Come ottenere il ROI massimo dai viaggi di lavoro, tenendo conto degli obiettivi chiave e dei risultati dei viaggi aziendali del tuo team.
I viaggi di lavoro rappresentano una spesa significativa che, se gestita correttamente, può assicurare un forte ritorno sull'investimento, consolidando le relazioni con i clienti, fidelizzando ancora di più i dipendenti e favorendo la crescita delle entrate. Tuttavia, senza una gestione adeguata, i costi delle trasferte possono rapidamente superare i budget e influire sui profitti.
In questa guida, esamineremo come massimizzare il ritorno sull'investimento (ROI) dei viaggi di lavoro e come delineare una strategia per le trasferte aziendali in modo da ricavarne il massimo rendimento in termini di tempo, denaro ed energia.
In poche parole, il ROI di una trasferta di lavoro è il valore finanziario che il viaggio ha apportato alla tua organizzazione. Essere in grado di prevedere questi risultati prima e di valutarli dopo le trasferte è fondamentale per poterle giustificare all'interno della tua organizzazione.
Quando il ROI dei viaggi business è basso, le parti interessate potrebbero non essere disposte a sostenerne altri in futuro, invece quando è alto può rappresentare una giustificazione convincente, che va oltre il semplice guadagno economico. Può anche dimostrare oggettivamente perché i le trasferte di lavoro sono importanti per i tuoi attuali obiettivi aziendali.
Qual è il valore dei viaggi di lavoro?
Il ROI dei viaggi business può essere misurato in diversi modi, ma il più oggettivo e importante è semplicemente il suo impatto sui profitti. Ecco i modi in cui potresti misurare il successo delle trasferte aziendali della tua organizzazione:
La giustificazione dei viaggi di lavoro, come per qualsiasi decisione aziendale, deve essere supportata da dati positivi sulle entrate. Gli incontri, le offerte o le presentazioni effettuate durante il tua ultima trasferta hanno portato a un aumento del lavoro? Gli studi che dimostrano che il 40% delle offerte si conclude con vendite sul campo, quindi questa è una metrica chiave per comprendere il tuo ROI.
È stato dimostrato che gli incontri di persona sono 34 volte più efficaci di quelli online. Se vuoi continuare a coltivare e far crescere a lungo termine determinate relazioni, è fondamentale entrare in contatto diretto con i clienti. Anche quando si tratta di spostarti tra le sedi della tua azienda, se il tuo team è distribuito, essere presenti e raggiungibili di persona aiuta a ridurre al minimo il senso di isolamento che si potrebbe percepire in alcuni uffici. Il morale dei dipendenti dovrebbe essere un motivo sufficiente per giustificare i viaggi di lavoro.
Se la tua azienda sta cercando di entrare in nuovi mercati, l'esperienza diretta del Paese e della cultura che hai scelto è inestimabile. Essendo presenti in un determinato mercato, i tuoi dipendenti possono comprendere meglio la cultura e le abitudini locali e il modo in cui potrebbero influire sui tuoi piani aziendali. Potrai anche definire con più precisione le tue strategie di marketing, dato che queste trasferte offrono la possibilità di capire meglio il livello di localizzazione necessario. In definitiva, un singolo viaggio di ricerca potrebbe valere l'investimento rispetto al denaro che potresti perdere commettendo un passo falso in ambito culturale durante la fase di espansione.
Il nostro sondaggio mostra che il 75% dei dipendenti ha riscontrato un impatto positivo sul proprio sviluppo personale grazie ai viaggi aziendali. Tenendo presente questo aspetto, il ritorno sull'investimento nelle trasferte può risultare evidente dai dati sulla fidelizzazione dei lavoratori. Il 52% delle persone intervistate ha affermato che l'opportunità di viaggiare ha avuto effetti positivi sulla sua salute mentale, mentre l'82% l'ha definita essenziale per la crescita professionale.
Come abbiamo detto in precedenza, i viaggi business offrono un enorme potenziale per la soddisfazione dei dipendenti, e quindi per la loro fidelizzazione, nonché per l'acquisizione di nuovi clienti e il consolidamento delle relazioni commerciali. Non c'è dubbio che la trasferta di lavoro ideale è quella che si autofinanzia comodamente, ma ci possono essere momenti in cui è necessario andare oltre i costi per mantenere la fiducia e la fedeltà di un cliente di alto livello. Dopotutto, mantenere un cliente esistente è 25 volte più economico che acquisirne uno nuovo.
Sebbene le caratteristiche delle trasferte di lavoro che abbiamo indicato sopra siano tutte considerazioni chiave, dovresti cercare di calcolare le cifre e le metriche reali per comprendere appieno l'importanza dei viaggi business per lo sviluppo e i piani futuri della tua azienda. Per farlo, considera i dati seguenti.
Quanti accordi sono stati conclusi durante il viaggio? Il loro valore era pari o superiore al costo della trasferta in sé? Potresti anche valutare quanto ti costerebbe partecipare online a questi stessi incontri, per definire meglio le giustificazioni per i viaggi di lavoro futuri. Ricorda anche di includere le spese accessorie e i pagamenti effettuati durante la trasferta, per esempio per i pasti. Il nostro calcolatore dei risparmi può aiutarti in questo.
Qual era il costo di ogni singolo contratto? Hai motivo di credere che un incontro di persona abbia portato a una cifra finale più alta e a un potere negoziale più forte rispetto a riunioni che avrebbero potuto svolgersi online o al telefono? Esamina lo storico della tua performance relativa alla conclusione di accordi online rispetto a quelli di persona, per avere un quadro più completo di come i viaggi di lavoro abbiano o meno svolto un ruolo chiave.
Le cose sono andate più velocemente di persona? È stato dimostrato che per il 40% dei potenziali clienti si è verificata la conversion in vendite grazie agli incontri in presenza, e ciò potrebbe significare che un budget destinato a un viaggio di lavoro di una settimana è più conveniente di quello necessario per diverse settimane di scambi virtuali.
Le relazioni che favoriscono i viaggi di lavoro sono più solide, durano più a lungo o generano profitti maggiori di quelle che non ne prevedono? Questo può essere un modo semplice per dimostrare perché le trasferte sono importanti per mantenere vive queste relazioni.
Tieni traccia di quanti nuovi clienti sono stati acquisiti e di quante nuove collaborazioni sono state instaurate durante i viaggi. Le metriche che giustificano le trasferte di lavoro, per esempio la partecipazione a un convegno per presentare l'azienda, possono anche riguardare l'acquisizione di talenti.
Se lo scopo è incontrare i clienti, il ROI dei viaggi di lavoro per la tua organizzazione dovrebbe considerare la soddisfazione dei clienti come un parametro chiave per giustificare queste trasferte. Questo dato può essere facilmente misurato grazie a strumenti come i sondaggi tra i clienti e le richieste di feedback. Gli studi dimostrano che il 46% dei clienti apprezza il contatto umano in un'epoca in cui molti brand utilizzano chatbot e altre misure per ridurre i costi, quindi questo potrebbe essere un modo fondamentale per apportare valore alla tua clientela e ai tuoi profitti.
Sebbene la presenza online sia essenziale per qualsiasi azienda, il marketing omnicanale continua a essere molto richiesto, con 7 clienti su 10 che utilizzano più punti di contatto per interagire con un brand. Pop-up, stand alle fiere e altre esperienze dal vivo possono davvero consolidare la reputazione della tua organizzazione.
La giustificazione dei viaggi business non deve necessariamente riguardare il numero di contratti che puoi concludere: in termini di convegni e opportunità di sviluppo, il ROI delle trasferte di lavoro si rifletterà nella crescita delle conoscenze e delle competenze del tuo team, preparando la tua attività per il futuro.
Allontanarsi dall'ufficio è uno dei motivi principali per cui i ritiri aziendali occupano un posto di rilievo nei calendari di molte società. Lasciarsi alle spalle lo stress e le aspettative dell'ufficio consente di sviluppare nuovi modi di pensare e collaborare. Tieni traccia di quante idee e intuizioni preziose sono scaturite dai tuoi viaggi business per comprendere meglio il valore che apportano ai tuoi team.
Non è mai possibile garantire un ritorno positivo sull'investimento per la maggior parte delle decisioni aziendali, ma con le giuste conoscenze e la giusta dose di lungimiranza, la tua organizzazione può sicuramente avere maggiori possibilità di successo e di redditività per i viaggi di lavoro. Ecco alcuni aspetti fondamentali da tenere presenti per stabilire se i vantaggi di un viaggio ne giustificano la spesa:
La pianificazione e la preparazione sono fondamentali per qualsiasi viaggio. Per definire la giustificazione della tua trasferta di lavoro, dovrai capire cosa vuoi ottenere dal viaggio. Decidi quali obiettivi misurabili vuoi realizzare, che si tratti della conclusione di un accordo, di una ricerca di mercato o di relazioni con i clienti, e quali metriche utilizzerai per misurarne la riuscita. Potresti anche stabilire determinate soglie da raggiungere per considerare il viaggio un successo: lo strumento per creare politiche di viaggio di Booking.com for Business ti aiuta a farlo facilmente.
Gli incontri di persona sono preziosi, ma non sempre necessari. Per esempio, oltre il 66% delle persone ha dichiarato di preferire che le vendite vengano inizialmente proposte tramite e-mail. Prenditi il tempo necessario per valutare attentamente se gli spostamenti sono un requisito indispensabile per ogni singolo progetto o se è sufficiente mantenere i rapporti a distanza. Per quanto riguarda le relazioni con i clienti o i team che coprono più fusi orari, potresti scoprire che, in termini di costi ed efficienza, un rapporto virtuale è in realtà preferibile per entrambe le parti.
Assegnare un responsabile dei viaggi aziendali può essere una scelta valida se la tua organizzazione ha più uffici. Può aiutarti a pianificare viaggi con più tappe nel modo più efficiente possibile. Per esempio, se la tua azienda ha sede negli Stati Uniti e ha uffici anche in Europa, se devi andare presso la sede di Parigi, il responsabile può organizzare un viaggio di mezza giornata per visitare l'ufficio di Milano, poi quello di Berlino, di Dublino, ecc. Dal punto di vista strategico, un viaggio con più destinazioni come questo sarà più conveniente di una serie di trasferte separate in ognuna di queste località, ma assicurati di pianificarlo in modo da non affaticarti troppo.
Non è necessario attendere la fine di un viaggio per capire se il ritorno sull'investimento sarà positivo o negativo. Che si tratti semplicemente di un incontro di lavoro con un cliente i cui valori non sono allineati con i tuoi o di un evento mondiale al di fuori del controllo di chiunque, rimanere in contatto e al corrente può fare la differenza tra interrompere o meno una trasferta prima che inizi a generare perdite.
Con una corretta gestione dei viaggi, per esempio utilizzando piattaforme come Booking.com for Business, puoi anche comprendere e monitorare il tuo budget. In questo modo potrai stabilire un budget che il team dovrà rispettare in fase di prenotazione, senza escluderlo dal processo decisionale, e potrai supervisionare in modo efficace i costi di voli, alloggi e noleggi auto ancora prima della partenza.
Andare dai clienti o in mercati diversi è un punto di partenza fondamentale per instaurare nuove relazioni e prendere decisioni per la tua attività, ma è solo l'inizio. Al rientro dal viaggio, ricorda di consolidare i progressi compiuti e non lasciare che i vantaggi competitivi ottenuti vadano persi.
Un viaggio di lavoro pianificato in modo strategico può offrire vantaggi misurabili che superano di gran lunga i costi iniziali. Concentrandoti sugli obiettivi principali e sui risultati auspicati, oltre a comprendere che il ritorno sull'investimento non si misura solo in termini economici, trasformerai le trasferte in uno strumento fondamentale per dare slancio alla tua attività.
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