Checklist completa per i viaggi di lavoro

In qualsiasi tipo di viaggio, di lavoro o di piacere, è essenziale non dimenticare alcune cose: biglietti, informazioni sull'hotel, valuta estera e, ovviamente, passaporti. Ma per i viaggiatori business di oggi ci sono anche altri aspetti da considerare. Per assicurarti che durante i viaggi i lavoro tutto si svolga senza intoppi e nel migliore dei modi, una checklist mirata è l'ideale.

Ecco un elenco dei principi fondamentali che i viaggiatori business e i responsabili dei viaggi di lavoro dovrebbero seguire, senza rinunciare alla flessibilità e alla libertà.

Aspetti da considerare prima di creare una checklist per i viaggi di lavoro

1. Libertà di scelta

Al giorno d'oggi, prenotare un viaggio di lavoro spesso significa prendere lo smartphone e trovare un hotel accogliente da cui raggiungere facilmente le sedi e le attrazioni principali. I vincoli imposti dalle regole e dalle normative delle tradizionali politiche di viaggio sono frustranti per i viaggiatori business moderni. E questo per un'ottima ragione: spesso conoscono un'alternativa molto più conveniente. Lasciare ai dipendenti la libertà di scegliere la struttura migliore in cui soggiornare è fondamentale per adottare una politica di viaggio efficace.

2. Opta per una politica di prenotazione aperta

Spesso i viaggiatori business hanno esigenze e preferenze ben precise. Quindi è possibile che conoscano bene gli hotel migliori e i ristoranti più convenienti della zona. Se sono costretti ad attenersi a regole che impongono catene alberghiere e luoghi specifici, difficilmente prenoteranno il viaggio ideale.

Sono diversi i motivi per cui i viaggiatori business vogliono la libertà di prenotare la trasferta senza attenersi a una politica prestabilita, ma in genere è semplicemente per praticità e per avere l'opportunità di viaggiare in modo efficiente.

3. Garantisci l'accesso a una connessione Internet veloce

In un'epoca in cui Internet è onnipresente, a casa, al lavoro o a passeggio con il cane, la connettività veloce è indispensabile per i viaggiatori business. Avere un WiFi scadente è come trovare in hotel una doccia senza acqua calda.

Fortunatamente, le connessioni Internet veloci sono ormai disponibili praticamente in ogni fase del viaggio, anche a 12.000 metri da terra, ma quelle che hanno tariffe orarie elevate sono da evitare.

Ecco alcuni suggerimenti aggiuntivi sulla connettività:

• Se la connettività e il roaming durante i viaggi di lavoro sono costosi, acquista una SIM locale
• Scarica i documenti e abilita l'accesso offline per poter lavorare senza WiFi
• Valuta l'opportunità di viaggiare in prima classe, che in genere include il WiFi

4. Rendi accessibile la politica di viaggio

Politiche e procedure non dovrebbero essere un ostacolo per chi viaggia per lavoro, perché nessuno ama doversi districare in una burocrazia infinita. Le politiche di viaggio dovrebbero essere viste da una prospettiva diversa o considerate più come linee guida che come regole ferree, per dare modo ai viaggiatori moderni di prenotare con più efficienza e velocità. Affinché la tua politica di viaggio sia attuabile e accessibile, cerca di eliminare la burocrazia o quanto meno di ridurla il più possibile.

5. Adotta la cultura BYOD (Bring Your Own Device)

La cultura BYOD ha creato problemi a molti responsabili IT, ma il desiderio dei dipendenti di avere con sé sul luogo di lavoro i propri smartphone, tablet e computer portatili si ripropone per i viaggi business.

Chi si reca all'estero per incontrare clienti e partecipare a congressi deve avere la possibilità di utilizzare i propri dispositivi per prenotare i servizi di viaggio.

Poche politiche di viaggio riescono a tenere il passo con una tecnologia che si evolve così velocemente. Se esiste un modo migliore per prenotare una trasferta di lavoro, è probabile che sia chi viaggia ad avere a portata di mano il dispositivo per farlo.

Una volta stabiliti i principi chiave a cui attenersi per creare una checklist per i viaggi di lavoro, ecco alcuni aspetti da considerare.

Checklist per app, apparecchi elettronici e dispositivi

Che porti con te il tuo dispositivo o un portatile fornito dall’azienda, è facilissimo dimenticare a casa qualche accessorio importante, soprattutto se fai le valigie di fretta. Per evitare lo stress di correre a comprare un caricabatterie o un adattatore appena arrivi, ecco una checklist dei dispositivi elettronici da avere sempre con te per un'esperienza senza intoppi:

1. Chiedi al dipartimento IT di verificare che tutti i tuoi dispositivi siano a posto.
2. Metti in valigia un power bank.
3. Ricorda di portare un adattatore.
4. Assicurati di avere il caricabatterie.
5. Portati una prolunga.
6. Se necessario, metti in valigia delle cuffie cancella rumore.
7. Controlla di avere con te tutti gli accessori per il computer portatile, come mouse, tastiera, hub USB e adattatore USB.
8. Metti in valigia un lettore di eBook per i momenti di pausa.
9. Assicurati che tutti gli aggiornamenti tecnologici previsti siano stati completati in anticipo.
10. Verifica le regole di roaming per il telefono e la rete WIFI. Ti consigliamo di procurarti un hotspot WiFi portatile prima di partire, per avere la certezza di trovare sempre una connessione Internet soddisfacente.
11. Assicurati che tutte le app necessarie siano state scaricate e attivate. Per informazioni sulle app più aggiornate in materia di viaggi business, consulta il nostro articolo sulle app migliori app.

Checklist per i servizi di viaggio di lavoro

Per quanto riguarda la pianificazione del viaggio, ci sono alcuni aspetti da considerare prima di partire:

• Pianificazione dell'itinerario: anche se non nei minimi dettagli, cerca di pianificare almeno in parte il tuo itinerario giornaliero per avere la certezza di riuscire a inserire tutte le attività e gli appuntamenti necessari nella tua tabella di marcia.
• Assicurazione di viaggio: l'assicurazione è una delle cose più facili da dimenticare, ma anche una delle più importanti per proteggersi in caso di emergenza. Una polizza annuale con rinnovo automatico è l'ideale per non restare mai senza protezione.
• Prenotazioni: assicurati che tutti gli hotel, i voli e gli altri mezzi di trasporto siano confermati e verifica di avere i biglietti a portata di mano, stampati o su un telefono completamente carico.
• Avvisa colleghi e clienti: se necessario, imposta una risposta automatica nell'e-mail e assicurati che tutte le persone importanti sappiano che potresti essere non raggiungibile.

Checklist per i documenti (se applicabile o necessario)

Prima ancora di iniziare a preparare tutti i documenti di cui avrai bisogno, procurati un pratico raccoglitore da viaggio per averli tutti in un unico posto.

• Biglietti di viaggio e informazioni importanti sulle prenotazioni

• Itinerario del viaggio di lavoro

• Carta frequent flyer

• Passaporto e visto

• Patente di guida

• Prova o conferma della polizza (viaggio di lavoro)

• Biglietti da visita

• Documenti di lavoro

• Valuta estera e carte di debito/credito

Preparativi per la partenza (organizzazione del lavoro)

• Assicurati che tutte le presentazioni e gli altri documenti di lavoro di cui potresti aver bisogno siano facilmente accessibili sui tuoi dispositivi.
• Controlla che i tuoi colleghi siano al corrente dei tuoi spostamenti e che le impostazioni di risposta automatica nella posta elettronica siano attivate, se necessario.

Checklist per l'intrattenimento durante il viaggio

• Scarica qualche episodio, film o brano musicale da ascoltare mentre viaggi.
• Carica in anticipo l'e-reader con abbondante materiale di lettura o porta con te uno o due libri.

Checklist per la salute durante i viaggi di lavoro

Ecco alcune cose da mettere in valigia (se necessario) o da preparare quando viaggi all'estero per lavoro, per assicurarti che tutto vada bene:

• Vaccinazioni di viaggio (verifica se sono necessarie per la destinazione prescelta con largo anticipo rispetto al viaggio)
• Eventuali farmaci da prescrizione di cui hai bisogno regolarmente, con le ricette da esibire eventualmente ai controlli di sicurezza durante il viaggio
• Farmaci per le allergie
• Antidolorifici da banco
• Igienizzante per le mani
• Piccolo kit di primo soccorso, con cerotti, crema antisettica e così via
• Articoli per l'igiene personale (spazzolino da denti, dentifricio e sapone)
• Crema solare
• Shampoo, balsamo, docciaschiuma e altri prodotti cosmetici in formato viaggio, se il kit di cortesia dell'hotel non è sufficiente
• Rasoio e schiuma da barba
• Lenti a contatto e soluzione
• Prodotti per l'igiene femminile

Per altri consigli, leggi il nostro articolo con le dritte per preparare la valigia per i viaggi di lavoro.

Aspetti essenziali per il rientro da un viaggio di lavoro

Anche dopo il rientro, restano ancora alcune cose a cui pensare per avere la certezza di concludere tutto in modo ordinato. Consulta questa checklist per non dimenticare nulla:

1. Dopo il viaggio fai un controllo della sicurezza informatica su tutti i dispositivi: una volta conclusa la trasferta di lavoro, rivolgiti al dipartimento IT della tua azienda e chiedi di verificare se i tuoi dispositivi sono integri e non sono stati infettati da malware. Se così fosse, sapranno cosa fare per mitigare l'impatto dell'attacco informatico sull'azienda e sui clienti.
2. Esamina i tuoi estratti conto bancari per verificare che non ci siano attività insolite prima, durante o dopo il viaggio.
3. Cambia la valuta estera a meno che tu non abbia in programma di tornare presto nella stessa destinazione.
4. Presenta le eventuali spese di viaggio.

Come creare un itinerario per un viaggio di lavoro

I viaggi di lavoro possono essere molto frenetici e gli itinerari sono uno strumento indispensabile per una pianificazione produttiva e di successo. Gli elementi fondamentali da includere sono le date e gli orari dei voli, le date e gli orari dei check-in in hotel, l'organizzazione dei trasferimenti, le riunioni di lavoro, le conferenze e altri appuntamenti di affari.

I viaggiatori business più esperti sanno anche che è necessario prendere del tempo per se stessi. Cerca di inserire nella pianificazione un po' di tempo per il tuo benessere, ad esempio per allenarti, rilassarti visitando qualche attrazione turistica e facendo un po' di shopping o semplicemente un riposino.

Una checklist efficace per i viaggi di lavoro garantisce che tutto vada secondo i piani, che i viaggi siano convenienti e che sia i dipendenti che i datori di lavoro siano soddisfatti. Segui questi principi chiave per creare la tua checklist per i viaggi di lavoro, da tenere sempre con te e preparati a partire.