Les séminaires constituent un excellent moyen de dynamiser votre équipe. Découvrez en quoi consistent les séminaires et leurs avantages
Lorsque vous souhaitez renforcer la cohésion d’équipe, un séminaire d’entreprise est encore plus efficace qu’une simple activité de « team-building ». S’ils sont organisés autour d’objectifs précis, les séminaires d’entreprise permettent de raffermir les liens et d’améliorer la communication, tout en réduisant le stress.
Il est vrai que le télétravail, qu’il soit ou non combiné avec du présentiel, permet d’obtenir un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie privée pour la plupart des employé(e)s. Néanmoins, le temps passé en face à face dans la vraie vie est tout aussi important. Par exemple, d'après la Global Business Travel Association, 79 % des voyageurs d’affaires nord-américains et 83 % des voyageurs d’affaires européens ont signalé une amélioration de leur satisfaction au travail grâce à des initiatives telles que les séminaires d’entreprise.
Ainsi, que vous fassiez du télétravail ou que vous ayez simplement besoin de changer de décor et voir autre chose que le bureau, un séminaire d’entreprise est l'occasion idéale de se retrouver entre collègues. Le but étant de les amener à partager un moment de qualité d’une importance capitale pour stimuler le moral des troupes.
C’est un type de voyage d'affaires qui se déroule en dehors du lieu de travail et souvent le week-end ou un jour non ouvré ; par ailleurs, il n'a pas de fonction commerciale spécifique. Il peut impliquer l’ensemble de l’organisation ou un groupe plus restreint, donnant ainsi la possibilité au personnel de l’entreprise de faire connaissance dans une ambiance détendue.
Bien que les lieux et les activités varient considérablement, les séminaires d’entreprises se déroulent dans un environnement décontracté. Ils comprennent généralement un mélange de formations, de présentations données par des collègues et d’activités informelles autour des loisirs.
Avec l’avènement du télétravail et de l’expansion mondiale, les employés se retrouvent souvent à devoir collaborer virtuellement en étant éparpillés un peu partout dans le monde. Un séminaire d’entreprise a pour but de rassembler des collègues qui, autrement, n’auraient peut-être pas la chance de se rencontrer et d’apprendre à se connaître.
Et pour les équipes qui travaillent dans un environnement de bureau traditionnel, un séminaire d’entreprise est l’occasion de stimuler la créativité et l’innovation en quittant leur environnement habituel.
En général, les objectifs des séminaires d’entreprise sont les suivants :
En fin de compte, l’objectif de tout séminaire d’entreprise est de renforcer la culture d’entreprise. Dans un monde où une grande partie des activités commerciales sont menées via des canaux à distance, les séminaires d’entreprises en personne sont plus précieux que jamais.
Les activités dépendent du lieu choisi et de vos objectifs. En plus des réunions, vous pouvez planifier des activités de groupe qui feront l’unanimité au sein de votre équipe, qu'il s'agisse d'une journée de rafting, d'un cours de cuisine ou de l'exploration d'une nouvelle ville à pied.
Les séminaires d’entreprise fondés sur le bien-être sont conçus pour réduire le stress et prévenir l’épuisement professionnel. Ils peuvent se dérouler en pleine nature, avec des journées remplies d'activités apaisantes comme des bains de forêt, des séances de spa et de yoga, ou des randonnées.
Les séminaires d’entreprise axés sur le travail peuvent avoir lieu dans une villa privée ou un hôtel avec des salles de conférence dédiées. Chaque jour est généralement rempli de présentations détaillées, de discussions de groupe et d’essais de nouveaux produits, entrecoupés de rencontres informelles et de repas de groupe.
Avant de réfléchir au lieu et aux activités de votre séminaire d’entreprise, vous devrez définir votre objectif. Ce voyage est-il une récompense pour un travail bien fait ? Un moyen de réduire le stress ? Ou l’occasion d'affiner votre stratégie ? Énumérez votre objectif principal et les objectifs qui l’accompagnent.
L’étape suivante consiste à créer votre budget. Les séminaires d’entreprise ne sont pas seulement l’apanage des grandes entreprises internationales. Elles sont également populaires auprès des startups. Que vous ayez des fonds limités ou non, établissez un budget par personne avec lequel vous êtes à l'aise, comprenant les frais de bouche et les coûts liés à l'hébergement, au transport et aux activités. Il est également préférable d’anticiper les imprévus en se donnant une marge de 15 à 25 %.
Consultez l’agenda de votre entreprise pour trouver une date qui vous convienne, en tenant compte de la haute et de la basse saison de votre secteur ainsi que des jours de congés déjà prévus par vos employés.
Il existe une sélection impressionnante de lieux de séminaire d’entreprise parmi lesquels choisir, alors réduisez la liste en réfléchissant au type de séminaire que vous souhaitez organiser. Les boutique hôtels pour voyages d'affaires sont adaptés aux séminaires plus courts composés de présentations d'équipe et de réunions de travail, tandis que les vastes villas à la campagne sont idéales pour les escapades axées sur le bien-être.
Présentez leur le séminaire et ses objectifs afin d’obtenir leur approbation. Assurez-vous que les dates et l’aspect logistique du voyage conviennent à tout le monde avant de réserver ; commencez à vous occuper de l'assurance voyage et des visas si nécessaire. Ensuite, utilisez un outil de gestion des voyages pour petites entreprises comme Booking.com for Business pour réserver des vols, des hébergements et des voitures de location depuis une seule et même plateforme.
Une fois que vous aurez une vue d’ensemble, l’heure sera venue de structurer votre séminaire. Demandez-vous comment vous comptez organiser chaque journée. Généralement, on planifie des séances de travail et de formation intensives le matin et des activités de team-building l’après-midi.
Vous souhaitez que votre séminaire soit axé sur la stratégie ? Prévoyez du temps pour des brise-glaces, des séances de brainstorming et des présentations par les responsables d’équipe. Vous souhaitez que votre séminaire soit axé sur la relaxation ? Prévoyez suffisamment de temps libre pour laisser de la place aux rencontres informelles et spontanées.
Le bon (ou le mauvais) lieu donnera le ton de votre séminaire. Vous devez viser une destination que l'équipe aura hâte de visiter, qu'il s'agisse d'un boutique hôtel ultramoderne, d'une villa classique au bord d’un lac ou de cabanes en rondins façon vintage-chic. Voici ce qu’il faut prendre en compte lors de la sélection d’un lieu de séminaire d’entreprise :
Votre équipe s’épanouirait-elle davantage dans un environnement urbain ou dans une oasis en bord de mer ? Pensez avant tout à vos objectifs. Si vous avez besoin que vos collègues se réunissent et se concentrent sur un projet ambitieux, un séminaire à la campagne sans distractions sera parfait. En revanche, si des conférences et des séances de réseautage sont prévues, il sera préférable de choisir une destination de voyage d'affaires populaire qui favorisera l’exploration urbaine. Assurez-vous simplement qu'elle est accessible aux membres de l'équipe qui sont plus éloignés.
Les caractéristiques typiques nécessaires pour les entreprises comprennent des salles de conférence, des espaces événementiels et une connexion Wi-Fi haut débit. On peut également mentionner des installations de loisirs comme des salles de sport, des piscines et des studios de yoga. Voici d'autres installations de niche à prendre en considération : des cuisines indépendantes, des studios d'art, des braseros, des zones de baignade sauvage et des saunas.
L'hébergement dépendra de votre budget et de vos objectifs. Certains lieux proposent des chambres privées à chaque participant(e), tandis que d'autres auront des chambres à partager entre collègues. Assurez-vous que l’espace est adéquat en matière de confort, de luxe et de style afin de créer une atmosphère qui favorise la productivité.
Comme la plupart des autres entreprises, vous cherchez sûrement des moyens de réduire votre empreinte carbone. Envisagez des options écologiques en pleine nature avec des sources d’énergie renouvelables, des équipements économes en énergie dans les chambres et une cuisine d’origine locale.
En cas de doute, consultez votre équipe. Faites-lui parvenir un sondage avant de choisir le lieu de votre séminaire, pour vous renseigner sur les activités et équipements préférés et les exigences alimentaires.
Avec une planification préalable, mener un séminaire d’entreprise devrait se dérouler sans encombre. Vous devez déjà avoir fixé vos buts et vos objectifs. Définissez ce que vous, en tant que responsable d’entreprise, attendez du séminaire, ainsi que ce que vous souhaitez que chaque participant(e) retienne. Gardez cet objectif à l’esprit tout au long du séminaire, qu’il s’agisse de développement de produit, d’inclusivité, de résolution de problèmes ou de team-building.
Définissez clairement vos attentes avant, pendant et après le séminaire, tout en tenant compte des besoins de chaque employé(e). Il se peut qu’il y ait parmi les membres de l’équipe des personnes que le voyage rend anxieuses et d’autres plus introverties qui ont besoin de passer du temps seules pour se ressourcer entre les différents événements prévus. En présentant le programme et les attentes à l’avance, vous donnerez à tout le monde l’occasion de se préparer psychologiquement et de se montrer sous son meilleur jour.
Que vous organisiez, dirigiez ou que simplement vous participiez au séminaire, vous devrez anticiper sa durée, son emplacement et ses activités. Voici une liste de voyage non-exhaustive :
Alors que certains séminaires axés sur le bien-être vous demandent de vous déconnecter pendant toute la durée de l'événement, d'autres types de séminaires nécessiteront l'usage de l’ordinateur portable et des appareils de votre entreprise pour travailler. En cas de doute, demandez simplement aux RH.
Dans la plupart des cas, le code vestimentaire est décontracté, mais il faudra toujours avoir l’air professionnel. Par exemple, une tenue à la fois décontractée et professionnelle avec des baskets un peu élégantes, un pantalon en lin ou un chino et une chemise en coton impeccable conviendrait parfaitement. Si vous sortez dîner ou boire un verre, vous devrez également apporter une tenue un peu plus habillée. Gardez à l’esprit la culture de l’entreprise lorsque vous faites vos bagages.
Les séminaires sur site durer généralement 1 jour ou 2. Toutefois, si vous prévoyez un séminaire à l'étranger, il sera plus intéressant de profiter pleinement de votre temps sur place et donner aux employés la possibilité de décompresser un peu après leur voyage. La durée idéale se situe entre 3 et 5 jours, selon l’objectif.
Plusieurs facteurs entrent en ligne de compte pour choisir le meilleur mois pour les séminaires.
Tout d’abord, pensez à la charge de travail habituelle dans votre secteur d’activité. Si vous travaillez dans la vente au détail par exemple, planifier un séminaire autour du Black Friday ne ferait qu’occasionner du stress à votre personnel. Au lieu de cela, vous devriez plutôt envisager un mois plus calme comme février ou mars. Réservez votre séminaire pendant la basse saison de votre secteur d’activité.
Renseignez-vous sur les saisons idéales pour vous rendre dans la destination que vous avez choisie. En août, il fait peut-être trop chaud dans le sud de l’Europe pour profiter des activités de plein air, tandis que visiter une station balnéaire dans les Caraïbes pendant la saison des ouragans peut s'avérer trop risqué.
Il est préférable que votre séminaire n’ait pas lieu pendant la période des vacances, au moment où vos collègues ont planifié leurs propres voyages. Comme pour la charge de travail, il est plus intéressant de choisir les saisons les plus calmes pour le voyage.
Ainsi, il semblerait que les meilleurs mois pour les séminaires d’entreprise se situent au printemps (de mars à mai) et en automne (de septembre à octobre).
En suivant ces conseils, vous devriez être sur la bonne voie pour passer un séminaire fructueux, placé sous le signe de la positivité. En espérant que celui-ci vous aura donné envie d’organiser le suivant ! Pour tirer le meilleur parti de vos efforts, demandez toujours des retours pour savoir ce qui laissait à désirer et ce qui a fait l’unanimité. Vous pouvez très bien le faire dans le cadre d'une réunion informelle ou envoyer un sondage anonyme pour recueillir des commentaires sans réserve.
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