Les voyages d’affaires peuvent être une expérience passionnante et enrichissante pour vos équipes, mais ils peuvent également s’avérer complexes pour les personnes en situation de handicap, présentant des problèmes de santé ou exigeant une assistance spéciale.

La diversité et l’inclusivité, en plus d’être un élément essentiel de votre culture d’entreprise, sont un aspect crucial des voyages d’affaires. Abordons ensemble les principaux défis en matière d'inclusivité auxquels votre personnel peut être confronté lors des voyages d'affaires, et voyons comment vous pouvez rendre ceux-ci plus inclusifs.

Qu’est-ce que la diversité et l’inclusivité sur le lieu de travail ?

Les études montrent la diversité et l’inclusion sur le lieu de travail augmentent le taux de rétention des employé(es) et a un effet positif sur la croissance. Toutefois, la diversité sur le lieu de travail ne suffit pas à rendre une entreprise inclusive._

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Disposer d’une main-d’œuvre variée au niveau de l’origine, de l’orientation sexuelle, des croyances religieuses, des aptitudes et du parcours professionnel n’est qu’un premier pas vers plus de diversité, d’équité et d’inclusion. En effet, votre entreprise doit aussi responsabiliser ces employé(e)s et leur faire confiance pour assurer une participation équitable sur le lieu de travail.

Votre société emploie-t-elle suffisamment de femmes ? Si c’est le cas, vous êtes sur la bonne voie, mais combien de ces femmes sont cadres ou occupent des postes de direction ? Qu’en est-il des personnes de couleur, en situation de handicap ou de la communauté LGBTQ+ ? La diversification des personnes occupant des postes de direction est un élément clé pour parvenir à l’inclusivité sur le lieu de travail.

Défis liés à la diversité rencontrés lors des voyages d’affaires

Les voyages d’affaires peuvent être un moment motivant et agréable pour vos équipes, mais aussi une source de stress, de malaise, voire d’insécurité si l’inclusivité n’est pas assurée. Voici quelques problématiques auxquelles sont confrontés certains groupes d’employé(e)s lors des voyages d’affaires :

  • Femmes : les employées en déplacement professionnel sont particulièrement exposées aux risques de sécurité. Selon une étude de World Travel Protection menée en 2023, 71 % des femmes considèrent que les déplacements professionnels sont moins sûrs pour les femmes que pour les hommes. Malgré ce chiffre alarmant, peu d’entreprises abordent la sécurité des femmes dans leur politique de voyage.
  • Personnes de couleur : les personnes de couleur font partie des groupes les plus exposés aux discriminations et aux agressions lors des voyages d’affaires. Elles peuvent recevoir un traitement différent de la part du personnel des aéroports, du personnel de bord en avion ou du personnel de l’hôtel, ou encore être observées de manière dérangeante par de parfaits inconnus. De plus, elles risquent de subir des microagressions ou des violences physiques.
  • Personnes LGBTQ+ : en 2023, l’homosexualité était toujours considérée comme un crime dans plus de 60 pays. Dans ce contexte, il n’est malheureusement pas surprenant que les personnes LGBTQ+ soient confrontées à de nombreux risques lors de leurs voyages d’affaires, allant des violences verbales aux agressions. Selon une étude mondiale sur les voyages d’affaires réalisée en 2023, 90 % des personnes LGBTQ+ cachent leur orientation sexuelle lors de leurs déplacements professionnels. Les principales raisons évoquées sont la sécurité (55 %) et la confidentialité (55 %).
  • Personnes en situation de handicap : personnes en situation de handicap peuvent faire face à de nombreuses difficultés lorsqu’elles voyagent. Citons entre autres les infrastructures inadéquates, les problèmes de transport, le manque d’aménagements et les comportements agressifs. Fournir une expérience de voyage accessible à votre personnel doit être une priorité pour votre entreprise.

Pour accompagner vos équipes dans leurs déplacements professionnels et offrir une expérience de voyage inclusive, il est important que votre entreprise dispose d’une solide politique de voyages.

Comment rendre votre politique de voyages plus inclusive ?

Plus votre politique de voyages d’affaires est inclusive, plus votre personnel se sentira accompagné et protégé, en plus de montre plus de motivation et d’efficacité au travail. Pour élaborer un programme de voyages d’affaires inclusif, travaillez sur les points suivants :

1. Écoutez vos employé(e)s

En créant un espace de travail inclusif qui encourage la confiance et la communication libre, votre personnel se sentira plus à l’aise pour partager ses besoins spécifiques. Prêtez une oreille attentive aux inquiétudes de vos collègues et prenez bien en compte leurs demandes afin de les soutenir le mieux possible. Pensez à mettre à jour votre politique de voyages d’affaires et à adopter une solution de gestion des voyages qui réponde à leurs besoins.

2. Proposez des options d’hébergement et de transport flexibles

Pour prendre en considération les besoins de l’ensemble de votre personnel, proposez des options d’hébergement et de transport flexibles. En donnant à vos équipes plus d'autonomie pour réserver l'option qui leur convient le mieux, vous améliorez leur expérience de voyage, vous réduisez leur stress et leur anxiété, et vous répondez à leurs besoins spécifiques.

  • Certaines personnes préféreront par exemple prendre le train au lieu de l’avion, ou voyager l’après-midi plutôt que le matin. Les personnes autistes pourraient préférer l’option la moins intrusive pour leur routine. Les parents et les tuteurs peuvent tirer parti de la flexibilité pour trouver un meilleur équilibre entre leur vie professionnelle et personnelle et organiser leurs voyages d’affaires en fonction de leurs obligations familiales.
  • Permettez aux employé(e)s de choisir leur place dans l’avion. Avoir la possibilité de se lever à tout moment en s’asseyant côté couloir peut réduire l’anxiété chez certaines personnes, tandis que d’autres se sentent plus à l’aise côté hublot.
  • En ce qui concerne l’hébergement, certaines personnes peuvent se sentir plus à l’aise dans un établissement où elles pourront cuisiner et maintenir leur routine, plutôt de que devoir manger au restaurant. D’autres préfèrent ne pas avoir à cuisiner.
  • Concernant les transports, les employés neurodivergents peuvent avoir besoin de tranquillité et préféreront prendre un taxi plutôt que le bus ou le métro aux heures de pointe. Assurez-vous de prendre en compte cette préférence.

3. Soutenez vos employés de couleur et LGBTQ+

Pour que votre personnel voyage en toute sécurité, faites des recherches et recommandez des destinations et des hébergements où les personnes de couleur et LGBTQ+ seront les bienvenues. Mettez à disposition des guides, applications et sites Internet comprenant des informations relatives à la sécurité lors des voyages, ainsi que des ressources juridiques pour la communauté LGBTQ+ dans le pays de destination, en particulier si la protection des droits LGBTQ+ n’y est pas garantie.

De la même façon, donnez à vos employés de couleur des ressources sur les discriminations ou autres problématiques auxquels ils pourront faire face dans le pays de destination. Vous devez encourager les conversations sur les problèmes de sécurité et communiquer clairement les moyens d’assistance disponibles en cas de besoin. Si un ou une collègue ne se sent pas en sécurité pour voyager, vous devez trouver une solution, que ce soit en organisant des réunions en ligne ou en changeant la destination.

4. Soutenez les femmes lors des voyages d’affaires

Permettez aux femmes de choisir un hébergement où elles se sentent en sécurité, et de séjourner dans une zone où elles ne se retrouveront pas isolées. Si nécessaire, permettez-leur de voyager accompagnées (si possible, ceci doit aussi s’appliquer aux autres voyageurs d’affaires), surtout si elles s’inquiètent par rapport à leur sécurité ou au fait de voyager de nuit. Pour plus de diversité dans les voyages d'affaires, assurez-vous de fournir aux employées les informations nécessaires concernant les potentielles différences culturelles et sur la manière de s'adapter à la culture de la destination.

Si une employée ne se sent pas à l'aise ou en sécurité à l'occasion d'un voyage d'affaires, abordez avec elle les autres options disponibles. En aucun cas vous ne devez mettre vos employés en danger.

5. Assurez-vous que les employé(e)s en situation de handicap bénéficient de tous les aménagements nécessaires

Pour inclure au mieux vos employé(e)s en situation de handicap, vérifiez que vous avez les bonnes informations sur votre personnel afin d’identifier les personnes et les handicaps à prendre en compte lors des déplacements.

Assurez-vous que vos équipes réservent leurs voyages d'affaires uniquement via la plateforme que vous avez choisie et que celle-ci comprend des filtres permettant de rechercher des options d'hébergement adaptées aux personnes en situation de handicap. En ce qui concerne le transport, informez les personnes ayant besoin d’assistance des procédés mis en place dans les aéroports. Conformément au politique de voyages d’affaires, tous les aéroports et compagnies aériennes en Europe doivent proposer une assistance gratuite aux personnes en situation de handicap. Les voyageurs et voyageuses en situation de handicap ou à mobilité réduite peuvent solliciter un fauteuil roulant ou faire appel au service d’assistance pour embarquer dans l’avion ou rejoindre une correspondance. Le service d’assistance leur permet également de s’installer dans un siège adapté à leurs besoins et les aide dans le chargement et le rangement de leurs bagages.

Pour rejoindre la destination depuis l’aéroport, il est possible de réserver à l’avance des solutions accessibles comme, par exemple, des voitures de location adaptées, afin de répondre aux besoins spécifiques de votre personnel.

Enfin, nous recommandons de se munir de toute prescription médicale nécessaire, en cas de contrôle par les autorités de l'aéroport.

6. N’oubliez pas les employé(e)s neurodivergent(e)s

La neurodivergence est un terme générique utilisé pour décrire des personnes dont le cerveau traite les informations, fonctionne et se comporte de manière atypique. La neurodivergence englobe l’autisme, le TDAH, la dyslexie, la dyspraxie et bien d’autres.

Souvent, les personnes neurodivergentes ont des besoins ou préférences spécifiques en matière de voyages d’affaires. Par exemple, le fait de se trouver dans un aéroport ou de prendre l'avion implique un influx sensoriel élevé que certaines personnes neurodivergentes ne sont pas capables de gérer. Pour qu’elles se sentent plus à l’aise, vous pourriez leur accorder l’accès au lounge où elles pourront se détendre et se tenir à l’écart du tumulte de l’aéroport (et se concentrer sur leur travail en attendant leur vol). De la même façon, faire la queue pour la sécurité ou le contrôle des passeports peut être une expérience extrêmement stressante. Existe-t-il des programmes de fidélité permettant aux voyageurs d’affaires d’accéder aux files de sécurité et de contrôle des passeports prioritaires ?

Le plus judicieux est de demander à vos collègues quelle option répond le mieux à leurs besoins.

7. Prenez en compte les restrictions alimentaires

Certaines personnes peuvent présenter des restrictions alimentaires strictes à prendre en compte lors de la réservation des options d’hébergement et de transport. Les personnes suivant un régime végétalien ou végétarien, avec des allergies ou intolérances spécifiques ou qui sont cœliaques, doivent pouvoir bénéficier d’options alimentaires spécifiques lors de leurs déplacements.

Il en va de même pour les raisons religieuses : par exemple, ne pas manger de viande ou de poisson ou manger uniquement des aliments halal ou casher. Veillez donc à planifier à l'avance et à communiquer de manière efficace avec les compagnies aériennes ou les hôtels partenaires pour leur permettre de répondre aux besoins spécifiques des employé(e)s.

8. Renseignez-vous sur les différences culturelles et les fêtes religieuses

Pour élaborer un programme de voyages d’affaires inclusif, il est essentiel de prendre en considération les différences culturelles et les fêtes religieuses. Vous pouvez prêter particulièrement attention à ne pas demander à vos équipes de partir en voyage d’affaires durant une grande fête religieuse ou faire preuve de flexibilité. Vous pouvez également aider vos employé(e)s lors de leur voyage d’affaires en les informant des spécificités culturelles du pays de destination, telles que les salutations ou le code vestimentaire.

Proposez des formations et des ressources

Sensibilisez vos équipes à la diversité et à l’inclusivité sur le lieu de travail en partageant des informations sur les défis qu’elles peuvent rencontrer, notamment pendant un voyage d’affaires. Qu'il s'agisse d'employé(e)s, de cadres ou de spécialistes des voyages, tous les membres de votre entreprise doivent savoir gérer les défis posés par l’inclusivité. Parmi les sujets de formation, on retrouve la sensibilisation au handicap, les différences culturelles, la sécurité et les procédures d’urgence. Vous pouvez également partager quelques contacts, sites web ou applications pour aider vos équipes à gérer leurs voyages d’affaires.

Demandez des retours

Pour évaluer la qualité de l'expérience de voyage d'affaires dans votre entreprise, rien de tel que de demander l’avis de vos collègues. Pour ce faire, vous pouvez organiser des réunions en tête à tête ou des enquêtes anonymes. Les commentaires des voyageurs et voyageuses d’affaires vous permettront d’identifier les éventuelles améliorations et de passer régulièrement en revue vos politiques d’accessibilité et d’inclusivité. Soyez à l’écoute de toute préoccupation concernant la sécurité et l’inclusivité et expliquez quelle aide vous pouvez apporter en cas de besoin.

Créez une culture d'entreprise inclusive

En créant une culture d’entreprise inclusive où tous les membres de votre personnel se sentent valorisés, vous posez les bases d’une expérience de voyage d’affaires inclusive. Pour créer une culture d’entreprise plus inclusive, voici quelques suggestions :

  • Accordez les mêmes opportunités d’évolution et de promotion à tous et toutes
  • Mettez en pratique des procédés de recrutement impartiaux et encourageant la diversité
  • Créez des groupes de ressources pour les employé(e)s, pour une culture du soutien
  • Mettez en place une politique d’égalité salariale
  • Utilisez un langage inclusif
  • Ayez une politique zéro tolérance en ce qui concerne la discrimination et le harcèlement

Rappelez-vous votre obligation de diligence

En tant qu’employeur, vous devez respecter certaines obligations juridiques et éthiques pour garantir la sécurité de votre personnel lors des voyages d’affaires. L’obligation de diligence concerne tous les aspects du voyage d’affaires, de la préparation au retour au domicile. Avant d’envoyer vos employé(e)s en voyage d’affaires, vous devez constamment évaluer les risques, disposer d’une politique de voyage à jour, veiller à ce que les personnes en déplacement soient assurées contre tous types de risques et être en mesure de leur venir en aide à tout moment.

Pour une expérience de voyage d’affaires inclusive, il est essentiel de s’informer et de demander des retours directs aux voyageurs d’affaires de votre société. La sensibilisation culturelle vous aidera également à mieux assurer la protection et l’inclusivité de votre personnel lors de ses voyages d’affaires.

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