Frais de déplacement : sont-ils déductibles fiscalement ?
Faites économiser votre entreprise grâce aux déductions fiscales. Découvrez les frais déductibles et simplifiez votre gestion des dépenses.
Les voyages sont un élément essentiel de l’activité dans de nombreux secteurs, et ils s’avèrent souvent coûteux. Pour alléger la charge des frais de déplacement professionnels, de nombreux pays proposent des déductions fiscales.
Ces déductions fiscales peuvent s’appliquer à diverses dépenses engagées lors d’un voyage professionnel, notamment le transport, les repas, l’hébergement, les frais de représentation, etc. Certaines exigences et lignes directrices doivent être respectées pour qu'une entreprise ou un membre de son personnel puisse demander un allègement fiscal sur ses dépenses professionnelles. Comprendre quelles dépenses sont déductibles est essentiel pour aider votre entreprise à économiser et à respecter les lois fiscales locales.
Découvrez dans cet article tout ce que vous devez savoir sur les déductions fiscales liées aux voyages d’affaires.
Les frais de déplacement sont les dépenses engagées lors d’activités professionnelles menées en dehors de votre lieu de travail habituel. Presque tous les coûts directement liés aux voyages d’affaires peuvent être considérés comme des frais de déplacement, à condition qu’ils soient entièrement et exclusivement liés à un usage professionnel.
Qui dit déplacement professionnel ne dit pas forcément voyage pendant plusieurs jours ni dans une autre ville. Le transport entre son domicile et son lieu de travail habituel n’entre pas dans ce cadre, mais un déplacement obligatoire vers un lieu de travail temporaire peut donner lieu à des frais de déplacement et des déductions fiscales, même si ce lieu temporaire est dans la même ville. Par exemple, si vous devez partir à la rencontre d’un client pour plusieurs heures, vous pourrez peut-être vous faire rembourser les frais kilométriques et de stationnement.
La réglementation varie d’un pays à l’autre, mais en règle générale, ce déplacement doit être ordinaire (c’est-à-dire qu’il doit être courant dans votre secteur ou votre entreprise) et il doit être nécessaire au membre du personnel pour remplir ses fonctions.
Non, les déplacements entre le domicile et le lieu de travail permanent ne sont pas considérés comme des déplacements professionnels. Certains cas peuvent faire exception : par exemple, si vous vous déplacez entre différents lieux de travail dans une même journée (comme de votre bureau principal à celui d’un client) ou si vous vous déplacez entre votre domicile et un lieu de travail temporaire.
Si des déplacements sont nécessaires pour le fonctionnement d’une entreprise, les coûts qui y sont associés peuvent faire l’objet d’une note de frais, et la plupart de ces frais seront déductibles. Au moment de déclarer ses frais de déplacement pour obtenir une déduction fiscale, il est important de distinguer frais personnels et frais professionnels.
Ainsi, ce n’est pas parce que vous passez un appel professionnel lors de vos vacances que celles-ci peuvent être considérées comme un déplacement professionnel. De même, si votre travail vous amène à vous déplacer de client en client chaque jour, vous pouvez vous faire rembourser les frais kilométriques. En revanche, si vous faites un détour (pour faire une course, par exemple), celui-ci sera considéré comme un déplacement personnel et devra en être déduit.
Bien sûr, on ne travaille pas 24h/24 et 7j/7 lors d’un voyage d’affaires, et le bleisure est de plus en plus courant. Mais les déductions fiscales ne sont possibles que sur des dépenses directement liées à une activité professionnelle.
Les frais de déplacement peuvent varier en fonction du secteur d’activité et du motif du voyage. Citons toutefois quelques-uns des frais déductibles les plus courants :
Le transport est l’une des dépenses de voyage les plus fréquentes. Ces frais englobent plusieurs coûts différents :
Si vous partez en voyage d’affaires pendant plusieurs jours, vos frais d’hébergement seront fiscalement déductibles. C’est le cas pour les hôtels, les appartements ou les autres types d'hébergement. Cependant, certaines réglementations fiscales locales encadrent le standing de l’hébergement pouvant être déduit : une suite de luxe pourra ne pas être entièrement déductible si une chambre plus économique était disponible.
Les frais de repas engagés lors de déplacements professionnels sont déductibles fiscalement dans la plupart des pays. Selon le pays, peuvent être concernés la nourriture et les boissons achetées dans le cadre d’une activité professionnelle (par exemple, lors d’un déjeuner client) et les frais de repas en général lors de voyages d’affaires.
Comme pour les hébergements, les frais de repas doivent être raisonnables. Des dépenses excessives pourraient ne pas être éligibles à une déduction fiscale. Pour simplifier le processus, certains pays ont établi des tarifs journaliers pour les repas et les frais accessoires, qui permettent aux entreprises de déduire fiscalement un montant fixe par jour, au lieu de devoir faire le suivi de leurs dépenses réelles.
Les frais de représentation, bien que plus encadrés dans certains pays que la plupart des autres dépenses, peuvent être déductibles dans certains cas. Les frais de représentation doivent être directement liés à un objectif professionnel. Pour exemple, citons la participation à un événement sportif ou à un spectacle en compagnie d’un partenaire commercial potentiel, une partie de golf faisant office de réunion de travail, ou une sortie en équipe lors d’un voyage d’affaires. Au Royaume-Uni, les entreprises peuvent déduire jusqu’à 150 £ par personne en frais de représentation.
Les frais de représentation liés à du divertissement ne sont généralement pas déductibles pour les entrepreneurs individuels, car ces dépenses seraient considérées comme personnelles. De même, une personne qui voyage seule pour raisons professionnelles et qui, sur son temps libre, profite d’un spa ou d’un sauna, ne pourrait pas se faire rembourser ces frais.
Les frais de représentation peuvent aussi prendre la forme de billets et de frais liés à la participation à des conférences d’affaires, des salons professionnels ou des événements de développement personnel.
D’autres frais divers peuvent être déductibles. Par exemple :
Les dépenses engagées lors d’un voyage d’affaires ne sont pas toutes déductibles fiscalement. En règle générale, seuls les coûts directement liés à une activité professionnelle nécessaire sont déductibles. Les dépenses personnelles ou non nécessaires ne le sont pas.
Les déductions fiscales sont accessibles aussi bien aux entreprises qu’à leur personnel. En règle générale, les entreprises remboursent les frais avancés par leurs équipes et bénéficient en retour d’allègements fiscaux. Si l’entreprise ne rembourse pas les frais avancés, il est possible dans certains pays de les déduire lors de sa déclaration d’impôts.
Le montant maximum déductible pour les frais de déplacement dépend de plusieurs facteurs, tels que le type de dépense et le pays dans lequel opère votre entreprise. Chaque pays a ses restrictions en ce qui concerne les déductions fiscales : pensez donc à étudier la réglementation en vigueur pour connaître les limites autorisées.
Prenons deux exemples concrets :
Aux États-Unis, l’administration fiscale (Internal Revenue Service, ou IRS) a mis en place un système de taxation en fonction des indemnités journalières. Il n’est donc pas nécessaire de justifier chaque dépense.
L’Administration des services généraux (General Services Administration, ou GSA) a défini un taux standard d'imposition sur les indemnités de déplacement, qui encadre le montant déductible pouvant être versé par une entreprise à son personnel pour financer l'hébergement, les repas et les frais accessoires lors d’un voyage d’affaires. Depuis octobre 2024, l’indemnité journalière standard est de 178 $ (110 $ pour l’hébergement et 68 $ pour les repas et les frais accessoires). Ce montant peut varier en fonction de la durée du voyage, de la destination et d’autres facteurs.
Les entreprises qui choisissent ce système peuvent s’en tenir au taux défini par la GSA, ou opter pour une indemnité journalière plus élevée et être imposées sur le reliquat.
De plus, aux États-Unis les frais de repas ne sont déductibles qu’à 50 % (ou 50 % de l'indemnité journalière le cas échéant) pour les voyages d'affaires.
Autre facteur important pour les entreprises américaines : peu de frais liés au divertissement sont déductibles. La plupart des frais de divertissement ne sont plus fiscalement déductibles pour les entreprises américaines depuis une loi fiscale de 2018 (Tax Cuts and Jobs Act), à quelques exceptions près comme les conférences ou les salons professionnels.
L'autorité fiscale, douanière et des paiements du Royaume-Uni (HM Revenue & Customs, ou HMRC) a fixé une indemnité journalière standard appelée « subsistence allowance ». Ce montant définit ce qui peut être dépensé par jour en repas et hébergement, et évite de devoir faire des calculs au cas par cas.
Les dépenses qui ne dépassent pas l’indemnité journalière standard sont donc déductibles, et l’excédent est imposable. Une entreprise peut choisir de rembourser intégralement un membre de son personnel, mais ne pourra déduire que le montant fixé par le HMRC. Certaines entreprises peuvent négocier un montant personnalisé auprès du HMRC pour mieux répondre à leurs besoins.
Le taux d’imposition sur les frais de déplacement varie en fonction de la destination, de la durée du séjour et du type de dépense (hébergement, petit-déjeuner, boissons, voyage de l'hôtel au bureau, etc.).
Des systèmes similaires existent partout dans le monde, mais les restrictions et les montants autorisés varient. Pour planifier votre budget voyage d'affaires, il est donc essentiel de prendre en compte la réglementation fiscale applicable.
Les déductions fiscales sont un moyen simple d’économiser de l’argent pour votre entreprise. Pour vous assurer que vous ne dépensez pas plus que nécessaire et que vous respectez les lois et la réglementation en vigueur, il vous faut un système de gestion des voyages d'affaires efficace. En utilisant un logiciel de réservation et de gestion de voyages avec une fonction de suivi des dépenses, vous gardez vos données à portée de main.
Pour vos déductions fiscales, vous devez conserver des justificatifs pour chaque dépense ; reçus, suivi du kilométrage, billets, etc. Vous devrez généralement fournir ces justificatifs pour bénéficier d’allègements fiscaux.
Disposer d’un logiciel de gestion des voyages et des frais adapté simplifiera ce processus et vous permettra de stocker tous ces documents au même endroit. Booking.com for Business propose une plateforme gratuite tout-en-un visant à aider les petites et moyennes entreprises à gérer leurs voyages d’affaires et les frais associés. Ses outils de suivi des dépenses, ses tarifs et avantages exclusifs, son service d’assistance 24h/24 et 7j/7 et ses autres fonctions et ressources utiles font de notre logiciel de réservation et de gestion des voyages la solution parfaite pour les petites entreprises.
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