Bien organisés, les événements d’entreprise hors site sont parfaits pour renforcer les liens de l’équipe et stimuler la créativité.
Les dynamiques du monde du travail moderne évoluent en permanence. Aujourd’hui, les équipes sont réparties sur plusieurs sites, les plannings ne sont plus identiques et chacun travaille sur des projets distincts. Avec ces nouvelles méthodes de travail, les employé(e)s se sentent éloigné(e)s du reste de l’entreprise. De plus, 63 % d’entre eux sont en télétravail, même partiel. Il est donc plus important que jamais de renforcer la cohésion d’équipe, et c’est dans ce cadre que les événements hors site ont un rôle à jouer.
Dans ce guide, nous verrons les avantages de ces événements et détaillerons les points à garder à l’esprit pour préparer votre prochain séminaire.
Les événements d’entreprise hors site sont organisés par les sociétés qui souhaitent renforcer les liens entre leurs équipes en dehors du cadre strictement professionnel. Il peut aussi bien s’agir d’une journée dans un lieu situé non loin que d’un séjour de plusieurs jours dans une autre ville ou un autre pays. On parle aussi de séminaire d’entreprise. L’objectif de ces événements est de sortir votre équipe de sa « zone de confort » en changeant d’environnement pour dessiner de nouvelles perspectives. La plupart du temps, les événements hors site se font en deux temps : d’abord une partie dédiée aux objectifs de la société, au brainstorming et à la préparation de l’avenir. Ensuite, une activité de groupe pour renforcer les liens entre les membres de l’équipe.
Il est recommandé d’organiser un événement hors site chaque année. Ces moments de convivialité stimulent la créativité en plus de renforcer la cohésion d’équipe. Pour les personnes qui viennent d’arriver dans l’entreprise, c’est également une bonne occasion de briser la glace et de leur donner l’opportunité de discuter avec les dirigeant(e)s, alors qu’elles n’auront pas toujours cette possibilité au quotidien.
Les événements d’entreprise hors site présentent plusieurs avantages pour les sociétés et leurs équipes. En voici quelques exemples :
Cohésion d’équipe : ces événements sont principalement axés sur la communication et la collaboration. Les séminaires permettent de briser les barrières entre les équipes et de pousser des personnes qui n’ont jamais travaillé ensemble à collaborer. C’est l’occasion de trouver de nouvelles idées ou de surmonter des difficultés d’une façon qui n’a jamais été envisagée auparavant.
Engagement et moral : les événements hors site doivent avant tout être agréables, et apporter une véritable plus-value au calendrier de la société. L’atmosphère doit toujours être ouverte et détendue, de sorte à encourager les échanges entre collègues en dehors d’une dynamique de travail classique.
Réseautage et développement : le réseautage ne se limite pas à rencontrer des personnes extérieures à l’entreprise. Il est également essentiel au sein même de l’équipe. Les événements hors site sont l’occasion de faire la connaissance de nouvelles personnes et de découvrir les points forts de chacun. Ces informations seront précieuses au moment de choisir la bonne personne pour une promotion interne ou un changement de poste, ou tout simplement pour tisser des liens qui fluidifieront les processus de travail.
Créativité : en sortant de la routine, vous ouvrez le champ des possibles. Si vous pouvez organiser un séjour dans une autre ville, c’est encore mieux. En s’éloignant des distractions du travail quotidien, la créativité est stimulée et chacun peut changer de point de vue, trouver de nouveaux axes de réflexion.
Bien-être des employé(e)s : les événements hors site, qu’ils ne durent qu’une seule journée ou plusieurs, aident à s’extraire de l’espace de travail classique et du calendrier habituel, mais aussi des dynamiques de bureau existantes. Ils doivent constituer des espaces sûrs où il est possible de partager, d’identifier et, espérons-le, de résoudre les problèmes. Réserver du temps pour un échange ouvert et spontané avec des membres de la direction peut aider le personnel à se sentir écouté et apprécié.
Acte de gratitude envers le personnel : préparer un tel événement n’est pas une mince affaire, et les efforts déployés pour satisfaire vos équipes tout au long du séjour ne passeront certainement pas inaperçus. Plus vous investissez dans votre équipe en préparant des ateliers, des débats et des activités de groupe, plus votre personnel se sentira apprécié à sa juste valeur. Dans cette optique, il est courant de décerner des prix aux meilleurs membres du personnel pendant ces événements, pour faire preuve d’une reconnaissance bien méritée.
Les événements d’entreprise hors site peuvent durer une journée comme une semaine. Tout dépend de vos objectifs et de votre budget. Souvenez-vous que même si ces événements sont grisants, il s’agit de temps de travail, que vos collaborateurs et collaboratrices passent loin de leurs proches et au cours duquel ils ne peuvent pas remplir leurs obligations habituelles. C’est un point à garder à l’esprit lorsque vous préparez votre planning.
Il est également fréquent de terminer l’événement avec une activité amusante ou de loisir : par exemple, vous pouvez laisser chaque personne libre d’explorer les environs, ou organiser une soirée. Pensez-y lorsque vous préparerez votre programme.
Même si les événements hors site sont enthousiasmants, ils nécessitent beaucoup de travail administratif. Voici quelques conseils pour ne pas perdre le nord lors de votre préparation :
Pour que votre événement soit un moment productif et agréable pour toutes et tous, vous devez demander l’avis de l’ensemble des équipes de l’entreprise. Toutefois, il n’est pas rare que dans le feu de l’action, les parties prenantes perdent de vue les processus, les règles et surtout, les contraintes budgétaires. Un programme de voyages d’affaires permet de s’assurer que l’ensemble de l’équipe dispose de lignes directrices claires en matière de déplacements professionnels et d’organisation, de sorte que chaque suggestion et activité réponde aux besoins de la société. L’outil de création de politique de voyage de Booking.com for Business peut vous aider à créer les documents clés nécessaires pour votre entreprise.
Lorsque vous préparez des événements professionnels hors site, la gestion du budget doit être au cœur de vos préoccupations. La gestion des voyages d’affaires vise à trouver un équilibre subtil entre les contraintes budgétaires et l’objectif visé : faire en sorte que toute l’équipe vive une expérience mémorable. Pour ce faire, vous pouvez trouver des solutions créatives, par exemple vous orienter vers des solutions d’hébergement inattendues. Sur Booking.com for Business, vous pouvez faire votre choix parmi des millions d’établissements pour trouver la solution parfaite, des hôtels classiques aux villas en passant par les locations de maisons.
Pour assurer le succès de votre événement et faire en sorte que votre équipe soit satisfaite, il est essentiel que le transport se passe bien. Booking.com for Business vous permet de rechercher et d’organiser facilement des solutions de transport, notamment des vols et des locations de voitures.
Pour assurer le succès de votre événement hors site, fixez des objectifs clairs dès le départ. Existe-t-il un obstacle spécifique à surmonter ou un point particulier à améliorer ? Si oui, votre événement doit-il accueillir toute l’entreprise ou seulement l’équipe concernée ? Des objectifs que vous vous donnez découleront d’autres choix, comme la durée de l’événement et les activités organisées.
Les événements qui ont du succès sont ceux qui suscitent l’adhésion de l’ensemble de l’entreprise. Que ce soit via un sondage anonyme, sur un canal de discussion ouvert ou à l’aide d’une boîte à idées, demandez à vos équipes quelles sont leurs attentes pour leur prochaine escapade, puis essayez de faire en sorte qu’elles se sentent valorisées et entendues en adaptant votre événement hors site.
La diversité et l’inclusion sont des aspects essentiels du monde du travail d’aujourd’hui, et cette dynamique doit se refléter dans vos voyages d’affaires. En préparant votre prochain événement hors site, gardez les points suivants à l’esprit :
La destination que vous envisagez est-elle sûre pour tous les membres de l’équipe, y compris les femmes, les personnes non blanches ou LGBTQ+ ?
Assurez-vous que votre destination, votre hébergement et votre moyen de transport sont accessibles aux personnes en situation de handicap (visible ou invisible) qui font partie de votre équipe.
Parmi votre personnel, il y a peut-être des parents qui doivent trouver une solution pour faire garder leurs enfants ou des personnes qui célèbrent certaines fêtes religieuses. Faites en sorte que votre événement n’empiète pas trop sur leur quotidien. Partir à l’étranger pendant une semaine est une perspective qui semble enthousiasmante, mais il peut s’agir d’une situation délicate pour les personnes qui ont des engagements personnels.
Pour que votre événement hors site soit couronné de succès, évitez de tomber dans des pièges classiques. Voici comment faire :
Laissez du temps libre : si vos employé(e)s ont constamment quelque chose à faire ou quelque part où aller, le voyage peut être plus épuisant que satisfaisant. Dans le planning de l’événement, pensez à laisser du temps libre, par exemple en laissant chacun vaquer à ses occupations le soir. Entre des journées jonchées de sessions de travail et de réseautage, vous pouvez même laisser des jours entiers libres.
Mettez votre destination à l’honneur : donner à vos équipes la chance de voyager peut grandement améliorer leur moral, mais si le planning est trop chargé, les effets positifs resteront modestes. Donnez à chacun la possibilité d’explorer et de vivre sa propre expérience sur place en évitant de passer des journées entières dans des salles de réunion. De même, souvenez-vous qu’un événement professionnel hors site a pour objectif de sortir de la routine. Changez d’environnement et explorez la culture locale pour créer une expérience positive.
Souvenez-vous que chaque personne est différente : au sein de vos équipes, vous aurez sans doute des personnes introverties, extraverties, et d’autres qui seront entre les deux. Par conséquent, organisez des activités variées où tout le monde trouvera son compte en fonction de ses points forts et de son niveau d’énergie. Certes, ces événements visent à améliorer la collaboration, mais ils ont également pour but d’apprendre à se connaître et à respecter les différences au sein de l’équipe. C’est ainsi que votre entreprise se renforcera. Vous pouvez par exemple alterner les activités obligatoires et facultatives tout au long de la journée, de sorte que chacun puisse prendre une heure de pause pour s’isoler.
Un outil de gestion des voyages peut grandement simplifier la planification d’un événement d’entreprise hors site. Booking.com for Business a tout ce dont vous avez besoin pour vous lancer. Bénéficiez d’une visibilité complète sur les réservations de votre équipe et sur les économies réalisées, tout en assurant facilement le suivi du budget alloué.
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