Qu’est-ce qu’un numéro de voyageur fréquent pour les voyages d’affaires ?

Si vous avez récemment réservé un vol pour le travail, on vous a peut-être demandé de saisir un code d’identification, et vous vous êtes sans doute demandé : qu’est-ce qu’un numéro de voyageur fréquent ? Il s’agit de codes alphanumériques liés aux programmes de fidélité des compagnies aériennes qui permettent de suivre vos miles et vos dépenses au fil du temps. Pour les voyageurs fréquents, les avantages s’accumulent vite : vous pourriez bénéficier de surclassements, d’un embarquement prioritaire et d’autres privilèges personnalisés.

Les numéros de programmes de fidélité profitent également à la société, car de nombreuses compagnies proposent des programmes de récompenses dédiés aux PME ou aux grands groupes. Grâce à eux, les points peuvent être cumulés simultanément pour la société et pour l’individu en déplacement professionnel, doublant ainsi les bénéfices et optimisant les budgets de voyage.

Mais avec une telle offre de compagnies et de programmes de fidélité, comment les comparer ? Dans cet article, nous verrons le fonctionnement de ces programmes et la façon d’obtenir un numéro de voyageur fréquent qui profite à la fois au voyageur et à la société. Fort de ces connaissances, vous saurez tirer le meilleur parti des offres disponibles pour accroître la satisfaction des voyageurs tout en maîtrisant vos budgets.

Comment les programmes de fidélité aériens fonctionnent-ils ?

Les numéros de voyageur fréquent sont liés aux programmes de fidélité des compagnies aériennes. Ils servent d’identifiants pour suivre les achats des voyageurs et attribuer les points gagnés en prenant l’avion. À chaque voyage d’affaires, les voyageurs accumulent des points à utiliser sur de futurs vols ou à échanger contre des récompenses. Voici comment fonctionne un programme type :

• L’éligibilité : si vous découvrez les programmes de fidélité, la 1re étape consiste à vérifier si votre compagnie aérienne préférée propose ce type de système.
• L’inscription : il vous suffit de vous rendre sur le site Internet de la compagnie et de remplir le formulaire d’adhésion. Saisissez vos données personnelles, vos coordonnées et vos préférences de voyage pour recevoir votre numéro de voyageur fréquent unique. De nombreuses compagnies encouragent les voyageurs d’affaires à s’inscrire via leur appli pour retrouver leur numéro rapidement et en toute sécurité à chaque trajet.
• Le cumul de points : à chaque vol professionnel, vous gagnez des miles ou des points. Selon les conditions de la compagnie, ce gain repose soit sur la distance parcourue, soit sur le montant dépensé pour le billet. Les points sont ensuite crédités sur votre compte pour une utilisation ultérieure.
• L’utilisation des points : lors de vos prochaines réservations, indiquez votre numéro de voyageur fréquent pour utiliser vos points cumulés. La plupart des programmes permettent d’échanger ces points contre des vols gratuits ou des surclassements. Selon la compagnie, vous pourriez aussi en profiter pour accéder aux salons VIP, réserver des hôtels, louer des véhicules ou bénéficier d’autres avantages.
• Les niveaux de statut : de nombreux programmes proposent des avantages dès l’adhésion, accessibles via votre numéro de membre. En plus d’échanger vos points, vous pouvez gravir les échelons de statut (Silver, Gold, Platinum) pour obtenir encore plus de privilèges.

Ces programmes profitent aussi aux compagnies aériennes en fidélisant la clientèle et en encourageant les dépenses. Toutefois, n’oubliez pas que chaque compagnie a ses propres règles. Beaucoup font partie de grandes alliances comme Oneworld, SkyTeam ou Star Alliance, ce qui permet de cumuler et d’utiliser des points sur un réseau de transporteurs partenaires bien plus vaste.

Comment les personnes en voyage d’affaires accumulent-elles des miles ?

Pour accumuler des miles, vous devez d’abord vous inscrire au programme de fidélité d’une compagnie aérienne. Ensuite, indiquez simplement votre numéro de voyageur fréquent au moment de la réservation ou de l’enregistrement. Chaque vol effectué pour le travail avec cette compagnie ou l’un de ses partenaires d’alliance fera grimper votre solde de points.

Les personnes en voyage d’affaires peuvent-elles conserver leurs miles ?

Cela dépend de la politique de voyage de votre société. Souvent, les sociétés demandent aux employés de réinvestir leurs miles dans de futurs déplacements professionnels. D’autres sont plus souples et permettent aux voyageurs de garder leurs points pour un usage personnel. Dans les deux cas, les voyageurs et voyageuses profitent d’un meilleur confort, comme l’accès aux salons ou les surclassements.

Pour les responsables des voyages, il est crucial de clarifier la politique interne pour éviter toute confusion, tout en incitant le personnel à s’inscrire auprès des compagnies privilégiées pour maximiser les économies. Pour le personnel en déplacement, il est essentiel de toujours vérifier la politique de voyage de la société afin de savoir comment utiliser au mieux les miles accumulés.

Quels sont les avantages d’un numéro de voyageur fréquent ?

Nous avons évoqué les vols gratuits et les surclassements, mais les bénéfices vont plus loin. Voici un zoom sur les avantages majeurs d’une adhésion.

Les avantages pour les voyageurs et voyageuses d’affaires

En général, avoir un numéro de voyageur fréquent permet de rendre vos déplacements professionnels nettement plus agréables.

• Les surclassements : utilisez vos points pour passer en classe affaires ou en première classe.
• La priorité à l’enregistrement et à l’embarquement : évitez les files d’attente pour une expérience plus fluide à l’aéroport.
• L’accès aux salons d’aéroport : gagnez en productivité ou détendez-vous dans des espaces avec rafraîchissements, sièges confortables, Wi-Fi et parfois même des douches.

Les avantages pour les sociétés

En incitant les voyageurs et voyageuses à utiliser ces numéros, la société profite d’atouts stratégiques.

• La réduction des coûts : c’est l’atout majeur, surtout si vos équipes utilisent régulièrement la même compagnie aérienne. Chaque vol accumule des points qui se transforment en réductions sur les futurs budgets voyages.
• Une productivité accrue : le personnel est plus susceptible d’arriver à destination dans de meilleures conditions en voyageant confortablement grâce aux surclassements. Les salons d’aéroport sont souvent équipés non seulement du Wi-Fi gratuit, mais aussi de points de charge pour les appareils électroniques et de bureaux dédiés pour garder le contact pendant les escales.
• Une efficacité optimisée : chaque minute compte quand votre équipe a un itinéraire chargé. Avec les enregistrements anticipés et l’embarquement prioritaire, les programmes de voyageur fréquent créent une expérience de voyage d’affaires plus rapide et moins stressante. Pour gagner encore plus de temps, les plateformes de réservation en ligne mémorisent vos numéros de voyageur fréquent pour appliquer automatiquement vos avantages.

Quelques exemples de programmes de voyageur fréquent

Bien que de nombreuses compagnies aériennes délivrent des numéros de voyageur fréquent aux voyageurs de loisirs, voici 2 exemples de programmes de voyageur fréquent spécifiquement pensés pour les besoins des sociétés.

1. Programme On Business

Dédié aux PME, le programme On Business regroupe British Airways, American Airlines, Iberia et Japan Airlines.

Les membres reçoivent un numéro de voyageur fréquent On Business qui leur permet de cumuler des points lors de l’achat de billets de vols d’affaires éligibles auprès de l’une de ces 4 compagnies aériennes. Ceux-ci peuvent ensuite être échangés contre des billets ou des surclassements. Des réductions de 5 % réservées aux membres sur les vols sont également proposées.

Ce système permet souvent un double cumul : les voyageurs gagnent leurs Avios personnels tandis que la société accumule ses points On Business. Pour en bénéficier, il suffit de saisir les 2 numéros de voyageur fréquent, On Business et British Airways Club, lors de la réservation.

2. Qantas Frequent Flyer

Le prochain exemple est celui du programme Business Rewards de Qantas. À l’instar du programme On Business, le programme Business Rewards est spécialement conçu pour les PME, qui reçoivent un numéro de programme de fidélité pour la société leur permettant d’accumuler des points Qantas. Les sociétés économisent jusqu’à 10 % sur les vols Qantas ou de l’alliance Oneworld.

Dans le même temps, les voyageurs et voyageuses d’affaires peuvent s’inscrire au programme d’adhésion Frequent Flyer pour gagner des points et des crédits de statut sur leurs comptes Frequent Flyer individuels. Les sociétés et les voyageurs et voyageuses gagnent ainsi des points sur le même trajet.

Comment les sociétés peuvent-elles gérer au mieux plusieurs comptes de voyageurs fréquents ?

Si vous gérez une équipe qui voyage souvent pour le travail, vous aurez besoin d’une manière organisée de suivre les numéros de voyageur fréquent. Non seulement chaque voyageur d’affaires aura son propre numéro, mais il aura des codes séparés pour chaque compagnie aérienne, et sans un système de suivi dédié, vous pourriez passer à côté de récompenses.

Un bon système de suivi stockera et gérera les éléments suivants :

• Les informations concernant la personne en voyage d’affaires : les coordonnées, les préférences de voyageur fréquent et les offres personnalisées pour chaque compte
• Les soldes de miles : une liste des soldes de miles ou de points, mise à jour en temps réel à mesure des voyages
• Les dates d’expiration : les conditions d’expiration pour chaque programme de récompenses afin que les voyageurs et voyageuses d’affaires puissent utiliser les points avant qu’ils n’expirent

Une manière directe de simplifier ce processus pour votre société est de choisir une compagnie aérienne ou une alliance préférée qui propose un programme de récompenses pour les voyages d’affaires. En utilisant les préférences existantes des voyageurs et voyageuses, créez une politique interne en harmonie avec les compagnies et itinéraires les plus utilisés.

Ensuite, inscrivez-vous au programme de récompenses pour les voyages d’affaires de la compagnie pour recevoir votre numéro de voyageur fréquent de société. Assurez-vous que tous les voyages d’affaires sont réservés en utilisant la même plateforme en ligne, avec les numéros de voyageur fréquent de société saisis pour chaque réservation. Cela aidera également votre société à atteindre le montant de dépense minimum pour progresser à travers les niveaux de récompenses, tout en suivant les points dans un compte centralisé.

Quelques conseils pour maximiser les récompenses de voyageur fréquent

Pour maximiser les récompenses de voyages d’affaires en utilisant votre numéro de voyageur fréquent, envisagez d’implémenter ces stratégies dans votre processus de planification de voyage.

• Volez avec des compagnies partenaires : la meilleure façon de faire fructifier vos points est de voyager avec la compagnie préférée de votre société, mais beaucoup font partie d’alliances qui vous permettent de combiner les miles en volant avec un partenaire. Par exemple, vous pouvez gagner des points Avios que vous voliez avec British Airways, Aer Lingus, American Airlines, Japan Airlines ou d’autres partenaires approuvés.
• Utilisez des cartes de crédit liées aux compagnies aériennes : une autre façon d’accumuler des récompenses est d’utiliser des cartes de crédit de compagnie aérienne pour les frais de déplacement qui font gagner des points à chaque achat. Vous pouvez les lier à votre numéro de voyageur fréquent pour bénéficier de réductions et de surclassements.
• Utilisez vos points pour les itinéraires au meilleur rapport qualité-prix : certaines compagnies récompensent les points pour les miles parcourus, d’autres pour l’argent dépensé, mais les vols de récompense ne sont pas toujours liés à la distance. Considérez le type de voyage d’affaires et ses itinéraires disponibles. Plutôt que de gaspiller des points sur un vol d’affaires court-courrier peu cher pour une réunion, gardez-les pour des itinéraires long-courriers plus coûteux afin d’obtenir le meilleur retour sur investissement.
• Utilisez les points au sol : de nombreux hôtels proposent leurs propres programmes de fidélité, vous permettant de gagner des miles aériens aux côtés de surclassements de chambre d’hôtel. Lors de la comparaison des récompenses, il pourrait aussi être plus avantageux d’utiliser vos points pour des séjours à l’hôtel et des réductions sur la location de voitures d’entreprise. Comparez les tarifs pour trouver les meilleures offres pour votre société.

Centralisez les réservations de vols avec Booking.com for Business

L’utilisation d’une solution tout-en-un gratuite comme Booking.com for Business simplifie la gestion des voyages du début à la fin. Avec un choix de plus de 380 compagnies aériennes, vous pourrez trouver les itinéraires optimaux, aux tarifs qui vous conviennent, lors de la réservation de vols d’affaires. Utilisez simplement notre Outil de création de politique de voyage pour désigner les compagnies aériennes préférées et améliorer la conformité.

Vous pouvez économiser encore plus d’argent sur les déplacements professionnels en vous inscrivant à notre programme de fidélité Genius. Obtenez des réductions exclusives allant jusqu’à 20 % sur les hôtels et les locations de voitures. Les entreprises et les voyageurs et voyageuses pouvant se connecter et gérer leurs vols, vous pourrez maximiser les récompenses Genius, des surclassements de chambre aux petits-déjeuners gratuits.

L’essentiel

Si vous volez fréquemment, il n’y a aucune raison de ne pas vous inscrire aux programmes de fidélité des compagnies aériennes. L’obtention d’un numéro de voyageur fréquent est gratuite. Ce numéro permet de bénéficier d’avantages à chaque réservation, tant individuellement que pour votre société. Cela vous donne également plus d’options quand vous avez besoin de réserver à nouveau des vols en raison d’un changement soudain de plans, et vous aurez accès aux salons pour améliorer la productivité.

Pour tirer le meilleur parti de ces avantages, il est important d’en savoir plus sur les alliances de compagnies aériennes et sur les propositions de chacune d’entre elles. De plus, en associant les numéros de voyageur fréquent à un outil de réservation en ligne pratique, vous serez en mesure d’optimiser les opportunités à l’échelle de la société. En utilisant des solutions de voyage d’affaires comme Booking.com for Business, vous bénéficierez d’une visibilité totale et d’un meilleur contrôle sur toutes les réservations d’équipe, maximisant les économies de vols et les récompenses.