Qu’est-ce qu’un(e) agent(e) des voyages d’affaires ?

Si votre équipe voyage souvent à des fins professionnelles, vous pouvez peut-être envisager de faire appel à un(e) agent(e) de voyages d'affaires.

Les responsables et les agent(e)s sont chargés de tous vos voyages d'affaires, des politiques de voyage et du suivi de vos dépenses. Cependant, les agent(e)s sont généralement des personnes externes.

Qu’est-ce qu’un(e) agent(e) ou une agence de voyages d’affaires ? Quels en sont les avantages et les inconvénients ? Votre entreprise devrait-elle faire appel à leurs services ? Pour en savoir plus, lisez l’article ci-dessous.

Quel est le rôle d’un(e) agent(e) de voyages d'affaires ?

Un(e) consultant(e) en voyages d’affaires peut être embauché(e) en interne ou en externe via une agence. Dans les deux cas, son rôle est de s’informer sur tous les aspects liés aux voyages d'affaires, de la planification aux politiques de voyage et à la gestion des risques.

Les principaux avantages d’embaucher un(e) agent(e) de gestion de voyages sont de mieux contrôler les voyages d’affaires et de pouvoir déléguer la charge organisationnelle. L’agent(e) doit connaître parfaitement votre politique de voyages ou, le cas échéant, aider votre équipe à en élaborer une. Par ailleurs, il/elle doit s’assurer de la préparation du départ et du retour de vos équipes en toute sécurité. Pour cela, il faut prendre en compte les éléments suivants :

• Visas de voyage ;
• Réservations d’hébergements et locations de voitures ;
• Obligation de diligence ;
• Itinéraires de voyage ;
• Frais liés au voyage ;
• Situations d'urgence ;
• Souscription d’une assurance appropriée ;
• Gestion des frais et des dépenses ;
• Réservation ou modification de vols.

Défis liés à la gestion des voyages

Lorsque vous devez gérer un voyage d'affaires, vous ne pouvez pas savoir quand ou si des problèmes pourraient survenir. Les catastrophes naturelles imprévisibles ou une simple erreur de budgétisation du voyage ne sont que quelques exemples de défis qui peuvent survenir à n’importe quel moment.

En matière de voyages d'affaires, les défis les plus courants auxquels les entreprises sont confrontées sont les suivants :

1. Non-respect de la politique de voyage : vérifier que la politique de voyages est bien interprétée et appliquée n’est pas une tâche facile.
2. Dépenses excessives : la gestion du budget est un art que peu de professionnels maîtrisent.
3. Exigences des voyageurs et voyageuses : lors d’un déplacement professionnel, chaque personne a ses exigences. Il peut être très difficile de jongler entre les besoins de chaque personne.

Voici les problèmes les plus courants :

1. Oublier de demander le visa et les documents appropriés : personne ne souhaite rester bloqué à la douane ou arriver à l'aéroport en se rendant compte que tout n’est pas prêt.
2. Ne pas emporter le matériel approprié : oublier un adaptateur multiprises ou du matériel de support pour une présentation peut gâcher tout votre voyage. Vous pouvez éviter ces imprévus en suivant ces conseils utiles pour faire votre valise.
3. Réserver des vols ou des hébergements non adaptés : voyager pour affaires est déjà une expérience stressante en soi, donc réserver un vol plus long que nécessaire ou encore choisir un hébergement bon marché sans Wi-Fi, entre autres, peut finir par coûter plus cher en ressources humaines que financières.
4. Ne pas connaître la destination et ne pas savoir se déplacer sur place : un voyage d'affaires peut vous emmener dans des endroits dont vous ne connaissez pas la culture, les services d'urgence ou la météo et où vous ne savez même pas de quel côté de la route il faut conduire.
5. Prévoir un budget insuffisant : ne pas savoir comment définir un budget pour un voyage d'affaires peut coûter très cher à une entreprise. Avec un budget excessif, les employé(e)s risquent de dépenser sans compter. Au contraire, un budget insuffisant peut entraîner l’insatisfaction des équipes et les rendre réticentes à l’idée de repartir en déplacement professionnel.
6. Méconnaissance des règles concernant la conservation des reçus et les remboursements : avant que vos collègues ne partent en voyage d'affaires, assurez-vous qu'ils connaissent leurs droits et obligations. Rendre votre politique de voyages accessible à tous et à toutes ou encore demander souvent des retours sur le déroulement du voyage sont quelques-uns des astuces qui garantiront la satisfaction des équipes.
7. Manque de retours suite au déplacement professionnel : vous devez constamment améliorer votre politique de voyages et l’expérience de voyage d’affaires de vos collègues.

Avantages et inconvénients d’un(e) agent(e) ou une agence de voyages d'affaires

Les agences de voyages spécialisées dans les déplacements professionnels constituent une excellente solution pour votre entreprise, surtout si vos collaborateurs partent régulièrement en déplacement professionnel. En voici les principaux avantages :

• Déléguer à un(e) spécialiste la gestion des problématiques liées aux services de réservation de voyages d'affaires ;
• Maîtriser le sujet des voyages d'affaires et aborder tous les problèmes importants sans exception ;
• Disposer d’une équipe de consultant(e)s en voyages d'affaires à votre écoute, que vous pouvez appeler en cas d'urgence.

Cependant, il peut y avoir aussi quelques inconvénients :

• Tarifs élevés et frais cachés liés à l'agence de voyages d'affaires ;
• Une connaissance superficielle de votre politique de voyage et des règles de votre entreprise ;
• Manque de contrôle sur les décisions finales.

Recrutement d’un(e) responsable des voyages interne

Comme vous pouvez le constater, tous les inconvénients découlent de l’externalisation du service. En effet, opter pour un(e) agent(e) de voyages interne pourrait être la meilleure solution, surtout pour les petites entreprises.

Recruter un(e) responsable des voyages interne pourrait être la solution idéale étant donné que cela engendre des coûts largement moindres, sans compter le fait que vous pouvez vous reposer sur une personne qui maîtrise votre politique de voyage.

Grâce à l’outil Booking.com for Business, vous pouvez organiser des voyages d'affaires et vous assurer que tous les aspects se déroulent comme prévu, en un seul endroit. Cet outil gratuit peut aider vos équipes à se libérer des soucis liés au voyage et à se concentrer simplement sur leur mission.

Quelle que soit la taille de votre entreprise ou vos ambitions, votre société et vos équipes méritent ce qu’il y a de mieux. Prenez leurs besoins de voyage en considération et garantissez le bon déroulement de leur déplacement professionnel en vous assurant que tous les aspects sont pris en charge et couverts. Que vous optiez pour un(e) responsable des voyages interne, un(e) agent(e) de voyages d'affaires externe ou un outil en libre-service, assurez-vous de prendre en compte tous les avantages et inconvénients pour votre entreprise.