Gagnez en productivité et en efficacité en utilisant l’IA pour organiser vos voyages d’affaires. Découvrez les meilleurs outils.
Votre entreprise utilise-t-elle déjà l’IA pour planifier des voyages ? D’ici 2030, 70 % des entreprises devraient avoir recours à cette technologie, d’une manière ou d’une autre. L’intelligence artificielle et l’apprentissage automatique sont devenus indispensables dans le monde de la finance et de la tech, mais l’IA se révèle également utile pour préparer les voyages d’affaires et assurer la conformité aux politiques. Ainsi, les personnes en charge de la préparation de ces voyages peuvent bénéficier d’avantages concrets, comme les mises à jour des plannings en temps réel et les suggestions de réservation sur mesure.
En matière d’IA, le champ des possibles est vaste. Réduire la barrière de la langue avec les outils de traduction, optimiser les itinéraires en utilisant un outil de planification, réduire le coût des billets d’avion avec un système de réservation de vol, etc. Dans cet article, nous allons détailler les avantages potentiels de l’IA dans le secteur du voyage, tout en mettant en avant les meilleures technologies pour les voyages d’affaires disponibles à l’heure actuelle.
Souvent, les voyages dans le cadre professionnel demandent beaucoup de recherches, que ce soit pour l’hébergement ou pour les activités sur place. Utiliser l’IA pour organiser des voyages permet de gagner du temps : les algorithmes brassent de grandes quantités de données pour proposer des recommandations personnalisées. Ces outils prennent en compte les préférences des voyageurs et voyageuses, leurs voyages précédents et leur historique de navigation pour leur proposer les meilleures options, optimisant ainsi le processus de préparation. Ils vérifient également les différents itinéraires pour assurer leur conformité avec la politique de voyage de l’entreprise, ce qui rationalise le processus d’approbation.
Les outils basés sur l’IA formulent des suggestions personnalisées afin de vous aider à créer un itinéraire. Il est ainsi possible de réduire les coûts et d’améliorer la communication :
Pour les réservations, les outils d’analyse prédictive trouvent les meilleurs tarifs en exploitant des modèles dynamiques et en examinant l’historique des prix.
L’IA travaille en arrière-plan en exploitant des données pour gagner en précision. Cet outil performant permet de gagner du temps sur de nombreuses tâches lors des déplacements professionnels, notamment la gestion des dépenses. Noter et catégoriser le moindre euro dépensé est une tâche rébarbative lorsqu’elle est faite manuellement, que ce soit pendant ou après chaque voyage. De plus, elle implique de conserver tous les reçus. Résultat : d’après une [page=3180]étude menée par Booking.com for Business, près de la moitié des personnes concernées se sont déclarées intéressées par les outils de gestion des dépenses basés sur l’IA.
Rationalisez et simplifiez l’organisation, la budgétisation et la conformité de vos déplacements professionnels avec ces solutions technologiques.
Il existe de nombreux outils de planification basés sur l’IA pour vous aider à optimiser votre itinéraire. Mindtrip prend en compte les préférences, la tranche d’âge et le budget des voyageurs et voyageuses. Une fois les informations saisies pour l’ensemble des personnes participant au voyage d’affaires, l’application crée un itinéraire à suivre jour après jour. Une carte est même créée, si bien que vous pouvez vous rendre compte des distances entre chaque destination et définir un programme réaliste. En parallèle, les outils de gestion budgétaire vous simplifient la vie.
Cet outil est particulièrement indiqué pour les voyages en groupe et pour collaborer, étant donné que les itinéraires sont partageables. Lorsque vous planifiez un voyage en équipe pour faire une présentation, participer à un salon professionnel ou assister à une conférence, chaque personne peut accéder à l’itinéraire. Il est également possible d'apporter des modifications dynamiques en temps réel, de sorte que toutes les personnes participantes reçoivent les nouvelles informations.
La gestion des déplacements professionnels implique souvent une dimension d’organisation d’événements, que ce soit pour faire une présentation à des partenaires internationaux ou pour trouver un espace agréable où partager un moment de convivialité entre collègues. Groupize est une solution spécialisée dans la gestion des réunions pour les petites entreprises. Sa nouvelle offre destinée aux professionnels exploite l’IA pour obtenir davantage d’informations sur les lieux proposés. Disponible sur la plateforme, le service de conciergerie par IA répond de façon rapide et précise aux questions des utilisateurs.
Lors de la préparation d’un déplacement professionnel, il est essentiel d’avoir à disposition des informations à jour sur les lieux potentiels, afin d’intégrer efficacement les réunions dans l’itinéraire de chaque personne participante.
Lors des déplacements professionnels, les collaborateurs doivent conserver et transmettre leurs reçus afin de justifier leurs dépenses. Avec des outils automatisés par IA, comme Expensify, il leur est possible de gagner du temps tout en évitant les erreurs humaines qui peuvent provoquer des retards de paiement. Avec cette technologie d’audit basée sur l’IA, de grandes quantités de données sont mobilisées pour valider chaque transaction et assurer la conformité comptable.
Les personnes responsables du suivi peuvent surveiller les dépenses professionnelles à distance, à mesure que les employé(e)s prennent des photos de chaque reçu pour les transmettre. Grâce à sa technologie SmartScan, Expensify collecte automatiquement les données et les ajoute rapidement et efficacement aux rapports de dépenses. Cette solution peut également être intégrée à Booking.com for Business via Traxo, dans le but de charger automatiquement les reçus lors des déplacements professionnels.
Supprimez la barrière de la langue lors de vos déplacements professionnels en tirant parti d’outils de traduction par IA comme DeepL. Plus de 100 000 entreprises et institutions officielles utilisent déjà l’IA linguistique de DeepL, entraînée selon un processus conforme aux dernières avancées en matière d’apprentissage automatique. Les traductions fournies par DeepL sont jusqu’à 3 fois plus précises que celles des autres applications. Ainsi, vos équipes pourront mieux communiquer avec leurs collègues et clients à l’international.
L’outil vocal de DeepL est particulièrement utile sur le terrain, car il permet aux employé(e)s de traduire une conversation en temps réel. Grâce à cette technologie avancée basée sur l’IA, il suffit de télécharger l’application iOS ou Android sur chaque appareil avant de se lancer dans une discussion dans une langue étrangère.
Même lorsque la politique de voyage de l’entreprise est exhaustive et rédigée avec soin, les employé(e)s appelés à partir en déplacement peuvent faire des erreurs, ce qui provoque des problèmes de conformité et des retards administratifs. Pour faire face à ces difficultés, les spécialistes des voyages d’affaires d’Altour ont récemment lancé un nouvel outil basé sur l’IA : AI Transform. Il donne aux responsables des voyages la possibilité de créer et charger du contenu vidéo personnalisé à l’aide d’avatars réalistes générés par IA afin d’encourager les employé(e)s à respecter la politique de l’entreprise.
La plateforme propose aux collaborateurs susceptibles de partir en déplacement professionnel des vidéos de formation très spécifiques afin de favoriser l’engagement et la rétention, ainsi qu’une assistance personnalisée. Ainsi, les demandes de déplacement ont plus de chances d’être approuvées du premier coup, ce qui réduit le temps passé par les équipes sur ces tâches et simplifie leur travail.
Avec l’IA, les nombreuses solutions technologiques proposées aujourd’hui peuvent intervenir sur tous les aspects de la préparation des voyages. Que vous utilisiez ChatGPT ou un outil de planification par IA dédié, commencez par indiquer la destination de votre équipe, le budget alloué et les objectifs du déplacement. L’outil proposera alors un itinéraire adapté à toutes les personnes participantes, avec des recommandations d’activités et des suggestions de réservation. Cet itinéraire se fonde sur une analyse en temps réel des données sur les voyageurs, mais aussi sur les prix et les places d’hébergement disponibles.
H3 : Existe-t-il un outil basé sur l’IA qui permet de créer un itinéraire de voyage ?
Oui, certains outils d’IA peuvent se charger de la préparation d’un itinéraire de voyage. Les meilleurs formulent même des suggestions basées sur les préférences et l’historique de navigation de votre équipe. Les plateformes dédiées aux voyages d’affaires, comme Booking.com for Business, proposent des options de réservation personnalisées qui s’adaptent à la politique de voyage de l’entreprise. Ainsi, la planification est optimisée tout en assurant la conformité.
Oui, la traduction est l’un des cas d’utilisation les plus répandus de l’IA dans le contexte des voyages d’affaires. En plus de DeepL, que nous avons mentionné plus tôt et qui est adapté aux professionnels, les meilleurs outils de traduction par IA pour les entreprises sont notamment Google Traduction et Microsoft Translator.
Google traduit dans plus de 100 langues en temps réel grâce à une technologie de reconnaissance vocale améliorée par l’IA. Si votre équipe utilise déjà l’écosystème Microsoft, alors Microsoft Translator peut être le meilleur choix, étant donné que les intégrations existent déjà. Il propose également une fonctionnalité de traduction hors ligne, ce qui se révèle pratique lorsque les utilisateurs passent par des zones blanches au cours de leur voyage.
Les chatbots sont souvent utilisés par les plateformes de gestion des voyages comme Booking.com for Business. Ils exploitent une technologie d’apprentissage automatique pour fournir en temps réel des réponses basées sur des données aux questions des utilisateurs. Le chatbot analyse de grandes quantités de données pour formuler des recommandations personnalisées et pertinentes à moindre coût.
Par exemple, un chatbot adapté au secteur du voyage peut vérifier le statut d’un vol et proposer des alternatives en cas d’annulation. Ainsi, les utilisateurs peuvent adapter l’itinéraire de leur équipe et éviter des retards coûteux.
Dans le secteur du voyage, les outils d’IA s’améliorent de jour en jour, mais l’intervention humaine est encore nécessaire pour gérer certains détails. Si vous utilisez un assistant virtuel de ce type pour organiser un voyage d’affaires, vous obtiendrez de meilleurs résultats en étant aussi précis que possible dans votre demande.
Prenons ces 2 exemples :
A : J’ai besoin d’un espace de réunion à Berlin.
B : Propose-moi un espace de réunion à Berlin pour un événement qui réunira des acteurs du secteur du tourisme. Il y aura 300 participants et des présentations multimédias se succéderont tout au long de la journée, avant un cocktail en soirée.
Avec la deuxième option, l’IA de planification de voyage dispose de toutes les informations nécessaires pour parcourir les résultats de recherche d’espace de réunion à Berlin. Plus une IA reçoit des informations détaillées, plus sa réponse sera pertinente.
Les solutions de gestion des voyages d’affaires utilisent de plus en plus l’IA pour optimiser les outils d’organisation. Toutefois, avant de se reposer entièrement sur cette technologie pour planifier des voyages au sein de votre entreprise, il convient de se pencher sur quelques facteurs clés.
Pour les responsables des voyages, il est essentiel de toujours vérifier les itinéraires générés par IA avant de passer aux réservations.
L’IA a un impact significatif sur l’organisation des déplacements professionnels. En utilisant des outils intelligents basés sur l’apprentissage automatique et les analyses prédictives, vous pouvez optimiser la logistique de chaque voyage d’affaires et vous libérer du temps pour vous concentrer sur les détails qui font la différence.
En matière de gestion des dépenses, l’IA a également toute sa place aux côtés des applications de planification des voyages et des solutions de gestion des déplacements professionnels. Avec Booking.com for Business, les responsables des voyages au sein des entreprises reçoivent des recommandations sur une plateforme aussi pratique qu’intuitive. Vous pouvez réserver des vols, des voitures de location et des hébergements depuis une page d’accueil tout-en-un, tout en bénéficiant de tarifs Business exclusifs.
Comprendre la nouvelle ère des voyages d'affaires grâce aux avancées technologiques dans ce domaine
