6 consigli per gestire i viaggi di gruppo aziendali

Organizzare viaggi di gruppo aziendali richiede una pianificazione meticolosa e attenzione ai dettagli, che si tratti di una conferenza, di un evento di team building o di una riunione con i clienti. Coordinare un viaggio per un gruppo comporta nuove sfide e considerazioni, diverse da quelle poste dalla pianificazione di un viaggio per una singola persona. Ecco una guida completa, dal trasporto all'alloggio e tutto il resto, per assicurarti che il tuo prossimo viaggio di lavoro di gruppo si svolga senza problemi.

Gestione dei viaggi di gruppo aziendali

Perché pianificare un viaggio di gruppo aziendale è così diverso che farlo per una sola persona? Quando si prenota un viaggio di gruppo, sono diversi i fattori da considerare perché l'esperienza risulti positiva e fluida. Ecco alcuni di questi fattori chiave:

• Trasporto a lungo raggio: in che modo i viaggiatori raggiungeranno la destinazione? Prenderanno l'aereo, il treno, l'autobus e così via? Dovrai tenere conto della durata del viaggio, delle preferenze personali, del budget e degli obiettivi di sostenibilità, assicurandoti però che tutti i viaggiatori arrivino in tempo per gli eventi.
• Trasporto a corto raggio: una volta arrivati a destinazione, come si sposteranno i viaggiatori? Dovranno noleggiare un'auto, usare i mezzi pubblici o prendere taxi? Quando si tratta di un gruppo, devi considerare tutti gli aspetti logistici e finanziari. Effettua in anticipo le prenotazioni per i gruppi più numerosi.
• Alloggio: dove soggiorneranno i viaggiatori? Per i viaggi di gruppo, prenotare camere d'albergo singole potrebbe essere la soluzione più sensata dal punto di vista logistico. Tuttavia, affittando una casa o un appartamento, potresti riuscire a rispettare il budget e anche a contribuire alla coesione del gruppo. Dovrai anche considerare le preferenze e le esigenze dei singoli viaggiatori, per esempio in termini di mobilità, accessibilità e così via, e valutare come queste possano influire sulla scelta del tipo di alloggio.

6 suggerimenti per la gestione dei viaggi di gruppo aziendali

Gestire viaggi di gruppo aziendali e viaggi di lavoro per una singola persona non è molto diverso, ma ci sono alcuni accorgimenti specifici che possono essere d'aiuto per le prenotazioni di gruppo e aziendali.

1. Prenota i voli in orari non di punta

Le compagnie aeree offrono in genere tariffe più convenienti per gli orari non di punta perché la domanda è minore. Volare in questi orari può far risparmiare denaro e ridurre il rischio di ritardi e di sovraffollamento negli aeroporti. Inoltre, i voli in orari meno richiesti possono contribuire a ottimizzare la produttività dei viaggiatori business. Prenotando un volo che parte la mattina presto o la sera tardi, i viaggiatori aziendali possono ottimizzare il tempo a disposizione una volta raggiunta la destinazione finale.

2. Stabilisci un budget chiaro

Definire il budget in anticipo consente di prendere decisioni informate in merito a trasporti, alloggi e altro, evitando di spendere troppo. Stabilendo un budget chiaro, è possibile valutare i costi associati alle diverse opzioni e ottimizzare la gestione dei viaggi di gruppo aziendali.

3. Utilizza i programmi fedeltà

Approfitta dei programmi fedeltà offerti da compagnie aeree e hotel per ottenere premi o sconti per le prenotazioni di gruppo. Inoltre, di tanto in tanto, i membri dei programmi fedeltà possono ricevere vantaggi come upgrade, imbarco anticipato o gestione prioritaria dei bagagli. Questo può essere particolarmente utile per i viaggi di gruppo aziendali, dove l'upgrade in business o in prima classe può fare una grande differenza in termini di comfort e produttività.

4. Prova a fare una prenotazione di gruppo

Con le prenotazioni di gruppo puoi riservare un numero prestabilito di posti su un volo, in modo che tutti viaggino insieme. Inoltre, spesso c'è la possibilità di ottenere tariffe scontate per i gruppi che viaggiano insieme.

5. Considera tipi di alloggi alternativi

Prendi in esame opzioni diverse dai soliti hotel, come appartamenti o case per vacanze, che si adattano meglio alle esigenze e alle preferenze del gruppo. Grazie a un'ampia rete di alloggi e a strumenti esclusivi per gestire le prenotazioni per i gruppi, Booking.com for Business ti consente di prenotare un soggiorno anche per 30 persone con la massima semplicità.

6. Stipula l'assicurazione di viaggio

Investi in un'assicurazione di viaggio completa, che copra cancellazioni, emergenze sanitarie e altri rischi legati al viaggio, per proteggere il gruppo contro gli imprevisti. Per saperne di più sul tipo di assicurazione di viaggio più adatto alle tue esigenze e a quelle della tua azienda, consulta la nostra guida dedicata.

Come affrontare le sfide più comuni della gestione dei viaggi di gruppo

La gestione dei viaggi di gruppo comporta una serie di sfide e richiede attenzione ai dettagli. Il numero più elevato dei viaggiatori determina un aumento dei costi, una maggiore necessità di comunicazione e visibilità e più esigenze e richieste individuali all'interno del gruppo. Ecco un elenco delle sfide più comuni che si presentano durante la pianificazione e la gestione dei viaggi di gruppo aziendali e il modo migliore per prevenirle e superarle:

1. Definizione di budget chiari

Per evitare costi eccessivi, stabilisci linee guida trasparenti per il budget e comunica regolarmente con gli stakeholder per assicurarti che le spese non superino il budget assegnato dalla politica per le spese.

2. Comunicazione chiara

Nella gestione dei viaggi di gruppo è particolarmente importante garantire una comunicazione fluida, in modo che tutti i viaggiatori siano sempre sincronizzati. Anche una piccola variazione può ripercuotersi su piani, prenotazioni e programmi. Utilizza software o piattaforme per la gestione dei viaggi che forniscano aggiornamenti in tempo reale su pianificazione, programmi, prenotazioni e stato dei viaggiatori, consentendo un migliore coordinamento e monitoraggio. Stabilire una comunicazione chiara ti aiuterà anche a tracciare la visibilità delle prenotazioni e delle posizioni dei viaggiatori.

3. Sicurezza dei viaggiatori

Dai priorità alla sicurezza facendo ricerche sui rischi della destinazione, implementando protocolli mirati e fornendo ai viaggiatori contatti e risorse per le emergenze. Vedi di più su come garantire la sicurezza durante i viaggi d'affari.

4. Rispetto delle preferenze dei singoli viaggiatori

Assecondare le preferenze individuali non è un'impresa facile. Allo stesso tempo, è essenziale assicurare coerenza ed equità in tutto il gruppo. Il nostro consiglio è di dare sempre la priorità ai bisogni più che ai desideri. Per esempio, nel gruppo può esserci una persona con esigenze di accessibilità o mobilità. Pertanto, si devono definire in anticipo le necessità dei viaggiatori, per poterle inserire nel processo di pianificazione fin dall'inizio. Teniamo a ribadire che è fondamentale una comunicazione caratterizzata da trasparenza e visibilità: in questo modo potrai evitare i problemi legati alle richieste e alle preferenze dei viaggiatori.

La pianificazione dei viaggi di gruppo aziendali comporta una serie di sfide. Tuttavia, con un'attenta preparazione e una gestione strategica, può diventare un'esperienza gratificante e di successo sia per gli amministratori che per i viaggiatori.

Si tratta di un vero e proprio gioco di equilibri: prendendo in considerazione i fattori coinvolti, come il trasporto, l'alloggio, il budget e la sicurezza, e mettendo in atto best practice e consigli, farai in modo che il tuo prossimo viaggio di gruppo aziendale sia indimenticabile e produttivo.