Che cos'è un agente di viaggio aziendale

Se il tuo team viaggia molto per motivi di lavoro, valuta se un agente di viaggio aziendale può fare al caso tuo.

Sia il travel manager che l'agente sono responsabili di tutti i viaggi di lavoro, delle politiche di viaggio e del tracciamento delle spese. Tuttavia, il secondo è di solito un referente esterno.

Ma che cos'è un'agenzia o un agente di viaggio aziendale, quali vantaggi e svantaggi comporta collaborare con uno dei due ed è opportuno assumerne uno? Per saperlo, continua a leggere il nostro articolo.

Che cosa fa un agente di viaggio aziendale?

Il ruolo di consulente per i viaggi aziendali può essere affidato a un'agenzia esterna o a un membro del personale interno. In entrambi i casi, la persona dedicata deve essere sempre al corrente di tutto ciò che riguarda i viaggi aziendali, dalla pianificazione alle politiche e alla gestione dei rischi.

Lo scopo di assumere un'agente per la gestione dei viaggi è di avere tutto sotto controllo senza dover pensare agli aspetti organizzativi. Un agente deve conoscere la politica di viaggio o aiutare il team a crearne una. Inoltre, deve assicurarsi che i dipendenti siano sempre preparati a viaggiare in sicurezza. Deve quindi occuparsi di:

• Visti di viaggio
• Prenotazioni di alloggi e noleggi auto
• Responsabilità relative al duty of care
• Itinerari di viaggio
• Spese di viaggio
• Situazioni di emergenza
• Stipula di un'assicurazione adeguata
• Gestione delle spese
• Prenotazione o modifica dei voli

Sfide della gestione dei viaggi

Quando si ha a che fare con i viaggi aziendali, non si sa mai se e quando possono sorgere dei problemi. Da calamità naturali imprevedibili a un semplice errore di calcolo nel budget, sono molte le sfide che possono presentarsi durante l'intera esperienza del viaggio aziendale.

Ecco le sfide più comuni che le aziende devono affrontare in materia di viaggi:

1. Non conformità alla politica aziendale: fare in modo che la politica di viaggio venga correttamente interpretata e applicata è un compito a sé stante.
2. Spese eccessive: come in ogni attività, non molti sono in grado di gestire con successo un budget
3. Diverse esigenze dei viaggiatori da soddisfare: non esistono due viaggiatori business uguali, quindi può essere molto difficile destreggiarsi tra le esigenze di tutti.

I problemi più comuni possono essere:

1. Dimenticarsi di richiedere il visto e i documenti appropriati: nessuno vuole rimanere bloccato alla dogana o arrivare in aeroporto e accorgersi che manca qualcosa.
2. Non mettere in valigia le apparecchiature necessarie: non avere un adattatore per prese diverse o dimenticare i materiali per una presentazione può compromettere l'intero viaggio. Per evitare questi errori, segui questa utile lista delle cose da mettere in valigia.
3. Voli o alloggi inadeguati: un viaggio di lavoro può essere già di per sé stressante, quindi prenotare un volo più lungo del necessario, scegliere un alloggio economico senza WiFi e così via può finire per costare più in risorse umane che in denaro.
4. Poca familiarità con la destinazione e gli spostamenti; un viaggio di lavoro può portarti in luoghi di cui non conosci la cultura, i servizi di emergenza, il clima e persino il lato della strada corretto su cui guidare.
5. Budget insufficiente: non sapere come preventivare un viaggio di lavoro può comportare molte perdite per un'azienda: se il budget è troppo elevato, i dipendenti potrebbero approfittarne, se è troppo basso, potrebbero rimanere insoddisfatti e non essere più disposti a viaggiare per lavoro.
6. I dipendenti non sanno che devono conservare le ricevute e farsi rimborsare: prima che i dipendenti partano per un viaggio aziendale, assicurati che conoscano i loro diritti e doveri. Fai in modo che la politica di viaggio sia accessibile a tutti in azienda e chiedi spesso un feedback: questi sono solo alcuni dei modi per assicurarti che i dipendenti siano sempre soddisfatti.
7. Resoconto inadeguato al ritorno dal viaggio di lavoro: migliorare la politica e l'esperienza di viaggio aziendale dei dipendenti dovrebbe essere un processo continuo.

Vantaggi e svantaggi dell'utilizzo di un agente o di un'agenzia di viaggio aziendale

Le agenzie di viaggi per le aziende sono un'ottima soluzione, soprattutto se i dipendenti viaggiano regolarmente per lavoro. Alcuni vantaggi sono:

• Avere un esperto che si occupa delle eventuali problematiche con i servizi di prenotazione dei viaggi aziendali
• Avere la certezza che tutti gli aspetti siano stati presi in considerazione senza tralasciare nessuna questione importante
• Avere un team di consulenti per i viaggi di lavoro a tua disposizione in caso di emergenza

Tuttavia, rivolgersi a un'agenzia di viaggi aziendali ha anche un rovescio della medaglia:

• Tariffe elevate e spese nascoste per l'agenzia di viaggi aziendali
• Poca familiarità con la tua politica di viaggio e le tue regole aziendali
• Mancanza di controllo sulla decisione finale

Travel manager interno

Come si può notare, tutti gli svantaggi si presentano quando si esternalizza questo tipo di attività. In effetti, soprattutto per le aziende più piccole, optare per un agente di viaggi interno potrebbe essere la soluzione vincente.

Considerati i costi decisamente più bassi e il fatto di poter contare su una persona che conosce bene la tua politica di viaggio, un travel manager interno potrebbe essere la scelta ideale per te.

Grazie a Booking.com for Business, puoi organizzare i viaggi di lavoro e assicurarti che tutto si svolga come previsto, da un'unica piattaforma. Questo strumento gratuito permette ai tuoi dipendenti di pensare meno al viaggio e di restare concentrati sul lavoro.

Non importa quanto sia grande la tua attività o quali siano le tue ambizioni: la tua azienda e i tuoi dipendenti meritano il meglio. Vai incontro alle loro esigenze e fai in modo che il viaggio di lavoro sia un successo assicurandoti che ogni aspetto sia stato preso in considerazione. Che tu scelga un travel manager interno, un’agenzia di viaggi aziendali esterna o uno strumento self-service, valuta tutti i vantaggi e gli svantaggi per la tua attività.