Frais de bagage, d’itinérance, etc. : découvrez comment éviter ces frais courants, mais souvent oubliés dans un budget de voyage d’affaires.
Si vos dépenses réelles liées aux déplacements professionnels ne correspondent pas au budget que vous aviez prévu, cherchez du côté des coûts cachés. Par exemple, un retard en avion peut obliger votre équipe à décaler une réunion, prolongeant ainsi un séjour sans que cette dépense supplémentaire soit prévue dans le budget initial. Les frais de bagage, de service d’hôtel ou encore d’itinérance à l’international sont autant de dépenses imprévues qui peuvent faire exploser un budget même bien préparé, et contraindre votre service à rattraper les pots cassés.
Comprendre ces frais cachés, qui peuvent surprendre vos comptables, fait partie de toute stratégie de planification d’un voyage d’affaires. Le secteur du voyage est connu pour ses frais de service supplémentaires, sans compter le coût des télécommunications et des taxes. Cet article résume les catégories les plus courantes de coûts cachés afin de vous éviter les mauvaises surprises. Il vous aidera à prévoir plus précisément vos dépenses moyennes liées à des déplacements professionnels et à mieux allouer vos ressources.
Frais de bagages des compagnies aériennes##
Il est loin le temps où le prix d’un billet d’avion couvrait tous les coûts. Même les experts du voyage d’affaires peuvent se perdre parmi toutes les règles qui s’appliquent aux bagages.
Et pour cause, les règles des compagnies aériennes changent souvent et ne sont pas toujours indiquées clairement au moment de la réservation. Même si la plupart des vols internationaux incluent gratuitement un bagage à main et un bagage en soute, ce n’est pas toujours le cas. Pour les vols intérieurs, vous devrez très probablement vous acquitter de frais de supplémentaires pour tous les bagages qui ne passent pas sous votre siège ou dans un compartiment cabine.
Les frais d’excédent de bagages peuvent aller de 20 € à 100 € (et même plus) en fonction de la taille du bagage. Vérifiez toujours ce qui est compris dans votre billet.
En plus des frais d’excédent de bagages, les compagnies aériennes proposent souvent des suppléments : l’embarquement prioritaire, des sièges avec plus de place pour les jambes ou encore l’accès au réseau Wi-Fi pendant le vol. La plupart d’entre elles facturent désormais les repas et boissons. Lorsque vous établissez le budget du voyage d’affaires de votre équipe, n’oubliez pas de prendre en compte ces petits coûts dans le prix total des billets d’avion.
Certaines plateformes de réservation facturent des frais pour la réservation de votre vol, de votre hôtel et de votre voiture de location. Si ces frais peuvent être inclus dans le prix total affiché, ils sont parfois ajoutés à la fin, dans leur propre ligne dans le décompte des frais.
La meilleure manière d’éviter ces frais de réservation cachés consiste à utiliser une solution de gestion des voyages d’affaires comme Booking.com for Business, qui ne facture pas de frais d’abonnement ni de réservation. Les entreprises peuvent, en outre, profiter de tarifs exclusifs pour les vols, les hôtels et les locations de voitures. Les options de réservation flexibles vous permettent, par ailleurs, d’éviter des frais d’annulation imprévus.
Les hôtels constituent une part importante des dépenses moyennes lors d’un voyage d’affaires. Il faut donc étudier attentivement les frais qui s’y rapportent lorsque vous préparez votre budget.
Un devis indiquant le coût par nuitée peut n’inclure que le prix de la chambre. Certains hôtels facturent des frais supplémentaires pour utiliser les équipements disponibles sur place, comme la salle de sport, le spa ou la piscine.
Voici quelques exemples de frais susceptibles d’être facturés par votre hôtel :
Quels frais annexes un hôtel peut-il facturer ?###
Si vous constatez des « frais annexes » dans votre facture d’hôtel ou votre reçu, ils font référence aux équipements en option que vous avez utilisés pendant votre séjour. Par exemple :
Bien souvent, les entreprises ne considèrent pas ces extras comme des dépenses de voyage légitimes, si bien que c’est le voyageur ou la voyageuse qui devra s’en acquitter. Lorsque vous mettez au point la politique de voyage de votre entreprise, veillez à clarifier quels extras sont pris en charge et lesquels ne le sont pas.
Que votre personnel utilise un parking relais pour rejoindre en transport en commun une convention d’une journée, ou qu’il stationne dans un garage sécurisé de l’hôtel, des frais de stationnement sont à prévoir. Si les frais de ce type ne sont pas forcément cachés, ils peuvent toutefois vous surprendre si vous partez du principe qu’un stationnement gratuit est inclus avec l’hébergement.
Le forfait mobile de l’entreprise inclut-il les frais d’itinérance ? Si ce n’est pas le cas, votre service comptabilité peut s’attendre à une facture salée. Une étude a démontré que les entreprises américaines payaient jusqu’à 693,50 $ en frais d’itinérance par employé et par voyage à l’étranger. D’après les estimations, les entreprises européennes, quant à elles, dépensent environ 2,9 milliards d’euros par an pour ces frais.
Les frais d’itinérance peuvent s’appliquer par minute ou mégaoctet utilisé. Et puisque les voyageurs d’affaires doivent rester joignables, la note peut vite monter.
La plupart des espaces publics, comme les aéroports, les gares et les hôtels, disposent d’un réseau Wi-Fi. Toutefois, son utilisation n’est pas toujours gratuite. Les forfaits d’accès dans les espaces publics peuvent coûter 10 à 15 € par jour.
Lorsque les voyageurs d’affaires utilisent une carte de crédit ou de débit à l’étranger, des frais de transaction à l’étranger peuvent être facturés. Tout dépend de l’établissement financier et de la société qui a émis la carte, mais ces frais sont généralement de l’ordre de 1 à 3 % du montant total de la transaction. Ce taux peut sembler faible, mais imaginez la situation suivante : vous créditez 1 000 € sur la carte professionnelle d’un membre de votre équipe pour un voyage d’affaires. À un taux de 1 %, cela représenterait 10 € en frais de transaction. Et la note peut monter à 30 € si le taux est de 3 %.
Les taxes font partie des frais qui sont souvent oubliés dans le budget alloué à un voyage d’affaires. C’est particulièrement vrai pour la TVA. Les taux dépendent du pays où vous voyagez et de la réglementation fiscale en vigueur, et vont jusqu’à 20 % du coût total, pour la nourriture, l’hébergement et le transport. Si dans la plupart des cas, les entreprises peuvent récupérer cette TVA, ce n’est pas toujours possible pour les voyages d’affaires.
Les taxes de vente constituent un autre type de frais cachés qui peut augmenter la dépense totale. Elles sont ajoutées aux marchandises vendues dans le commerce.
Il est possible que votre réservation d’hôtel soit annulée ou que votre vol ait du retard à cause des conditions météorologiques ou d’un problème mécanique. Bien qu’elles s’ajoutent à la dépense totale, les assurances dédiées aux voyages d’affaires représentent toujours un bon moyen d’éviter les coûts liés à un retard ou à une annulation.
Si votre entreprise doit modifier sa réservation en raison d’un changement de planning, il faut savoir que les frais d’annulation varient énormément en fonction du fournisseur. Lisez toujours les conditions générales d’utilisation avant de réserver et choisissez des options de voyage flexibles quand vous le pouvez.
Les déplacements professionnels représentent un secteur très important à l’échelle mondiale et coûtent des milliards aux entreprises. En Chine, la dépense annuelle totale liée au tourisme d’affaires s’élevait à 372,5 milliards de dollars. Elle était de 361,6 milliards de dollars aux États-Unis et de 45.7 milliards de dollars en France.
Le secteur du voyage profite pleinement de la reprise des voyages après la pandémie. Le coût des vols s’est envolé puisque les compagnies aériennes essaient de compenser les pertes essuyées et que la demande est forte. Les entreprises doivent donc maîtriser leur budget de voyage plus que jamais, et en particulier les PME qui opèrent sur des marges plus restreintes. Chaque centime compte et ces frais cachés, qui semblent modestes, grignotent votre budget.
Pour éviter les coûts cachés, comme les frais d’excédent de bagages ou de service hôtelier, la première étape consiste à prendre conscience de leur existence. Suivez nos conseils pour alléger votre budget alloué aux voyages d’affaires en réduisant ces dépenses imprévues.
Les dépenses liées aux voyages d’affaires comprennent tous les achats effectués par les employés lorsqu’ils voyagent pour le travail. Aussi, les dépenses les plus importantes dépendent de l’itinéraire de votre équipe. Lorsque vos employés prennent l’avion pour un vol long courrier en première classe afin d’assister à un événement le week-end, le coût de transport constitue la plus grande dépense. Et pour les voyages plus proches, c’est l’hébergement qui représente le coût le plus élevé.
Outre les vols et l’hébergement, vous devez aussi inclure d’autres types de dépenses professionnelles dans votre estimation financière :
Consultez notre guide sur la gestion budgétaire pour les voyages d’affaires pour en savoir plus.
[https://www.nerdwallet.com/article/travel/best-days-book-flight-fly]D’après une étude(), le dimanche est la journée la plus chère de la semaine pour voyager en avion. La raison est simple : tous les voyageurs et voyageuses qui partent pour un week-end rentrent chez eux, ce qui augmente la demande. Les journées qui précèdent et suivent des fêtes majeures, comme Noël et le Nouvel An font également monter le coût des transports.
Lorsque vous prévoyez vos dépenses de voyage, pensez à estimer les frais supplémentaires pour éviter les mauvaises surprises.
Même les budgets les mieux préparés peuvent exploser à cause d’une annulation de vol, d’une réservation de dernière minute ou des frais de service d’un hôtel. En ayant connaissance des frais cachés les plus courants, vous faites un premier pas vers une gestion plus efficace et sûre de vos budgets de voyage.
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