Réunions en personne ou virtuelles : quelle est la meilleure option pour vous ?

Au cours des dernières années, la notion de réunion de travail a évolué. Aujourd’hui, avec la possibilité de travailler à distance ou de manière hybride, les réunions virtuelles semblent s’imposer. Bien que l’on pense souvent que ces réunions en ligne soient moins productives que les réunions en présentiel, la réalité est bien plus complexe que cela.

Les réunions en personne

Les réunions présentielles exigent que les participant(e)s se retrouvent physiquement au même endroit, que ce soit au bureau, dans un lieu extérieur ou, comme c’est souvent le cas, dans une ville ou un pays différent.

Pour de nombreuses sociétés, les réunions en personne sont le motif principal des voyages d’affaires. Les personnes participant à ces réunions soutiennent qu’elles offrent les avantages suivants :

• Une productivité et un engagement accrus, car certain(e)s employé(e)s se sentent plus à même de s’exprimer en personne.
• Une connexion humaine et une meilleure compréhension, grâce au contact visuel et au langage corporel.
• Une interaction en face à face, qui favorise des conversations plus fluides et plus directes.

D’un autre côté, les réunions en personne présentent quelques inconvénients :

• Temps et dépenses : la logistique liée à ce type de réunions peut exiger beaucoup de temps et d’argent, en particulier si les réunions ont lieu à l’étranger ou dans un lieu extérieur.
• Efficacité : les réunions en personne sont plus susceptibles de dévier et de se prolonger plus que prévu. En effet, le simple fait de se réunir avec des collègues peut être perçu comme une forme de socialisation, ce qui donne lieu à des conversations qui s’éloignent du thème, à des questions hors sujet et à des discussions sans rapport avec les activités professionnelles.
• Impact environnemental : les réunions en face à face augmentent l’empreinte carbone de l’entreprise, en particulier lorsqu’elles impliquent d’organiser un voyage d’affaires à l’étranger.
• Moins de flexibilité : si les membres du personnel doivent se déplacer pour se rendre au bureau, cela réduit la flexibilité de leur vie professionnelle.

Les réunions virtuelles

Les réunions en ligne vous connectent à des collègues situés dans des lieux différents, grâce à des appareils et des logiciels connectés à Internet, devenus des éléments essentiels de la vie professionnelle au quotidien.

Les principaux avantages des réunions virtuelles sont les suivants :

• Accessibilité : elles s’adaptent à un large éventail de styles de communication.
• Flexibilité : elles relient différents fuseaux horaires et permettent de trouver plus facilement un équilibre sain entre la vie professionnelle et la vie privée.
• Temps et efficacité : elles permettent aux membres du personnel d’éviter les déplacements au bureau et de bénéficier d’un emploi du temps plus souple pouvant abriter des activités telles que des cours de sport pendant la pause déjeuner. Elles sont généralement plus courtes et plus succinctes et peuvent être enregistrées pour être consultées ultérieurement.
• Rentabilité : elles limitent les coûts liés aux déplacements des membres du personnel, aux rafraîchissements et aux lieux de réunion.

Toutefois, les réunions virtuelles présentent certains inconvénients :

• Problèmes techniques : nous avons tous connu l’écran figé ou le fait de parler alors que le micro est désactivé. La réussite des réunions virtuelles dépend d’une connectivité Internet et d’une technologie satisfaisantes. Des problèmes de ce type risquent d’entraver la discussion et d’être frustrants pour les employeurs tout comme pour les membres du personnel.
• Réponses différées : sans interaction humaine en face à face, il peut être difficile d’éviter les coupures ou les interventions simultanées, ce qui peut rendre la résolution de problèmes et la collaboration un peu plus complexes.
• Interactions limitées : les réunions virtuelles limitent également la création de liens entre les membres du personnel. En effet, il peut être difficile d’apprendre à vraiment connaître quelqu’un et d’interagir naturellement à travers un écran.

Quelles sont les principales différences entre les réunions en présentiel et les réunions virtuelles ?

Les principales différences résident dans les coûts, l’efficacité et le contact humain. Les réunions virtuelles sont généralement plus inclusives et laissent la place à toutes sortes de communicant(e)s. Elles sont également plus efficaces sur le plan professionnel, car elles permettent de limiter les conversations superflues tout en réduisant les déplacements et les coûts.

Cependant, le manque d’interaction humaine dans un espace virtuel constitue une autre différence majeure. Nombreuses sont les personnes qui affirment que se réunir régulièrement entre collègues est important pour la culture d’entreprise et pour créer des liens.

Les réunions en personne sont-elles plus efficaces ?

La réponse à cette question dépend des besoins de votre équipe et de votre entreprise.

Styles de communication

Si les membres de votre équipe sont plutôt introvertis, les réunions virtuelles peuvent leur sembler un espace plus sûr pour s’exprimer, plutôt que de se retrouver au centre de l’attention dans une grande salle de réunion. Si les membres du personnel sont plus extravertis, les réunions en personne peuvent mieux convenir à leur style de communication.

Les réunions en personne peuvent également être préférables en termes d’engagement, bien que les réunions virtuelles soient souvent plus efficaces en termes de transmission et de traitement des informations. Certains membres du personnel peuvent avoir du mal à rester concentrés sans les échanges et les questions-réponses faisant partie intégrante d’une réunion en personne.

Esprit d’équipe

Si votre travail exige que les membres de votre équipe nouent des liens, les réunions en personne peuvent s’avérer cruciales. Il peut être difficile de tisser des liens avec un nouveau membre de l’équipe dans un environnement virtuel avec les décalages et les problèmes techniques qui interrompent parfois le fil de la conversation. Toutefois, si les relations au sein de votre équipe sont déjà établies, le virtuel peut alors mieux fonctionner.

Concentration

Tout le monde possède ses propres tactiques de procrastination ou de distraction. Pour certaines personnes, il peut s’agir de faire des achats en ligne ou de naviguer sur Internet. Pour d’autres, il peut s’agir de gribouiller ou de rêvasser en regardant par la fenêtre du bureau. Là encore, tout dépend du type de travail effectué par votre équipe et de la manière dont vos employé(e)s préfèrent travailler.

Certains types de personnes ont tendance à perdre le fil lorsqu’une discussion part dans tous les sens, avec des questions qui surgissent et s’éloignent du sujet de la conversation. Ou encore, il leur est difficile de travailler dans un bureau où les questions et les bavardages interrompent sans cesse le flux de travail. En revanche, d’autres personnes se laissent plus facilement distraire par des animaux de compagnie ou la sonnette de la porte et préfèrent être présentes dans une salle de réunion.

Il est important de tenir compte de tous ces facteurs afin de déterminer le style de réunion qui convient le mieux à votre équipe.

Aspects pratiques

Si les déplacements et la réservation d’une salle de réunion dans un bureau très fréquenté représentent plus une contrainte qu’un avantage pour les membres du personnel, les réunions virtuelles constituent la meilleure solution. Mais s’il est plus facile et préférable de se réunir entre collègues au bureau, les réunions en personne constituent une excellente option. Afin de choisir entre les réunions en personne et les réunions virtuelles, votre équipe doit d’abord déterminer si le bureau dispose des installations adéquates et si les membres du personnel habitent à proximité des locaux ou non.

Collaboration

Les réunions en personne favorisent automatiquement une communication, une collaboration et un engagement plus spontanés. Si vos réunions sont axées sur le brainstorming, par exemple, les réunions en face à face peuvent être bénéfiques pour l’échange d’idées et le flux de discussions créatives. Les membres sont ainsi en mesure de fournir un retour instantané.

En revanche, si la réunion est axée sur une présentation qui ne nécessite pas de participation, le virtuel est alors plus efficace. Décider de se réunir en personne ou en ligne en fonction du contenu de la réunion est un excellent moyen d’améliorer l’efficacité globale.

Comment choisir entre les réunions en personne et les réunions virtuelles ?

Pour décider du type de réunion qui vous convient le mieux, il est important de prendre en compte les objectifs de votre équipe et de votre entreprise. Les questions importantes à poser sont :

1. Votre équipe doit-t-elle faire un brainstorming ou simplement transmettre des informations sur l’entreprise ?
2. Quelles sont les préférences de votre équipe en termes de style de communication ?
3. Quelles sont les répercussions environnementales d’un déplacement au bureau ou à l’étranger pour une réunion en personne ?
4. Les membres de votre équipe valorisent-ils la flexibilité et le gain de temps apportés par les réunions virtuelles et préfèrent-ils opter pour le travail à distance plutôt qu’en personne ?
5. Les réunions en personne prennent-elles tellement de temps en général que les membres du personnel ont du mal à mener à bien leur travail avec ces interruptions ?

Ce ne sont là que quelques-unes des questions à se poser avant de choisir entre les réunions en personne et les réunions virtuelles. Les deux options présentent des inconvénients, mais une fois que vous aurez pris en compte les besoins spécifiques de votre entreprise et de votre équipe, vous serez en mesure de prendre une décision éclairée.

Comment planifier facilement des réunions virtuelles ?

Booking.com for Business peut vous aider à rassembler vos équipes (si elles se situent dans des bureaux différents) et à aller à la rencontre de votre clientèle. En tant que plateforme gratuite de voyages d’affaires, Booking.com for Business est là pour vous aider à organiser votre voyage d’affaires de A à Z, tout en s’assurant que votre politique de voyage est appliquée, que les budgets sont respectés et que les équipes en déplacement professionnel sont satisfaites.