La politica per le spese di viaggio definisce le aspettative per i viaggiatori. Crea la tua politica con il nostro modello personalizzabile.
Un modello di politica per le spese di viaggio è fondamentale perché definisce le aspettative per i rimborsi, assicurando che l'azienda e i dipendenti lavorino in sintonia. Inoltre, una politica chiara aiuta a gestire un'ampia gamma di procedure, dal processo decisionale alla gestione dei viaggi, fino al rispetto del budget.
In questa guida ti spieghiamo che cos'è una politica per le spese di viaggio e ne illustriamo le caratteristiche principali. Inoltre, ti forniamo un modello ed esempi a cui ispirarti per creare una tua politica.
Nella maggior parte dei Paesi, anche se i datori di lavoro non sono obbligati per legge a coprire le spese di viaggio dei dipendenti, è una pratica ampiamente accettata nelle aziende.
I requisiti specifici variano da un Paese all'altro. Per esempio, la legge federale degli Stati Uniti prevede che le aziende paghino tutto il tempo trascorso lavorando, inclusi i viaggi. Tuttavia, questo requisito non si estende al rimborso delle spese di viaggio, che è a discrezione del datore di lavoro.
Nel Regno Unito, inoltre, non esiste un obbligo legale di rifondere le spese di viaggio, ma dipendenti e datori di lavoro possono richiedere agevolazioni fiscali per queste spese, incentivando il rimborso.
Prima di vedere in dettaglio una politica di viaggio e di spese, è importante capire che cosa si intende per spese di viaggio.
Queste includono tutte le spese necessarie sostenute durante i viaggi di lavoro, tra cui pasti, pernottamenti, biglietti aerei e ferroviari, mezzi di trasporto pubblico, costo per il parcheggio, chilometraggio e pedaggi stradali. Ai dipendenti possono essere rimborsate anche le spese sostenute per intrattenere clienti, partner e prospect durante un viaggio di lavoro.
Invece le spese quotidiane, per esempio per gli spostamenti durante la settima, non rientrano tra quelle di viaggio. La maggior parte delle aziende non pagherà nemmeno le spese per il tempo libero e l'abbigliamento, anche se è stato acquistato appositamente per un viaggio di lavoro.
Una politica per le spese di viaggio è un documento scritto, di solito creato dal direttore finanziario dell'azienda, che delinea le regole per i viaggi di lavoro. Vengono chiaramente elencate le spese di viaggio, con l'indicazione di quelle rimborsabili e con quale limite. La politica specifica anche quali spese il dipendente dovrà pagare in prima persona.
La maggior parte delle politiche di viaggio e di spese descrivono in dettaglio come i dipendenti devono prenotare e addebitare i viaggi e come funzionano le procedure di pagamento dell'azienda. Per esempio, il documento potrebbe indicare se i dipendenti possono volare in prima classe o in business.
Ecco alcuni dettagli aggiuntivi che potrebbero essere presenti in un modello di politica di spese di viaggio:
È importante definire le aspettative per i viaggi di lavoro. I dipendenti devono conoscere le linee guida per prenotare i viaggi rispettando i limiti stabiliti e sapendo esattamente che cosa verrà rimborsato e cosa no.
Allo stesso tempo, potrai evitare che le spese di viaggio dei dipendenti superino il budget, riducendo i costi e mantenendo il controllo. Con una politica chiara, diminuiranno le incomprensioni, e le conseguenti frustrazioni, in merito ai rimborsi. In questo modo si crea una procedura di prenotazione e gestione dei viaggi equa e senza pensieri.
La politica aziendale in materia di viaggi e spese può essere semplice o complessa a seconda delle tue esigenze. Di base, questo documento dovrebbe includere le seguenti sezioni:
Le politiche per le spese di viaggio si aprono con un'introduzione che delinea lo scopo del documento e le istruzioni per utilizzarlo e specifica i livelli di approvazione e i contatti.
È una delle sezioni più importanti di qualsiasi politica di questo tipo, in cui sono elencate tutte le spese per le quali i dipendenti possono essere rimborsati. È possibile suddividerla in base ai costi di viaggio più comuni, tra cui volo, alloggio, trasporti, pasti e comunicazioni, per esempio gli addebiti per il telefono cellulare o il WiFi.
Oltre alle spese consentite, la politica dovrebbe includere un elenco puntato di quelle che non saranno rimborsate dall'azienda Questo aiuta sia chi viaggia che le persone addette alla prenotazione a pianificare il budget in modo più mirato.
La sezione successiva dovrebbe includere tutte le informazioni necessarie per prenotare i viaggi di lavoro. Alcune aziende si occupano internamente dei servizi di viaggio, mentre altre permettono ai dipendenti di gestire i viaggi con una piattaforma approvata, come Booking.com for Business.
Delinea le procedure che i dipendenti devono seguire per ricevere i rimborsi, prima, durante e dopo il viaggio.
Puoi anche includere una sezione dedicata all'assistenza in viaggio, all'assicurazione e alle questioni di sicurezza, come il duty of care. In questo modo i viaggiatori sapranno chi contattare in caso abbiano bisogno di assistenza.
Per redigere una politica per le spese di viaggio, puoi fare riferimento ai moltissimi esempi disponibili online e creare il tuo documento.
Apri il documento con un'introduzione dettagliata. Questa sezione può includere tutti i dettagli distintivi della tua azienda, nonché la cultura, gli standard e le ragioni per cui la politica è stata creata. Scrivi una breve panoramica dei tipi di spese idonee e non idonee per il rimborso, in modo che siano immediatamente identificabili da chi legge.
Se non tutte le persone della tua organizzazione hanno diritto al rimborso dei viaggi di lavoro, chiarisci questo punto dopo l'introduzione. Spiega quali dipartimenti, team o gruppi hanno diritto al rimborso, per esempio i dipendenti che partecipano a convegni e fiere.
In questa sezione, devi creare un elenco dettagliato di tutte le spese idonee a essere rimborsate dall'azienda. Tra le varie categorie troviamo i trasporti, i pasti e l'alloggio.
Subito dopo le spese rimborsabili, indica chiaramente quali sono quelle che l'azienda non pagherà. È utile specificare nel documento le motivazioni alla base di queste decisioni, per definire la posizione dell'azienda.
Tra gli esempi di spese non rimborsabili troviamo per esempio:
I dettagli di questa sezione dipendono dalla modalità di prenotazione preferita dalla tua azienda. Alcune attività incaricano un office manager della prenotazione, altre invece utilizzano una piattaforma che consente ai dipendenti di accedere e procedere in autonomia. In entrambi i casi, descrivi il metodo o lo strumento approvato e i fornitori preferiti.
Questa sezione dovrebbe anche indicare le tariffe massime a notte per l'alloggio, le diarie per i pasti e le spese, le regole per volare in economy o in business e la categoria consentita per le auto a noleggio.
In questa sezione devi indicare anche se l'azienda permette ai dipendenti di portare degli accompagnatori. Chiediti:
È importante che i dipendenti sappiano non solo come prenotare i viaggi, ma anche come notificare le spese rimborsabili. Puoi servirti di uno strumento automatizzato o richiedere le ricevute cartacee, ma a prescindere dal metodo, spiega come usare lo strumento scelto. Questa sezione deve indicare dove inviare le note spese, con tutti i recapiti e le scadenze.
Chiudi il documento con informazioni sulla sicurezza che facciano sentire le persone assistite durante il viaggio. Elenca i recapiti a cui i dipendenti possono rivolgersi in caso di cancellazioni, modifiche ed emergenze.
Online si trovano numerosi esempi di politiche di viaggio. Ecco un modello di base a cui ispirarti adattandolo alle esigenze della tua azienda.
[Nome commerciale] - Panoramica della politica per le spese di viaggio
La presente politica illustra le modalità di rimborso dei dipendenti di [nome commerciale] per le spese di lavoro. Alcune spese sostenute durante lo svolgimento del lavoro potrebbero non essere rimborsabili, come indicato nella presente politica.
Idoneità al rimborso
Questa politica si applica a tutti i dipendenti di [nome commerciale], sia part time che full time, che devono viaggiare per motivi di lavoro.
Spese di viaggio ammissibili
[Nome commerciale] rimborserà ai dipendenti idonei le seguenti spese:
[Elenca qui tutte le spese ammissibili, inclusi i limiti e le diarie]
L'elenco non è esaustivo. Prima di presentare una richiesta di rimborso, chiedi alle [risorse umane o al direttore finanziario] eventuali spese non elencate.
Spese non ammissibili
[Nome commerciale] non pagherà le seguenti spese:
[Elenca qui tutte le spese non ammissibili]
Procedure di prenotazione dei viaggi
Utilizza la piattaforma preferita dall'azienda, [nome della piattaforma], o rivolgiti all'[office manager] per predisporre l'alloggio e il trasporto per il viaggio.
Procedure per il pagamento dei rimborsi
Le richieste di rimborso devono essere inoltrate tramite [software finanziario]. In alternativa, puoi presentare una nota spese con la documentazione richiesta al [direttore finanziario]. Tutte le richieste di rimborso devono essere presentate entro [60 giorni] dopo il viaggio.
Una volta approvata la richiesta, riceverai il rimborso entro [scadenza].
Duty of care
L'assicurazione di viaggio è fornita da [fornitore viaggi di lavoro]. In caso di cancellazioni o modifiche del viaggio, chiama [recapiti del fornitore di assistenza viaggio] o invia un'e-mail a [recapiti].
Online trovi altri esempi di modelli di politica per le spese, oltre a quello che ti abbiamo fornito qui.
Sì, Microsoft Excel offre un'ampia scelta di politica per le spese di viaggio. I dipendenti possono utilizzarli per presentare una richiesta di rimborso delle spese di viaggio. È sufficiente scaricare il modello, inserire i dati identificativi, il dipartimento, lo scopo del viaggio e tutte le informazioni sulle spese nei campi dedicati del foglio di calcolo.
Una politica aziendale per le spese, anche se ben scritta e immediatamente comprensibile, dovrebbe essere una parte standard dell'inserimento di un dipendente. Insegna ai dipendenti come usare gli strumenti per la gestione delle spese e le prenotazioni, facendo in modo che tutta la documentazione sia standard e conforme.
È anche bene che i dipendenti conservino una copia dei documenti. In questo modo si risparmiano tempo e denaro e si riduce il rischio di contestazione.
Infine, valuta l'opportunità di utilizzare una soluzione di gestione dei viaggi per le PMI come Booking.com for Business. Questa piattaforma di viaggio tutto in uno include una mappa dei viaggiatori integrata e tariffe convenienti esclusive, in modo che i dipendenti possano beneficiare di un'assistenza completa, indipendentemente dalla destinazione.
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