I viaggi di lavoro possono essere di vario tipo, da un convegno di un giorno a un incontro con un cliente di più giorni.
I viaggi business muovono un mercato enorme, che secondo le previsioni raggiungerà un valore superiore agli 800 miliardi di dollari entro il 2027. Anche se nel panorama odierno il lavoro a distanza è sempre più diffuso, con quasi il 40% dei dipendenti che lavora da casa e il 25% che ha scelto il modello ibrido secondo Forbes, i viaggi business continuano a essere fondamentali in molti ruoli.
In questo blog scoprirai tutto ciò che devi sapere sui diversi tipi di viaggi di lavoro e sui vantaggi che possono avere per il tuo team.
È ormai assodato che i viaggi aziendali hanno un impatto positivo sulla tua attività. Infatti danno la possibilità di partecipare a riunioni, convegni o sessioni di formazione, visitare clienti o partner, esplorare nuovi mercati o collaborare con team e uffici remoti. Da una ricerca è emerso che, secondo nove viaggiatori su dieci, non solo aiutano a consolidare le relazioni con le parti interessate, ma sono anche fondamentali per un terzo delle nuove vendite. I viaggi di affari costituiscono anche un settore a sé, che solo nel Regno Unito dà lavoro a tempo pieno a quasi 284.000 persone. In sostanza, i viaggi business sono uno strumento prezioso per i piani di qualsiasi azienda quando si tratta di far crescere e dare forza a un brand.
Le organizzazioni che inseriscono nei propri piani diversi tipi di viaggi aziendali possono trarne vantaggi che non si limitano al semplice incremento dei profitti. Secondo il nostro sondaggio, molti dipendenti citano anche lo sviluppo personale come uno dei principali benefici dei viaggi di lavoro, compresi gli effetti positivi su:
Le persone più giovani sono quelle che, rispetto a tutte le altre fasce d'età, apprezzano maggiormente le trasferte di lavoro, anche se quasi la metà dei viaggiatori business più maturi (oltre i 46 anni) continua a ritenere che questi viaggi abbiano un effetto positivo sulla propria salute mentale.
Le trasferte possono anche favorire la collaborazione, specialmente per le persone che non lavorano spesso insieme o non si conoscono bene, perché viaggiare insieme è sempre una preziosa esperienza di team building.
Alla luce di queste considerazioni, offrire diversi tipi di viaggi di lavoro al tuo team può essere la strategia giusta per aumentare la soddisfazione e il coinvolgimento dei dipendenti.
Esistono vari tipi di viaggi di lavoro che potresti prendere in considerazione per il tuo team:
Ogni tipo di viaggio di lavoro può avere caratteristiche diverse, ma l'obiettivo principale è in definitiva sempre quello di far crescere e consolidare l'attività, e per questo gli incontri con i clienti rimangono una parte fondamentale del calendario aziendale.
Le riunioni possono tenersi nel tuo ufficio, in quello del cliente o in una sede esterna. Può quindi rendersi necessario spostarsi, che si tratti di recarsi presso la sede centrale di un'azienda in un altro Paese o di andare in auto dall'altra parte della città. E dato che le vendite sul campo vantano un tasso di chiusura del 40%, incontrare di persona i potenziali clienti può portare grandi vantaggi.
I convegni sono una parte fondamentale dello sviluppo professionale di un team, e quindi sono anche uno dei motivi più comuni alla base dei viaggi aziendali. Tieni d'occhio il calendario dei congressi del tuo settore. Probabilmente parteciperai ad alcuni convegni minori a livello locale, ma gli eventi più importanti del settore potrebbero richiedere a te (e a molti dei partecipanti) di viaggiare, perché si tratta di opportunità uniche per creare una rete di contatti a livello nazionale e persino globale.
Una ricerca mostra che la collaborazione e il networking sono i principali motivi che spingono a partecipare ai convegni (64%), davanti alla formazione professionale (53%). In combinazione con lo sviluppo personale che questo tipo di viaggi di lavoro può offrire, come abbiamo accennato sopra, partecipare a un congresso può essere un ottimo modo per affiancare e far crescere i membri del team.
Un altro tipo leggermente diverso di viaggio è il ritiro aziendale. Invece di mandare i membri del team a una riunione o a un evento esterno, il ritiro aziendale è un evento interno riservato esclusivamente alla tua azienda. Potrebbe trattarsi di un viaggio in un resort, di un hotel in città o di qualcosa di completamente diverso. L'obiettivo dei ritiri aziendali è quello di consolidare i legami tra i membri del team e di discutere gli obiettivi del business lontano dalla routine quotidiana dell'ufficio, e la scelta della location può essere fondamentale per favorire il pensiero creativo.
Organizzare e gestire con successo un ritiro aziendale è determinante anche per la soddisfazione e la produttività dei dipendenti: oltre l'80% dei lavoratori europei afferma che la possibilità di viaggiare li rende più produttivi e complessivamente più soddisfatti del loro lavoro.
Anche se hai acquisito un cliente, le visite frequenti sono fondamentali per fidelizzarlo, soprattutto con i lavori interinali o a contratto. Una ricerca dimostra che comunicare di persona è 34 volte più efficace che scambiare e-mail. Questo è un aspetto da considerare anche se la tua attività si svolge in più uffici e vuoi che i team si sentano uniti.
Per massimizzare il valore di questi viaggi, a seconda della quantità o del tipo di trasferte di lavoro richieste, potresti valutare l'opportunità di inserire un membro del team nell'ufficio di un cliente per periodi prolungati, in modo da ottenere più vantaggi sotto tutti i punti di vista. È bene che le persone si sentano elementi vitali del team e non solo semplici intermediari.
Il bleisure è un tipo di viaggio relativamente nuovo, che consente di sfruttare al meglio una trasferta combinando in perfetto equilibrio lavoro e tempo libero, vita professionale e privata. Anche se lo scopo principale del viaggio è incontrare un cliente, partecipare a un convegno o andare in un altro ufficio, il bleisure consente ai membri del team di fermarsi qualche altro giorno per godersi il tempo libero.
Questo approccio può essere estremamente vantaggioso perché consente ai dipendenti di rilassarsi e assimilare appieno tutto ciò che hanno imparato durante le ore di lavoro, godendosi al contempo l'esperienza personale. Se vuoi che il tuo team possa beneficiare dei vantaggi di questo tipo di viaggio, assicurati che le tue politiche definiscano chiaramente dove finiscono le responsabilità dell'azienda e dove iniziano quelle dei dipendenti, in termini di costi e altro.
I viaggi di lavoro dei collaboratori riguardano ingegneri, costruttori e tecnici che si recano sul campo per partecipare a progetti temporanei. A differenza delle normali trasferte per le riunioni, i viaggi dei collaboratori hanno come obiettivo il completamento dei progetti e possono durare da pochi giorni a diversi mesi. Anche i requisiti per il loro alloggio saranno diversi perché hanno bisogno di una sistemazione a lungo termine adatta alle esigenze di un team impegnato in un lavoro fisico.
Qualunque sia il motivo del tuo viaggio, tutte le trasferte di lavoro presentano caratteristiche comuni, ognuna delle quali dovrebbe essere tenuta presente durante la pianificazione. Ecco alcuni consigli importanti per organizzare un viaggio aziendale:
Nessun viaggio dovrebbe essere intrapreso senza un solido piano d'azione. Una volta stabilito il motivo del viaggio, puoi iniziare a pianificarlo, includendo la destinazione, gli alloggi e i tipi di trasferimenti da prendere in considerazione, per esempio un volo, un treno o un breve tragitto in auto in città. Booking.com for Business è la soluzione perfetta per la gestione dei viaggi, che ti consente di prenotare alloggi, voli e noleggi auto per il team.
La durata del viaggio inciderà su quasi tutto il resto, e questo è un aspetto che potrebbe dipendere dal budget e dal carico di lavoro previsto. Il tempo a disposizione potrebbe anche lasciarti un certo margine di manovra nella scelta del mezzo di trasporto o dell'alloggio.
Potresti avere la tentazione di sfruttare al massimo ogni minuto di un viaggio pianificando eventi e riunioni fino a tarda sera, ma difficilmente otterrai il meglio dal tuo team costringendolo a essere sempre operativo. Le persone hanno bisogno di tempo per rilassarsi, riflettere e prepararsi per quello che le aspetta dopo.
Assicurati che prima di partire il tuo team abbia letto tutte le politiche di viaggio, comprese quelle relative alla gestione delle spese e dei beni aziendali e ai codici di comportamento.
Molte aziende si sono impegnate pubblicamente a tenere bassa l'impronta di carbonio, quindi assicurati di mantenere le tue promesse. Valuta se il tuo viaggio può essere effettuato in treno anziché in aereo o se soggiornerai in una struttura eco-friendly. Su Booking.com for Business sono presenti oltre 3 milioni di strutture, e trovare quella giusta è davvero facilissimo.
Preparati ad affrontare eventuali imprevisti, dai voli cancellati alle camere d'albergo non disponibili, fino ai problemi tecnici all'arrivo. Assicurati che tutti sappiano cosa fare in questi casi, in modo da non compromettere il buon esito del viaggio.
Verifica con il tuo team che tutti siano d'accordo sugli orari, sulle destinazioni e sui metodi di viaggio previsti. In caso contrario, i membri del team potrebbero trovarsi sotto pressione se non riuscissero a conciliare gli impegni personali o altre questioni con gli obiettivi del viaggio di lavoro.
Il costo complessivo di un viaggio di lavoro è diverso per ogni caso. A seconda di quando, dove e perché viaggi, le caratteristiche specifiche dei vari tipi di trasferta incideranno sul tuo budget. Il nostro calcolatore dei risparmi (così come i nostri programmi fedeltà) può aiutarti a tenere sotto controllo le uscite. Le spese includono:
Potrebbe trattarsi di un volo, un treno o una corsa in taxi e, in base alle date e alla distanza, potresti scoprire che uno di questi mezzi è notevolmente più economico degli altri.
Il costo può variare notevolmente tra un hotel business, un residence o qualsiasi altro tipo di alloggio. Per alcuni tipi di viaggi di lavoro potrebbe essere necessario soggiornare in un hotel vicino a un centro congressi, mentre per altri, come i ritiri aziendali, potrebbero andare bene soluzioni più flessibili e convenienti.
Aperitivi per fare networking, pranzi di lavoro, biglietti aziendali per eventi: tutte queste voci possono incidere notevolmente sul budget, pertanto è opportuno stabilire per tempo dei limiti massimi.
Le piccole spese possono intaccare rapidamente il budget. Hai previsto dei fondi per voci come i parcheggi, le tasse di soggiorno o i costi imprevisti?
Come abbiamo detto, è necessario avere solide politiche di viaggio affinché il tuo team sappia cosa aspettarsi e come comportarsi nei diversi tipi di viaggi aziendali di cui abbiamo parlato sopra. Puoi utilizzare il nostro strumento per creare politiche di viaggio, che dovrebbero includere:
Una gestione efficiente dei viaggi aziendali richiede processi ottimali, tra cui l'adozione di politiche di viaggio e strumenti per elaborare i budget. Il lavoro da remoto continua ad avere un ruolo fondamentale nel modo in cui facciamo business. Dunque essere in grado di gestire al meglio l'organizzazione dei viaggi potrebbe essere indispensabile per garantire il futuro del tuo brand. Per snellire le procedure e gestire senza fatica la ricerca degli alloggi, ma anche per offrire al tuo team la migliore esperienza utente, utilizza Booking.com for Business. Scegli tra oltre 3 milioni di strutture, prenota per un massimo di 30 persone contemporaneamente e monitora facilmente le spese in modo da rispettare il budget e tenere i costi di viaggio sotto controllo.
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