La complexité des conditions de location favorise les erreurs.
D’après une analyse d’Enterprise, il est plus économique de louer une voiture pour les déplacements professionnels de plus de 100 miles (env. 160 km) que d’utiliser un véhicule personnel. La prévisibilité des tarifs et des couvertures d’assurance réservés aux professionnels présentent des avantages à la fois pour les entreprises et les employé(e)s en déplacement, tout en limitant les dépenses.
Cependant, sans une politique de voyage de location de voitures solide, ces avantages peuvent facilement être neutralisés par des frais cachés, des suppléments non souhaités et l’accumulation d’autres coûts. Malentendus concernant les conditions d’assurance ou avantages de programmes de fidélité ignorés, la moindre étourderie peut rapidement compromettre les budgets les mieux planifiés.
Dans cet article, nous passerons en revue les 10 erreurs les plus courantes pouvant nuire à l’efficacité et faire grimper les dépenses d’une entreprise, ainsi que des solutions pratiques pour élaborer des politiques de location de voitures sans faille.
Vos cadres dirigeant(e)s et VIP solliciteront peut-être des véhicules haut de gamme pour leurs séjours, alors que des options plus standard peuvent convenir pour la plupart des déplacements professionnels. Les véhicules de location de catégorie premium coûtent non seulement plus cher à réserver, mais également plus cher à assurer. Les voitures de sport et les modèles de luxe sont proposés à un tarif plus élevé car, en cas de collision, ils coûtent plus cher à réparer ou à remplacer.
La solution : fournissez des conseils dans la politique de votre entreprise concernant les catégories de voitures de location approuvées pour chaque type de voyage. Indiquez les circonstances particulières (par ex., l’implication de clients VIP ou de cadres dirigeants) où la location de véhicules plus haut de gamme est autorisée. Vous pouvez également fournir une liste de dispositifs de sécurité recommandés susceptibles de réduire les coûts d’assurance, tels que des airbags avant et arrière et un système de freinage antiblocage.
Comme pour la réservation d’hébergements et de vols, il est important de comparer toutes les options avant de choisir la meilleure voiture pour un voyage d’affaires. Les tarifs peuvent varier considérablement d’une société à l’autre, même pour la même marque et le même modèle. Il faut garder à l’esprit que la plupart des sociétés de location de voitures utilisent le terme « ou similaire » au moment de la réservation, ce qui signifie que vous obtiendrez un véhicule de taille similaire dans la même catégorie.
Lors de la comparaison des tarifs dans le cadre de la planification du voyage, une erreur fréquente consiste à examiner des offres de 2 classes différentes, plutôt que des options similaires. Aussi, même lorsqu’une réservation respecte la catégorie approuvée, il arrive qu’il n’y ait pas de voiture correspondante disponible lors de la prise en charge et qu’un surclassement soit proposé. Ce surclassement est parfois gratuit, mais ce n’est pas toujours le cas.
La solution : votre politique de location de voitures doit expliquer ce qu’implique la mention « ou similaire » et inclure une liste d’outils de réservation approuvés pour comparer les tarifs. La plateforme Booking.com for Business permet de consulter les tarifs de plus de 200 sociétés de location de voitures et de filtrer les résultats pour supprimer les options qui n’entrent pas dans les catégories approuvées. Il est également important de lire attentivement tous les détails avant de signer tout contrat. Votre société devrait également proposer des sessions de formation aux employé(e)s, afin qu’ils sachent quoi faire lorsque la catégorie de voiture choisie n’est pas disponible.
Bien qu’une location de voiture de dernière minute pour un usage professionnel soit parfois inévitable, sachez que cela a généralement un coût plus élevé. Plus la date de prise en charge approche, plus le coût de augmentera. Selon les données de Travel Supermarket, le meilleur moment pour réserver se situe entre 5 mois et 2 semaines avant votre date de prise en charge. Pendant cette fenêtre, les tarifs sont en moyenne 13 % moins chers. En comparaison, réserver la veille de votre prise en charge entraînera une augmentation moyenne du tarif de 15 %.
La solution : utilisez un système de gestion des voyages pour trouver les meilleurs tarifs à l’avance et configurer des rappels automatisés pour réserver au moment optimal. Les tarifs de location de voitures sont très dynamiques en raison des fluctuations de la disponibilité des flottes. Choisissez des options avec annulation gratuite lorsque cela est possible, ce qui vous permet de réserver tôt et de bénéficier des meilleurs tarifs. Vous pourrez ainsi éventuellement annuler et effectuer une autre réservation en cas de changement de programme.
Gérez et réservez facilement tous les déplacements de votre équipe au même endroit pour un meilleur contrôle des coûts
La planification porte également ses fruits lorsqu’il s’agit de souscrire une police d’assurance pour la location de voitures. Si vous vous contentez d’une assurance proposée par la société de location, vous n’aurez pas le temps de comparer les différentes options. L’assurance est une source de revenus importante pour ces sociétés, et beaucoup d’entre elles essaient de vous surclasser avec des produits supplémentaires dont vous n’avez potentiellement pas besoin.
De plus, de nombreuses polices d’assurance incluent une longue liste d’exclusions, ce qui signifie qu’elles ne couvrent pas certains dommages (par ex. sur les pneus, les pare-brise, etc.) et certains frais administratifs.
La solution : comparez les polices d’assurance de location de voitures de tiers avant le départ et vérifiez qu’elles répondent aux exigences légales locales. Pensez par ailleurs à consulter vos assurances de voyages et de cartes de crédit d’entreprise. Il est possible que ces dernières incluent déjà une couverture pour les voitures de location. Enfin, incluez une liste approuvée de prestataires d’assurance dans votre politique de location de voitures.
Un des principaux critères à considérer lors de la souscription d’une assurance de location de voiture pour votre entreprise est la franchise. Si la voiture est endommagée, il s’agit du montant que vous devrez payer avant que l’assureur n’intervienne pour couvrir les frais restants. Une erreur courante est de sous-estimer à quel point cela peut gonfler les frais de voyage d’affaires.
Par exemple, chez Enterprise, la franchise appliquée pour les locations de voiture varie entre 1 750 et 2 250 £, selon le type de véhicule. Cependant, si vous souscrivez l’option de protection de la franchise (Excess Protection) proposée par la société pour quelques livres par jour, les franchises oscillent entre 100 et 250 £ seulement.
La solution : assurez-vous que l’option de protection de la franchise est incluse dans votre police, que cette dernière soit fournie par la société de location de voitures ou par un assureur indépendant. Si votre entreprise loue régulièrement des voitures pour ses déplacements professionnels, il peut être intéressant d’investir dans une police annuelle.
Si vous ne lisez pas entièrement les contrats de location de voitures, vous vous exposez à des coûts importants. Beaucoup d’entre eux s’accompagnent de frais cachés, comme les suivants.
Cette liste n’est pas exhaustive, car chaque société de location de voitures applique ses propres conditions d’assurance.
La solution : encouragez les voyageurs et voyageuses d’affaires à lire les conditions avant de réserver une voiture, et fournissez une liste des sociétés de location approuvées auxquelles vous avez déjà fait appel. Vous pouvez également utiliser des canaux de réservation approuvés qui énumèrent clairement tous les frais associés dans un format convivial pour éviter les dépenses surprises.
Les frais cachés mentionnés ci-dessus ne sont pas les seuls auxquels s’exposent les conducteurs et conductrices. Si les options d’assurance représentent des suppléments courants, la définition de ce qui constitue une option varie selon les prestataires. Ainsi, si les systèmes de navigation sont un service que l’on suppose être inclus dans la formule standard, il arrive qu’ils soient facturés 15 £ par jour, ce qui peut représenter une somme conséquente en fin de location.
La solution : parcourez attentivement les offres de réservation pour voir ce qui est inclus et ce qui ne l’est pas. De nombreuses options sont moins chères lorsqu’elles sont fournies directement par votre entreprise plutôt que par la société de location de voitures. Par exemple, plutôt que de payer un supplément pour un système de navigation, vous pourriez encourager vos employé(e)s à utiliser des outils gratuits comme Google Maps. En outre, dans certaines régions, des options comme les pneus hiver sont légalement obligatoires, ce qui est un autre facteur à prendre en compte. Les politiques de location de voitures doivent distinguer les options facultatives des options obligatoires.
Le coût du carburant est un facteur important à prendre en compte dans la gestion des dépenses liées aux voyages d’affaires. Les tarifs fluctuent considérablement au fil du temps et à l’échelle régionale, avec généralement une tendance à la hausse. En septembre 2025, l’indice mondial des prix de l’énergie pour le pétrole brut s’est établi à 157,89 points contre 100 en 2016.
Par conséquent, il est important d’examiner attentivement les conditions relatives au carburant appliquées pour votre réservation, notamment s’il s’agit de l’option « plein-vide ». Le cas échéant, vous payez pour une voiture avec un réservoir plein et pouvez la restituer avec le réservoir vide. Le problème est que si la société de location de voitures est chargée de remplir le réservoir, vous risquez de payer le carburant à un tarif supérieur. De plus, pour les trajets courts, vous pouvez même ne pas utiliser tout le carburant que vous avez déjà payé.
La solution : spécifiez dans votre politique d’entreprise, que des conditions relatives au carburant de type « plein à rendre plein » ou « égal-égal » doivent être choisies. De cette façon, vos employé(e)s auront simplement à remplacer le carburant utilisé, plutôt que de payer un supplément pour le carburant dont ils n’ont pas besoin.
Les entreprises ont souvent accès à des tarifs spéciaux qui ne sont pas disponibles pour les voyages de loisirs, ainsi qu’à des avantages supplémentaires tels qu’une assurance à tarif réduit et des annulations gratuites. Si vos employé(e)s réservent une voiture via un compte personnel, il est possible qu’ils paient plus que nécessaire pour les mêmes niveaux de service.
La solution : inscrivez-vous à tous les programmes de fidélité pour profiter de réductions automatiques, de surclassements gratuits et d’autres avantages. Lorsque vous créez gratuitement un compte Business avec Booking.com for Business, vous devenez automatiquement membre de notre programme de fidélité Genius, débloquant une réduction de 10 % sur certaines locations de voitures d’entreprise. Avec le temps, les récompenses augmentent, pour atteindre jusqu’à -15 %.
Une fois les notes de frais et comptes de voyage rapprochés, la dernière chose à laquelle on s’attend est de recevoir une facture inattendue. Pourtant, les sociétés de location de voitures peuvent facturer plus que prévu, que ce soit en raison de dommages causés aux véhicules ou de litiges liés aux conditions relatives au carburant. Une petite égratignure ou une petite bosse peut passer inaperçue lors d’un voyage d’affaires et n’être repérée qu’après la restitution.
La solution : toute location de voiture à usage professionnel exige une documentation. Les voyageurs et voyageuses d’affaires doivent non seulement enregistrer et envoyer des reçus pour être remboursé(e)s, mais également rassembler des preuves de l’état du véhicule au moment de la prise en charge et de la restitution. Avant de conduire, il est nécessaire d’inspecter l’intérieur et l’extérieur des voitures et de prendre des photos. Lors de la restitution d’une voiture, il est important de demander un reçu attestant qu’elle est en bon état avec toute l’essence requise. Votre société doit également s’engager à conserver tous les documents, contrats et justificatifs pour une durée déterminée en cas de litige.
Il existe de nombreux pièges à éviter lorsque vous louez une voiture pour un voyage d’affaires. La bonne nouvelle est que nous pouvons vous aider, en vous présentant clairement vos options, sans recourir à un jargon compliqué. Sur Booking.com for Business, vous pouvez comparer plus de 200 marques de locations de voitures à usage professionnel pour pas moins de 140 destinations.
Filtrez les voitures par critères tels que le kilométrage, la documentation, les règles tarifaires et autres préférences pour vous assurer de ne pas payer pour des options dont vous ne voulez pas ou dont vous n’avez pas besoin. En outre, lorsque vous vous inscrivez, vous devenez automatiquement membre de notre programme de fidélité Genius pour économiser entre 10 et 15 % sur certaines voitures.
Entre la complexité des polices d’assurance et les frais cachés présents dans de nombreux contrats, la réservation d’une voiture pour un déplacement professionnel est un processus truffé de pièges. Une politique de voyage imprécise en la matière affectera directement vos résultats, car vos coûts par voyage seront plus élevés et votre équipe perdra du temps en cas de contestation de frais.
La gestion efficace d’un programme de location de voitures d’entreprise commence par une politique de voyages d’affaires standardisée sur laquelle votre personnel peut s’appuyer. Celle-ci doit inclure des instructions claires sur la couverture d’assurance et les procédures de réservation approuvées, tout en mettant l’accent sur les options de carburant (comme le plein à rendre plein) à privilégier.
Avec une approche proactive de la conformité aux politiques, les administrateurs des voyages peuvent éviter erreurs courantes pour une expérience plus rentable et fluide.
Bien que la couverture varie selon la police et le prestataire, une assurance de location de voitures vous remboursera généralement les coûts en cas de perte, de vol ou de dommages sur le véhicule. Elles n’incluent généralement pas le coût des franchises, sauf si cela est clairement indiqué.
Oui, tout accident aura des conséquences sur les assurances tant professionnelles que personnelles. Les assureurs posent des questions sur tous les accidents dans lesquels un conducteur ou une conductrice a été impliqué(e), ce qui augmente le niveau de risque perçu. Les coûts d’assurance peuvent augmenter en conséquence.
Recherchez les meilleurs tarifs et lisez toujours attentivement les contrats. Évaluez les besoins de votre société, comparez les prestataires et réservez tôt pour obtenir les meilleurs tarifs. Assurez-vous que votre politique de voyage est clairement rédigée avec des instructions pour les voyageurs et voyageuses d’affaires, afin qu’ils sachent comment rassembler des justificatifs, notamment concernant les niveaux de carburant et l’état du véhicule.
Voici 8 éléments à prendre en compte lors de la location d'une voiture pour un voyage d’affaires ou...
La bonne voiture de location rend les voyages d’affaires plus confortables et plus économiques — mai...
Lors de la location d’une voiture pro, une couverture dommages vous sera proposée. Découvrez comment...
