Dai costi per i bagagli al roaming internazionale, scopri come evitare costi nascosti comuni quando prepari il budget per i viaggi di lavoro
Se le spese effettive di un viaggio di lavoro non rientrano nel budget, la causa potrebbero essere i costi nascosti. I ritardi dei voli e la riprogrammazione delle riunioni possono mandare all'aria i piani di viaggio del tuo team, con l'aggiunta di spese impreviste al budget originale a causa della modifica delle prenotazioni. Le spese impreviste per il bagaglio, i costi dei servizi alberghieri e le tariffe per il roaming internazionale possono intaccare anche il budget di viaggio pianificato nel dettaglio, lasciando al tuo reparto l'onere di dover recuperare la differenza.
Fa parte della pianificazione dei viaggi aziendali conoscere le piccole spese nascoste che possono cogliere di sorpresa gli addetti alla contabilità. Il settore dei viaggi è noto per i costi dei servizi extra, per non parlare delle spese aggiuntive per telecomunicazioni e tasse. In questo articolo troverai una panoramica delle categorie più comuni dei costi di viaggio nascosti, per evitare sorprese. Queste informazioni ti aiuteranno a prevedere le spese medie per i viaggi di lavoro in modo più accurato, per una migliore allocazione delle risorse.
Sono finiti i tempi in cui il preventivo di un biglietto aereo includeva tutti i costi. Le regole sui bagagli delle compagnie aeree spesso possono confondere anche chi ha molta esperienza nell’organizzazione dei viaggi aziendali.
Questo perché queste regole cambiano spesso e non sempre sono indicate chiaramente al momento della prenotazione. Sebbene la maggior parte dei voli internazionali includa un bagaglio da stiva e uno a mano gratuiti, non puoi darlo per scontato. E per i voli nazionali, quasi sicuramente dovrai pagare costi extra per l'eventuale bagaglio che non entra sotto il sedile o nella cappelliera.
Le tariffe per il bagaglio in eccesso possono essere comprese tra 18 e 100 €, o anche di più, a seconda delle dimensioni, quindi assicurati sempre di sapere cosa è incluso.
Oltre alle tariffe per il bagaglio in eccesso, i costi nascosti includono a volte piccoli extra come l'imbarco prioritario, i posti con più spazio per le gambe e il WiFi a bordo. Molte compagnie fanno ora pagare pasti e bevande. Quando prepari i budget per i viaggi di lavoro del tuo team, assicurati di inserire tutti questi piccoli costi nel prezzo totale del biglietto aereo.
Alcune piattaforme di prenotazione addebitano dei costi per la prenotazione di voli, hotel e auto a noleggio. Sebbene possano essere incorporati nel prezzo totale del biglietto mostrato, a volte vengono aggiunti alla fine come costo separato.
Il modo migliore per evitare questi costi di prenotazione nascosti è utilizzare una soluzione di gestione dei viaggi di lavoro come Booking.com for Business che non addebita alcun costo di abbonamento o prenotazione. Inoltre, le aziende beneficiano di tariffe aziendali esclusive per voli, hotel e noleggi auto. Grazie alle opzioni di prenotazione flessibili, puoi anche evitare costi di cancellazione imprevisti.
Gli hotel rappresentano una parte significativa delle spese medie per i viaggi di lavoro, quindi è importante esaminare attentamente le tariffe durante la definizione del budget.
Il costo per notte indicato potrebbe coprire solo la camera. Alcuni hotel addebitano costi aggiuntivi per l'utilizzo dei servizi in loco, come palestra, spa o piscina.
I costi aggiuntivi del servizio alberghiero potrebbero includere per esempio le spese seguenti:
La dicitura "spese accessorie" sulla fattura o sulla ricevuta dell'hotel si riferisce a piccoli servizi extra utilizzati dall’ospite durante il soggiorno. Possono includere:
È importante notare che la maggior parte delle aziende non include queste spese accessorie tra le spese valide per i viaggi di lavoro, quindi i viaggiatori dovranno pagare di tasca propria questi costi nascosti. Quando definisci la politica di viaggio aziendale per il tuo team, assicurati di chiarire quali spese accessorie sono coperte e quali saranno invece a carico dei viaggiatori.
Sia che i viaggiatori utilizzino i mezzi pubblici per raggiungere una convention che dura tutta la giornata o che optino per un parcheggio sicuro in hotel, probabilmente ci sarà un costo da sostenere. Non si tratta necessariamente di un costo nascosto, ma potrebbe diventare una sorpresa se dai per scontato che il parcheggio gratuito sia incluso nell'alloggio.
Il pacchetto telefonico aziendale include il roaming internazionale? In caso contrario, l'amministrazione potrebbe ritrovarsi con una bolletta telefonica salata. Da uno studio risulta che le aziende statunitensi pagano fino a 693,50 $ in tariffe di roaming internazionale, per dipendente, per ogni viaggio di lavoro all'estero. E in Europa le aziende spendono circa 2,9 miliardi di euro all'anno in costi di roaming.
Le tariffe di roaming possono essere applicate per ogni minuto e megabyte di utilizzo del telefono e, dato che chi viaggia per lavoro deve essere avere sempre la connessione attiva, questi costi possono diventare notevoli.
La connessione WiFi è facilmente accessibile nella maggior parte delle aree pubbliche, come aeroporti, stazioni ferroviarie e hotel. Tuttavia, non sempre è gratuita. I pass di accesso nelle aree pubbliche potrebbero comportare una spesa ulteriore di 12-18 € al giorno.
Per l'utilizzo delle carte di credito o di debito all'estero, potrebbe essere prevista una commissione sulle transazioni estere. L'importo varia a seconda dell'emittente della carta e dell'istituto finanziario, ma in genere è compreso tra l'1% e il 3% del valore totale della transazione. Anche se potrebbe non sembrare molto, immagina che un membro del team abbia a disposizione 1.000 € sulla carta aziendale per un viaggio di lavoro. A un tasso dell'1% ciò comporterebbe un costo aggiuntivo di 10 € in commissioni di transazione, e fino a 30 € in più se il tasso è del 3%.
Le tasse sono uno di quei costi di viaggio nascosti, spesso tralasciati nel budget. Per i viaggiatori, la principale è l'IVA, o imposta sul valore aggiunto. Le aliquote dipendono dal Paese di destinazione del viaggio e dalle relative normative fiscali, ma possono arrivare fino al 20% del costo totale di vitto, alloggio e transito. Sebbene nella maggior parte dei casi l'azienda possa recuperare l’IVA se è stata utilizzata per le spese di viaggio di lavoro, non è sempre così.
L'imposta sulle vendite è un altro costo nascosto che aumenta la spesa totale durante i viaggi e viene applicata ai beni al dettaglio.
Che la causa siano problemi meteorologici o tecnici, i voli possono subire ritardi e le prenotazioni alberghiere possono essere cancellate. È sempre una buona idea stipulare un'assicurazione di viaggio a copertura dei costi di cancellazioni e ritardi, ma ciò comporta un costo aggiuntivo.
Se la tua azienda ha bisogno di modificare una prenotazione per un cambio di programma non previsto, tieni presente che le penali di cancellazione variano notevolmente a seconda del fornitore. Leggi sempre i termini e le condizioni prima di prenotare, scegliendo opzioni di viaggio flessibili ove possibile.
I viaggi aziendali sono un grande business in tutto il mondo e costano miliardi alle aziende. In Cina, la spesa annua totale per i viaggi di lavoro è stata di 372,5 miliardi di dollari, mentre gli Stati Uniti hanno speso 361,6 miliardi di dollari e il Regno Unito 51,5 miliardi di dollari.
Il settore dei viaggi sta sfruttando al massimo le opportunità generate dall'effetto rimbalzo post-pandemico. I costi dei voli sono aumentati vertiginosamente poiché le compagnie aeree cercano di recuperare i profitti persi e la domanda è elevata. Tutto ciò significa che le aziende devono tenere d'occhio i budget per i viaggi più che mai, in particolare le PMI che potrebbero dover operare con margini più ristretti. Ogni centesimo conta e tutti questi costi nascosti apparentemente piccoli si sommano, mettendo a dura prova il budget.
Essere consapevoli di aspetti come le spese per il bagaglio in eccesso e il costo dei servizi alberghieri è il primo passo per evitarli. Segui i nostri suggerimenti per ridurre i costi nascosti e contenere le spese per i viaggi di lavoro:
Le spese per i viaggi aziendali comprendono tutti gli acquisti effettuati dai dipendenti durante i viaggi di lavoro. Pertanto, le spese maggiori dipendono dall'itinerario del team. Quando i dipendenti volano a lungo raggio in prima classe per un evento nel fine settimana, il trasporto potrebbe essere la spesa di viaggio maggiore. Per i viaggi di lavoro più vicini a casa, l'alloggio tende a essere la spesa maggiore.
Oltre ai voli e all'alloggio, le spese per i viaggi di lavoro aggiuntive da inserire nella pianificazione finanziaria includono:
Scopri di più sulle spese tipiche per i viaggi di lavoro nella nostra guida per gestire al meglio il budget dei viaggi business.
Secondo una ricercala domenica è il giorno più costoso della settimana per volare. Questo è dovuto al ritorno a casa di tutti i viaggiatori del fine settimana, con conseguente aumento della domanda. I costi di trasporto aumenteranno notevolmente anche nei giorni prima e dopo le principali festività, come Natale e Capodanno.
Per creare previsioni per le spese di un viaggio di lavoro, è importante tenere conto di tutti questi costi aggiuntivi nel budget in modo da evitare spiacevoli sorprese.
Le cancellazioni dei voli, le prenotazioni dell'ultimo minuto e i costi dei servizi alberghieri possono far lievitare rapidamente anche il budget più meticolosamente pianificato. Essere consapevoli dei costi nascosti più comuni è il primo passo per gestire i budget di viaggio in modo più efficace ed evitare che le spese crescano fuori controllo.
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