Respecter l’obligation de diligence grâce à une approche proactive
Dans le contexte actuel des voyages d’affaires, l’obligation de diligence est la priorité absolue. Tensions géopolitiques, événements climatiques extrêmes… Le monde est plus imprévisible que jamais. En témoigne une étude d’International SOS : 57 % des experts en santé et sécurité interrogés ont déclaré que les nouveaux risques avaient émergé plus rapidement qu’ils n’ont pu les gérer en 2025.
Lorsque les employé(e)s voyagent pour affaires, les responsabilités des ressources humaines ne se limitent plus au lieu de travail. Aussi, en raison l’augmentation des taux de mobilité du personnel, ils doivent faire face à une demande croissante. Suivre les bonnes pratiques en matière d’obligation de diligence lors des voyages d’affaires implique bien plus qu’une évaluation des risques. Les stratégies les plus efficaces permettent également une communication claire et une attention aux moindres détails de vos politiques.
Dans ce guide, nous vous donnerons des conseils pratiques pour vous aider à assurer le bien-être de votre personnel, tout en respectant votre obligation de diligence.
Le concept d’obligation de diligence remonte à près d’un siècle, officiellement à l’affaire historique Donoghue c. Stevenson de 1932. Bien que cette jurisprudence ait établi l’obligation de diligence des fabricants envers leurs consommateurs, la définition a depuis été élargie pour inclure les obligations légales des organisations envers leurs employé(e)s. En résumé, les entreprises doivent protéger et prévenir tout préjudice, dans la mesure du raisonnable.
Les entreprises sont légalement tenues de prendre des mesures appropriées pour garantir la sécurité de leurs employé(e)s. Ces dernières années, cette responsabilité est de plus en plus souvent exercée à distance, pour répondre aux besoins du personnel en télétravail. Il convient de prendre en compte aussi bien les personnes en voyage d’affaires de courte durée que celles en poste sur des sites éloignés ou en mission de longue durée. Avec l’essor des équipes réparties à l’international, on enregistre plus de déplacements qui jamais.
Pour les responsables des ressources humaines, gérer ce besoin n’implique pas seulement de réserver des vols et des hébergements adaptés. Il s’agit d’adopter une approche proactive face aux potentielles perturbations et de fournir une assistance en temps réel avant, pendant et après un voyage. Dans le contexte actuel d’instabilité mondiale, il est plus essentiel que jamais d’intégrer une gestion complète des risques liés aux voyages d’affaires dans vos politiques d’obligation de diligence.
La gestion de l’obligation de diligence est un exercice d’équilibre pour les responsables RH. Vous devez vous assurer que vos employé(e)s sont en sécurité, soutenu(e)s et à l’aise lors de leurs déplacements professionnels. Les obligations légales et éthiques sont prioritaires tout au long du processus.
Créer une politique d’obligation de diligence qui prend en compte les besoins des voyageurs et voyageuses d’affaires permet d’économiser du temps, de l’argent et de limiter le stress, tout en respectant les obligations légales visant à assurer la sécurité et la santé des employé(e)s. Aussi, renforcer les mesures prises dans le domaine permet d’éviter les poursuites pour négligence et tous les dommages à la réputation qu’ils peuvent causer.
L’obligation de diligence est plus qu’une politique. C’est un cadre qui améliore la sécurité, le bien-être et la culture au travail, mais qui repose avant tout sur un document bien rédigé.
Généralement, une politique de voyages d’affaires propose des conseils logistiques sur les aspects suivants.
En matière d’obligation de diligence, vous devez également aborder les points suivants.
Risques individuels : d’autres enjeux liés à la sécurité peuvent s’appliquer à certains groupes démographiques, notamment les femmes et les personnes LGBTQ+. Ajoutez des conseils personnalisés et inclusifs pour ces personnes concernant les différences culturelles et les protocoles de sécurité.
Les responsables des ressources humaines doivent également garder à l’esprit que les réglementations en matière d’obligation de diligence diffèrent d’un pays à l’autre. Vous devez vous assurer que les conditions sont à jour et qu’elles sont conformes à ces directives locales. Consultez diverses parties prenantes pour avoir leur avis, non seulement votre propre équipe des ressources humaines, mais aussi les responsables de la cybersécurité, des risques et des voyages, mais aussi les équipes juridiques.
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Enfin, tenez compte des besoins uniques de votre entreprise pour créer des politiques d’obligation de diligence qui correspondent à votre empreinte mondiale, à vos projets d’expansion et à la culture de votre entreprise. Ceux-ci détermineront les types de risques auxquels les équipes en déplacement pourraient être exposées.
L’obligation de diligence dans le cadre des voyages d’affaires commence par une politique de voyage complète, mais vous pouvez prendre des mesures complémentaires avant le départ.
Dans le monde frénétique dans lequel nous vivons, les risques liés à la sécurité changent d’un jour à l’autre. Évaluez régulièrement chaque destination en tenant compte des risques sanitaires, de la sécurité et de la situation politique.
Les équipes des ressources humaines doivent programmer des sessions de formation régulières pour couvrir les politiques de l’entreprise en matière de voyage, de santé et de sécurité. Tenez les procédures d’urgence à jour et informez les voyageurs et voyageuses d’affaires par écrit de leurs obligations. Utilisez plusieurs points de contact, y compris des bulletins, des webinaires et des ateliers, pour atteindre le plus d’employé(e)s possible.
Avant le voyage, fournissez des contacts médicaux spécifiques de votre destination afin que les participants sachent vers qui se tourner en cas de besoin. Repérez les pharmacies, les hôpitaux et les cliniques sans rendez-vous les plus proches. Vous devez également fournir des conseils sur les vaccins ou certificats médicaux requis avant le voyage.
Veillez à ce que tous les documents administratifs soient à jour, avec des fiches d’informations répertoriant les contacts personnels et les proches. C’est également l’occasion de vérifier que toutes les personnes concernées sont couvertes par vos assurances voyage et santé.
Avant un déplacement, les ressources humaines ont la responsabilité de fournir aux voyageurs et voyageuses d’affaires toutes les informations nécessaires pour rester en sécurité, en bonne santé et productifs le moment venu. Pendant un voyage, l’accent est mis sur la disponibilité et l’assistance.
Recevez des rappels pour les enregistrements et utilisez des outils comme Traxo qui permettent de connaître la localisation actuelle des voyageurs et voyageuses. À l’aide de ces plateformes, les ressources humaines et responsables des voyages s’assurent que les itinéraires sont suivis comme prévu, tout en recevant des alertes en temps réel en cas de perturbation. Ainsi, ils peuvent agir immédiatement en cas de problème.
Que ce soit via des applis de communication comme WhatsApp et Teams ou une ligne de Service Clients 24h/24 et 7j/7, les employé(e)s doivent pouvoir accéder à une assistance en direct tout au long de leur voyage. Ils devraient également disposer de numéros d’urgence locaux pour une aide immédiate en cas de besoin.
Une approche holistique de l’obligation de diligence va au-delà des situations d’urgence. Les employé(e)s en déplacement devraient bénéficier d’outils qui favorisent la santé et le bien-être, y compris des applis de méditation comme Calm. Réservez également des hôtels et des salons d’aéroport dotés d’installations sportives et d’options alimentaires saines, et prévoyez des plannings assez flexibles pour que vos employé(e)s puissent les utiliser.
Pour une approche complète, l’obligation de diligence se poursuit après le voyage, en prenant le temps d’examiner et de réviser les politiques.
Recueilliez les commentaires après le voyage pour en savoir plus sur les incidents ou les défis auxquels les participant(e)s ont été confronté(e)s. Même lorsque tout se déroule sans encombre, ces séances de débriefing fournissent des informations précieuses sur les outils que les employé(e)s ont trouvés les plus utiles en déplacement.
En cas d’incident, rassembler des preuves pour documenter ce qui s’est passé et démontrer comment votre organisation se conforme à sa politique. Enregistrez tous les griefs des employé(e)s en déplacement conformément à vos politiques internes en matière de ressources humaines. Si nécessaire, vous pouvez également faire un suivi de santé après le voyage et accompagner les employé(e)s dans leur démarche auprès des assurances.
Utilisez les données et les commentaires reçus pour affiner la gestion et les politiques de voyage liées à votre obligation de diligence. En plus de peaufiner votre approche des ressources humaines, vous devez également partager les retours pertinents entre les services pour réviser les protocoles de l’entreprise si nécessaire.
Les technologies peuvent vous aider à respecter votre obligation de diligence dans le cadre des voyages d’affaires. Cela commence par l’évaluation des risques. Vous ne pouvez pas évaluer correctement les risques et fournir des conseils fiables sans sources de données en temps réel. Voici des exemples d’outils que vous pouvez utiliser :
Ces informations aident à créer une approche basée sur les données de la gestion des risques et de l’obligation de diligence, afin que vous puissiez construire un système de notation des risques fiable pour chaque destination.
Sur le terrain, il est essentiel de fournir un accès aux prestataires de services d’assistance. Des solutions telles que International SOS vous aident à accompagner les voyageurs et voyageuses lorsque vous ne le pouvez pas, grâce à un réseau d’assistance mondial. Sur la base de renseignements en temps réel, elles proposent un accompagnement contextuel et une assistance 24h/24 et 7j/7, y compris des soins médicaux et des évacuations si nécessaire.
Chez Booking.com for Business, nous comprenons les défis uniques auxquels sont confrontés les responsables des ressources humaines lorsqu’il s’agit de gérer l’obligation de diligence du personnel. Notre solution gratuite de gestion des voyages intègre l’atténuation des risques directement dans le processus de réservation.
Nous nous sommes associés à Traxo pour fournir aux utilisateurs une carte en direct de la localisation des personnes en déplacement, afin que vous puissiez communiquer et fournir une assistance ciblée à vos équipes. Suivez les déplacements de vos employé(e)s et restez informé(e) des perturbations potentielles. De plus, notre partenariat avec International SOS vous donne également accès à une assistance médicale et de sécurité 24h/24 et 7j/7. Obtenez des informations à partir de données en temps réel, afin d’améliorer la sécurité des voyages de vos employé(e)s tout en respectant les réglementations en matière d’obligation de diligence.
Se conformer à l’obligation de diligence et à tout ce qu’elle implique peut être complexe pour les professionnels des ressources humaines. Il est important de l’envisager non seulement d’un point de vue juridique qui protège votre organisation, mais aussi d’un point de vue éthique. Lorsqu’elles sont correctement mises en œuvre, les politiques de voyage basées sur l’obligation de diligence favorisent la santé et le bien-être des employé(e)s, ainsi que leur productivité, leur confiance et leur moral.
Vous pouvez commencer en créant une politique complète qui répond aux risques émergents et prend en compte les besoins d’un personnel qui travaille de plus en plus souvent à distance. Grâce à des données en temps réel et à une politique structurée, vos équipes se sentiront en sécurité et soutenues, où que leurs voyages les mènent.
L’obligation de diligence en matière de voyages d’affaires fait référence à l’obligation légale et éthique d’une entreprise de protéger la santé, la sécurité et le bien-être des employé(e)s lors de leurs déplacements professionnels.
Pour répondre aux exigences de l’obligation de diligence, les entreprises peuvent entreprendre des évaluations proactives des risques, mettre en œuvre des sessions de formation à la sécurité et fournir une assistance d’urgence 24h/24 et 7j/7 ainsi que d’autres ressources pour assurer la sécurité de leurs employé(e)s.
Pour respecter leur obligation de diligence dans le cadre des voyages d’affaires, les entreprises doivent passer d’une attitude réactive à une approche proactive. Protéger les employé(e)s implique de créer une politique de voyage complète qui couvre tous les aspects du voyage, de l’hébergement sécurisé aux contrôles de bien-être et aux séances de débriefing après le voyage.
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