En maîtrisant la gestion des dépenses résiduelles, vous pourrez gagner du temps, améliorer votre productivité et réduire vos coûts.
Un trajet en Uber par-ci, un café avec des collègues par-là… Les voyages d’affaires impliquent une variété de petites transactions à comptabiliser. Ce type de dépenses ponctuelles relève d’un terme d’achat appelé « dépenses résiduelles ».
Même si ces dépenses liées aux voyages d’affaires peuvent sembler peu infimes, elles constituent tout sauf de faibles enjeux lorsqu’elles sont cumulées. Les petits frais de déplacement peuvent concerner plusieurs prestataires et se situer souvent en dehors de la politique de voyage. Sans un système de gestion des dépenses efficace, elles alourdissent votre charge administrative et pourraient avoir un impact sur vos finances.
Ci-dessous, nous examinerons de plus près les défis posés par une mauvaise gestion des dépenses résiduelles, tout en mettant en avant des solutions pour ces dépenses résiduelles et les bonnes pratiques recommandées. En créant un système de suivi efficace, vous obtiendrez une vision plus claire des petits frais de déplacement cachés qui, autrement, pourraient compromettre un budget.
Les dépenses résiduelles désignent un volume élevé d’achats de faible valeur effectués au cours d’un voyage d’affaires.
Les dépenses résiduelles impliquent généralement :
Le terme suit ce que l’on appelle la loi de Pareto, aussi appelée la règle des 80/20, selon laquelle 80 % des frais de déplacement concerneront 20 % des prestataires, comme les compagnies aériennes et les groupes hôteliers approuvés par la politique de voyage de la société.
Cela laisse 20 % des dépenses totales à faire avec 80 % des prestataires. Bien que les dépenses totales soient relativement faibles, le volume des transactions et des prestataires est élevé, ce qui génère une longue liste de dépenses qui continue de s’étendre.
En plus d’être réparties entre une multitude de prestataires, les dépenses résiduelles couvrent une variété de services et de catégories.
Par nature, les voyages d’affaires impliquent de nombreuses petites dépenses ponctuelles qui contribuent aux dépenses résiduelles globales. Le personnel en déplacement effectue souvent ces achats pour des raisons pratiques et de dernière minute. Voici quelques exemples :
Faibles mais fréquents, ces petits coûts s’accumulent rapidement sans système de suivi en place.
Sans solutions adéquates de gestion des dépenses résiduelles, les nombreuses petites transactions peuvent échapper à tout contrôle.
Le principal défi à relever est la visibilité limitée des données. Lorsque les voyageurs et voyageuses d’affaires effectuent des achats lors de déplacements, c’est souvent avec une variété de plateformes et de prestataires, ce qui complique le suivi des dépenses. Les petits achats ne sont pas toujours correctement consignés, ce qui donne à votre entreprise moins de données à analyser pour tenter d’optimiser les frais de déplacement.
Lorsqu’une personne se précipite pour attraper une correspondance ou fait face à une réservation d’hôtel annulée, le respect des politiques de la société peut ne pas être la priorité. Dans des cas comme celui-ci, le personnel optera pour un achat plus rapide et plus pratique, ce qui rend le contrôle des coûts plus difficile dans le cadre de la politique de voyage et conduit à des dépenses inefficaces.
Les dépenses résiduelles entraînent une série de petites factures et de reçus de faible valeur à traiter. Sans système automatisé de gestion des dépenses, ces documents sont chronophages à approuver, à enregistrer et à rembourser.
Pour compenser les difficultés ci-dessus, la gestion des dépenses résiduelles se concentre sur le suivi, la catégorisation et le contrôle des achats fréquents et de petite taille pour une meilleure visibilité, grâce à laquelle votre entreprise sera mieux en mesure de réduire les coûts et les tâches administratives. Les avantages sont multiples.
Une solution efficace de gestion des dépenses résiduelles permet de consolider les prestataires. Par exemple, en utilisant une solution comme Booking.com for Business, les voyageurs et voyageuses d’affaires ont accès à un large éventail d’hébergements, de vols et de voitures de location sur une plateforme unique en libre-service. Cet aperçu permet d’améliorer les fonctionnalités de suivi des dépenses. Avec des budgets fixes, le personnel peut s’assurer que ses préférences respectent les limites approuvées.
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Le suivi et la consolidation des dépenses résiduelles limitent les relations avec les prestataires non conformes. Il devient alors plus facile de faire respecter les politiques, le personnel étant moins susceptible d’effectuer ces petits achats non autorisés. Parallèlement, les solutions automatisées de gestion des dépenses résiduelles saisissent et enregistrent en temps réel les petites transactions, comme les titres de transport, grâce à des outils tels que les lecteurs de reçus numériques.
Avec une meilleure visibilité sur les transactions des voyages d’affaires, une stratégie efficace de gestion des dépenses résiduelles permet de prévenir la fraude tout en contrôlant les dépenses. En encourageant le personnel à se conformer aux politiques en vigueur, vous améliorez l’obligation de diligence, tout en réduisant les dépenses non conformistes.
Basez votre analyse initiale sur un meilleur contrôle des dépenses du personnel en voyages d’affaires. À mesure que vous élaborez votre politique de voyages, faites preuve de précision en ce qui concerne les dépenses approuvées pour les voyages d’affaires.
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Un moyen de clarifier les attentes en matière de dépenses pour les voyages d’affaires est de fixer une indemnité journalière fixe. Celle-ci couvre les frais de déplacement qui constituent généralement les dépenses résiduelles, y compris les repas, l’hébergement et les frais accessoires. Les indemnités journalières éliminent le besoin de reçus détaillés pour chaque petite dépense.
Des directives sont suggérées par des organisations gouvernementales comme l’HMRC (l’administration fiscale) au Royaume-Uni et la General Services Administration (ou GSA, l’administration des services généraux) aux États-Unis, bien que les tarifs dépendent en fin de compte de la politique de voyage de votre société.
Une autre stratégie consiste à émettre des cartes d’achat approuvées pour les dépenses résiduelles. Elles enregistrent automatiquement les détails de la transaction, ce qui facilite le processus de commande et résout le problème de visibilité des paiements pour les équipes financières. Les
cartes virtuelles pour les voyages d’affaires simplifient grandement la gestion des dépenses. Les responsables des services de comptabilité peuvent configurer des cartes distinctes pour chaque catégorie de dépenses et budget spécifique, en fixant des limites journalières afin de contrôler les dépenses. Sans carte physique, les risques de fraude aux paiements sont réduits et le partage de transactions en temps réel permet d’avertir les responsables des voyages et les personnes qui détiennent ces cartes lorsque les limites sont atteintes.
Il est recommandé de rendre les notes de frais et les remboursements aussi conviviaux que possible pour le personnel en déplacement. De nos jours, cela implique de combiner l’automatisation à des applis. L’un des défis historiques de la gestion des dépenses résiduelles a été le processus manuel de transcription de plusieurs reçus en notes de frais, ce qui entraîne souvent des erreurs et une perte de productivité. Utilisez plutôt des applis de numérisation de documents, qui permettent aux voyageurs d’affaires de prendre une photo de leur reçu, de le charger dans un système central et de recevoir une approbation automatique.
Afin de maîtriser les dépenses de votre société, vous devez d’abord les analyser. Une analyse des dépenses résiduelles recueille des points de données sur les précédents voyages pour savoir comment, où et pourquoi le personnel en déplacement dépense de l’argent. Suivez ces conseils afin de tirer le meilleur parti de votre analyse.
Déterminez la période de votre analyse, comme le trimestre ou l’exercice financier écoulé. Ensuite, vous pouvez recueillir des données à partir des notes de frais des voyages d’affaires, des comptes créditeurs et des plateformes de réservation pour former votre vue d’ensemble des dépenses résiduelles liées aux voyages.
En ventilant les transactions en catégories, vous pouvez repérer plus facilement les postes de dépenses communs. Bien que cela inclue souvent des repas, des transports terrestres, des frais accessoires et des divertissements pour la clientèle, vous devez adapter les catégories aux activités de voyage de votre entreprise afin d’obtenir une analyse plus précise.
En plus de vous pencher sur les types de dépenses de votre personnel en voyage d’affaires, vous devez également vous intéresser à son budget. S’agit-il de petits achats auprès de prestataires qui pourraient être regroupés ?
Une autre étape importante de toute analyse des dépenses résiduelles est de déterminer comment trier et partager au mieux ces informations. À cette étape, il est recommandé d’utiliser une solution logicielle numérique pour nettoyer, extraire et déclarer les données dans un format de tableau de bord soigné et partageable. Grâce à des rapports de résultats clairs, les collaborateurs et collaboratrices bénéficient d’une meilleure visibilité sur les dépenses résiduelles, ouvrant la voie à des opportunités de diminution des coûts.
Avec le temps, vous pourrez utiliser des indicateurs quantifiables pour évaluer le bon fonctionnement de votre programme de gestion des dépenses résiduelles. Cela inclut des KPI pertinents comme les coûts par transaction, les économies réalisées et les taux de conformité de la plateforme de réservation. Examinez les améliorations de la productivité parallèlement à ces indicateurs de coûts et de conformité, comme les délais de traitement des factures.
Comme pour toute stratégie commerciale, la réussite de la gestion des dépenses résiduelles repose sur la formation et la communication. Avant de mettre en place des outils numériques visant à améliorer la productivité et la conformité, assurez-vous de leur facilité d’utilisation et expliquez-en les avantages à la fois aux voyageurs d’affaires et aux équipes comptables.
Avec les outils numériques, vous pouvez gérer les dépenses résiduelles en temps réel de la manière la plus efficace. En effet, selon une étude de Boston Consulting Group, les entreprises qui utilisent des solutions numériques pour gérer activement leurs dépenses résiduelles peuvent réduire leurs dépenses annuelles de 5 à 10 %.
La collecte et l’organisation manuelles des données sur les dépenses résiduelles pour tous les voyages d’affaires sont un processus chronophage et sujet aux erreurs humaines. Avec le meilleur logiciel de gestion des dépenses, vous serez en mesure de rationaliser tous les aspects de la gestion des voyages et des dépenses.
Voici quelques fonctionnalités à prendre en compte pour comparer des solutions de suivi des dépenses.
Des outils comme Expensify importent les frais de déplacement à partir de cartes de crédit d’entreprise afin de générer automatiquement des rapports de suivi des dépenses, et sont dotés de la reconnaissance optique des caractères pour la numérisation des reçus lors des déplacements.
L’une des meilleures façons de gérer vos frais de déplacement est d’uniformiser le processus de réservation. Avec Booking.com for Business, les personnes en voyage d’affaires peuvent réserver et gérer leurs propres itinéraires. Profitez des meilleurs tarifs sur les hôtels d’affaires, les vols et les voitures de location d’entreprise, le tout sur une plateforme centrale approuvée. Grâce à la supervision simplifiée des dépenses des voyageurs et voyageuses, vous pourrez mieux cerner les tendances et les opportunités d’économies.
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En soi, les dépenses résiduelles peuvent sembler minimes et sans conséquence. Un café latte ou un ticket de bus peuvent ne pas valoir la peine d’être suivis comme frais de déplacement. Cependant, au fil du temps, les petits achats contribuent à un important réservoir de dépenses sans justificatifs, ce qui peut être un véritable casse-tête de comptabilité. De plus, dans le cas des voyages d’affaires, les dépenses résiduelles peuvent également être à l’origine d’économies manquées lorsque le personnel réserve en dehors des plateformes approuvées.
C’est pour cette raison que la gestion des dépenses résiduelles revêt une importance cruciale pour les entreprises de toute taille. En combinant un logiciel de gestion des dépenses, des applis de suivi des dépenses, des outils d’analyse de données et des plateformes de gestion des voyages, vous bénéficiez d’une visibilité complète sur les dépenses résiduelles.
Les voyages d’affaires désignent une série de petites transactions fréquentes à l’initiative du personnel. Lors d’un déplacement professionnel, le personnel devra prendre des décisions d’achat dans des situations à durée limitée qui ne correspondent pas aux habitudes de dépenses habituelles. Ces types de transactions à faible valeur ajoutée et à haute fréquence contribuent de manière significative aux dépenses résiduelles d’une société.
Les frais de voyage d’affaires peuvent comprendre le covoiturage, les taxis réservés directement par le personnel, les frais de représentation et les repas. Les frais accessoires comme les en-cas à l’aéroport, les boissons et les nuitées supplémentaires dans l’hébergement contribueront également aux dépenses résiduelles, tout comme les frais accessoires tels que les bagages et le Wi-Fi.
Pour contrôler les dépenses liées aux voyages d’affaires, les entreprises doivent d’abord déterminer leur origine. Grâce à l’analyse des données, vous pourrez savoir où votre personnel en voyage d’affaires dépense de l’argent, et chercher des moyens de structurer ces situations par le biais de politiques de voyage. Parmi les autres stratégies figurent l’utilisation d’un logiciel de gestion des dépenses, l’émission de cartes de paiement qui suivent les dépenses en temps réel et la mise à disposition d’applis de numérisation de reçus.
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