Avec les allers-retours entre le domicile et le lieu de travail, apprenez à gérer les emplois FIFO dans votre entreprise.
Les allers-retours fréquents des membres du personnel entre leur domicile et les sites distants nécessitent une coordination importante, depuis la réservation des vols et la recherche d’un hébergement adéquat jusqu’à la gestion des rythmes de travail et le respect de la politique.
La gestion de la logistique d’une main-d’œuvre itinérante appelée FIFO (de l’anglais « fly in fly out ») peut s’avérer difficile, même pour les professionnels des ressources humaines les mieux organisés. Sans une planification adéquate, vous courez le risque de perturbations opérationnelles et de retards coûteux, sans parler du stress pour votre personnel itinérant.
Dans cet article, nous commencerons par aborder les notions de base en expliquant ce qu’est le régime FIFO et son fonctionnement. Nous vous proposerons ensuite des stratégies clés pour vous aider à gérer la logistique et les coûts associés au régime FIFO pour vos voyages d’affaires, tout en donnant la priorité au bien-être de vos équipes.
Le régime « fly in fly out » (FIFO) est un type d’organisation dans laquelle le personnel fait la navette entre le domicile et des sites de travail distants pour des périodes déterminées. Les membres du personnel FIFO suivent un rythme de travail, ou tableau de service, selon lequel ils peuvent travailler de longues heures pendant plusieurs jours ou semaines d’affilée, avant de prendre l’avion pour rentrer à leur domicile pendant leurs congés.
L’expérience professionnelle FIFO dépend fortement du lieu, du secteur et du poste. Quel que soit le secteur, le régime FIFO exige une nature résistante pour faire face aux déplacements fréquents et aux longues périodes passées loin de chez soi.
Pour mieux comprendre les exigences de la gestion des voyages FIFO, voici quelques secteurs où l’emploi FIFO est courant.
L’exploitation minière : Des pays comme le Pérou, l’Indonésie et le Ghana ont des exploitations à grande échelle qui nécessitent du personnel FIFO expérimenté pour extraire les minerais. Les emplois habituels comprennent les postes de géologie, de forage, d’ingénierie et de manœuvre de machines lourdes. En Australie, le secteur minier est fortement tributaire des contrats FIFO, 50 % des opérations minières en Australie-Occidentale étant constituées de personnel FIFO, et les projets proposés devraient nécessiter plus de 11 000 nouveaux membres d’ici à 2029.
Le pétrole et le gaz : Que ce soit pour les gisements de gaz naturel, la construction ou l’entretien des oléoducs et gazoducs, le secteur pétrolier et gazier fait beaucoup appel à du personnel compétent FIFO pour faciliter la réalisation des projets. Si les pays du Moyen-Orient comme le Qatar et l’Arabie saoudite sont des destinations fréquentes, vous trouverez également des emplois en pleine expansion dans des régions comme l’Asie du Sud-Est et la mer du Nord.
La construction : Les projets de construction à grande échelle créent souvent des postes FIFO, en particulier lors de la construction d’infrastructures comme des ponts, des routes et des complexes commerciaux. Si certains de ces chantiers sont distants, des centres urbains comme Dubaï et Shanghai ont également besoin de personnel technique qualifié et de spécialistes de l’ingénierie.
L’ingénierie et les services techniques : Les petites et moyennes entreprises des secteurs comme les énergies renouvelables et les télécommunications ont souvent besoin que du personnel compétent se rende sur place et fournisse des services techniques sur les chantiers. Les métiers recherchés portent, par exemple, sur l’ingénierie électrique, les prestations de services mécaniques et des consultances en informatique.
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Pour les entreprises, l’utilisation du système FIFO présente plusieurs avantages.
Pour le personnel, il y a aussi des avantages à prendre en compte.
En répondant à ces préférences du personnel, vous améliorerez les taux de fidélisation et de rétention tout en accédant à la main-d’œuvre compétente dont vous avez besoin.
Malgré ses avantages, la gestion d’une main-d’œuvre FIFO s’accompagne d’un ensemble unique de défis.
La planification complexe des voyages : Si tout programme de voyage d’affaires nécessite la coordination du transport et de l’hébergement, les voyages FIFO présentent un degré de complexité supplémentaire. Vous devrez tenir compte des rythmes de travail et de la continuité de l’équipe, tout en trouvant un hébergement convenable avec tout le confort de chez soi, souvent dans des endroits à l’écart de la civilisation.
Les contraintes budgétaires : Les coûts opérationnels peuvent être élevés si vous n’y prenez pas garde, étant donné que vous devez payer l’hébergement des prestataires, les repas, le transport et les vols.
Le bien-être et la sécurité du personnel : Les longues périodes de travail, les lourdes charges de travail et le temps passé loin des proches peuvent conduire à l’épuisement professionnel, tandis que les chantiers industriels exigent des contrôles rigoureux en matière de santé et de sécurité.
Lors de l’organisation d’un voyage FIFO, vous rencontrerez probablement certains de ces problèmes, mais une recherche et une attention adéquates permettront d’en minimiser l’impact.
Mis en œuvre avec prudence et assorti d’un temps de repos adéquat à domicile, le travail FIFO propose un équilibre idéal entre vie professionnelle et vie personnelle. Pourtant, toute période passée loin du confort de chez soi peut s’avérer difficile pour le personnel. De nombreuses personnes qui travaillent en tant que FIFO choisissent de travailler de longues périodes de 12 heures pendant plusieurs jours consécutifs en échange d’un plus grand nombre de jours passés à leur domicile, ce qui leur laisse peu de temps pour se reposer.
Pour protéger le bien-être de vos équipes et favoriser un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle, envisagez de proposer des modalités de travail flexibles qui prévoient des congés suffisants. Vous pouvez également donner accès à des ressources en matière de santé mentale, à des appli de bien-être qui proposent des programmes de sport et de méditation, ainsi qu’à des installations de soins personnels.
Pour une organisation FIFO sans faille, vous devrez trouver l’équilibre entre les besoins du personnel et ceux de l’employeur. Voici les facteurs clés à prendre en compte dans le cadre de votre stratégie, qui vous aideront à surmonter les défis mentionnés précédemment.
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Les rythmes de travail FIFO répartissent le temps passé par le personnel sur le site et à leur domicile. Ils sont conçus pour optimiser la productivité sur site et le temps de repos hors site.
Votre tableau de service pourrait ressembler à ceci :
Les périodes plus longues requises sur le site sont généralement pour des postes qui nécessitent des déplacements plus longs, comme les plateformes pétrolières en mer. Tenez compte de la durée du voyage, de l’intensité du poste et des normes du secteur pour créer votre tableau de service idéal.
Que vous organisiez des voyages FIFO nationaux ou internationaux, n’oubliez pas que chaque région a ses propres règles. Veillez à vous renseigner sur les obligations fiscales, les réglementations en matière de santé et de sécurité sur le lieu de travail et les exigences en ce qui concerne les visas.
Dans des pays comme l’Australie où les emplois FIFO sont courants, il peut y avoir des réglementations spécifiques à respecter. Par exemple, la loi sur la santé et la sécurité au travail 2020 de l’Australie-Occidentale couvre les codes de bonne conduite pour une meilleure santé mentale, y compris les stratégies de réponse et la gestion des risques.
Le choix de l’hébergement pertinent est important pour la réussite de tout voyage d’affaires, mais il est particulièrement important pour les membres du personnel qui passeront de longues et fréquentes périodes loin de chez eux. Heureusement, Booking.com for Business répertorie des millions d’établissements pour vous aider à trouver l’hébergement idéal pour votre équipe. L’emplacement est primordial : vous souhaitez réduire au minimum les trajets de votre équipe, mais vous souhaitez aussi des hôtels et des appartements avec un accès rapide aux principaux centres de transport.
Sur les chantiers de construction distants, vos options peuvent être limitées. Recherchez des logements bien situés, construits sur mesure et équipés de cuisines complètes, d’installations de loisirs et d’espaces tranquilles pour se détendre.
Dans les zones suburbaines et urbaines, vous accéderez à une sélection plus large, y compris des appart’hôtels en location à la semaine ou au mois pour s’adapter à des projets de plus longue durée, entièrement équipés avec cuisine, Wi-Fi et lieux de vie séparés. Nombre d’entre eux proposent également des services similaires à ceux d’un hôtel comme le ménage et l’accès à une salle de sport.
La gestion des voyages FIFO implique un équilibre délicat entre la satisfaction des besoins du personnel et le respect du budget.
Lorsque votre équipe fait des allers-retours régulièrement, vous pouvez imaginer que le budget des billets d’avion peut rapidement décoller. En outre, les frais courants liés aux voyages d’affaires comprennent les transferts terrestres, les repas et les activités de loisirs qui favorisent la cohésion de l’équipe. En effectuant des recherches à l’avance avec en tête les données des projets précédents, vous pourrez établir un budget plus réaliste. Ensuite, utilisez des solutions comme Booking.com for Business pour comparer les tarifs de location de voitures, les locations d’hébergement et les vols d’affaires à partir d’une seule plateforme, en appliquant des contraintes de budget pour une meilleure conformité.
Votre entreprise devra également définir clairement sa politique de voyage en matière de frais. Énumérez les dépenses approuvées et non approuvées, avec des exemples concrets et des prestataires agréés.
La planification des voyages FIFO ne s’arrête pas à la réservation des vols et de l’hébergement. Dans le cadre de votre obligation de diligence, il est important de créer un réseau de soutien au sein de l’entreprise qui reconnaisse les difficultés liées à l’absence prolongée du domicile. À quoi ressemble ce réseau dans la pratique ?
Des initiatives en matière de bien-être : Gardez les membres du personnel itinérant en forme et en bonne santé en leur proposant des repas sains, en leur donnant accès à des salles de sport sur place et en présentant des activités sportives de loisir.
Des ressources en matière de santé mentale : Vous pouvez fournir au personnel FIFO une boîte à outils à utiliser pour obtenir un soutien pour la gestion des émotions et la santé mentale. Il peut s’agir de conseils en ligne ou en personne, de programmes de soutien par les pairs et d’un accès à des appli de santé mentale comme Headspace et Betterhelp.
Un rythme de travail flexible : Dans la mesure du possible, permettez au personnel FIFO d’établir son propre tableau de service. Certaines personnes préfèrent travailler plus longtemps si cela leur permet de passer davantage de journées à leur domicile, tandis que d’autres préfèrent travailler moins longtemps et avoir plus de temps libre pour se détendre pendant qu’ils sont sur site.
Une communication à double sens : Encouragez des discussions régulières avec les ressources humaines, les responsables et les membres de la famille afin de maintenir le contact lorsque les membres du personnel sont absents de leur domicile.
Il est plus facile de gérer les complexités des voyages FIFO avec la technologie. Avec Booking.com for Business, vous aurez une visibilité complète sur les réservations tout en garantissant le respect des politiques de voyage. Réservez, consultez et gérez vos itinéraires de voyage à partir d’une seule plateforme, tout en profitant d’un suivi de localisation en temps réel grâce à Traxo et d’une gestion simplifiée des frais de voyage avec l’appli Expensify. En normalisant et en automatisant les plans grâce aux solutions de voyage des petites et moyennes entreprises, votre équipe bénéficiera d’une expérience plus transparente et d’un meilleur soutien.
Le succès de la gestion des voyages FIFO dépend du soutien apporté à votre équipe à chaque étape. Vous devrez trouver le meilleur hébergement pour aider les membres du personnel à s’épanouir sur place, tout en répondant à leurs besoins de bien-être et en respectant les réglementations locales.
En fin de compte, les occasions d’emploi FIFO présentent de nombreux avantages aux entreprises et à leurs équipes. Alors que les membres du personnel ont la possibilité d’explorer de nouvelles destinations grâce à un rythme de travail flexible et à des avantages rémunérés, les entreprises bénéficient d’un vaste vivier de talents prêts à travailler dans des lieux distants, sans avoir à déménager de façon permanente.
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