Collaborer avec des freelances implique de poser des bases claires quant au remboursement de leurs frais de déplacement.
Votre politique de gestion des frais de déplacement couvre-t-elle les dépenses des prestataires externes ? Que vous travailliez avec des freelances, des consultants ou des sous-traitants, la clarté de votre politique de remboursement des frais est essentielle.
Dans cet article, nous aborderons les défis courants auxquels vous pourriez faire face lors du suivi et du remboursement des frais de déplacement des prestataires. En définissant clairement les dépenses admissibles, les modalités de facturation et les justificatifs requis, vous vous assurez que vos équipes financières et vos prestataires indépendants sont sur la même longueur d’onde.
Oui, les prestataires externes peuvent souvent prétendre au remboursement de leurs frais de déplacement, bien que le processus diffère de celui des employés à temps plein. Les dépenses admissibles pour un prestataire externe englobent tous les coûts inhérents à l’exercice de son activité, qu’il s’agisse des kilomètres parcourus pour rencontrer un client ou des frais de vol et d’hébergement pour un salon professionnel.
Les indépendants ou freelances peuvent généralement déduire leurs frais de déplacement auprès de l’administration fiscale de leur pays ou demander le remboursement directement auprès de leur client. Dans les deux scénarios, il est crucial qu’ils conservent une liste précise de toutes leurs dépenses, accompagnée de justificatifs (factures ou reçus).
Les règles de remboursement des frais de déplacement des prestataires externes sont, dans l’ensemble, similaires à celles applicables à toute autre dépense professionnelle. De manière générale, une dépense est admissible si elle a été engagée dans le cadre d’un déplacement professionnel nécessaire effectué en dehors du domicile ou du lieu de travail habituel, et non pour des raisons personnelles.
Les règles peuvent varier d’un pays à l’autre. La plupart des cadres législatifs considèrent comme frais admissibles pour les prestataires externes des dépenses telles que les billets d’avion, l’hébergement, les repas, la location de voiture, le carburant, les indemnités kilométriques, les frais de stationnement, les billets pour des conférences ou des événements, ainsi que les frais de transports en commun.
En fonction de la nature des prestations réalisées pour votre entreprise, ces dépenses peuvent aussi inclure des coûts propres à la mission, tels que la location de matériel audiovisuel.
Concernant les dépenses non admissibles, les prestataires externes ne sauraient prétendre au remboursement de frais de nature personnelle. Il s’agit par exemple des divertissements en chambre d’hôtel, des trajets quotidiens domicile-travail ou de l’achat d’une nouvelle tenue pour un déplacement professionnel. De même, les dépenses dépassant le budget défini, comme les vols en classe affaires ou les séjours dans des hôtels de luxe, pourraient ne pas être éligibles au remboursement. Il est donc essentiel de détailler clairement ces dépenses admissibles et non admissibles dans une politique de voyage spécifiquement dédiée aux prestataires externes.
Avant d’établir la meilleure stratégie de gestion des frais de déplacement des prestataires externes, il est essentiel de bien comprendre les implications fiscales. Pour ce faire, il faut d’abord définir le rôle de la personne au sein de votre organisation et déterminer si elle relève du statut d’indépendant.
Les règles de classification des employés varient d’un pays à l’autre. Elles influent directement sur les obligations de remboursement de votre société, selon que votre entreprise est considérée comme employeur ou client du prestataire externe. Voici quelques questions clés pour déterminer si un collaborateur est considéré comme employé ou indépendant à des fins fiscales :
Si la réponse à ces questions est affirmative, il est fort probable que le collaborateur soit considéré comme employé.
Si la réponse à ces questions est affirmative, la personne devrait normalement être considérée comme un prestataire indépendant.
Pour plus d’informations sur les classifications d’emploi, vous pouvez également consulter le site Internet des autorités de votre pays. À titre d’exemple, citons le service « Check Employment Status for Tax » (CEST) de l’HMRC au Royaume-Uni ou le Ministère fédéral de l’Économie et de l’Action climatique en Allemagne. Aux États-Unis, l’IRS fournit toutes les précisions nécessaires sur son site Internet.
Cette distinction est capitale pour la conformité fiscale, tant pour votre société que pour le prestataire.
Les collaborateurs intérimaires, ou travailleurs temporaires, sont souvent éligibles au remboursement de leurs frais de déplacement. Cependant, cette gestion incombe à l’agence de recrutement, et non directement à votre entreprise.
Lorsqu’une entreprise fait appel à des collaborateurs via une agence d’intérim, c’est l’agence qui prend en charge les salaires et les frais du prestataire. Elle intervient comme un tiers prestataire de services entre le collaborateur ou la collaboratrice et l’entreprise.
Ainsi, si votre société engage des prestataires par l’intermédiaire d’une agence, les frais de déplacement devront être intégrés aux honoraires négociés avec celle-ci, et non gérés directement avec la personne qui vient travailler.
Dès lors qu’une distinction claire est établie entre les employés à temps plein et les freelances, des procédures de gestion des frais spécifiques peuvent s’appliquer.
Les indemnités journalières (ou per diem) représentent des montants forfaitaires destinés à couvrir les dépenses de déplacement quotidiennes (hébergement, repas et frais divers). Couramment utilisées pour le remboursement des collaborateurs, elles peuvent tout aussi bien servir à couvrir les frais professionnels des freelances et à en simplifier le processus de remboursement.
Lors de collaborations avec des prestataires, une négociation peut s’avérer nécessaire pour convenir d’un tarif avantageux pour les deux parties. À titre indicatif, les entreprises peuvent s’appuyer sur les tarifs forfaitaires standards définis par les autorités gouvernementales, ou établir leurs propres barèmes en fonction du coût de la vie actuel.
Il est souvent préconisé d’opter pour les tarifs réglementaires officiels de déplacement, d’autant plus qu’ils sont régulièrement actualisés.
Pour servir de référence lors de la négociation, voici des exemples d’indemnités journalières (per diem) émanant du Département d’État américain, de l’Union européenne et du gouvernement britannique.
Une fois le tarif d’indemnité journalière négocié, il est impératif de le formaliser dans un accord écrit clair. Ce document devra spécifier non seulement le montant du per diem, mais également les dépenses couvertes et leurs implications fiscales.
Outre les tarifs de remboursement des frais de déplacement, la méthode de facturation privilégiée constitue un facteur essentiel à considérer. Lorsque les prestataires voyagent pour le compte de votre entreprise, ils peuvent vous facturer ces dépenses, en fonction de leur classification fiscale.
Les prestataires émettent généralement leurs factures selon l’une des méthodes suivantes :
Si vous acceptez les factures anticipées, il est crucial de vérifier les dépenses estimées. Pour ce faire, une solution de gestion des voyages pour PME telle que Booking.com for Business peut s’avérer très utile. Elle vous fournit une visibilité complète et centralisée sur les tarifs pour les hébergements, les vols et les locations de voitures. Vous avez également la possibilité de partager la liste de vos fournisseurs agréés avec les prestataires, afin de mieux maîtriser les coûts de voyage.
Les implications fiscales des dépenses professionnelles des freelances peuvent très vite devenir complexes. Un point crucial à ne pas négliger est la taxe sur la valeur ajoutée (TVA). Si votre prestataire est assujetti à la TVA, il devra non seulement facturer la TVA sur tous les services qu’il fournit, mais aussi s’assurer que la TVA n’est pas appliquée deux fois lors du remboursement de ses dépenses.
Mettre en place une politique claire de remboursement des frais de déplacement pour vos collaborateurs externes est essentiel pour éviter toute ambiguïté. Non seulement cela aide votre société à maîtriser le budget alloué aux déplacements de ses prestataires, mais cela permet aussi de définir des attentes claires pour toutes les parties impliquées.
Vous pouvez vous appuyer sur un modèle de politique de frais de déplacement existant et l’adapter en y intégrant les spécificités propres aux collaborateurs externes. Assurez-vous que ce document réponde aux questions suivantes :
La manière optimale de gérer les dépenses des prestataires dépend de la taille de votre entreprise et de vos process. Voici quelques derniers conseils pour optimiser la gestion des frais des freelances.
Pour respecter vos propres échéances comptables, il est primordial de recevoir toutes les factures et tous les reçus en temps voulu. Sans cela, des justificatifs peuvent se perdre et le traitement des remboursements peut être retardé. Travailler avec des prestataires implique que votre équipe ne sera pas toujours présente sur site, ce qui rend d’autant plus crucial d’établir des délais précis pour l’envoi des notes de frais.
Tirez parti de la technologie pour fluidifier le processus de demande et de remboursement. Demandez à vos prestataires de charger leurs reçus et factures au fur et à mesure, dès réception, afin d’accélérer le processus de remboursement. Des applications comme Expensify permettent aux voyageurs d’affaires de prendre des photos des reçus où qu’ils se trouvent et de les charger instantanément. Elles incluent également des fonctionnalités de suivi du kilométrage, ainsi qu’une intégration complète avec les outils comptables pour une facturation plus précise.
Les tarifs hôteliers moyens peuvent varier considérablement d’une année à l’autre, notamment en raison des fluctuations monétaires et de l’inflation régionale. Avant de négocier les tarifs d’indemnités journalières avec de nouveaux prestataires, assurez-vous d’avoir bien analysé le coût réel des déplacements. Pour ce faire, des outils comme Booking.com for Business vous permettront de comparer les prix des vols et des hébergements afin de trouver les meilleurs tarifs d’entreprise.
Quel que soit le pays dans lequel vous exercez votre activité, il est impératif de vérifier les réglementations fiscales locales concernant le travail avec des freelances ou des employés. Ces règles impacteront directement la déduction des frais de déplacement, un aspect crucial à intégrer à votre budget. Une bonne tenue des registres est également vitale pour assurer la conformité avec la législation fiscale en vigueur.
Grâce aux outils de suivi des dépenses, les entreprises bénéficient d’une visibilité en temps réel sur les frais de déplacement des prestataires, ce qui permet de réduire considérablement la charge de travail administrative. De plus, un logiciel de gestion des voyages vous permettra de rationaliser le processus de remboursement des frais de déplacement, aussi bien pour vos employés à temps plein que pour vos prestataires. Booking.com for Business accompagne les entreprises dans la gestion des itinéraires de leurs prestataires, tout en veillant à ce que les dépenses de voyage d’affaires respectent les impératifs budgétaires. Intégrez le respect de votre politique directement dans le processus de réservation, tout en profitant de réductions exclusives et d’une assistance client disponible 24h/24 et 7j/7.
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