Optimisez les voyages d’affaires grâce aux réservations de groupe. Apprenez à coordonner des itinéraires complexes et à gagner du temps.
Entre la coordination des horaires de vols et la prise en compte des différences de préférences et de tarifs d’hôtel, la logistique des réservations de groupe peut vite devenir complexe. Et les situations où les déplacements en groupe s’imposent sont nombreuses : transporter plusieurs équipes vers une conférence sectorielle ou organiser des réunions internationales pour un groupe de cadres dirigeants, par exemple. Si les voyages en groupe renforcent la motivation des équipes, favorisent la collaboration et ouvrent de nouvelles possibilités de réseautage, ils exigent aussi une planification minutieuse et détaillée pour offrir une expérience fluide à chaque étape.
Dans ce guide, nous aborderons les difficultés propres à l’organisation de ce type de voyage d’affaires, ainsi que des solutions possibles. Découvrez des stratégies pour obtenir des tarifs de groupe préférentiels, une billetterie flexible et une assistance dédiée aux voyageurs et voyageuses, afin de rendre la gestion des voyages d’affaires de vos itinéraires de groupe plus efficace.
Lorsque vous réservez un déplacement pour un groupe, vous enregistrez plusieurs passagers sous un seul code de réservation, ce qui simplifie l’administratif et vous aide à mieux maîtriser les coûts. Les réservations de groupe peuvent concerner des vols, des hôtels, des billets d’événement et d’autres services. Dans le cadre des voyages d’affaires, elles s’appliquent généralement à des groupes de 10 personnes ou plus qui voyagent ensemble pour le travail.
Comme pour tout achat en volume, les réservations de groupe peuvent permettre d’obtenir des tarifs réduits. Les compagnies aériennes, les hôtels et les prestataires de transport de groupe peuvent proposer des tarifs préférentiels pour inciter les entreprises à acheter des billets, tout en offrant des conditions plus flexibles. Bien sûr, ces conditions varient fortement d’un prestataire à l’autre : il est donc important de comparer les options avec attention.
Voici un aperçu plus détaillé des avantages des réservations de groupe :
Que vous soyez responsable des voyages d’affaires ou dirigeant(e) de PME, l’organisation de déplacements de groupe présente des difficultés fréquentes.
Gérez et réservez facilement tous les déplacements de votre équipe au même endroit pour un meilleur contrôle des coûts
Même en déplacement avec une équipe, les voyageurs et voyageuses d’affaires attendent aujourd’hui une expérience personnalisée : 87 % déclarent qu’ils seraient plus enclins à interagir avec des marques de voyage qui offrent une expérience personnalisée. Vous devrez donc prendre en compte les préférences et besoins individuels, afin de créer un itinéraire adapté à tout le groupe, tout en répondant aux objectifs globaux.
Autre difficulté liée aux voyages de groupe : s’assurer qu’un grand volume de réservations individuelles respecte la politique de voyage de la société, en particulier lorsque les collaborateurs réservent eux-mêmes leurs billets. Une plateforme tout-en-un comme Booking.com for Business vous donne une visibilité complète sur les réservations individuelles, pour faciliter le respect de la politique de voyage.
Avec près de la moitié (48 % de la main-d’œuvre mondiale) qui travaille désormais à distance, il est important que les personnes en charge des voyages trouvent des moyens de réserver pour des collaborateurs situés à différents endroits. Cela implique de gérer, dans un même itinéraire, différents fuseaux horaires, itinéraires de vol et différences culturelles.
Plus un groupe est grand, plus le risque de perturbations est élevé : intempéries, problèmes mécaniques, etc. Vous aurez besoin d’un moyen fiable de suivre la localisation des collaborateurs en temps réel afin d’intervenir si nécessaire. Pour répondre à votre obligation de diligence, il est également recommandé d’inclure des coordonnées d’urgence dans l’itinéraire du groupe.
Les voyages de groupe génèrent un volume de dépenses plus important que les déplacements individuels. Les équipes Comptabilité doivent travailler avec les responsables des voyages pour respecter le budget, tout en utilisant des logiciels ou applications afin de suivre et de déclarer des dépenses issues de multiples canaux.
La gestion des voyages d’affaires de groupe peut sembler intimidante au départ, mais avec une approche structurée, vous pourrez simplifier le processus.
Même si une réservation de groupe peut souvent être modifiée, commencer tôt permet d’obtenir les meilleurs tarifs. En effet, dans de nombreux cas, vous devrez négocier directement avec le prestataire de service : pour cela, il vous faudra disposer des informations sur le groupe et des dates de voyage. Anticiper vous laisse le temps de recevoir des devis et de négocier des forfaits adaptés à votre groupe.
Les besoins collectifs du groupe restent prioritaires, mais pour améliorer l’expérience des collaborateurs, il est utile de recueillir des préférences individuelles avant de négocier. Cela peut inclure les régimes alimentaires, les besoins d’accessibilité et les préférences d’hébergement, afin de réduire l’anxiété liée aux voyages d’affaires. Obtenir plus d’informations dès le départ est le meilleur moyen de construire un forfait adapté à tout le monde.
Privilégiez des prestataires de services de voyage expérimentés dans les déplacements de groupe et qui en comprennent les défis spécifiques. Les grands groupes impliquent davantage de logistique : un Service Clients dédié et une plateforme de réservation centralisée peuvent alléger votre charge administrative.
Allez-vous verser un acompte, puis payer en plusieurs fois ? Le prestataire autorise-t-il des changements de nom de dernière minute ? Devez-vous payer un supplément pour l’attribution des sièges ? Lisez attentivement toutes les conditions et vérifiez chaque détail de réservation avant de confirmer.
Le tarif est un point clé lorsqu’il s’agit de réserver des vols pour un groupe. En effet, les compagnies aériennes appliquent des tarifs différents selon les sièges, même au sein d’une même classe.
Lorsque vous réservez des vols d’affaires individuellement, chaque voyageur ou voyageuse peut payer un tarif différent selon les disponibilités, l’itinéraire et la demande. Mais avec une réservation de groupe, tous les sièges doivent être vendus au même prix — ce qui n’est pas forcément le moins cher.
Il est donc important de comparer les tarifs avec soin et, si possible, de négocier directement avec la compagnie aérienne. Beaucoup proposent des tarifs de groupe réduits, mais vous devrez contacter le Service Clients de la compagnie aérienne pour obtenir un devis spécifique. Vous pourrez aussi bénéficier d’avantages supplémentaires : par exemple, British Airways met à disposition une équipe dédiée et autorise des changements de nom de dernière minute pour les réservations de vols de groupe.
Les hôtels sont bien équipés pour accueillir de grands groupes, et les tarifs de volume ou de contingent s’accompagnent souvent d’une réduction liée au volume. Comme pour les vols, les tarifs proposés dépendent des disponibilités à la période à laquelle vous souhaitez réserver. Sur cette base, l’hôtel vous proposera un tarif fixe pour votre groupe de voyageurs et voyageuses d’affaires.
Vous devrez fournir à l’hôtel une liste nominative de répartition des chambres indiquant le nom de chaque client, les préférences de chambre et les demandes spéciales, afin qu’il puisse préparer l’arrivée de votre groupe. Cela accélère l’enregistrement à l’arrivée. Cela permet aussi aux équipes de réception et de ménage d’avoir les informations nécessaires sur chaque voyageur ou voyageuse d’affaires.
Comment votre groupe se déplacera-t-il une fois arrivé à destination ? Devra-t-il voyager entre plusieurs villes de la région ? Comme pour les vols, vous devriez pouvoir négocier des tarifs pour les trains et les bus avec des réductions de groupe. Planifier les transports terrestres à l’avance permet à l’équipe de voyager ensemble, de collaborer et de rester productive tout au long du trajet.
Les agences de location de voitures peuvent aussi gérer de grands groupes. Par exemple, Avis propose des tarifs réduits et un représentant dédié du Service Clients lorsque vous réservez un minimum de 5 voitures.
Répondre aux préférences individuelles tout en respectant le budget d’itinéraires étendus est un véritable défi. Pour gérer la logistique d’un grand groupe, une solution de voyage tout-en-un et centralisée comme Booking.com for Business vous permet de regrouper toutes les informations au même endroit. Vous pourrez comparer rapidement les meilleures options, avec des vols auprès de plus de 380 compagnies aériennes et plus de 3 millions d’hébergements, ainsi que des locations de voitures professionnelles pour transporter les équipes sur place.
Notre plateforme gratuite prend en charge des hébergements professionnels pour jusqu’à 30 voyageurs et voyageuses à la fois. Les responsables des voyages peuvent utiliser le même nom pour plusieurs chambres afin de faciliter la coordination. Et vous bénéficiez d’une assistance client 24h/24 et 7j/7 lorsque vous devez ajuster un itinéraire à la dernière minute.
Une communication ouverte, une planification anticipée et une coordination avec des agents de voyage vous aideront à optimiser l’expérience de voyage d’affaires en groupe. Pour surmonter les difficultés les plus fréquentes, il faut avant tout comprendre les besoins spécifiques d’un groupe. Il peut être utile de mettre à jour votre programme de voyages d’affaires en tenant compte de ces besoins, ainsi que des préférences individuelles, dans le cadre plus large du respect de la politique de voyage et de l’alignement budgétaire. Qu’il s’agisse d’organiser le déplacement d’un service vers une conférence ou un voyage de récompense vers une retraite, rester structuré à chaque étape rendra le parcours plus fluide.
Cela varie selon le prestataire de service. Par exemple, les compagnies aériennes considèrent généralement comme réservations de groupe celles comprenant 10 passagers ou plus sous un même code de réservation. Mais les groupes hôteliers et les prestataires de transport terrestre peuvent avoir leurs propres définitions.
Tout le monde peut effectuer une réservation de groupe : dirigeant(e)s de PME, responsables de la planification des voyages d’affaires ou Team Leaders. Toutefois, il faut atteindre le nombre minimum de passagers requis pour en bénéficier.
Cela dépend des conditions de chaque prestataire de service. Cependant, les compagnies aériennes et les groupes hôteliers appliquent généralement des règles spécifiques en matière d’éligibilité, de flexibilité et de structure tarifaire. Les réservations de groupe impliquent un nombre minimum de voyageurs et voyageuses, sont souvent payées en plusieurs fois et offrent généralement plus de flexibilité que les réservations individuelles.
Oui, dans la plupart des cas, une réservation de grand groupe peut être modifiée jusqu’au départ. Cependant, pour modifier votre réservation, des frais peuvent s’appliquer : lisez attentivement les conditions et tenez compte des éventuelles dates limites d’annulation ou de modification.
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