Les voyages sont un élément essentiel de l’activité dans de nombreux secteurs, et ils s’avèrent souvent coûteux. Pour alléger la charge des frais de déplacement professionnels, de nombreux pays proposent des déductions fiscales.

Ces déductions fiscales peuvent s’appliquer à diverses dépenses engagées lors d’un voyage professionnel, notamment le transport, les repas, l’hébergement, les frais de représentation, etc. Certaines exigences et lignes directrices doivent être respectées pour qu'une entreprise ou un membre de son personnel puisse demander un allègement fiscal sur ses dépenses professionnelles. Comprendre quelles dépenses sont déductibles est essentiel pour aider votre entreprise à économiser et à respecter les lois fiscales locales.

Découvrez dans cet article tout ce que vous devez savoir sur les déductions fiscales liées aux voyages d’affaires.

Les frais de déplacement, qu’est-ce que c’est ?

Les frais de déplacement sont les dépenses engagées lors d’activités professionnelles menées en dehors de votre lieu de travail habituel. Presque tous les coûts directement liés aux voyages d’affaires peuvent être considérés comme des frais de déplacement, à condition qu’ils soient entièrement et exclusivement liés à un usage professionnel.

Qu’est-ce qui est considéré comme un déplacement professionnel ?

Qui dit déplacement professionnel ne dit pas forcément voyage pendant plusieurs jours ni dans une autre ville. Le transport entre son domicile et son lieu de travail habituel n’entre pas dans ce cadre, mais un déplacement obligatoire vers un lieu de travail temporaire peut donner lieu à des frais de déplacement et des déductions fiscales, même si ce lieu temporaire est dans la même ville. Par exemple, si vous devez partir à la rencontre d’un client pour plusieurs heures, vous pourrez peut-être vous faire rembourser les frais kilométriques et de stationnement.

La réglementation varie d’un pays à l’autre, mais en règle générale, ce déplacement doit être ordinaire (c’est-à-dire qu’il doit être courant dans votre secteur ou votre entreprise) et il doit être nécessaire au membre du personnel pour remplir ses fonctions.

Les déplacements entre le domicile et le lieu de travail sont-ils considérés comme des déplacements professionnels ?

Non, les déplacements entre le domicile et le lieu de travail permanent ne sont pas considérés comme des déplacements professionnels. Certains cas peuvent faire exception : par exemple, si vous vous déplacez entre différents lieux de travail dans une même journée (comme de votre bureau principal à celui d’un client) ou si vous vous déplacez entre votre domicile et un lieu de travail temporaire.

Les frais de déplacement sont-ils déductibles ?

Si des déplacements sont nécessaires pour le fonctionnement d’une entreprise, les coûts qui y sont associés peuvent faire l’objet d’une note de frais, et la plupart de ces frais seront déductibles. Au moment de déclarer ses frais de déplacement pour obtenir une déduction fiscale, il est important de distinguer frais personnels et frais professionnels.

Ainsi, ce n’est pas parce que vous passez un appel professionnel lors de vos vacances que celles-ci peuvent être considérées comme un déplacement professionnel. De même, si votre travail vous amène à vous déplacer de client en client chaque jour, vous pouvez vous faire rembourser les frais kilométriques. En revanche, si vous faites un détour (pour faire une course, par exemple), celui-ci sera considéré comme un déplacement personnel et devra en être déduit.

Bien sûr, on ne travaille pas 24h/24 et 7j/7 lors d’un voyage d’affaires, et le bleisure est de plus en plus courant. Mais les déductions fiscales ne sont possibles que sur des dépenses directement liées à une activité professionnelle.

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Les frais de voyage déductibles les plus courants

Les frais de déplacement peuvent varier en fonction du secteur d’activité et du motif du voyage. Citons toutefois quelques-uns des frais déductibles les plus courants :

Frais de transport

Le transport est l’une des dépenses de voyage les plus fréquentes. Ces frais englobent plusieurs coûts différents :

  1. Transport vers la destination : quel que soit votre moyen de transport, le coût du déplacement peut faire l’objet d’une note de frais et est déductible fiscalement. Cela concerne par exemple les billets de train, d’avion ou de bus. Certains pays peuvent limiter l’allègement fiscal en ce qui concerne les options de luxe, comme les billets en première classe.
  2. Frais automobiles : les frais liés à l’utilisation d’un véhicule sont déductibles, que vous louiez une voiture, que vous ayez une voiture de fonction ou que vous conduisiez votre propre véhicule. Parmi ces frais, citons le coût du carburant, les frais de parking, les péages, les frais de péage urbain, la maintenance et le kilométrage. Dans le cas d’un voyage d’affaires à l’étranger, le kilométrage et les frais de carburant engagés pour vous rendre à l’aéroport peuvent être déduits.
  3. Taxis, covoiturage et transports en commun à destination : les frais de transport engagés une fois sur place sont aussi déductibles. À condition que vous les utilisiez à des fins professionnelles (par exemple pour vous déplacer entre votre hôtel et le bureau d'un client), vous pouvez déduire les courses en taxi, le covoiturage, les tickets de bus, la location de vélos, etc. Dans certains cas, les déplacements autour de votre lieu de travail sont déductibles, par exemple dans le cas d’un rendez-vous en personne.

Hébergement lors d’un voyage d’affaires

Si vous partez en voyage d’affaires pendant plusieurs jours, vos frais d’hébergement seront fiscalement déductibles. C’est le cas pour les hôtels, les appartements ou les autres types d'hébergement. Cependant, certaines réglementations fiscales locales encadrent le standing de l’hébergement pouvant être déduit : une suite de luxe pourra ne pas être entièrement déductible si une chambre plus économique était disponible.

Alimentation

Les frais de repas engagés lors de déplacements professionnels sont déductibles fiscalement dans la plupart des pays. Selon le pays, peuvent être concernés la nourriture et les boissons achetées dans le cadre d’une activité professionnelle (par exemple, lors d’un déjeuner client) et les frais de repas en général lors de voyages d’affaires.

Comme pour les hébergements, les frais de repas doivent être raisonnables. Des dépenses excessives pourraient ne pas être éligibles à une déduction fiscale. Pour simplifier le processus, certains pays ont établi des tarifs journaliers pour les repas et les frais accessoires, qui permettent aux entreprises de déduire fiscalement un montant fixe par jour, au lieu de devoir faire le suivi de leurs dépenses réelles.

Frais de représentation

Les frais de représentation, bien que plus encadrés dans certains pays que la plupart des autres dépenses, peuvent être déductibles dans certains cas. Les frais de représentation doivent être directement liés à un objectif professionnel. Pour exemple, citons la participation à un événement sportif ou à un spectacle en compagnie d’un partenaire commercial potentiel, une partie de golf faisant office de réunion de travail, ou une sortie en équipe lors d’un voyage d’affaires. Au Royaume-Uni, les entreprises peuvent déduire jusqu’à 150 £ par personne en frais de représentation.

Les frais de représentation liés à du divertissement ne sont généralement pas déductibles pour les entrepreneurs individuels, car ces dépenses seraient considérées comme personnelles. De même, une personne qui voyage seule pour raisons professionnelles et qui, sur son temps libre, profite d’un spa ou d’un sauna, ne pourrait pas se faire rembourser ces frais.

Les frais de représentation peuvent aussi prendre la forme de billets et de frais liés à la participation à des conférences d’affaires, des salons professionnels ou des événements de développement personnel.

Autres dépenses déductibles

D’autres frais divers peuvent être déductibles. Par exemple :

  • Frais de téléphonie et d’Internet : frais de communication à des fins professionnelles lors de déplacements (appels téléphoniques internationaux, données mobiles, etc.).
  • Blanchisserie et pressing : les frais de blanchissage nécessaires lors de voyages prolongés sont souvent déductibles.
  • Frais de bagages : si votre compagnie aérienne facture des frais supplémentaires pour les bagages en soute et que vous en avez besoin pour votre déplacement, ces frais sont généralement déductibles.
  • Visas, passeports et autres documents de voyage : si des documents de voyage (par exemple, un visa) sont requis pour un voyage d'affaires en particulier, leurs coûts sont généralement déductibles.

Dépenses non déductibles

Les dépenses engagées lors d’un voyage d’affaires ne sont pas toutes déductibles fiscalement. En règle générale, seuls les coûts directement liés à une activité professionnelle nécessaire sont déductibles. Les dépenses personnelles ou non nécessaires ne le sont pas.

  • Voyages personnels : les déplacements principalement personnels et les dépenses liées à des membres de la famille qui ne font pas partie du voyage d’affaires ne sont pas déductibles. Si vous emmenez votre famille avec vous lors d’un voyage d’affaires et que vous partagez une chambre, seule une partie des frais d’hébergement sera déductible en tant que dépense professionnelle.
  • Dépenses excessives ou extravagantes : les dépenses excessives (hôtels de luxe, vols en première classe) peuvent ne pas être déductibles si elles sont considérées comme déraisonnables par les autorités fiscales. Comme nous l’avons dit, cela s’applique également aux repas. Si vous vous offrez un menu dégustation en solitaire dans un restaurant étoilé, ne vous attendez pas à un remboursement intégral ! Consultez la réglementation fiscale de votre destination pour voir s’il existe des indemnités journalières spécifiques pour les repas et l’hébergement.
  • Frais de représentation dans certains pays : certains pays, comme les États-Unis, limitent la déduction fiscale des frais de divertissement. Vérifiez que vos dépenses respectent la réglementation fiscale en vigueur dans votre pays.
  • Hébergement non nécessaire : certains voyages d’affaires peuvent ne pas nécessiter de réserver un hébergement sur place, par exemple s’il est raisonnablement possible de se rendre sur les lieux, d’exercer son activité professionnelle et de retourner chez soi dans la journée. Cela peut dépendre du droit du travail par pays.

Qui peut bénéficier d’un allègement fiscal sur les frais de déplacement professionnel ?

Les déductions fiscales sont accessibles aussi bien aux entreprises qu’à leur personnel. En règle générale, les entreprises remboursent les frais avancés par leurs équipes et bénéficient en retour d’allègements fiscaux. Si l’entreprise ne rembourse pas les frais avancés, il est possible dans certains pays de les déduire lors de sa déclaration d’impôts.

Quel est le montant maximum déductible pour les frais de déplacement ?

Le montant maximum déductible pour les frais de déplacement dépend de plusieurs facteurs, tels que le type de dépense et le pays dans lequel opère votre entreprise. Chaque pays a ses restrictions en ce qui concerne les déductions fiscales : pensez donc à étudier la réglementation en vigueur pour connaître les limites autorisées.

Prenons deux exemples concrets :

Exemple 1 : déductions des frais aux États-Unis

Aux États-Unis, l’administration fiscale (Internal Revenue Service, ou IRS) a mis en place un système de taxation en fonction des indemnités journalières. Il n’est donc pas nécessaire de justifier chaque dépense.

L’Administration des services généraux (General Services Administration, ou GSA) a défini un taux standard d'imposition sur les indemnités de déplacement, qui encadre le montant déductible pouvant être versé par une entreprise à son personnel pour financer l'hébergement, les repas et les frais accessoires lors d’un voyage d’affaires. Depuis octobre 2024, l’indemnité journalière standard est de 178 $ (110 $ pour l’hébergement et 68 $ pour les repas et les frais accessoires). Ce montant peut varier en fonction de la durée du voyage, de la destination et d’autres facteurs.

Les entreprises qui choisissent ce système peuvent s’en tenir au taux défini par la GSA, ou opter pour une indemnité journalière plus élevée et être imposées sur le reliquat.

De plus, aux États-Unis les frais de repas ne sont déductibles qu’à 50 % (ou 50 % de l'indemnité journalière le cas échéant) pour les voyages d'affaires.

Autre facteur important pour les entreprises américaines : peu de frais liés au divertissement sont déductibles. La plupart des frais de divertissement ne sont plus fiscalement déductibles pour les entreprises américaines depuis une loi fiscale de 2018 (Tax Cuts and Jobs Act), à quelques exceptions près comme les conférences ou les salons professionnels.

Exemple 2 : comment sont indemnisés les repas au Royaume-Uni ?

L'autorité fiscale, douanière et des paiements du Royaume-Uni (HM Revenue & Customs, ou HMRC) a fixé une indemnité journalière standard appelée « subsistence allowance ». Ce montant définit ce qui peut être dépensé par jour en repas et hébergement, et évite de devoir faire des calculs au cas par cas.

Les dépenses qui ne dépassent pas l’indemnité journalière standard sont donc déductibles, et l’excédent est imposable. Une entreprise peut choisir de rembourser intégralement un membre de son personnel, mais ne pourra déduire que le montant fixé par le HMRC. Certaines entreprises peuvent négocier un montant personnalisé auprès du HMRC pour mieux répondre à leurs besoins.

Le taux d’imposition sur les frais de déplacement varie en fonction de la destination, de la durée du séjour et du type de dépense (hébergement, petit-déjeuner, boissons, voyage de l'hôtel au bureau, etc.).

Des systèmes similaires existent partout dans le monde, mais les restrictions et les montants autorisés varient. Pour planifier votre budget voyage d'affaires, il est donc essentiel de prendre en compte la réglementation fiscale applicable.

Comment gérer les notes de frais et les déductions fiscales ?

Les déductions fiscales sont un moyen simple d’économiser de l’argent pour votre entreprise. Pour vous assurer que vous ne dépensez pas plus que nécessaire et que vous respectez les lois et la réglementation en vigueur, il vous faut un système de gestion des voyages d'affaires efficace. En utilisant un logiciel de réservation et de gestion de voyages avec une fonction de suivi des dépenses, vous gardez vos données à portée de main.

Pour vos déductions fiscales, vous devez conserver des justificatifs pour chaque dépense ; reçus, suivi du kilométrage, billets, etc. Vous devrez généralement fournir ces justificatifs pour bénéficier d’allègements fiscaux.

Disposer d’un logiciel de gestion des voyages et des frais adapté simplifiera ce processus et vous permettra de stocker tous ces documents au même endroit. Booking.com for Business propose une plateforme gratuite tout-en-un visant à aider les petites et moyennes entreprises à gérer leurs voyages d’affaires et les frais associés. Ses outils de suivi des dépenses, ses tarifs et avantages exclusifs, son service d’assistance 24h/24 et 7j/7 et ses autres fonctions et ressources utiles font de notre logiciel de réservation et de gestion des voyages la solution parfaite pour les petites entreprises.

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