Les services de relocalisation des employés permettent aux entreprises qui évoluent dans un marché mondial de s’assurer qu’elles disposent des équipes dont elles ont besoin, là où elles en ont besoin. Que vous planifiez un projet d’envergure internationale, que vous invitiez des collaborateurs de l'étranger ou que vous ouvriez un nouveau bureau, vous devrez gérer la même logistique que dans le cadre d’un voyage d'affaires, des vols à l'hébergement et aux visas.

Outre la gestion des itinéraires de voyage, le service RH doit aider les collaborateurs à s’installer dans un environnement qu’ils ne connaissent pas. Le personnel du service Finance, quant à lui, doit gérer les différents coûts de relocalisation. C’est pourquoi il peut s’avérer très utile de disposer d’une politique claire en la matière. Vous découvrirez dans cet article pourquoi il est important de mettre en place une politique d'entreprise relative à la relocalisation, ainsi que les éléments que celle-ci doit inclure pour être efficace.

Relocalisation d’un(e) employé(e), qu’est-ce que c’est ?

La relocalisation consiste à faire déménager un(e) employé(e) d’un lieu à un autre. Il peut s’agir de faciliter l’arrivée de nouvelles recrues dans votre siège social, de relocaliser des membres de la direction dans un autre pays ou encore de transférer une équipe spécialisée dans une ville proche.

Qu'il s'agisse de déménager dans une banlieue proche ou à l'autre bout du monde, une relocalisation implique des personnes concernées qu’elles changent de vie. C’est pourquoi il est essentiel de leur proposer un service de relocalisation avantageux et efficace, géré par l'entreprise, afin que tout se passe au mieux.

Quand est-il pertinent de relocaliser un(e) employé(e) ?

Tout comme pour les voyages d’affaires, il y a de nombreuses raisons pour lesquelles il peut être intéressant d’opter pour une relocalisation à long terme. Voici quelques-uns des cas les plus courants :

Les personnes nouvellement engagées doivent se rendre au siège social pour suivre une formation approfondie en présentiel.

  • Les personnes nouvellement engagées doivent déménager dans une autre ville ou un autre pays pour travailler au siège social de l’entreprise de manière permanente.
  • L'entreprise ouvre un nouveau bureau dans un autre pays, ce qui nécessite d’y envoyer des personnes expérimentées.
  • L'entreprise travaille sur un site spécifique dans le cadre d’un projet qui nécessite l’intervention de personnes disposant de compétences précises.
  • Un membre du personnel demande à être relocalisé dans un pays où il a toujours voulu vivre.
  • Un membre du personnel se voit offrir une promotion à condition qu’il déménage dans une autre région.

Les avantages de la relocalisation pour les entreprises

Avec la croissance du travail à distance et des horaires flexibles, de plus en plus de personnes sont prêtes à déménager pour le travail, en particulier vers une destination où le coût de la vie est moins élevé.

De plus, remplacer des personnes expérimentées coûte cher et n’est pas si simple. Selon une étude de Gallup, remplacer un(e) employé(e) de première ligne coûte à une entreprise 40 % du salaire de cette personne. Ce pourcentage monte jusqu’à 80 % pour le personnel qualifié et atteint 200 % pour un manager expérimenté, un chiffre impressionnant. En vous montrant flexible quant à leur localisation, vous fidéliserez vos équipes et risquerez moins de perdre vos meilleurs éléments.

En outre, la relocalisation peut stimuler la croissance de votre entreprise, qu’il s’agisse d’embaucher de nouvelles personnes ou d’ouvrir de nouveaux bureaux.

Les avantages de la relocalisation pour le personnel

Vos collaborateurs et collaboratrices peuvent trouver la relocalisation attrayante pour différentes raisons, notamment pour vivre de nouvelles expériences ou bénéficier d’une évolution de carrière. Selon un rapport de 2024 sur le travail à distance, 71 % des entreprises interrogées embauchent à l'international, ouvrant ainsi des possibilités de promotion et d’avancement.

Les personnes qui aiment voyager pour le travail peuvent aussi simplement apprécier l’idée de changer de décor. Une relocalisation permet aux collaborateurs de nouer de nouvelles relations et de développer leur réseau en allant à la rencontre d’autres professionnels qui partagent un même état d’esprit, tout en baignant dans une culture différente.

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Comment fonctionne la relocalisation ?

Une relocalisation peut être volontaire ou non. Dans le cadre d’une démarche volontaire, en général l’employé(e) fait une demande, qui est ensuite validée par l’entreprise.

En cas de relocalisation involontaire, c'est l'entreprise qui en fait la demande dans le cadre d’une offre de promotion.

Dans les 2 cas, une fois que la demande est acceptée par les 2 parties, l’employeur crée un package de relocalisation personnalisé couvrant tous les frais de déménagement et de voyage. De nombreuses sociétés font appel à des entreprises de relocalisation pour gérer le déménagement, de la recherche d’un logement à l’accompagnement du collaborateur et de sa famille.

Les types de déménagements nécessitant un service de relocalisation

Toutes les relocalisations n’impliquent pas un déménagement permanent à l’étranger. Dans de nombreux cas, il ne s’agit que d’un déménagement temporaire et lié à un projet spécifique. Voici les 3 principaux types de relocalisation :

Voyages d'affaires

Il existe de nombreux postes qui impliquent de partir fréquemment en déplacement professionnel pour plusieurs jours. Les membres des équipes commerciales et les consultant(e)s, par exemple, retournent souvent dans la même ville pour des réunions, ce qui nécessite de régulièrement organiser leur trajet et leur réserver un hébergement. Il peut également s’agir de déplacements dans le cadre d’un projet spécifique, que ceux-ci durent plusieurs semaines ou plusieurs mois.

Pour simplifier l’organisation de ces déplacements, vous pouvez utiliser une plateforme d’entreprise de gestion des voyages d'affaires comme Booking.com for Business. De plus, ce type d’outil permet aux équipes administratives d’assurer le suivi des frais de déplacement pour accélérer les remboursements, mais aussi de garantir la sécurité des collaborateurs, où qu’ils se trouvent.

Relocalisations à court terme

Contrairement aux voyages d’affaires, dans le cadre desquels vos équipes peuvent aller et venir dans un autre pays, les relocalisations temporaires nécessitent une installation dans un nouvel endroit. Toutefois, ce ne sera que pour une durée limitée dont la date de fin est définie à l’avance.

Relocalisations à long terme

Dans le cadre d’une relocalisation à long terme, les personnes concernées doivent déménager dans une autre ville ou un autre pays pendant au moins 1 an, voire indéfiniment. Alors que les relocalisations à court terme sont assorties d’une date de fin, les relocalisations à long terme sont plus flexibles. Elles soulèvent également des questions juridiques, fiscales et de conformité plus complexes.

Quel est l’impact d’une relocalisation sur les personnes concernées ?

Une relocalisation offre de nombreux avantages, mais elle s’accompagne également de difficultés. Déménager pour des raisons professionnelles n'est pas une décision à prendre à la légère. En effet, une relocalisation peut avoir un impact sur la vie de famille et personnelle, mais également d’un point de vue financier en fonction du coût de la vie dans la nouvelle destination. Les déménagements à l’étranger peuvent aussi nécessiter de prendre des cours de langue, ainsi qu’une assistance continue de la part de l’entreprise.

Les frais liés à une relocalisation

En général, les frais de relocalisation sont couverts par l’employeur. Ils comprennent le déménagement, les équipements nécessaires et une aide éventuelle à la recherche d’emploi pour les membres de la famille. Même dans le cas d’une relocalisation volontaire, les frais de relocalisation doivent être pris en compte dans le package financier.

Vos collaborateurs peuvent-ils refuser une relocalisation ?

Lorsqu’un employeur change de lieu d’activité et demande à un(e) employé(e) de le suivre, il s’agit d’un déménagement involontaire. Mais est-il possible pour les collaborateurs et collaboratrices de refuser ? Tout dépend du contrat de travail. Certains incluent une clause de mobilité, qui stipule que l’employé(e) est tenu(e) de déménager (dans une limite raisonnable) si cela lui est demandé.

Qu’est-ce qu’une politique de relocalisation ?

Une politique de relocalisation d’entreprise correspond à l’ensemble des avantages offerts aux employé(e)s en cas de déménagement. Ceux-ci comprennent une aide financière couvrant les frais liés au déménagement. Ils incluent également une assistance administrative pour faciliter le processus, notamment pour gérer les demandes de visas, la recherche d’un logement, mais aussi pour faire les cartons.

Une politique de relocalisation d’entreprise énumère également les droits des employé(e)s et les responsabilités de l’employeur.

Que doit inclure une politique de relocalisation ?

L’objectif principal d’une politique de relocalisation est d’éliminer toute incertitude concernant les droits et obligations des personnes concernées. À cette fin, il convient d’y inclure les sections suivantes :

  1. Éligibilité aux avantages : indiquez qui est admissible à une aide financière et si celle-ci varie en fonction du poste ou du type de déménagement.
  2. Liste des avantages : décrivez les différents avantages et leurs limites financières.
  3. Comment bénéficier des avantages : indiquez quelle est la procédure à suivre pour demander à bénéficier des avantages inclus, qu’il s’agisse du remboursement d’une facture ou de l’utilisation d’un logiciel de comptabilité.
  4. Comment gérer les dépenses inattendues : comment l’entreprise gère-t-elle les imprévus, tels que les vols annulés ?
  5. Dépenses non remboursables : y a-t-il des frais de voyages qui ne sont pas couverts ?
  6. Avantages et fiscalité : ces avantages financiers sont-ils considérés comme des revenus imposables dans votre pays ?
  7. Accompagnement administratif à la relocalisation : l'employeur apporte-t-il une aide en matière de demande de visas et de support linguistique ? L’assistance d’un(e) guide local(e) est-elle fournie ?
  8. Aide à la relocalisation de la famille : L’employeur fournit-il une assistance temporaire à la famille ou peut-il aider à la recherche d’un emploi ?

Qu'est-ce qu'une indemnité de relocalisation ?

Une indemnité de relocalisation est comprise dans le package global. Elle correspond à un avantage financier auquel les employés peuvent prétendre dans le cadre d’un déménagement. Celle-ci peut être proposée sous la forme d’un paiement forfaitaire ou d’un remboursement des frais de déplacement.

En général, les indemnités de relocalisation couvrent les mêmes frais que ceux engagés lors d’un voyage d’affaires :

  • Billets d'avion et de train
  • Frais de location de voiture
  • Indemnités journalières pour les repas
  • Coût de l'hébergement temporaire
  • Coût du déménagement

En outre, ils couvrent les frais de stockage et les frais annexes.

Que comprend un package de relocalisation type ?

Alors qu’une indemnité de relocalisation couvre les frais liés au voyage, un package de relocalisation complet comprend des avantages supplémentaires couvrant d’autres coûts liés à un déménagement.

Si l’entreprise ne fournit pas de logement, celui-ci couvre les dépenses liées à la recherche d'un hébergement dans la nouvelle destination. Certains packages de relocalisation prennent en charge les frais liés à l’achat d’un nouveau logement, tels que les frais d’agence, les frais de diagnostic, les frais juridiques ou de notaire, et les frais de demande de crédit.

Il convient également de couvrir les frais liés au déménagement, notamment le service d’emballage et de stockage à la nouvelle adresse. Une fois que le collaborateur ou la collaboratrice a emménagé dans son nouveau logement, des coûts supplémentaires s’ajoutent, tels que les frais liés à l'installation des appareils électroménagers et de raccordement aux services publics.

Toutefois, vous n’avez aucune obligation de prendre en charge ces frais. C’est à la société de déterminer lesquels sont couverts par le package. De nombreuses entreprises proposent des packages à plusieurs niveaux. Par exemple, les membres de la direction peuvent bénéficier d’un package plus intéressant que les nouvelles recrues. Les packages de relocalisation tout compris sont généralement réservés aux employés senior.

Pourquoi votre société a-t-elle besoin d’une politique de relocalisation ?

La première raison de mettre en place une politique de relocalisation est d’encourager vos collaborateurs expérimentés à prendre des postes sur des sites stratégiques. Il est possible que vos employé(e)s hésitent à déménager sans la certitude de bénéficier de l’assistance nécessaire. En leur présentant un accord écrit, vous les encouragerez à accepter votre proposition.

Deuxièmement, définir un politique de relocalisation vous aidera à respecter votre budget. En effet, les coûts de déménagement peuvent rapidement exploser. Mais en déterminant la limite à ne pas dépasser et en identifiant les dépenses qui ne sont pas remboursables, vous ne vous laisserez pas dépasser.

Le guide détaillé pour rédiger une politique de relocalisation

Pour qu’une politique de relocalisation soit efficace, elle doit vous aider à attirer les meilleurs talents et à les garder. Voici comment faire.

Étape 1 : Rencontrez un(e) représentant(e) de chaque service concerné

Réunissez vos services des ressources humaines, commerciaux et financiers pour discuter de ce qui est, et de ce qui n’est pas possible. Bien que ce soit généralement du ressort de l’équipe RH de rédiger cette politique, toutes ces parties prenantes devront se mettre d’accord sur le calendrier, les délais et les processus. Vous pouvez également en parler avec vos responsables du recrutement pour identifier les personnes à qui il serait le plus judicieux de proposer une relocalisation selon vos besoins.

Étape 2 : Sélectionnez vos fournisseurs

Recherchez des prestataires de services externes, faites la liste de ceux que vous préférez et incluez celle-ci dans votre politique. Il peut s’agir d’agents immobiliers, d’entreprises de déménagement et de services de relocalisation d’entreprise.

Étape 3 : Identifiez les problèmes juridiques potentiels

Commencez par identifier les pays stratégiques. Si vous demandez à des membres de vos équipes de changer de pays, vous devrez en parler avec votre équipe juridique pour passer en revue les démarches à effectuer en matière d’immigration et de visas. Votre politique doit également assurer votre conformité en matière de fiscalité.

Étape 4 : Définissez un calendrier et un budget réalistes

Travaillez en collaboration avec l’équipe Finance pour élaborer un budget initial. Décidez quelles dépenses seront couvertes par votre politique et lesquelles ne seront pas remboursables, afin de pouvoir apporter toutes les précisions nécessaires à vos employé(e)s.

Étape 5 : Définissez clairement les règles

Une fois que votre budget, vos objectifs et les avantages offerts sont définis, rédigez votre politique en utilisant un langage clair et facilement compréhensible. La politique doit répondre à toutes les questions potentielles de vos équipes. Elle doit faire la liste des avantages proposés dans le cadre d’une relocalisation. Assurez-vous d'inclure les coordonnées de la personne à contacter en cas de problème.

Étape 6 : Faites-la valider par toutes les parties prenantes

Envoyez votre projet de politique à toutes les parties prenantes afin qu’elles l’approuvent, à savoir vos équipes RH, juridiques et financières.

Étape 7 : Demandez l’avis des personnes concernées et faites les modifications nécessaires

Une fois que vous aurez commencé à relocaliser certains de vos collaborateurs, demandez-leur leur avis sur le processus. Y a-t-il d’autres avantages qu’ils auraient aimé se voir proposer ? Quelles difficultés ont-ils rencontrées ? Appuyez-vous sur ces commentaires pour faire évoluer votre politique au fil du temps.

Considérations spécifiques pour les PME

Si les grandes entreprises disposent en général des départements et du personnel nécessaires pour prendre en charge les services de relocalisation en interne, les PME en revanche ont tendance à faire appel à des prestataires externes. En effet, une société de relocalisation internationale peut vous aider à vérifier que les personnes concernées disposent des documents nécessaires pour déménager en toute conformité.

Les petites entreprises ont souvent besoin de trouver des solutions d’hébergement à court - et moyen terme avant que leurs collaborateurs emménagent dans leur logement définitif. Pour vous faciliter la tâche, tirez parti de plateformes de gestion des voyages pour les PME, comme Booking.com for Business. Vous pourrez réserver tous les éléments de voyage dont vous avez besoin pendant le processus de relocalisation et gérer vos réservations. De plus, vous bénéficierez d'une visibilité sur tous vos frais de déplacement : hébergements, vols, locations de voitures. Un service d’assistance est également inclus, afin que vous puissiez offrir à vos employé(e)s le soutien nécessaire pendant cette période de transition.

Que prend en charge un service de relocalisation d’entreprise ?

Qu'ils soient nationaux ou internationaux, les services de relocalisation d'entreprise facilitent les déménagements. Ils aident à gérer l’ensemble des étapes du processus, de la mise en cartons à la recherche d’un nouveau logement. Les services de relocalisation internationale aident également avec les demandes de visa et la recherche de services linguistiques. Enfin, un service de relocalisation d’entreprise efficace doit également aider les personnes qui voyagent avec leur famille à trouver une école pour les enfants, un nouvel emploi pour leur partenaire et à organiser le voyage pour tout le monde.

Comment choisir un service de relocalisation d'entreprise ?

Il arrive souvent que les gens confondent service de relocalisation international et entreprise de déménagement. Même si ces sociétés travaillent avec des entreprises de déménagement pour gérer la mise en carton et le déménagement physique, elles offrent un service plus complet.

Un service de relocalisation d'entreprise ne se contente pas de déplacer vos affaires d’un point A à un point B. Si vous comparez les différentes options à votre disposition, nous vous conseillons d’opter pour celles qui proposent les services suivants :

  • Une formation interculturelle
  • Des cours de langue
  • Une mise en contact avec des agents immobiliers
  • La gestion des demandes de visa
  • Une aide pour la famille de vos collaborateurs

Entamer un processus de relocalisation peut sembler intimidant. C’est pourquoi nous vous conseillons de planifier chaque étape et de définir une politique adaptée pour plus de sérénité. La clé est de vous assurer que la communication avec chaque partie prenante reste ouverte tout au long du processus, et de veiller à ce que vos employés les plus précieux reçoivent le soutien dont ils ont besoin à chaque étape.

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