Une politique de voyage collectif renforce l’obligation de diligence et permet de protéger efficacement votre personnel en déplacement.
Votre équipe se sent-elle soutenue lors des déplacements professionnels ? Avec près de trois quarts (73% des personnes habituées aux voyages d’affaires) qui refuseraient de partir en déplacement si leur employeur n’accordait pas la priorité à la sécurité, il est plus important que jamais de revoir la politique de voyage d’affaires de votre société.
Une politique globale de sécurité des voyages d’affaires définit le cadre pratique qui permet de protéger les membres de l’équipe lorsqu’ils se déplacent pour leur travail. Elle apporte aux personnes en voyage d’affaires des procédures d’urgence, des outils de communication et des informations sur les assurances, afin qu’elles sachent à qui s’adresser en cas de perturbation de leur voyage.
La politique de sécurité de votre société en matière de voyages reflète-t-elle les risques actuels ? Dans ce guide, nous passerons en revue les principales considérations à prendre en compte, tout en fournissant des conseils de sécurité proactifs aux personnes en voyage d’affaires elles-mêmes.
Les voyages d’affaires collectifs apportent une plus grande sécurité par rapport aux voyages d’affaires individuels. Les personnes qui voyagent seules sont confrontées à des risques uniques lorsqu’elles se déplacent, souvent en raison de problèmes de communication dans des endroits distants et d’un manque de soutien sur place de la part de l’encadrement.
Lorsqu’ils voyagent en groupe, les membres de l’équipe peuvent s’entraider en cas de problème. Cependant, comme pour tout voyage, il existe toujours des risques potentiels à prendre en considération.
Les voyages d’affaires collectifs peuvent être perturbés par des conflits politiques inattendus ou par des irruptions de troubles civils. Au cours des 12 derniers mois, plus de 72 pays ont connu d’importantes manifestations. Ces situations, qui évoluent rapidement, peuvent entraîner la fermeture des routes, tandis que les grèves peuvent perturber les services, ce qui rend difficile le suivi d’un itinéraire planifié.
Que votre équipe participe à une conférence à l’étranger en pleine épidémie de grippe ou qu’elle se rende dans une région où les normes d’hygiène sont différentes, tenez compte de l’impact des voyages collectifs sur la santé. Les infections respiratoires, la gastro-entérite et la diarrhée du voyageur (turista) sont les affections les plus courantes auxquelles les personnes en voyage d’affaires sont susceptibles d’être confrontées, et les groupes sont plus susceptibles de faire circuler les germes.
Les catastrophes naturelles comme les tremblements de terre, les ouragans et les inondations comportent de graves risques pour la sécurité, en particulier pour les groupes de prestataires qui travaillent dans des régions isolées qui pourraient être coupées du monde jusqu’à ce que le service soit rétabli. Pourtant, même les tempêtes légères ont un impact sur les voyages, qu’il s’agisse de vols retardés ou de pannes d’électricité.
Les centres urbains peuvent avoir des taux plus élevés de petite délinquance, ce qui nécessite des protocoles de sécurité supplémentaires. Les équipes en voyage d’affaires peuvent être en contact avec des prestataires tiers, comme des services de location de voitures et des équipes de construction sur les chantiers. Le recours à des tiers non agréés comporte un élément de risque supplémentaire.
Le concept d’« obligation de diligence » est intégré dans toute politique de voyage d’affaires efficace. Il décrit les responsabilités légales et morales de votre société en matière de santé, de sécurité et de bien-être du personnel.
Pour satisfaire aux exigences de l’obligation de diligence, votre société doit procéder à une évaluation des risques avant chaque voyage, en tenant compte de chacun des facteurs décrits ci-dessus (politiques, météorologiques, sanitaires et criminels/sécuritaires). Dans le cas d’un voyage collectif, il est également important de prendre en compte les personnes qui composent le groupe afin d’identifier tout autre facteur de risque personnel, tel qu’un problème de santé préexistant.
Une obligation de diligence efficace, associée à une gestion des risques spécifiques au voyage, permet aux membres du personnel en déplacement de vaquer à leurs activités sans inquiétude ni distraction. Ils savent qu’en cas d’incident, la société sera là pour les soutenir.
Le respect de l’obligation de diligence est l’élément moteur de la création d’une politique de sécurité des voyages. Cependant, c’est la politique elle-même qui fournit une feuille de route aux personnes en voyage d’affaires, avec l’ensemble des procédures clairement énoncées afin d’éviter toute confusion.
Avec une bonne politique de voyage, les membres du personnel savent ce qui est attendu d’eux lorsqu’ils sont en déplacement et ont à leur portée les outils nécessaires pour assurer leur sécurité, même dans les situations d’urgence.
Définissez des instructions de réservation pour les équipes, fixez des plafonds de dépenses et configurez des coordonnées grâce à cet outil en ligne facile à utiliser.
Voici les éléments à inclure dans la politique de voyage collectif de votre société pour gérer au mieux les risques et assurer la sécurité du personnel.
L’organisation d’un voyage collectif est souvent complexe et requiert un haut niveau d’organisation pour gérer les préférences individuelles et les différents emplois du temps. Une politique de voyages d’affaires bien conçue élimine toute incertitude en matière de conformité et d’obligation de diligence, mais vous pouvez la compléter par les techniques suivantes.
Nous avons déjà mentionné l’importance d’effectuer une évaluation des risques de voyage pour chaque déplacement. Toutefois, il faut garder à l’esprit, lors de l’organisation d’un voyage collectif, la nécessité de prendre en compte les niveaux de risque individuels ainsi que le contexte environnemental plus large et spécifique à la destination. Par exemple, dans le cadre de l’évaluation globale du groupe, vous examinerez des éléments comme les attitudes culturelles, l’étiquette internationale et les besoins spécifiques des femmes ou des personnes LGBTQ+.
Une bonne assurance collective pour les voyages d’affaires est indispensable. Les personnes en voyage d’affaires doivent être couvertes non seulement pour les pertes de bagages et les annulations de voyage, mais aussi pour les frais médicaux, les blessures et le coût d’une évacuation d’urgence. Il est possible de souscrire une police individuelle pour couvrir chaque personne, mais cette solution peut s’avérer plus coûteuse et inefficace que les polices collectives.
Il faut également penser à l’assistance voyage, le complément naturel de l’assurance. L’assurance est une compensation financière que vous recevez afin de couvrir les coûts des perturbations, ce qui vous assure une protection pécuniaire. En revanche, l’assistance décrit le service lui-même, qu’il s’agisse de l’assistance à la clientèle, de l’accès aux services médicaux ou du suivi des voyageurs et voyageuses. Les meilleurs programmes de gestion des risques liés aux voyages combinent ces 2 éléments en un ensemble homogène.
Les programmes de sécurité les mieux conçus ne valent rien si votre équipe n’en a pas connaissance. Pour les voyages collectifs, organisez une session de formation avec l’ensemble de l’équipe afin de discuter des résultats de l’évaluation des risques. Informez le personnel des escroqueries les plus courantes lors de voyages d’affaires et des risques de sécurité possibles, qu’il s’agisse de vols à la tire ou de manifestations, et donnez-leur des conseils utiles pour faire face à ces situations.
Outre les informations spécifiques à chaque destination, vous devez également examiner en détail la politique de voyage. Assurez-vous que les membres du personnel connaissent le type de voyage autorisé, la marche à suivre pour réserver leur hébergement et les coordonnées auxquelles ils doivent se référer en cas d’urgence.
Même lors d’un voyage collectif, les personnes du groupe ne sont pas toujours ensemble. Les personnes en voyage d’affaires ont des itinéraires et des tâches qui varient selon les lieux, et certaines peuvent choisir de prolonger leur séjour pour en profiter sur un plan personnel. Alors, comment assurer la sécurité de chacune et chacun ?
L’utilisation d’un outil de suivi d’itinéraire est un moyen simple de suivre les déplacements de chaque personne. Ainsi, en cas d’incident, votre société sera en mesure de localiser rapidement l’ensemble des personnes du groupe et de leur apporter l’aide nécessaire.
Si vous vous apprêtez à partir en voyage d’affaires collectif, voici quelques conseils pour assurer votre sécurité lors de votre déplacement.
Booking.com for Business simplifie la gestion des voyages collectifs. Réservez et gérez les vols d’affaires et les hébergements collectifs à partir d’une plateforme unique et gratuite. En comparant les hôtels, vous pourrez voir les caractéristiques de sécurité spécifiques à chacun d’entre eux, comme les coffres-forts, l’accès par carte-clé et la réception ouverte 24h/24 et 7j/7.
Pour les personnes qui effectuent la réservation des voyages d’affaires, la possibilité de consulter les réservations individuelles à partir d’un tableau de bord administratif vous aide à fournir une assistance et à respecter l’obligation de diligence. Notre partenariat avec Traxo permet d’avoir une vue d’ensemble de toutes les réservations avec une carte de localisation des membres du groupe en direct. Nous travaillons également en partenariat avec International SOS, un des leaders mondiaux de la gestion des risques en matière de santé et de sécurité, afin de fournir une assistance en matière de sécurité 24h/24 et 7j/7 et d’aider les entreprises à prendre des décisions plus éclairées grâce à des informations en temps réel.
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Les voyages d’affaires représentent des possibilités de croissance intéressantes, mais il est également important de reconnaître les risques et de s’y préparer. L’un des points essentiels à retenir est que les groupes sont composés de personnes, chacune ayant ses propres besoins et son propre profil de risque. En établissant des procédures claires dans votre programme de sécurité pour les voyages d’affaires, appuyées par des évaluations des risques avant le voyage et la formation du personnel, vous donnerez aux personnes en voyage d’affaires les outils dont elles ont besoin pour se sentir en sécurité, soutenues et confiantes tout au long de leur voyage.
Les polices d’assurance pour les voyages collectifs couvrent plusieurs collègues, généralement un minimum de 10 personnes, sous une seule police. Tout le monde bénéficie du même niveau de protection contre les événements inattendus, généralement avec une réduction en comparaison au prix d’achat de polices d’assurance voyage individuelles.
Les 2 types d’assurance collective sont l’assurance obligatoire et l’assurance facultative. Un régime obligatoire exige l’adhésion de tous les membres du groupe, tandis que les régimes facultatifs permettent aux personnes en voyage d’affaires d’y adhérer ou non.
La coordination d’un voyage d’affaires collectif exige de l’organisation et de la souplesse pour tenir compte des préférences, des lieux et des emplois du temps de l’ensemble des personnes du groupe. Lorsque vous réservez un hébergement ou des vols d’affaires collectifs, vous devez également vous assurer qu’ils permettent des changements de dernière minute.
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