du numérique pour les déplacements professionnels. Lisez ce qui suit pour en savoir plus sur les taux de change pour les sociétés, les cartes de voyages d’affaires et la meilleure façon de trouver les sociétés de transfert d'argent les plus optimales.

Notions de base sur le change de devises pour les sociétés : qu’est-ce que l’argent de voyage ?

Lorsque vous voyagez à l'étranger pour affaires, vous devez vous préparer à différents taux de change et fluctuations, que cela soit en euros, en livres sterling, en dollars, en yens ou dans d’autres devises. Que vous couvriez les frais de déplacement avec des espèces ou une carte d'entreprise, les fonds seront prélevés en dans la devise locale, au taux de change en vigueur à ce moment-là. Par exemple, si le taux de change GBP/USD du moment s’élève à 1,26, vous recevez 1,26 $ pour chaque livre changée.

Comment changer de l'argent liquide lorsqu’on est en déplacement ?

Vous pouvez changer de l'argent liquide en personne ou en ligne. Vous pouvez le faire en personne dans les aéroports, les bureaux de poste, les banques, les hôtels ou en faisant appel aux services de change des agences de voyages.

Les taux de change pour les sociétés varient légèrement d’un prestataire à l’autre. Beaucoup des meilleures sociétés de transfert d'argent sont en ligne, ce qui permet aux personnes en déplacement de comparer les tarifs pour choisir le plus avantageux avant de commander une somme pour un voyage.

Si vous avez besoin de vous réapprovisionner en liquidités lors de vos déplacements professionnels, vous pouvez vous rendre dans des lieux tels que :

  • Les bureaux de change : vous les trouverez dans les aéroports et les gares ; vous pourrez même trouver un bureau de change propre aux agences de voyages dans votre hôtel d'affaires.
  • Distributeurs automatiques de billets : l’un des moyens les plus simples d’acquérir des devises étrangères est d’utiliser votre carte de débit ou de crédit habituelle à un distributeur automatique de billets à l’étranger.
  • Banques : de nombreuses banques proposent un service de change de devises et pratiquent des taux plus avantageux que les aéroports et les hôtels.

Ai-je besoin de ma pièce d’identité pour changer de l’argent ?

Oui, dans la plupart des cas, il vous sera demandé de présenter une pièce d'identité (généralement votre passeport) pour pouvoir changer de l'argent. Cela s’inscrit dans le cadre des contrôles de blanchiment d’argent.

Solutions numériques pour le change de devises des sociétés

Transporter d’importantes sommes d’argent liquide peut s’avérer gênant et peu pratique, c’est pourquoi de nombreuses sociétés préfèrent que leur personnel en déplacement utilisent des cartes ou des applications de transfert d’argent à la place. Ces dernières facilitent le suivi des dépenses et donnent souvent accès à des taux de change plus favorables en accédant aux chiffres du marché en temps réel.

Les solutions bancaires internationales comme Wise, Revolut et Airwallex sont autant d’outils pratiques pour les employé(e)s en déplacement. Ces derniers permettent aux clients de recevoir des fonds au-delà des frontières et de gérer leurs transactions à distance via une application.

Avec de tels outils, vous pouvez créer des comptes séparés pour chaque devise étrangère prise en charge et transférer des fonds d'une devise à une autre dans l'application à des taux de change qui s’actualisent en temps réel. Cela permet de gagner du temps et de l’argent lorsqu’on est en déplacement.

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Comprendre les fluctuations des taux de change des sociétés

Les taux de change ne fluctuent pas d’un jour à l’autre. Le marché des changes (Forex) étant fluide et parfois volatile, les taux peuvent fluctuer tout au long d’une même journée, voire de minute en minute. Les événements économiques et politiques ainsi que d’autres facteurs tels que la période de l’année et la demande influencent les taux de change pour les sociétés.

Les meilleures sociétés de transfert d'argent utilisent des taux de change en temps réel et vous pouvez vérifier en ligne si vous faites une bonne affaire ou non.

Est-il préférable de changer de l’argent avant le voyage ?

Cela dépend si les taux sont favorables au moment où vous changez des devises. Si vous changez des espèces, essayez de le faire à l'avance pour bénéficier de davantage de contrôle sur les taux et les frais.

Cependant, si vous utilisez un outil de transfert d'argent numérique comme PayPal, Wise ou Revolut, vous pouvez plus facilement effectuer vos transferts quand vous le souhaitez. Créditez votre compte en devises locales avec le budget alloué à votre voyage. Ensuite, transférez simplement des fonds d’un compte à l’autre selon vos besoins, en gardant un œil sur les fluctuations des taux de change.

Visa et Mastercard sont les plus grands réseaux de traitement des paiements au monde, ce qui signifie que vos cartes fonctionneront à l'étranger sans que vous ayez à changer de l'argent à l'avance. Utilisez simplement la carte comme vous le feriez pour vos dépenses chez vous. Vous économiserez également sur les frais de retrait aux distributeurs automatiques de billets en utilisant votre carte de voyage d’affaires pour vos dépenses, même s'il est important de garder en tête les frais de transaction à l'étranger.

Quel est le meilleur moment pour changer des devises ?

Plus vous vous y prendrez à l’avance, plus vous serez en mesure d’obtenir les meilleurs taux de change pour votre société. Cela signifie non seulement comparer les taux de conversion à un moment donné, mais également prendre en compte le moment où vous voyagerez pour mieux budgétiser votre voyage.

Voici quelques-uns des principaux facteurs à prendre en compte en matière de taux de change de devises pour les sociétés.

Voyage en haute saison ou en basse saison

Le marché des changes est régi par l’offre et la demande. La haute saison est synonyme de hausse de la demande d’argent de voyage, en particulier pour les destinations touristiques les plus prisées. Si vous avez prévu une conférence cet été, pensez à changer vos devises quelques mois à l'avance pour économiser. De même, les taux de change ont tendance à être plus favorables en milieu de semaine que pendant le week-end.

Élections

Les changements politiques ont un impact sur les marchés, notamment les élections et les périodes de trouble social. La monnaie d’un pays peut fluctuer davantage après une élection, pour ensuite se stabiliser au bout de plusieurs mois.

Conditions économiques

Les pays présentant un niveau de stabilité économique plus élevé auront des taux de change pour les sociétés plus prévisibles. L’inflation ou encore les taux d’intérêt ont un impact direct sur une monnaie et sa valeur perçue. Les directeurs financiers ont tout intérêt à garder un œil sur les dernières tendances du marché pour acheter des cartes de voyage prépayées pendant les périodes stables.

Monnaie locale

En plus de surveiller les tendances du marché dans votre destination de voyage, prenez en compte la valeur de la monnaie de votre pays d'origine par rapport à celle de votre destination. Par exemple, si vous vivez aux États-Unis et que le dollar est fort, cela vous donne un plus grand pouvoir d’achat à l’étranger.

Paye-t-on des frais pour changer des devises ?

Oui, vous pouvez vous attendre à payer des frais pour utiliser ce type de service, bien que le type de frais et leur valeur puissent varier. Certains prestataires facturent des frais fixes par transaction, tandis que d'autres facturent un pourcentage du montant total des devises changées.

Les frais de conversion des devises sont distincts des frais de transaction à l’étranger. Ces derniers sont facturés par les banques et les sociétés de cartes de crédit pour tout achat effectué dans un pays étranger. Ceux-ci peuvent s'appliquer en cas de :

  • Dépenses dans un magasin ou un restaurant
  • Conversion de devises à l'étranger
  • Retrait de devises étrangères à un distributeur automatique
  • Utilisation de votre carte de crédit à l’étranger

Comment éviter les frais liés au change de devises ?

Il existe plusieurs moyens de réduire ces coûts. La première consiste à utiliser des portefeuilles numériques comme Google Pay ou Apple Pay pour bénéficier de taux de transfert compétitifs.

La deuxième consiste à utiliser des solutions bancaires en ligne telles que Revolut, qui proposent des taux de change qui se mettent à jour en temps réel et des transferts illimités lorsque vous ouvrez un compte Business multidevises.

Les lieux tels que les aéroports et les hôtels sont connus pour facturer des frais plus élevés lors du change d’espèces. Comparez les prix pour trouver les meilleures offres, non seulement en matière de taux de change, mais également de frais de transaction.

Que vous utilisiez une appli de transfert d'argent, le service de change d'une agence de voyages ou une carte de voyage d’affaires, n’oubliez pas de lire les conditions pour prendre connaissance des frais cachés. Par exemple, certains prestataires de cartes facturent des frais d’inactivité si vous n’utilisez pas les fonds.

Stratégies pour économiser de l'argent sur le change de devises

Toute équipe financière le sait : planification (avec une liste de contrôle détaillée) rime avec épargne.

Élaborez un budget de voyage

Vous ne saurez pas combien de devises doivent être changées sans un budget voyage d'affaires précis et détaillé. Utilisez des outils de gestion de voyage tels que Booking.com for Business pour comparer à l'avance les prix des vols, de l'hébergement et de la location de voiture. Réfléchissez ensuite aux coûts journaliers liés aux repas ainsi qu’aux frais divers.

Ayez recours à un service de change pour les sociétés

De nombreuses banques proposent des services de change dédiés aux sociétés qu’elles comptent parmi leurs clients, en proposant des frais réduits pour les inciter à effectuer des transactions groupées. Songez à externaliser vos besoins en devises à un(e) chargé(e) de compte qui peut suivre les tendances du marché et obtenir les meilleurs taux.

Cette personne pourra également vous conseiller sur les offres numériques, car de nombreuses banques disposent d'applis dédiées aux transferts d'argent internationaux.

Utilisez des applications mobiles de change de devises

Vous utilisez déjà probablement votre téléphone pour le paiement sans contact chez vous et cela fonctionne tout aussi bien à l’étranger avec des devises étrangères.

Voici les meilleures applications pour simplifier le change de devises :

  • Les portefeuilles numériques comme Samsung Pay, Apple Pay et Google Pay offrent les mêmes avantages que les cartes que vous y trouverez, sachant que la plupart renonce aux frais de transaction à l'étranger.
  • De nombreuses banques proposent des comptes internationaux aux voyageurs d’affaires avec transfert de devises sans frais. Par exemple, le compte HSBC Global Money vous permet de conserver jusqu’à 18 devises différentes à utiliser à tout moment dans un portefeuille numérique. On y accède via l’application mobile de la banque pour une gestion financière en toute simplicité.
  • Des applications comme Revolut ou Xe utilisent des taux de change qui s’actualisent en direct pour les transferts d'argent en temps réel. Ceux-ci s’effectuent tous en ligne, sur le site ou dans l'application pour plus de praticité. Valuta+ est une autre application digne d’intérêt : elle permet de sauvegarder des devises pour consulter les taux de change, même lorsque vous êtes hors ligne.

Achetez des cartes de voyage d'affaires prépayées

Les cartes de voyage prépayées connaissent un franc succès auprès des sociétés. Vous pouvez émettre des cartes prépayées pour les déplacements professionnels à l’attention des membres de vos équipes. Celles-ci seront créditées de suffisamment d’argent de voyage dans la monnaie locale pour couvrir leurs dépenses quotidiennes. Elles peuvent être utilisées comme n'importe quelle carte de débit ou de crédit ordinaire, dans les distributeurs automatiques, les magasins et les restaurants.

Puisque les cartes ont été achetées à l’avance, elles présentent l’avantage de bénéficier d’un taux de change fixe et vous permettent un meilleur contrôle des dépenses.

Si l’itinéraire comprend plusieurs destinations, les cartes multidevises représentent une excellente option. Les prestataires comme Wise proposent des portefeuilles de devises distincts sur un seul compte qui peuvent être recrédités en euros, en dollars américains ou en d'autres devises selon les besoins.

Comment éviter les frais de transaction à l’étranger ?

Les cartes de crédit constituent une option pratique pour les voyages d’affaires, car elles sont acceptées partout et sont sécurisées. Cependant, ces opérations entraînent des frais de transaction à l’étranger supplémentaires, en plus des frais de conversion habituels.

Les frais de transaction à l'étranger s’élèvent généralement à entre 2 et 3 % de votre achat total, ce qui signifie que l’addition peut vite grimper et faire gonfler votre budget de voyage d'affaires. À un taux de 3 %, vous dépenseriez 30 £ supplémentaires pour1 000 £ alloués aux frais de déplacement. Cela vous amènera naturellement à vous demander comment éviter les frais de transaction à l’étranger, si possible.

La meilleure façon de les éviter reste d’utiliser une carte de crédit sans frais. Les frais de transaction à l'étranger sont facturés par le processeur de paiement, comme Visa ou MasterCard, mais c'est à l'émetteur de la carte de choisir de répercuter ou non ces frais sur le consommateur. Certaines banques comme NatWest, Barclay's, Wells Fargo et Chase proposent toutes des cartes sans frais de transaction à l'étranger. Alors, si vous vous demandez comment éviter les frais de transaction à l'étranger, demandez simplement à votre banque ou utilisez un site Web de comparaison de devises.

Est-il préférable de changer des espèces ou d’utiliser une carte de voyage d’affaires ?

Vous avez plus de chances d'obtenir le meilleur taux de change avec une carte de paiement électronique, surtout si vous avez recours à une option prépayée sans frais. Les cartes de crédit offrent davantage de sécurité, car elles offrent une protection au consommateur là où l’argent liquide comporte un risque supplémentaire de perte ou de vol.

Cependant, dans certains pays, l’argent liquide règne encore en maître. Lorsque les cartes ne sont pas acceptées, vous aurez besoin d’espèces en monnaie locale pour donner un pourboire au personnel de l'hôtel, payer les vendeurs de rue et prendre un taxi pour vous rendre à vos destinations.

La meilleure option est donc généralement de prendre carte et espèces. Utilisez une carte de voyage d’affaires pour les dépenses importantes et de l’argent liquide pour les frais secondaires.

Quel est le moyen le moins cher de changer des devises ?

Même s’il est évident que vous dépenserez plus à la réception de votre hôtel ou à l'aéroport, il n'existe pas d’approche unique en ce qui concerne le change de devises pour les sociétés. Absolument tout peut perturber les taux de change, que ce soit l’économie mondiale ou encore des élections locales.

Cependant, en adoptant les stratégies ci-dessus, vous pouvez réduire les coûts pour votre organisation. Tenez compte des taux de change, des frais de change, des frais de transaction et des conditions du marché du moment. Faites bon usage des outils numériques à votre disposition pour comparer les différentes options qui s’offrent à vous et intégrer le coût du change de devises à n'importe quel budget. Ainsi, vous pourrez bénéficier d’un contrôle total sur les paiements lors des déplacements. Grâce à une combinaison d’applis de banques en ligne, de cartes de voyage d’affaires et de devises locales, votre équipe sera parée à toute éventualité.

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