Les PME ont-elles besoin d’une politique de voyage et de dépenses ?
En l’absence de politique de voyage appropriée, le coût des voyages pour les petites entreprises peut rapidement augmenter. Il est clair que les PME dégagent de la valeur des voyages d’affaires. Selon un rapport de la Confederation of British Industry (CBI), 94 % des PME participent à des voyages d’affaires, contre 97 % des grandes entreprises. En effet, nombre de ces PME souligne l’importance de rencontrer leurs potentiels futurs clients en personne.
Quelle que soit la raison du voyage d’affaires, les entreprises de toute taille doivent trouver un moyen cohérent de contrôler les coûts, de suivre les dépenses et de gérer l’obligation de diligence. Pour les petites entreprises, une politique de voyage est essentielle, non seulement parce qu’elles travaillent avec des équipes et des budgets plus restreints, mais aussi parce qu’elles n’ont peut-être pas les ressources dédiées dont disposerait une plus grande entreprise.
Une politique de voyage précise les attentes de l’ensemble des collaborateurs. Dans ce guide, nous expliquerons à quoi correspond une politique de voyage pour les PME et présenterons les avantages et inconvénients de l’utilisation d’un modèle de politique de voyage pour les petites entreprises. Nous vous communiquerons également quelques conseils utiles pour encourager la conformité au sein de votre organisation.
Une politique de voyage et de dépenses est un ensemble de lignes directrices détaillant la manière dont le personnel doit gérer les frais de déplacement. Elle commence par des règles concernant la réservation des vols d’affaires, des hébergements et des voitures de location, y compris les plateformes et les fournisseurs à privilégier.
Elle précise également quels frais de déplacement seront pris en charge par l’entreprise, y compris les indemnités journalières applicables, afin que le personnel sache exactement quel montant peut être dépensé lors des déplacements. Outre les dépenses et les approbations, une politique de voyage complète se concentre sur la sécurité et le confort du personnel pour des voyages d’affaires plus productifs et durables.
Quelles différences y a-t-il entre une politique de voyage pour les PME et pour les grandes entreprises ?
Alors que les organisations internationales peuvent envoyer plusieurs personnes en voyage d’affaires en même temps, les PME ne peuvent en envoyer qu’une ou 2. Les grandes entreprises ne dépensent pas seulement plus, avec un budget et un périmètre de voyage plus importants, mais elles ont également tendance à réserver des voyages d’affaires plus fréquemment. Les grandes entreprises accordent plus d’importance à la gestion des risques et peuvent faire appel à un responsable des voyages dédié ou à une agence spécialisée pour réserver leurs voyages d’affaires. Cette augmentation du nombre de voyages s’accompagne de la nécessité de politiques plus strictes et de niveaux d’approbation plus élevés.
Travaillant avec des budgets plus restreints, il est plus important que jamais pour les petites entreprises d’utiliser un outil de gestion des voyages pour PME afin d’économiser l’argent et le temps consacrés à la réservation et à la gestion des voyages d’affaires.
Il n’existe pas de modèle unique pour toutes les entreprises, et les petites entreprises peuvent également préférer adopter une approche plus flexible et moins structurée que les grandes sociétés. Vous devrez tenir compte des besoins de votre personnel et de votre budget de voyage.
Les politiques de voyage flexibles donnent au personnel un certain degré d’autonomie, notamment au niveau du choix des compagnies aériennes ou des hôtels, à condition de respecter un certain cadre tarifaire. Une politique de voyage flexible peut laisser de la place aux « bleisure », c’est-à-dire que l’employé peut étendre ses plans pour inclure du temps libre au début ou à la fin du voyage d’affaires.
Les politiques de voyage traditionnelles, quant à elles, comprennent un ensemble fixe de règles pour la réservation des voyages. Par exemple, le personnel sera tenu de réserver des vols auprès d’une compagnie aérienne spécifique.
Définissez des instructions de réservation pour les équipes, fixez des plafonds de dépenses et configurez des coordonnées grâce à cet outil en ligne facile à utiliser.
Qu’elle soit flexible ou stricte, la mise en œuvre d’une politique de voyage pour les petites entreprises présente des avantages indéniables. Les expériences positives en matière de voyages d’affaires sont liées à l’engagement du personnel. C’est une vérité dans le monde entier : 79 % des voyageurs et voyageuses d’affaires d’Amérique du Nord, 83 % d’Europe et jusqu’à 96 % de la région Asie-Pacifique déclarent que les voyages d’affaires ont un impact sur leur satisfaction professionnelle globale.
Comment une politique de voyage pour les petites entreprises contribue-t-elle à ces expériences positives ?
Sans politique claire en matière de frais de déplacement, le personnel ne saura pas ce qui est couvert et devra contacter le service financier avant d’effectuer une réservation ou un paiement. Avec une liste de frais de déplacement, il peut effectuer des achats préapprouvés en toute confiance. Cela permet également de clarifier les niveaux d’approbation et les responsabilités afin d’éviter les malentendus.
Les marges sont souvent serrées pour les PME, de sorte que lorsque le personnel dépasse le budget alloué à un voyage d’affaires, cela peut avoir un impact direct sur le résultat mensuel. Les dépenses du personnel sont plus prévisibles lorsque vous établissez des lignes directrices en matière d’hébergement et des indemnités journalières pour les repas.
L’utilisation d’un outil gratuit de gestion des voyages comme Booking.com for Business permet au personnel de ne pas perdre de temps à essayer de trouver les bons tarifs. De plus, l’outil intégrera vos politiques de voyage et proposera des options adaptées au budget et aux besoins de votre entreprise en matière de voyages.
Une politique de frais de déplacement pour les petites entreprises garantit que les dépenses et les paiements approuvés respectent les normes gouvernementales en matière de conformité fiscale.
Une politique complète en matière de voyages d’affaires indiquera à qui le personnel peut s’adresser pour demander une assistance. Le contact est maintenu pour améliorer la sécurité. Parallèlement, un système de réservation centralisé permet à votre équipe de suivre les personnes qui voyagent en temps réel et de les aider en cas d’annulation inattendue, de retard ou d’autres problèmes liés à la sécurité du voyage.
Enfin, la fourniture d’une liste de services de réservation approuvés garantit que votre personnel réserve les voyages auprès de sources fiables et vérifiées.
Bien que la création d’une politique de frais de déplacement pour votre petite entreprise présente de nombreux avantages, cette action s’accompagne de certains défis.
Les très petites entreprises peuvent ne pas disposer d’une équipe dédiée aux ressources humaines ou à la comptabilité, de sorte qu’un plan de voyage d’affaires structuré de manière stricte peut ajouter des niveaux d’approbation superflus. Si vous continuez à remplir manuellement des notes de frais, la paperasserie qui en découle vous prendra du temps. En effet, le traitement des notes de frais sur papier prend en moyenne 20 minutes, ce qui entraîne une perte de productivité.
L’un des principaux avantages d’une politique de voyage d’affaires est la gestion des dépenses, mais cela peut se faire au détriment de la satisfaction du personnel. Un ensemble de règles trop strictes pourrait empêcher le personnel de se sentir confortable et bien soigné.
Dans un souci de flexibilité, les petites entreprises commettent souvent l’erreur de ne pas être suffisamment claires dans leurs politiques. En suivant à la lettre un modèle de politique de voyage d’affaires pour les petites entreprises, vous pourrez inclure toutes les informations pertinentes.
Même si elle n’est pas aussi complète qu’une politique d’entreprise, une politique-type de voyages d’affaires pour les PME doit couvrir des éléments essentiels tels que les suivants :
Un plan de voyages pour une grande entreprise peut devoir inclure des indemnités journalières pour les grandes métropoles du monde. Avec les budgets de voyage des PME, les tarifs sont plus ciblés sur les principaux itinéraires de l’entreprise. Indiquez les dépenses maximales pour les catégories suivantes : vols, hébergement, transport terrestre et voitures de location.
Quels outils ou plateformes de réservation le personnel doit-il utiliser ? Combien de temps à l’avance les dispositions doivent-elles être prises et comment les plans de voyage sont-ils approuvés ? L’utilisation d’une plateforme de gestion des voyages gratuite comme Booking.com for Business permet de simplifier la réservation et la gestion des voyages d’affaires en n’utilisant qu’un seul outil.
Comment le personnel devra-t-il régler ses voyages d’affaires ? Allez-vous fournir des cartes de crédit de l’entreprise ou des moyens de paiement virtuels ?
Voici quelques exemples :
Il s’agit de l’une des sections les plus importantes de toute politique de voyage d’affaires, qui énumère les dépenses professionnelles couvertes et celles qui ne le sont pas. Cela permet d’éviter les dépenses excessives dans les zones d’ombre, comme le divertissement des clients. Voici quelques exemples de dépenses couvertes :
Voici quelques exemples de dépenses qui peuvent ne pas être approuvées :
Une section doit préciser comment le personnel doit déclarer ses dépenses et quels documents doivent être présentés. Précisez le délai de présentation des demandes de remboursement et indiquez quand et comment les paiements pour les voyages d’affaires sont effectués.
Comme les grands groupes, les petites entreprises ont une obligation de diligence à l’égard de leur personnel. Vous devez inclure toutes les informations pertinentes en matière de sécurité dans la politique de voyage d’affaires, telles que les coordonnées des personnes à contacter en cas d’urgence et les détails de l’assurance voyage.
Les grandes entreprises ont parfois du mal à respecter la politique de voyage. L’un des avantages des PME est qu’avec un personnel moindre, vous serez plus à même de communiquer clairement votre politique.
Veillez à ce que la politique soit rédigée dans un langage clair afin d’éviter toute erreur de communication, sans termes juridiques inutiles ni jargon. Lorsqu’il s’agit de distinguer les dépenses personnelles des dépenses professionnelles officielles, utilisez des puces et des listes pour une meilleure visibilité.
Assurez-vous ensuite que tous les collaborateurs, y compris le personnel à temps plein et les sous-traitants, comprennent les nouvelles lignes directrices. Pour obtenir les meilleurs résultats, le document doit s’appliquer à tous les niveaux du personnel. Par exemple, si les cadres supérieurs ont un ensemble de règles différent de celui des entrepreneurs, cela crée de la confusion.
Enfin, utilisez l’automatisation lorsque c’est possible pour simplifier vos processus d’approbation. Intégrez des applis de suivi des dépenses et des plateformes de paiement virtuel à vos processus de réservation pour assurer la cohérence.
Une fois que vous avez élaboré une politique de voyage et de dépenses, la rédaction d’un plan de voyage d’affaires devrait être simple.
Utilisez les lignes directrices de la politique pour rechercher des vols et des hôtels appropriés disponibles aux dates de votre voyage. Ensuite, rédigez un itinéraire qui répertorie les éléments suivants :
Vérifiez votre politique de voyage pour vous assurer que votre itinéraire y est entièrement conforme, puis partagez-le avec l’équipe.
Oui, les déplacements sont considérés comme des frais professionnels légitimes, ce qui signifie que les petites entreprises peuvent bénéficier d’un allègement fiscal sur ces coûts. C’est l’une des raisons pour lesquelles un suivi et une comptabilisation précis des dépenses constituent un élément clé de toute politique de voyage.
Pour les propriétaires de petites entreprises, la frontière entre voyages personnels et voyages d’affaires peut parfois devenir floue. Ce qu’il faut retenir, c’est que, qu’ils soient déclarés à l’IRS, au HMRC ou à un autre organisme fiscal, les frais de déplacement ne sont éligibles que s’ils sont encourus lors d’un voyage d’affaires nécessaire.
Ainsi, si les trajets habituels entre votre domicile et votre lieu de travail ne sont pas considérés comme des frais de déplacement, c’est bien le cas quand vous vous rendez dans un autre pays pour un salon professionnel.
La nature personnelle des petites entreprises peut rendre la rédaction de politiques de voyages formelles décourageante. Pourtant, la mise en place de lignes directrices claires dès le départ permet de maintenir les attentes du personnel, et les coûts correspondants, au même niveau à mesure que votre entreprise se développe. Prenez le temps de revoir votre politique afin de l’affiner si nécessaire pour y apporter plus de flexibilité et de conformité.
Avec les outils de réservation et les systèmes automatisés de gestion des dépenses actuels, il est plus facile que jamais de créer une politique de frais de déplacement pour les petites entreprises qui réponde aux besoins de votre équipe.
Ce guide vous servira de manuel étape par étape pour mettre au point une politique de voyage.
Vous apprendrez ce qu'est une politique de voyage, comment vérifier qu’elle est bien respectée et co...
