Qu’elles soient dues à des erreurs manuelles ou à des arnaques de phishing, la fraude sur les frais de voyage coûte cher aux entreprises.
Lors de déplacements professionnels chargés, une succession de déjeuners avec des clients et de trajets en taxi partagés peut entraîner des erreurs de bonne foi. Même si elles peuvent sembler mineures au départ (une facture en double par-ci, un reçu incorrect par-là), ces petites erreurs finissent par entraîner de grosses pertes au fil du temps.
Le coût est colossal : D’ici 2028, la fraude liée aux notes de frais professionnelles pourrait représenter 200 milliards de dollars de pertes dans le monde, selon certaines estimations. La note est particulièrement salée pour les PME, qui fonctionnent souvent avec des marges plus serrées que les grands groupes. La fraude représentant jusqu’à 10 % des dépenses de voyage d’affaires mondiales, votre société ne peut pas se permettre d’ignorer le sujet.
De nombreuses fraudes liées aux notes de frais trouvent leur origine dans les faiblesses de la politique de voyage et de dépenses de la société, tandis que des protocoles de cybersécurité insuffisants rendent les voyageurs et voyageuses d’affaires plus vulnérables aux tentatives de phishing en ligne les plus courantes.
Dans ce guide, nous passons en revue les meilleures façons d’identifier et de prévenir la fraude sur les frais de voyage, tout en vous donnant des conseils de cybersécurité pour protéger vos équipes lors de leurs déplacements. En renforçant votre approche grâce à des stratégies axées sur la technologie, vous pourrez réduire la fraude tout en créant un environnement plus transparent et plus fondé sur la confiance.
La plupart du temps, les voyageurs et voyageuses d’affaires soumettent leurs demandes de remboursement de frais sans difficulté. Mais lorsque ces demandes de remboursement de frais ne correspondent pas à des dépenses de voyage légitimes, on parle de fraude sur les frais de voyage. Voici à quoi cela peut ressembler :
Parce que les écarts et les montants versés en trop sont faibles, ils passent souvent inaperçus. Pourtant, au fil du temps, la fraude sur les notes de frais finit par peser lourd. L’Étude mondiale de l’ACFE sur la fraude estime d’ailleurs que 5 % du chiffre d’affaires annuel d’une organisation est perdu à cause de la fraude.
Ces situations sont souvent involontaires et liées à une mauvaise compréhension de la politique de voyage de la société. C’est pourquoi il est essentiel de clarifier précisément quelles dépenses sont autorisées.
De nombreux cas de fraude sur les frais de voyage d’affaires sont dus à des malentendus et à des erreurs humaines. Mais d’autres escroqueries peuvent également conduire à des remboursements frauduleux. Par exemple, des e-mails de phishing et de faux sites Internet de réservation peuvent amener les voyageurs et voyageuses à payer et à soumettre des reçus pour des dépenses qui n’ont rien de légitime.
Voici quelques-unes des formes de fraude les plus fréquentes dans les voyages d’affaires.
Les fraudeurs copient l’identité visuelle de chaînes hôtelières ou d’agences de voyages légitimes pour créer de faux portails de réservation. Les voyageurs et voyageuses d’affaires pensent réserver un hébergement réel, mais l’argent part en réalité vers le faux site. Résultat : aucune réservation à l’arrivée pour le voyageur ou la voyageuse, et une perte nette de revenus pour l’entreprise.
Plus de 90 % de cyberattaques réussies commencent par un e-mail de phishing. Ces messages redirigent les voyageurs et voyageuses d’affaires vers un site Internet ou une page de paiement frauduleux. Les escrocs peuvent, par exemple, envoyer de faux e-mails de confirmation reprenant l’identité visuelle d’un hôtel et demander un paiement via un lien. Si le voyageur ou la voyageuse fournit ensuite ce reçu à son entreprise, la dépense sera considérée comme frauduleuse.
Certains escrocs en ligne ciblent les voyageurs et voyageuses d’affaires en prétendant délivrer des visas ou passeports à moindre coût que les canaux officiels, ou en se faisant passer pour une source gouvernementale. À l’arrivée au contrôle des passeports, le voyageur ou la voyageuse découvre alors que son visa n’est pas valable, ce qui crée une situation coûteuse et très stressante.
Les violations de données, les logiciels malveillants et les tests de cartes avec de petits achats de faible montant sont autant de moyens courants de vol de coordonnées bancaires en ligne. Pour les voyageurs et voyageuses d’affaires internationaux, il faut aussi rester vigilant face au clonage de carte, lorsque des dispositifs de copie de carte (« skimming ») sont placés sur des terminaux de paiement ou des distributeurs automatiques.
Avec un minimum de vigilance, de nombreuses escroqueries liées aux voyages décrites ci-dessus sont relativement faciles à éviter. En revanche, la fraude sur les notes de frais peut être plus subtile. La prévention commence par une politique de voyage et de dépenses clairement formulée, soutenue par des outils technologiques adaptés. Voici les principales étapes à suivre.
Définissez des instructions de réservation pour les équipes, fixez des plafonds de dépenses et configurez des coordonnées grâce à cet outil en ligne facile à utiliser.
L’objectif de cette politique de voyage est d’éliminer toute ambiguïté. En déplacement professionnel, les collaborateurs doivent savoir quelles dépenses sont autorisées, comment saisir et soumettre leurs reçus, et comment ils seront remboursés. Indiquez clairement les types de dépenses qui ne sont pas couverts, ainsi que les montants de per diem auxquels ils peuvent prétendre.
La politique de frais de déplacement de votre société doit être facilement accessible, à la demande et dans le cloud, afin que les collaborateurs puissent s’y référer facilement pendant leurs déplacements.
Selon la GBTA, près de 19 % des notes de frais contiennent des erreurs. Pour les corriger, il faut en moyenne 52 $ et 18 minutes du temps précieux de votre société. Et cela ne concerne que les erreurs détectées. Celles qui passent inaperçues s’ajoutent au coût global de la fraude sur les notes de frais.
Les processus manuels sont une source majeure d’erreurs et d’inefficacité, et laissent la porte ouverte à la fraude interne. D’après BTN Europe, les entreprises qui utilisent encore des notes de frais manuelles sont deux fois plus susceptibles d’être impactées par la fraude que celles qui ont adopté des outils automatisés. Les meilleures solutions de gestion des dépenses actuelles sont entièrement automatisées : elles suivent les dépenses et analysent les rapports pour signaler en temps réel les erreurs potentielles. Le processus de saisie et de remboursement des frais de voyage devient ainsi plus fluide et plus efficace, tant pour l’entreprise que pour les collaborateurs.
Pour réduire le risque de vol de carte de crédit et de fraude au paiement, mettez en place des cartes professionnelles dédiées aux dépenses de voyage. Elles offrent un meilleur contrôle et une meilleure visibilité sur les dépenses, et vous permettent de recevoir des rapports d’activité pour identifier rapidement les anomalies. Des entreprises comme Revolut, qui propose des cartes professionnelles virtuelles, permettent de définir des règles par catégorie, compte ou devise, afin de limiter les risques de mauvaise utilisation en cas de fuite des coordonnées.
Le remboursement des frais de voyage d’affaires repose sur les justificatifs. Alors que de plus en plus d’entreprises abandonnent le papier, il est intéressant d’utiliser des technologies de capture d’image basées sur l’IA. Ces scanners de reçus intelligents sont de puissants outils de détection de fraude, qui utilisent la reconnaissance optique de caractères (OCR) pour convertir les images en texte exploitable. L’outil analyse ensuite automatiquement les reçus, ligne par ligne, pour signaler et exclure les éléments non autorisés.
Par exemple, si la politique de frais de déplacement de votre société n’autorise pas l’achat d’alcool, la technologie de numérisation identifiera la ligne correspondant à un verre de vin sur un reçu de restaurant et l’exclura du remboursement. En parallèle, ces outils collectent des données qui faciliteront la gestion et l’analyse de la fraude à l’avenir.
Les outils automatisés sont très efficaces pour détecter les fraudes en temps réel, mais il reste essentiel de contrôler régulièrement les notes de frais des employé(e)s. Il est particulièrement important de surveiller les déclarations des nouvelles recrues, qui ne maîtrisent pas encore tous les détails de la politique de la société.
Les voyageurs et voyageuses d’affaires peuvent renforcer la stratégie globale de lutte contre la fraude en adoptant quelques réflexes de sécurité simples. Si vous préparez un déplacement professionnel, commencez par lire attentivement la politique de voyage de votre société et utilisez uniquement les plateformes approuvées pour vos réservations.
La prévention passe aussi par le respect de quelques bonnes pratiques de cybersécurité tout au long du voyage :
Les menaces évoluant en permanence, il est important de garder une longueur d’avance sur les escrocs en suivant les dernières recommandations en matière de cybersécurité pour les voyageurs et voyageuses d’affaires.
L’une des meilleures façons d’éviter le phishing et les escroqueries au paiement est d’utiliser une plateforme de réservation fiable et reconnue pour vos voyages d’affaires. Multiplier les sites Internet pour réserver chaque étape du trajet augmente le risque d’activités frauduleuses.
Avec Booking.com for Business, vous centralisez la planification des voyages sur une seule et même plateforme, ce qui facilite le suivi sécurisé des réservations. Vous pouvez réserver et gérer les vols, hôtels et voitures de location professionnels, avec une vue d’ensemble des dépenses ventilées par mois de voyage et par type de déplacement.
Vous pourrez également affiner votre politique de frais de déplacement en définissant les moyens de paiement approuvés. Pour renforcer encore la sécurité des paiements, votre entreprise peut ajouter jusqu’à 4 cartes de crédit au tableau de bord, parmi lesquelles les voyageurs et voyageuses pourront choisir au moment de la réservation. Pour des raisons de sécurité, les numéros complets des cartes resteront masqués, mais les utilisateurs verront suffisamment d’informations pour faire leur sélection et pourront enregistrer leurs cartes préférées dans leur profil. Vous gardez ainsi un meilleur contrôle sur les paiements.
Prévenir la fraude sur les frais professionnels nécessite une approche proactive. Cela commence par une politique de frais de déplacement complète et parfaitement claire pour les employé(e)s, et se poursuit avec des formations régulières à la cybersécurité et des outils de gestion des dépenses automatisés. Qu’il s’agisse de contrôler les rapports ou de soumettre vos propres reçus, des processus de gestion des notes de frais bien structurés réduisent fortement les risques de fraude.
La combinaison d’audits réguliers et d’un logiciel automatisé de gestion des dépenses est la meilleure façon d’identifier rapidement les transactions frauduleuses. Les outils d’IA actuels peuvent analyser de grandes quantités de données voyageurs pour repérer les erreurs.
Pour la fraude liée aux notes de frais des employés, on distingue principalement 4 types :
Pour détecter rapidement les paiements frauduleux lors des voyages d’affaires, les entreprises peuvent utiliser l’analyse comportementale et l’apprentissage automatique afin d’identifier les achats importants inattendus ou les transactions à haut risque. En parallèle, la technique dite de « device fingerprinting » (empreinte numérique de l’appareil) permet de suivre les paiements et de vérifier si une carte est utilisée depuis un lieu inhabituel.
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