Il tuo viaggio di lavoro è idoneo per il rimborso dell'IVA? Come recuperare l'IVA sulle spese di viaggio, come chilometri e pasti
Quando i dati indicano che le aziende stanno perdendo fino al 12% di entrate a causa del mancato recupero dell'IVA, è più importante che mai capire come funziona questo processo. L'imposta sul valore aggiunto, o IVA, viene spesso aggiunta a beni e servizi legati ai viaggi, dagli hotel ai pasti. Benché in genere le aziende abbiano diritto al rimborso di questa imposta aggiuntiva nella propria dichiarazione IVA, molte finiscono per non riceverlo, a causa di documentazione mancante o di confusione sulle norme fiscali specifiche di ogni Paese.
Benché il recupero dell'IVA possa a volte richiedere molto tempo, assicura notevoli risparmi ad aziende di ogni dimensione. In questo blog sveleremo il procedimento, spiegando come funziona e quali sono i criteri di idoneità che devi soddisfare per presentare con successo una richiesta.
Oltre 170 paesi utilizzano attualmente il sistema fiscale con IVA. L'imposta sul valore aggiunto viene applicata a beni e servizi di consumo, con aliquote diverse a seconda del Paese. Nel Regno Unito l'aliquota IVA standard è del 20%, mentre nell'UE è fissata a un minimo del 15%.
Mentre l'imposta sulle vendite è pagata esclusivamente dalla clientela al dettaglio, l'IVA viene ripartita lungo tutta la catena di fornitura per condividerne il peso. Quando viene pagata come parte delle spese per viaggi di lavoro, spesso è possibile richiederne il rimborso.
Per recupero dell'IVA si intende il processo attraverso cui le aziende recuperano l'IVA pagata su beni e servizi acquistati per motivi di lavoro Nel caso di un viaggio di lavoro, include le spese, ad esempio per trasporti, alloggi e pasti, sostenute durante la trasferta.
Il recupero dell'IVA fa parte del processo di gestione delle spese e dei viaggi di lavoro e comprende ogni aspetto, dalla raccolta delle ricevute di viaggio e delle fatture IVA alla presentazione delle richieste di rimborso alle autorità fiscali del proprio Paese.
Nel Regno Unito le norme dell'HMRC stabiliscono che tutte le aziende con un fatturato superiore a 90.000 sterline debbano registrarsi per l'IVA. In diversi paesi europei la soglia è molto più bassa. Ad esempio, nel 2025 è 25.000 euro in Belgio, 20.000 euro nei Paesi Bassi e 7.000 euro in Svezia. Tutte le aziende cinesi sono tenute a registrarsi per l'IVA, come contribuenti generali (con un fatturato superiore a 5 milioni di yen) o come piccoli contribuenti (con un fatturato inferiore a 5 milioni di yen). Le soglie per la registrazione obbligatoria variano a seconda dellostato in India, ma qualsiasi azienda può registrarsi volontariamente.
È importante notare che non tutti i Paesi utilizzano il sistema fiscale con IVA, anche se spesso ne esiste uno equivalente. L'Australia applica una tassa su beni e servizi (GST), mentre il Giappone utilizza un'imposta sui consumi del 10%. Negli Stati Uniti l'imposta sulle vendite sostituisce l'IVA come imposta pagata su beni e servizi. Di conseguenza, le aziende con sede negli Stati Uniti non sono tenute a registrarsi per l'IVA, ma l'IVA pagata da persone statunitensi in viaggio di affari all'estero può talvolta essere recuperata dal Paese ospitante.
Nei Paesi in cui le aziende sono registrate per l'IVA, l'importo dipende da quanto dovuto dall'azienda. L'IVA pagata allo stato in genere è pari alla differenza tra l'IVA pagata ad altre aziende e l'IVA addebitata alla clientela. Se hai un'azienda registrata per l'IVA, puoi utilizzare queste richieste per ridurre l'importo dovuto allo stato o ricevere un rimborso dell'IVA quando l'importo pagato supera quello dovuto.
Per il rimborso dell'IVA, le regole variano a seconda del Paese ed è importante acquisire familiarità con le leggi locali e rivolgersi a uno studio commercialista.
In alcuni casi, nei Paesi che utilizzano il sistema fiscale con IVA solo le aziende registrate possono usufruire di un rimborso. Inoltre, puoi recuperare l'IVA solo su beni e servizi acquistati per motivi di lavoro. Di conseguenza, le spese di viaggio devono essere sostenute per soddisfare interessi aziendali.
Esempi di spese ammissibili per viaggi di affari includono l'IVA pagata su:
Tuttavia, è bene tenere conto di alcune precisazioni.
Qualsiasi mezzo di trasporto realizzato per trasportare almeno dieci persone è a tasso zero, ovvero la maggior parte dei trasporti pubblici e dei viaggi in treno non comporta il pagamento dell'IVA. Inoltre, non devi pagare l'IVA sui biglietti aerei, a meno che non si tratti di piccoli voli charter o elicotteri con meno di dieci passeggeri. Naturalmente, se l'IVA non viene pagata, non può essere recuperata.
Per richiedere l'IVA sui chilometri percorsi, è importante distinguere tra viaggi personali e viaggi di lavoro. È escluso il normale tragitto del personale verso il luogo di lavoro, mentre è valido il chilometraggio pagato come parte del noleggio di un'auto aziendale all'estero.
Le norme che regolano l'ammissibilità dei pasti come spese di viaggio ammesse variano notevolmente a seconda del Paese. Tuttavia, nella maggior parte dei casi i pasti pagati durante un viaggio di lavoro sono idonei per il rimborso dell'IVA, previa presentazione di ricevute chiare.
Secondo l'HMRC le aziende non possono richiedere il rimborso dell'IVA su articoli come biglietti per spettacoli teatrali o eventi sportivi, anche se acquistati per intrattenere i clienti durante un viaggio di lavoro.
La documentazione è al centro del processo di recupero dell'IVA. Prima di presentare qualsiasi richiesta di rimborso, il team responsabile della gestione finanziaria deve dimostrare l'importo dell'IVA pagata dal personale in trasferta e l'autorità fiscale di ogni Paese ha regole proprie.
Ad esempio, l'HMRC del Regno Unito afferma che qualsiasi richiesta di rimborso dell'IVA è soggetta a questi requisiti:
Ecco una spiegazione dettagliata di come recuperare l'IVA.
Per recuperare l'IVA, i team finanziari devono prima dimostrare che sia stata pagata per spese di viaggio aziendali pertinenti. Questo avviene fornendo fatture e ricevute IVA che indicano l'importo pagato.
Nella maggior parte dei casi non è necessario conservare copie cartacee. I file digitali sono ammessi, purché includano i dettagli delle spese e l'importo dell'IVA.
Tuttavia, tieni presente che ogni Paese ha normative proprie, che cambiano nel tempo. Ecco alcuni esempi:
Dopo aver compilato i documenti, il team finanziario deve redigere e inviare una dichiarazione IVA online per ogni autorità fiscale. A seconda della natura del viaggio di lavoro, questo spesso avviene nel Paese in cui ha sede l'azienda. Per viaggi di affari internazionali, tuttavia, può essere necessario presentare una richiesta separata in ogni Paese ospitante in cui è stata pagata l'IVA.
Ad esempio, le persone provenienti da Paesi al di fuori dell'UE a cui viene addebitata l'IVA su attività commerciali svolte all'interno di un Paese dell'UE possono avere diritto al rimborso dell'IVA da parte di questo Paese. Immagina che il personale di un'azienda con sede in Svizzera partecipi a una conferenza in Francia e che sul conto dell'hotel venga addebitata l'IVA francese. La richiesta dovrà essere presentata all'autorità fiscale francese.
Una volta presentata la richiesta della tua azienda secondo le norme locali, l'autorità fiscale la esaminerà ed elaborerà il rimborso. È importante tenere traccia di tutte le fatture e ricevute IVA e archiviarle come parte della gestione delle spese per i viaggi di affari, per assicurarti di aver recuperato tutta l'IVA a cui hai diritto.
Imposta le linee guida per le prenotazioni dei team, i limiti di spesa e le informazioni di contatto con questo semplice strumento online.
La sfida principale nel richiedere il rimborso dell'IVA è la diversità delle normative a seconda del Paese. Ogni Paese applica non solo un'aliquota IVA diversa, ma anche un insieme di regole specifico in materia di idoneità, documentazione e scadenze per il rimborso, che cambiano spesso.
A questo si aggiunge la necessità di un'ampia documentazione, che crea un onere amministrativo per le aziende. Dovrai dotarti di un sistema organizzato per tenere traccia delle spese di viaggio, conservare le ricevute e inviare i moduli di richiesta di rimborso dell'IVA entro la scadenza di presentazione di ogni Paese.
Un software di gestione automatizzata delle spese, combinato con app per la scansione delle ricevute, assicura una gestione efficiente dei pagamenti e dei rimborsi per i viaggi di lavoro.
Per recuperare l'IVA, è fondamentale automatizzare e standardizzare il flusso di lavoro di gestione delle spese di viaggio della tua azienda. Devi anche comunicare chiaramente le procedure per l'IVA nella politica di viaggio della tua azienda. In questo modo, il personale in viaggio per lavoro saprà quale tipo di ricevute deve conservare e dove presentarle.
Ecco alcune best practice per semplificare il processo di recupero dell'IVA.
Per ottenere correttamente il rimborso dell'IVA, è necessaria una soluzione di gestione dei viaggi di affari unificata a livello di sistema. Con una soluzione tutto in uno come Booking.com for Business potrai prenotare voli per viaggi di affari, alloggi e auto a noleggio da un'unica posizione.
Benché un processo di prenotazione semplificato sia fondamentale per gestire in modo coordinato le spese di viaggio, dovrai anche trovare il modo di rispettare il budget approvato. Con Booking.com for Business puoi anche integrare la tua politica sui viaggi di affari per impostare flussi di approvazione automatizzati, in modo da migliorare la conformità per la gestione delle spese. Ti chiedi quanto possa risparmiare la tua azienda grazie a questi strumenti? Il nostro Calcolatore dei risparmi sui viaggi pone sette semplici domande per scoprire quanto potresti risparmiare sulle spese di viaggio della tua azienda.
Oggi che le aliquote IVA raggiungono il 25%, il mancato recupero degli importi può far aumentare notevolmente il costo dei viaggi di lavoro. Anche se a prima vista il recupero dell'IVA può sembrare un processo faticoso, una solida politica di viaggio abbinata a strumenti digitali automatizzati contribuirà a semplificarlo.
Booking.com for Business collabora con strumenti affidabili come Expensify per integrare perfettamente il monitoraggio delle spese e l'invio delle fatture nella tua piattaforma di gestione dei viaggi aziendali. Grazie a una maggiore visibilità sulle spese per i viaggi di lavoro, potrai gestire meglio le dichiarazioni IVA e ottenere i massimi ricavi.
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