Travailler en voyageant : les 10 meilleurs conseils pour travailler à distance

Travailler tout en voyageant est un élément incontournable de tout déplacement professionnel (et un avantage majeur de la révolution numérique). En effet, il est essentiel de garder le lien avec clients et collègues pendant que vous voyagez. Pour les entreprises, les déplacements favorisent la connexion humaine, très importante. Néanmoins, les voyages et le travail à distance apportent également leur lot de difficultés, notamment en termes de productivité.

La vérité ? Passer d’un fuseau horaire à l’autre peut être fatigant et stressant. Cela entraîne des difficultés de concentration, donc une perte de productivité qui génère encore plus de stress. Que vous ayez l’habitude de voyager ou que vous fassiez partie des nomades numériques, nos conseils pour travailler à distance pourraient vous aider à garder le cap.

Les difficultés des voyages et du travail à distance

Les déplacements professionnels sont une porte ouverte vers de nouvelles possibilités. Mais s’ils sont trop fréquents, ils peuvent nuire à votre santé. Et tout commence dans les airs. Des voyages réguliers en avion peuvent entraîner des effets secondaires indésirables tels que la déshydratation, la fatigue et le décalage horaire, sans parler de l’exposition aux virus portés par les autres passagers.

Selon une enquête de YouGov et NexTravel, plus de 20 % des personnes qui voyagent pour affaires déclarent que cela a un impact négatif sur leur santé mentale, notamment en provoquant du stress. Pourquoi ? Sommeil perturbé, dépenses imprévues et impact sur la productivité au travail sont autant de facteurs évoqués par les personnes interrogées.

D’un autre côté, Booking.com for Business a mené une enquête qui a démontré qu’il existe de nombreux avantages aux déplacements professionnels, y compris en matière de santé mentale et physique. Il est donc essentiel de comprendre les effets des voyages d’affaires sur le bien-être physique, et de prendre des mesures proactives pour s’assurer que les avantages de ces déplacements continuent de dépasser leurs inconvénients.

C’est pour cette raison que la question de la productivité doit être pensée avant même le voyage. Il peut être difficile de maintenir sa productivité lorsque l’on souffre du décalage horaire et que l’on doit faire face à des imprévus tels qu’une absence de connexion Wi-Fi ou des bagages perdus. Certaines personnes peuvent également se sentir mal à l’aise à l’idée de voyager avec des collègues qu’elles ne connaissent pas.

Pour optimiser le temps de travail lors des déplacements, il est important d’anticiper ces éléments afin de réduire l’anxiété liée au voyage.

Pourquoi les voyages d’affaires sont-ils fatigants ?

Vous est-il déjà arrivé d’avoir besoin de vacances en revenant d’un déplacement professionnel ? Votre cas n’est pas isolé ! Depuis le COVID-19, de nouvelles règles et réglementations s’appliquent aux voyages, ce qui ajoute encore à la charge mentale liée au voyage.

Sans parler du décalage horaire et de l’injonction à rentabiliser vos déplacements, de la perturbation de vos habitudes sportives ou encore des difficultés à manger de façon équilibrée.

Tout le monde n’a pas ce ressenti, bien sûr. De nombreuses personnes apprécient ces occasions de se développer sur le plan personnel, tout comme le changement de routine qu’offrent les voyages professionnels. Quel que soit votre point de vue sur la question, votre productivité sera indéniablement affectée par ces déplacements.

Comment maximiser votre productivité lorsque vous voyagez ?

Peu importe votre destination : le secret pour être efficace à distance, c’est d’anticiper.

Commencez par vous renseigner sur la région dans laquelle vous vous rendez. En étudiant les quartiers de votre hôtel, du centre de conférence ou de vos lieux de rendez-vous, vous ne perdrez pas de temps à rechercher des itinéraires une fois sur place.

Au-delà de l’organisation des trajets, vous pouvez maximiser votre productivité en élaborant un emploi du temps quotidien, sous la forme qui vous convient le mieux. Élaborez une liste de tâches prioritaires et associez-la à un calendrier interactif pour garder la main sur vos projets les plus importants. S’il est possible de travailler pendant un vol, il peut être intéressant de banaliser les journées dédiées aux trajets, afin de vous sentir en forme et disponible mentalement lors de votre arrivée.  

Voyager de façon productive : nos 10 meilleurs conseils

Concilier travail et voyage n’est pas toujours facile, mais avec de l’organisation, de l’anticipation et quelques bonnes astuces, vous saurez y arriver ! Voici nos 10 conseils pour être efficace lorsque vous travaillez à distance.

Se concentrer quand on travaille à distance

Vous avez changé de fuseau horaire, et vous avez du mal à vous concentrer ? Voici quelques conseils pour booster votre concentration grâce à un mental sain et productif.

1. Faites une « to-do list ». Le décalage horaire peut embrumer l’esprit. Élaborer une liste de vos tâches à traiter peut vous aider à ne rien oublier. En réalité, réussir à se concentrer sur son travail tient en grande partie à l’organisation. C’est ce qui permet de ne pas passer à côté de tâches importantes, qu’elles soient en lien avec vos missions ou avec votre déplacement du moment. Vous pouvez tout simplement créer une liste dans le bloc-notes de votre téléphone portable ou utiliser l’une des nombreuses applis disponibles, comme Google Tasks ou Microsoft To Do. Si vous sentez que la fatigue mentale vous gagne, vous n’aurez qu’à consulter votre liste pour vous concentrer sur l’essentiel.
2. Prévoyez des temps de repos dans votre emploi du temps. Si vous vous demandez comment améliorer votre concentration lors d’un voyage d’affaires, la meilleure solution est généralement de vous reposer. Les programmes des déplacements professionnels sont souvent chargés en réunions et en événements, et vous pouvez ressentir une forme d’injonction à tirer parti de chaque instant. Mais vous ne pourrez pas être efficace si vous êtes dans un état de fatigue avancée, donc aménagez des temps de repos dans votre agenda. Dès que vous le pouvez, prenez le temps de vous détendre, que ça soit dans le salon de l’aéroport ou pendant la pause déjeuner, entre deux rendez-vous. Vous n’avez pas le temps de faire la sieste ? Un tour du pâté de maisons à pied peut aussi vous revigorer.
3. Définissez une routine et adoptez le chrono-travail. Lors des voyages d’affaires, il peut être facile de tomber dans le piège des couchers tardifs et des repas pris en décalé. Avec le temps, cela peut créer un sentiment de mal-être et de confusion. À quoi ressemble votre routine quotidienne ? Vous suivez des rituels ? Vous avez l’habitude de faire une séance de yoga chez vous au réveil, avant de vous faire un café et de consulter vos e-mails ? Alors essayez de reproduire cette routine lorsque vous voyagez pour le travail, afin de rester en phase avec vos habitudes. Le travail à distance présente un avantage majeur : il vous permet d’adapter votre emploi du temps à votre rythme naturel. Certaines personnes parviennent davantage à se concentrer le matin, d’autres sont au maximum de leur créativité le soir. Profitez de la liberté que vous offrent vos déplacements pour essayer le chrono-travail, ou d’organiser votre journée de travail selon votre horloge biologique.

Travailler pendant un vol

La meilleure chose à faire pendant un vol long-courrier de nuit, c’est de dormir. Mais si vous avez quelques heures de libre, vous pouvez utiliser ces temps morts à votre avantage. Avec des avions équipés d’une connexion Wi-Fi et de prises électriques, il n’a jamais été aussi simple de travailler depuis les airs.

1. Payez le supplément pour la connexion Wi-Fi. Si vous voyagez en classe affaires, vous aurez toujours accès à une connexion Wi-Fi. En classe économique, il est généralement possible de payer pour l’avoir. Cela peut valoir la peine de payer le supplément si vous comptez passer votre vol à discuter de vos projets en cours avec vos collègues via Slack, à organiser votre trajet vers votre premier rendez-vous de la journée ou à répondre à des e-mails. Vous gagnez ainsi du temps avant l’atterrissage. Il est cependant très important de faire attention à la sécurité quand vous utilisez une connexion Wi-Fi publique. Ne communiquez pas de détails sur votre société ni d’informations financières sensibles si le réseau que vous utilisez n’est pas sécurisé.
2. Chargez vos appareils. Vous pouvez également profiter du temps de vol pour charger vos appareils. Vous trouverez généralement des prises de courant près de votre siège, mais vous pouvez également investir dans des accessoires comme une batterie externe au cas où ça ne serait pas le cas. Les casques ou écouteurs antibruit sont également très utiles pour vous aider à vous concentrer pendant les vols.

Travailler depuis l’hôtel

Même si votre programme est très chargé, vous passerez certainement un peu de temps dans votre chambre d’hôtel. Préparez-vous comme il se doit afin d’optimiser votre productivité lorsque vous travaillez à l’hôtel.

1. Organisez votre espace de travail. Que vous ayez une chambre individuelle ou que vous partagiez une chambre avec un(e collègue), il est important de réserver un hébergement avec un espace de travail adapté. Vous pouvez aussi tirer parti du centre d’affaires ou du hall de l’hôtel, qui peuvent constituer des espaces de travail supplémentaires. S’il n’existe aucun espace de travail de travail dédié, mais que vous devez travailler depuis l’hôtel, n’hésitez pas à le créer vous-même. Déplacez les meubles pour aménager un espace de travail, et n’hésitez pas à demander des lampes supplémentaires si besoin.
2. Utilisez les installations sportives Le centre d’affaires est un atout majeur pour travailler depuis l’hôtel, mais n’oubliez pas les autres équipements à votre disposition. Prenez soin de votre santé physique et mentale en utilisant la piscine, le sauna ou encore la salle de sport. En effet, une séance de sport pourrait bien être l’antidote au décalage horaire ou au stress.

Être efficace en travaillant à distance

Les astuces de productivité qui fonctionnent lorsque vous êtes au bureau sont aussi valables lors de vos déplacements, avec quelques petits ajustements.

1. Voyagez malin grâce aux applis de productivité Les itinéraires papier ne sont plus d’actualité. Aujourd’hui, ce sont les « to-do lists », bloc-notes et notifications numériques qui permettent de gagner du temps et de respecter votre emploi du temps. D’autres outils peuvent vous aider à gagner en productivité lors de vos déplacements, comme les applis de géolocalisation, les localisateurs de Wi-Fi, les applis de gestion des voyages, les traducteurs automatiques et les solutions de suivi des dépenses. Les applis basées sur le cloud, telles que Google Workspace ou Microsoft Office 365, facilitent le travail à distance en vous permettant d’accéder à vos fichiers où que vous soyez, et même de collaborer en temps réel avec vos collègues qui se trouvent au bureau.
2. Anticipez les perturbations. Les bagages perdus et les vols annulés comptent parmi les principales sources de stress lors d’un voyage. Mais en anticipant, vous pouvez réduire ce stress au maximum. Gardez vos indispensables avec vous : clés, médicaments et appareils électroniques doivent aller dans votre bagage cabine, ainsi que des vêtements propres et des articles de toilette. Cela vous sera utile si vous vous trouvez bloqué(e) quelque part. Assurez-vous d’avoir tout de même une version papier de votre itinéraire, et utilisez une plateforme de réservation de voyage proposant un service d’assistance intégré.
3. Posez des limites. Notre dernier conseil est de poser des limites avant votre départ. Partagez votre emploi du temps avec vos collègues, pour que tout le monde sache quand vous voyagez et ne s’attende pas à ce que vous terminiez des projets à ce moment-là. Activez les réponses automatiques aux e-mails et enregistrez un message sur votre répondeur pour que vos interlocuteurs sachent que vous êtes en déplacement. Si nécessaire, indiquez le nom d’une personne à contacter en votre absence. Ainsi, quand vous arriverez à l’aéroport, vous pourrez pleinement tirer parti de votre journée de voyage pour être efficace, mais sans stress.

La productivité et la méthode « 1-3-5 »

La méthode « 1-3-5 » est une astuce très utile pour gagner en productivité quand on n’est pas au bureau. Elle consiste à séparer vos tâches quotidiennes en 3 catégories comprenant 1 tâche prioritaire, 3 tâches moyennement importantes ou moins urgentes et 5 tâches mineures. Vous ne devez entamer aucune nouvelle tâche tant que vous n’avez pas terminé ces 9 tâches. En listant clairement vos objectifs, vous pourrez traiter tout ce qui se trouve sur votre liste « 1-3-5 » en une journée et gérer plus facilement votre temps.

L’astuce ultime en termes de productivité ?

Cela va peut-être vous sembler paradoxal, mais l’astuce ultime pour gagner en productivité, c’est d’en faire moins ! Savoir dire non à des projets ou tâches qui vous feront perdre du temps est l’un des meilleurs moyens d’avancer.

Avant d’organiser une réunion, demandez-vous si elle est vraiment nécessaire. Ou ce temps pourrait-il être mieux utilisé ? Lors d’un voyage d’affaires, il peut être tentant d’accepter toutes les propositions. Mais cela peut aboutir à une accumulation de choses à faire et même conduire à l’épuisement professionnel. Vous pouvez acceptez des propositions, mais de façon consciente et raisonnable.

Tirer le meilleur parti d’un voyage d’affaires

Quand il s’agit de tisser des liens et de saisir des opportunités, rien ne vaut les rencontres en chair et en os. Pour travailler au mieux lors de vos déplacements, identifiez les tâches prioritaires, profitez des moments de calme et respectez votre routine de sommeil et d’activité habituelle.

En utilisant une plateforme de gestion des voyages d’affaires telle que Booking.com for Business, les responsables des voyages et les collaborateurs peuvent également s’épargner une bonne dose de stress. Gagnez du temps sur le processus de réservation en gérant les vols, les hôtels et les locations de voitures depuis une seule plateforme, tout en sauvegardant les itinéraires de vos équipes au même endroit. Cela signifie aussi qu’en cas de retard ou d’annulation, l’entreprise peut facilement localiser chaque personne et modifier les réservations à distance si besoin, ce qui réduit le stress pour les personnes concernées.