Scopri come scegliere tra biglietti aerei rimborsabili e non rimborsabili per i viaggi di lavoro.
Quando i viaggiatori business prenotano i voli, spesso si chiedono se scegliere biglietti aerei non rimborsabili, modificabili o completamente rimborsabili. Sono molte le situazioni in cui può capitare di dover cancellare un volo, per esempio riunioni annullate, malattie dei dipendenti e cambiamenti di itinerario dell'ultimo minuto. E anche se i voli rimborsabili spesso costano di più di quelli non rimborsabili, questa flessibilità spesso ripaga quando si verificano ritardi imprevisti.
Data la natura dinamica dei viaggi di affari, una certa flessibilità è un vantaggio, ma il prezzo più elevato dei biglietti aerei rimborsabili è giustificato per ogni viaggio?
In questo blog, analizzeremo da un punto di vista pratico il processo decisionale per prenotare voli business flessibili. Tenendo conto delle esigenze del budget e della logistica, avrai a disposizione tutte le informazioni necessarie per scegliere il tipo di biglietto più adatto al tuo prossimo viaggio di lavoro.
La maggior parte delle compagnie aeree offre la possibilità di scegliere tra biglietti rimborsabili e non rimborsabili. Le tariffe rimborsabili consentono ai passeggeri di modificare o cancellare i voli dopo la prenotazione. Alcuni biglietti rimborsabili prevedono delle restrizioni, come finestre di cancellazione definite o un piccolo costo extra in caso di variazioni. Tuttavia, in caso di cambiamenti di programma, non perderai l'intero valore del biglietto, come potrebbe accadere con una tariffa non rimborsabile.
Quando acquisti biglietti aerei per viaggiatori business, devi già considerare fattori quali la durata degli scali, le rotte e i costi. È anche importante conoscere bene le diverse tipologie di tariffe per stabilire se le più adatte alle esigenze del tuo team sono le opzioni rimborsabili o quelle non rimborsabili.
Ecco le differenze più in dettaglio.
È importante notare che le politiche di cancellazione e modifica variano notevolmente a seconda della compagnia aerea, quindi è sempre bene leggere attentamente termini e condizioni.
Il vantaggio principale dei biglietti aerei rimborsabili è la flessibilità, che è utile nei viaggi di lavoro dato che spesso all'ultimo minuto si verificano cambiamenti di programma non previsti.
Per esempio, i travel manager potrebbero dover prenotare una serie di biglietti di andata e ritorno per un progetto con tempistiche mutevoli e una portata in continua evoluzione. Con i biglietti rimborsabili, sarebbe più facile gestire i cambiamenti dell'ultimo minuto agli orari delle riunioni senza incorrere in penali.
Un altro vantaggio è la possibilità di bloccare prezzi più bassi sui voli durante le vendite promozionali delle compagnie aeree, sapendo che sarà possibile cambiare le date in un secondo momento, una volta definiti gli itinerari. Prenotare in anticipo offre maggiore tranquillità.
Tuttavia, prima di scegliere a priori biglietti aerei rimborsabili, ci sono alcune considerazioni da tenere presenti. Questi biglietti hanno un costo più elevato che può incidere sul budget delle spese di viaggio. Per trasferte semplici che difficilmente subiranno modifiche, l'importo più elevato non è sempre giustificato. Prima di prenotare, è anche importante considerare le differenze nelle politiche delle diverse compagnie aeree e nei tipi di tariffa.
Scegli i biglietti rimborsabili al momento della prenotazione, sia direttamente tramite la compagnia aerea che tramite un'agenzia o un aggregatore di terze parti. Con soluzioni online come Booking.com for Business, potrai utilizzare i filtri per trovare il tipo di biglietto più adatto tra più linee aeree contemporaneamente. Cerca opzioni contrassegnate da filtri come:
Le opzioni rimborsabili sono disponibili per diversi tipi di tariffa, compresi i voli in classe economy e business.
Esistono alcune situazioni in cui potresti ottenere un rimborso completo o una compensazione parziale su una tariffa non rimborsabile.
Molte compagnie aeree concedono un periodo di 24 ore entro cui esercitare il diritto di recesso, tra cui British Airways, Delta e LOT Polish Airlines. Perciò puoi cancellare il biglietto entro 24 ore dall'acquisto e ottenere un rimborso completo. Questa politica è obbligatoria negli Stati Uniti, dove il Dipartimento dei Trasporti stabilisce che le linee aeree devono rimborsare completamente i biglietti acquistati o consentire ai clienti di tenere in sospeso la tariffa indicata per 24 ore.
I biglietti rimborsabili prevedono la restituzione del pagamento quando il viaggiatore business decide di modificare o cancellare il proprio volo. Quando le compagnie aeree devono cancellare o modificare i propri voli a causa di fattori imprevisti come eventi climatici estremi, scioperi del personale aeroportuale o problemi meccanici, i clienti possono avere diritto al rimborso completo. Potrai scegliere tra il rimborso o una nuova prenotazione del volo, con condizioni che dipendono dall'area geografica e dalla linea aerea.
In molti Paesi, anche i ritardi gravi danno diritto a una compensazione, indipendentemente dal tipo di biglietto. Per esempio, i viaggiatori business all'interno dell'UE possono richiedere automaticamente una compensazione fino a 250 € per i voli a corto raggio che subiscono un ritardo di almeno tre ore e fino a 600 € per i voli a lungo raggio che subiscono un ritardo di almeno quattro ore. In Canada, le grandi compagnie aeree devono pagare fino a 1.000 $ per i ritardi dei voli superiori a nove ore.
L'assicurazione per i viaggi business spesso include il rimborso delle spese di cancellazione per coprire i costi derivanti da ritardi e cambiamenti di programma dell'ultimo minuto. Per ricevere il rimborso, i passeggeri devono conservare le carte d'imbarco, le ricevute e gli altri documenti del caso.
Per capire meglio se i voli rimborsabili valgano il prezzo aggiuntivo, ecco un esempio di analisi dei costi-benefici.
Supponi di essere un travel manager con l'incarico di acquistare i voli per 20 colleghi in vista di un convegno imminente. Il biglietto di andata e ritorno da Londra a New York costa 585 £ con tariffa non rimborsabile e 695 £ con tariffa rimborsabile: un sovrapprezzo di 110 £.
In base all'analisi del tuo programma per i viaggi aziendali, il tasso medio di cancellazione dei biglietti è del 5%, ovvero di 1 viaggiatore su 20.
Il costo totale dei biglietti rimborsabili è di 13.900 £, mentre quello dei biglietti non rimborsabili è di 11.700 £. Se uno dei colleghi cancellasse il viaggio, perderesti solo le 585 £ del suo biglietto non rimborsabile, contro le 2.200 £ in più spese per i biglietti rimborsabili.
In questo caso, sarebbe più conveniente acquistare biglietti non rimborsabili.
L'esempio che abbiamo fatto sopra dimostra che i biglietti non rimborsabili possono essere un'opzione più conveniente, ma non è sempre così. Per gruppi più piccoli o rotte più rischiose, potrebbero essere preferibili i biglietti rimborsabili.
Tieni presenti questi aspetti fondamentali durante il tuo processo decisionale.
I dirigenti aziendali spesso devono affrontare cambiamenti dell'ultimo minuto. In caso di fusioni importanti, presentazioni al consiglio di amministrazione e riunioni con i clienti, i biglietti rimborsabili, grazie alla loro flessibilità, offrono una maggiore tranquillità. Il tuo team avrà la libertà di arrivare prima o di prolungare il soggiorno secondo necessità, per portare a termine il lavoro.
Uno dei possibili contrattempi di un viaggio è il cambio di destinazione. Alcune aree sono più soggette di altre a instabilità politica e a eventi meteorologici. La scelta di tariffe flessibili è un modo per ridurre l'ansia da viaggio di lavoro in situazioni imprevedibili.
Anche il tipo di viaggio di lavoro influirà sulla scelta del biglietto più adatto. In alcuni settori, come l'edilizia e lo sviluppo dei prodotti, i cambiamenti di programma e di portata sono notoriamente frequenti. Per esempio, i viaggiatori business potrebbero dover riprogrammare il lancio di un prodotto a causa delle attività della concorrenza o prolungare il soggiorno per le riprese di un film ritardate a causa delle condizioni meteorologiche avverse.
Al contrario, i convegni e gli eventi su larga scala sono meno soggetti ai cambiamenti di data. I programmi vengono stabiliti con cura in anticipo, quindi le tariffe non rimborsabili potrebbero essere l'opzione più logica.
La differenza di prezzo tra tariffe rimborsabili e non rimborsabili è trascurabile in alcuni casi e significativa in altri. Come confrontare il costo dei voli cancellati non rimborsabili con i prezzi più elevati dei biglietti rimborsabili?
Anche le politiche di viaggio aziendali influiranno sulla scelta del tipo di biglietto più adatto. Alcune aziende daranno la priorità ai biglietti rimborsabili per determinati tipi di viaggi di lavoro, per poter far fronte a eventuali variazioni.
Imposta le linee guida per le prenotazioni dei team, i limiti di spesa e le informazioni di contatto con questo semplice strumento online.
Con oltre 380 compagnie aeree rappresentate su una piattaforma centrale, Booking.com for Business semplifica la ricerca di voli rimborsabili. Puoi scegliere tra voli in classe economy e business per tantissime destinazioni, filtrando per flessibilità e costi extra.
In più, offriamo 24 ore su 24, 7 giorni su 7 l'assistenza di esperti di viaggio per aiutare i dipendenti in caso di cambiamenti di programma, per esempio itinerari saltati, variazioni alle prenotazioni o cancellazioni.
Per gli itinerari fissi, che difficilmente subiranno variazioni, le tariffe non rimborsabili sono solitamente l'opzione migliore e più economica. Tuttavia, i viaggi di lavoro sono spesso soggetti a cambiamenti, e in questo caso sono preferibili le opzioni di prenotazione flessibili. I biglietti aerei rimborsabili permettono ai viaggiatori business di cancellare i viaggi senza penali e sono quindi una soluzione pratica per chiunque abbia un programma imprevedibile. Sebbene abbiano un prezzo più elevato, la garanzia che offrono spesso ne compensa il costo.
La maggior parte delle principali compagnie aeree offre la possibilità di scegliere tra voli rimborsabili e non rimborsabili e consente di confrontare facilmente le diverse opzioni. Prova a utilizzare Booking.com for Business per avere una panoramica dei voli aziendali disponibili per il tuo prossimo viaggio e trovare il giusto compromesso tra costo e praticità.
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