Les outils de suivi de la localisation en temps réel peuvent améliorer la sécurité du personnel en temps réel.
Que ce soit dans le cadre de la visite d’un site à quelques heures d’avion ou d’une conférence à l’autre bout du monde, les technologies de suivi vous permettront de savoir où se trouve votre équipe à chaque étape. Ainsi, en cas de situations locales particulières (alertes météo, changements d’horaires, etc.), vous serez en mesure de fournir une assistance immédiate à distance.
La sécurité du personnel est une priorité absolue pour les entreprises. Une étude menée par GBTA révèle qu’il s’agit d’un facteur clé (40 %) pour les entreprises lors du choix d’un programme de voyage, suivie par les économies (19 %) et l’intégration technologique (11 %). Le bon outil de partage de localisation combine ces 3 dimensions.
Dans ce guide, nous aborderons les avantages du suivi de la localisation de votre personnel, ainsi que son fonctionnement. Nous parlerons également de l’affichage de la localisation des membres de votre équipe grâce à l’utilisation des données en temps réel, tout en garantissant la protection de leur vie privée. En tirant parti des dernières technologies, votre société obtiendra de nouvelles données sur les voyages d’affaires, ce qui vous aidera à répondre à toutes les exigences en matière d’obligation de diligence.
Les « outils de suivi de voyage » englobent les outils de technologie avancée utilisés par les entreprises pour surveiller les membres de leur équipe et leur porter assistance lors des voyages d’affaires. Bien que toutes les applis de suivi de voyage ne proposent pas les mêmes fonctionnalités, la plupart utilisent des données en temps réel pour gérer les emplacements et les itinéraires des employé(e)s afin d’améliorer l’assistance.
Ces outils de partage de localisation vont au-delà des outils de suivi de vol standard, qui suivent uniquement la progression des vols et envoient des alertes sur la localisation, le statut et les heures d’arrivée. En effet, ils proposent une visibilité globale sur les itinéraires de vol, les réservations d’hôtel, les transports terrestres et les autres arrangements de voyage.
Pour les entreprises, la sécurité du personnel constitue le principal objectif du suivi de voyage. Si vous pouvez suivre la localisation précise et en temps réel des membres de votre équipe en déplacement, vous pouvez réagir rapidement et leur apporter une assistance ciblée en cas d’urgence ou de retard.
Les autres avantages des outils de visibilité des voyages d’affaires sont les suivants :
Connaître la géolocalisation spécifique d’un(e) membre de l’équipe en déplacement garantit que votre entreprise peut communiquer rapidement avec cette personne en cas de besoin. Il peut s’agir de choses simples, comme informer la personne qu’une réunion client a été annulée au cours de son trajet.
En temps de crise, ce genre de fonctionnalité se révèle essentiel, comme lors de catastrophes naturelles, où des pannes de courant perturbent l’envoi et la réception d’e-mails. Les systèmes de suivi de localisation peuvent être reliés aux moyens de communication préférés de la société, tels que les SMS et les alertes intégrées à des applis.
[politique d’obligation de diligence](page=4835]La (gestion des voyages d’affaires) ne se limite pas à la réservation de vols et d’hébergement. Elle consiste également à assurer le bien-être et la sécurité de chaque employé(e) dans le cadre d’une [page=1253) rigoureuse.
Si vous savez où se trouve votre personnel, vous pouvez plus facilement respecter les exigences que vous vous êtes fixées en matière d’obligation de diligence. Grâce aux applis d’assistance et au partage de localisation en temps réel, vos collaborateurs peuvent faire un point sur leur localisation en cas de besoin. Les outils de localisation sont également dotés de mesures de sécurité intégrées pour signaler les risques en temps réel, fournissant des alertes proactives en cas de conditions météorologiques extrêmes et de problèmes liés à la sécurité. Lorsque des incidents surviennent localement, votre entreprise peut immédiatement apporter l’assistance nécessaire, et mettre en place une évacuation, le cas échéant.
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Outre ses avantages en matière de sécurité, le suivi de voyage rend le processus de réservation et de gestion financière plus efficace. Les outils de partage systématique fournissent des données complètes sur les personnes en déplacement pour un suivi des frais en temps réel. Les meilleurs outils de suivi s’intègrent parfaitement à vos plateformes de gestion des voyages existantes, permettant le partage de données entre les entités chargées des voyages, de la sécurité et des dépenses.
L’intégration des conditions garantit que les frais de déplacement des employé(e)s ne dépassent pas les budgets prédéfinis, ce qui simplifie le processus d’approbation. La charge administrative consacrée au suivi des dépenses, à la production de rapports et à la conformité est ainsi allégée.
Ces outils apportent une assistance supplémentaire au personnel, qui peut ressentir une certaine anxiété liée aux voyages d’affaires, en particulier lors de voyages longue distance ou sans accompagnement vers des destinations internationales. Ce soutien est essentiel. Une enquête menée par Opinium auprès de voyageurs et voyageuses d’affaires au Royaume-Uni a révélé que 60 % de ces personnes estimaient que leur entreprise pourrait en faire plus pour assurer leur sécurité et que 69 % refuseraient un voyage d’affaires où la sécurité n’est pas la priorité.
Une appli de suivi de voyage permet au personnel de savoir que l’entreprise veille sur elle et est prête à l’aider en cas de nécessité. Les alertes de perturbations de voyage atténuent le risque de retards frustrants, assurant le bon déroulement des itinéraires.
Bien que souvent associées aux grandes entreprises internationales, les applis de suivi de voyage sont utiles pour les entreprises de toute taille. Si le personnel de votre société part fréquemment en voyage d’affaires, il est probable que l’utilisation d’un outil de suivi de voyage vous apporte certains avantages.
Il existe 2 niveaux de technologie de suivi disponibles pour les entreprises.
Le premier englobe les outils de visibilité des voyages en temps réel, alimentés par un logiciel spécialisé d’agrégation de données qui s’intègre aux plateformes de réservation. Lorsque les employé(e)s réservent leurs vol, hôtel ou location de voitures via une plateforme intégrée, les détails sont automatiquement insérés dans le système qui met ensuite automatiquement à jour leur statut de voyage en temps réel.
Ensuite, lorsque des situations sur le terrain peuvent avoir une incidence sur la sécurité des voyageurs et voyageuses, le système envoie une alerte. Les entreprises peuvent rapidement entrer en contact avec les membres de leur équipe, leur demander de s’enregistrer ou leur proposer une assistance supplémentaire par des canaux approuvés.
Un deuxième type d’outils de suivi, plus complet, utilise la technologie de suivi GPS en direct ou par téléphone pour suivre les déplacements des employé(e)s. Ces outils sont généralement utilisés s’il existe un risque de troubles politiques ou d’urgences sanitaires.
Le suivi des employé(e)s en voyages d’affaires repose sur le traitement et le stockage de grandes quantités de données les concernant. Il est crucial que vous respectiez toutes les lois en matière de protection des données, telles que le Règlement général sur la protection des données (RGPD) de l’Union européenne, la Loi sur la protection des données personnelles numériques de l’Inde, ou les Principes de confidentialité de l’Australie.
Aux États-Unis, il n’existe pas d’ensemble de lois fédérales unifiées sur la protection de la vie privée, et la protection des données varie d’un État à l’autre. Citons par exemple, la loi sur la protection des données personnelles du consommateur en Californie (California Consumer Privacy Act, CCPA) et la loi sur la protection des données en Virginie (Virginia Data Protection Act).
Outre les préoccupations liées au traitement des données, certaines personnes manifesteront des inquiétudes quant aux conséquences d’un suivi de leurs déplacements sur le respect de leur vie privée. Il s’agit de l’un des facteurs qui expliquent le faible taux d’utilisation des applications de sécurité de voyage. En effet, World Travel Protection rapporte que, bien que 70 % des personnes interrogées aient déclaré que leur société encourageait l’utilisation d’une application, seules 30 % l’ont téléchargée.
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En plus de respecter les lois sur la protection des données, notamment le RGPD, les outils de partage de localisation sont dotés de multiples fonctions de sécurité, notamment l’authentification multi-facteurs et le chiffrement des données. Ils exigent le consentement explicite des personnes qui les utilisent et limitent l’utilisation des données aux fins approuvées.
Selon une fausse croyance, les applications de suivi de voyage seraient utilisées pour suivre les déplacements des employé(e)s, alors qu’elles sont plutôt conçues pour les informer des incidents à proximité.
Avant d’utiliser des outils de visibilité des voyages, il est important de comprendre leur fonctionnement et les enjeux, et d’obtenir le plein consentement de chaque voyageur ou voyageuse d’affaires. Et comme 75 % des employé(es) expriment une certaine inquiétude quant à leur sécurité lors de déplacements professionnels, la plupart souhaitent finalement savoir pouvoir bénéficier d’une assistance en voyage.
Pour encourager l’adoption, vous devrez trouver un équilibre entre le respect des obligations de diligence et la protection de la vie privée des employé(e)s en choisissant des applications chiffrées et conformes.
Pour tirer le meilleur parti des avantages des systèmes de partage de localisation, recherchez des applications de voyages d’affaires proposant les fonctionnalités suivantes :
Votre société a l’obligation morale, et souvent légale, d’assurer la sécurité et le bien-être des voyageurs et voyageuses, et vous en avez l’obligation de diligence. Mais sans accès aux données des voyageurs, ces obligations ne peuvent pas être mises en pratique. Les méthodes traditionnellement utilisées pour gérer les itinéraires, comme les feuilles de calcul et les vérifications personnelles, sont chronophages et peuvent entraîner des décalages critiques dans la communication lorsque les membres de votre équipe ont le plus besoin de vous.
Il existe une multitude d’outils pour améliorer la visibilité des programmes de voyage, mais Traxo est l’un des plus complets. Lorsque vous activez la fonctionnalité Traxo dans Booking.com for Business, vous bénéficiez d’un aperçu complet de la localisation des voyageurs et voyageuses, en temps réel. Cet outil de localisation s’intègre aux systèmes de gestion des voyages, compilant les données des réservations.
Avec l’aide de Traxo, vous serez en mesure de localiser rapidement les membres de votre équipe en déplacement pour pouvoir réagir rapidement en cas de besoin, tout en fournissant une assistance proactive. Traxo simplifie également la gestion des voyages d’affaires en s’intégrant à des services comme Expensify pour synchroniser le coût des réservations de voyages.
Après avoir sélectionné et mis en place la bonne technologie de suivi des déplacements, vous pouvez en tirer le meilleur parti avec ces bonnes pratiques.
Quels sont vos objectifs lorsque vous utilisez des applications de suivi de voyage ? Vous voulez améliorer votre conformité en matière d’obligation de diligence, simplifier les processus de gestion des voyages ou profiter des avantages mentionnés ci-dessus ? Déterminez vos objectifs et définissez clairement comment le nouveau système les atteindra.
Les meilleurs outils de suivi des déplacements fonctionnent s’intègrent parfaitement avec les solutions de gestion des voyages que vous utilisez déjà. Vous profitez ainsi d’une expérience cohérente et conviviale avec laquelle les employé(e)s en déplacement se sentiront tout à fait à l’aise.
Une fois que vous avez défini votre politique de voyage et sélectionné un système, parlez-en clairement avec votre personnel, et n’oubliez pas de mentionner les avantages en matière de sécurité. Programmez des séances de formation pour expliquer comment utiliser cette nouvelle technologie de partage de localisation et abordez la façon dont les données de localisation seront utilisées et protégées. Enfin, répondez à toutes les préoccupations en matière de confidentialité en faisant du partage de géolocalisation un processus d’adhésion.
Il est essentiel d’utiliser un logiciel de surveillance certifié obtenu par l’intermédiaire d’un fournisseur enregistré et vérifié qui respecte toutes les réglementations légales relatives à la sécurité des données et au droit à la vie privée. Votre société devrait également effectuer des audits réguliers concernant la fiabilité et la conformité, ainsi que les mises à jour logicielles suggérées pour maintenir les systèmes en conformité avec les dernières fonctionnalités de sécurité.
Bien qu’utiles dans de nombreuses situations, les outils de partage nécessitent encore une surveillance humaine. Par exemple, si les employé(e)s n’utilisent pas les outils de réservation approuvés, leurs itinéraires peuvent ne pas être synchronisés avec le système. En outre, les perturbations des déplacements et les alertes de sécurité peuvent être retardées lorsque des voyages dans des zones où la connectivité est faible. Assurez-vous d’y penser lorsque vous automatisez vos systèmes.
Lorsque la main-d’œuvre de votre société est en déplacement, vous avez besoin de moyens modernes et innovants pour assurer sa sécurité. Les meilleures applications de gestion des voyages d’affaires proposent une solution complète. Avec Booking.com for Business, vous bénéficiez d’une visibilité totale sur les itinéraires et recevez des mises à jour en temps réel pour vous aider à répondre aux exigences en matière d’obligation de diligence. Gérez les itinéraires au fur et à mesure pour améliorer les temps de réponse en matière de sécurité, tout en offrant une meilleure expérience utilisateur.
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