Viaggiare per lavoro può essere un'esperienza entusiasmante e gratificante per i dipendenti, ma per chi soffre di disabilità o problemi di salute oppure ha esigenze diverse può rappresentare una sfida.

Diversità e inclusività sono un aspetto importante dei viaggi di lavoro, oltre a essere essenziali per la cultura aziendale. Vediamo quali sono le sfide principali in materia di inclusività che i dipendenti possono trovarsi ad affrontare quando viaggiano per lavoro e come rendere più inclusivi i viaggi business.

Che cosa sono la diversità e l'inclusività sul luogo di lavoro

Le ricerche dimostrano che un ambiente di lavoro diversificato e inclusivo è fonte di una maggiore fidelizzazione dei dipendenti e di una maggiore crescita delle entrate. Ma non è la diversità in sé a rendere un'azienda inclusiva.

Perché l'ambiente di lavoro sia davvero diversificato, equo e inclusivo, la presenza di un gruppo di dipendenti di diversa provenienza, etnia, orientamento sessuale, abilità o religione è solo l'inizio. La tua azienda deve anche dare fiducia a questi dipendenti e metterli in grado di essere ugualmente coinvolti nell'ambiente di lavoro.

La tua azienda assume una buona percentuale di donne? Se è così, è fantastico, ma quante di queste donne occupano posizioni di responsabilità o sono dirigenti di alto livello? E per quanto riguarda le persone di colore, con disabilità o LGBTQ+? Per raggiungere l'inclusività sul posto di lavoro, la diversità deve estendersi anche alle posizioni dirigenziali.

Sfide poste dalla diversità affrontate dai dipendenti in viaggio

I viaggi di lavoro possono essere divertenti ed entusiasmanti per i dipendenti, ma possono anche essere fonte di stress, disagio e persino insicurezza se manca l'inclusività. Ecco alcune delle sfide che gruppi specifici di dipendenti possono trovarsi ad affrontare quando viaggiano per lavoro:

  • Donne: le dipendenti che viaggiano per lavoro sono più esposte a rischi per la sicurezza. In base a un sondaggio del 2023 commissionato da World Travel Protection, il 71% delle intervistate ritiene che viaggiare per lavoro sia meno sicuro per le donne che per gli uomini. Nonostante questo numero allarmante, solo pochissime aziende affrontano il problema della sicurezza delle donne nella loro politica di viaggio.
  • Persone di colore: i viaggiatori business di colore sono tra i più esposti al rischio di discriminazione e aggressione. Potrebbero essere trattati in modo diverso dal personale dell'aeroporto, dagli assistenti di volo o dallo staff dell'hotel oppure essere fissati in modo sgradevole da perfetti sconosciuti. Ma rischiano anche di subire microaggressioni o di essere aggrediti fisicamente.
  • Viaggiatori LGBTQ+: nel 2023, l'omosessualità è ancora considerata un crimine in oltre 60 Paesi. Non sorprende che i viaggiatori business LGBTQ+ debbano affrontare una serie di sfide, come insulti o aggressioni. Secondo il Global Business Travel Survey del 2023, il 90% dei viaggiatori business LGBTQ+ ha nascosto il proprio orientamento sessuale durante un viaggio di lavoro, soprattutto per motivi di sicurezza (55%) e di privacy (55%).
  • Persone con disabilità: i dipendenti con disabilità possono affrontare molte difficoltà quando viaggiano. Queste sfide includono la carenza di infrastrutture, i problemi di trasporto, la mancanza di alloggi e persino essere vittima di comportamenti aggressivi. Assicurare ai dipendenti un'esperienza di viaggio accessibile dovrebbe essere una priorità per l'azienda.

Per supportare i dipendenti nei viaggi business e garantire un'esperienza inclusiva, l'azienda deve avere una solida politica di viaggio di lavoro.

Come rendere più inclusiva la politica di viaggio di lavoro

Quanto più la politica di viaggio di lavoro è inclusiva, tanto più i dipendenti si sentiranno sostenuti e protetti e saranno motivati ed efficienti sul lavoro. Ecco come creare un programma di viaggio di lavoro inclusivo:

1. Ascolta i dipendenti

Un ambiente di lavoro inclusivo che incoraggia la comunicazione aperta e crea un clima di fiducia può far sì che i dipendenti si sentano più a loro agio nel condividere le loro esigenze specifiche. Ascolta i dipendenti quando condividono le loro preoccupazioni e valuta attentamente le loro richieste per supportarli nel miglior modo possibile. Valuta l'opportunità di aggiornare la politica di viaggio di lavoro e di adottare una soluzione per la gestione dei viaggi che risponda alle loro esigenze.

2. Proponi opzioni flessibili per i trasporti e gli alloggi

Per fare in modo che le esigenze di tutti i dipendenti siano tenute in considerazione, offri opzioni flessibili per i trasporti e gli alloggi. Dare ai dipendenti maggiore autonomia per prenotare l'opzione più adatta a loro può migliorare l'esperienza di viaggio riducendo stress e ansia e rispondendo a esigenze specifiche.

  • Per alcune persone può essere di gran lunga preferibile prendere il treno invece che l'aereo o viaggiare di pomeriggio invece che di mattina. Per esempio, per i dipendenti con autismo potrebbe essere meglio un'opzione di viaggio che non interrompa più di tanto la loro routine. Genitori e assistenti familiari possono beneficiare di questa flessibilità per raggiungere un maggiore equilibrio tra vita professionale e privata, organizzando i loro viaggi di lavoro in funzione degli obblighi familiari.
  • Lascia scegliere ai dipendenti il posto che preferiscono sull'aereo. Alcune persone potrebbero sentirsi meno ansiose sedendo vicino al corridoio e avendo la possibilità di alzarsi in qualsiasi momento, mentre altre si sentiranno più a loro agio vicino al finestrino.
  • Per quanto riguarda l'alloggio, alcuni dipendenti potrebbero sentirsi più a loro agio soggiornando in una struttura dove possono prepararsi i pasti e mantenere la loro consueta routine invece di dover mangiare fuori. Per altri potrebbe essere meglio non dover pensare a prepararsi da mangiare.
  • Per quanto riguarda i trasporti, i dipendenti neuroatipici potrebbero aver bisogno di tranquillità e voler viaggiare in taxi piuttosto che su un autobus o una metropolitana affollata, quindi tieni in considerazione le loro preferenze.

3. Sostieni i dipendenti LGBTQ+ e quelli di colore

Crea un'esperienza sicura per i dipendenti effettuando ricerche e fornendo linee guida su destinazioni e strutture in cui i viaggiatori LGBTQ+ e le persone di colore sono i benvenuti. Segnala ai dipendenti guide di viaggio, app e siti web contenenti informazioni sulla sicurezza e risorse legali per le persone LGBTQ+ nel Paese di destinazione, in particolare in quelli in cui i diritti LGBTQ+ potrebbero non essere tutelati.

Allo stesso modo, assicurati che i dipendenti di colore abbiano accesso alle informazioni riguardanti possibili discriminazioni o difficoltà che potrebbero dover affrontare nel Paese di destinazione. Dovresti incoraggiare i dipendenti a parlare delle preoccupazioni relative alla sicurezza e indicare chiaramente l'assistenza disponibile in caso di necessità. Se una persona non si sente sicura a viaggiare, devi trovare una soluzione, ad esempio dandole modo di svolgere le sue mansioni attraverso riunioni online o inviandola in un'altra destinazione.

4. Sostieni le donne che viaggiano per lavoro

Consenti alle viaggiatrici di scegliere un alloggio in cui si sentono sicure e di soggiornare in una zona frequentata. Se necessario, consenti loro di avere un accompagnatore (se prevista, questa possibilità dovrebbe essere data anche agli altri viaggiatori business), soprattutto se sono preoccupate per la sicurezza o devono viaggiare di notte. Per un maggiore rispetto della diversità durante i viaggi di lavoro, fornisci alle dipendenti le informazioni sulle potenziali differenze culturali e su come adeguarsi alla cultura del Paese di destinazione.

Se una dipendente non si sente a proprio agio o sicura a partire per un viaggio di lavoro, parla con lei delle altre opzioni disponibili. In ogni caso, non dovresti mettere a rischio i dipendenti.

5. Assicurati che i dipendenti con disabilità ricevano un trattamento adeguato

Per dimostrare inclusività nei confronti dei dipendenti con disabilità, il primo passo è assicurarsi che i loro dati siano corretti, in modo da sapere chi è affetto da una disabilità di cui tenere conto in caso di viaggio.

Assicurati che i dipendenti prenotino i viaggi di lavoro esclusivamente tramite la piattaforma per i viaggi business e che questa includa filtri per la ricerca di alloggi con servizi per ospiti disabili. Per quanto riguarda le opzioni di trasporto, spiega quale sia la procedura ai dipendenti che avranno bisogno di assistenza in aeroporto. In base al politica di viaggio di lavoro, tutte le compagnie aeree e gli aeroporti europei sono tenuti a offrire gratuitamente assistenza ai viaggiatori disabili. I viaggiatori con disabilità o mobilità ridotta possono richiedere una sedia a rotelle, essere aiutati a salire a bordo dell'aereo o ricevere assistenza per la coincidenza con un altro volo. Possono inoltre avere aiuto per la sistemazione nei posti a sedere in base alle loro esigenze e per caricare e stivare i bagagli.

Per il trasferimento dall'aeroporto alla destinazione finale, è possibile prenotare in anticipo soluzioni di viaggio accessibili, come auto a noleggio adattate, per soddisfare le esigenze specifiche dei dipendenti.

È inoltre buona norma che tutti i viaggiatori portino con sé eventuali prescrizioni mediche, nel caso in cui le autorità aeroportuali chiedano di controllarle.

6. Non dimenticare i dipendenti neuroatipici

Il termine neurodivergenza indica la condizione per cui il cervello di una persona elabora le informazioni, funziona e si comporta in modo diverso da quello considerato tipico. La neurodivergenza comprende autismo, ADHD, dislessia, disprassia e altri disturbi.

I dipendenti neuroatipici spesso hanno esigenze o preferenze diverse da quelle degli altri in fatto di viaggi di lavoro. Ad esempio, trovarsi in un aeroporto o prendere un volo comporta un elevato input sensoriale che alcune persone neuroatipiche potrebbero non riuscire a gestire bene. Per far sentire i dipendenti più a loro agio, valuta l'opportunità di farli accedere alla lounge dell'aeroporto, dove potranno rilassarsi, evitare il brusio dell'ambiente esterno ed eventualmente lavorare un po' mentre aspettano il volo. Allo stesso modo, le code per i controlli di sicurezza e dei passaporti possono essere un'esperienza molto stressante, quindi sarebbe opportuno ottenere per i viaggiatori business l'iscrizione al servizio per accedere alla corsia di sicurezza e al controllo dei passaporti prioritari.

La cosa migliore da fare è chiedere ai dipendenti quale sia l'opzione migliore per le loro esigenze.

7. Presta attenzione alle esigenze alimentari

Alcuni dipendenti potrebbero avere esigenze alimentari particolari, da tenere in considerazione quando prenoti trasporti e alloggi. I dipendenti che seguono una dieta vegana o vegetariana o che soffrono di allergie, intolleranze specifiche o celiachia devono comunque avere la possibilità di scegliere cosa mangiare quando viaggiano.

Allo stesso modo, i viaggiatori business osservanti possono avere esigenze alimentari specifiche, come evitare carne o pesce oppure mangiare solo cibi halal o kosher. Pianifica tutto in anticipo e comunica esattamente alle compagnie aeree o agli hotel con cui collabori le esigenze specifiche dei dipendenti, in modo che siano in grado di soddisfarle.

8. Tieni in considerazione le differenze culturali e le festività religiose

Per promuovere l'inclusività nei viaggi di lavoro, è essenziale tenere conto delle differenze culturali e delle festività religiose. Puoi evitare di chiedere ai dipendenti di partire per un viaggio di lavoro durante un'importante festività religiosa o mostrare una certa flessibilità. Per aiutare i dipendenti in viaggio di lavoro, puoi anche informarli sulle peculiarità culturali di un determinato Paese, come il modo di salutare o il codice di abbigliamento.

Offri formazione e risorse

Sensibilizza le persone in materia di diversità e inclusività sul luogo di lavoro, informandole sulle sfide che i dipendenti possono affrontare, soprattutto durante i viaggi di lavoro. Dipendenti, responsabili o esperti di viaggi: tutti in azienda devono avere le conoscenze necessarie per gestire le sfide poste dall'inclusività. I dipendenti devono ricevere la formazione necessaria su argomenti come la sensibilizzazione alla disabilità, le differenze culturali, la sicurezza e le procedure di emergenza. Puoi anche consigliare alcuni contatti, siti web o app per aiutare i dipendenti a orientarsi durante i viaggi di lavoro.

Chiedi feedback

Per valutare la qualità dell'esperienza di viaggio di lavoro dei dipendenti, l'ideale è chiedere feedback a loro. Puoi farlo attraverso incontri di persona o sondaggi anonimi. Le opinioni dei viaggiatori business consentiranno di individuare eventuali aree di miglioramento e di rivedere regolarmente le politiche di accessibilità e inclusività. Presta ascolto a qualsiasi preoccupazione relativa alla sicurezza e all'inclusività e spiega come puoi offrire assistenza in caso di necessità.

Promuovi una cultura aziendale inclusiva

Promuovere una cultura aziendale inclusiva in cui tutti i dipendenti si sentono apprezzati è fondamentale, perché anche i viaggi di lavoro possano essere un'esperienza inclusiva. Ecco cosa fare per rendere la cultura aziendale più inclusiva:

  • Promuovi o offri le stesse opportunità di crescita a tutti i dipendenti
  • Prevedi prassi di assunzione diversificate e imparziali
  • Crea gruppi di risorse per i dipendenti dove possono trovare sostegno
  • Definisci una politica di parità retributiva
  • Utilizza un linguaggio inclusivo
  • Definisci una politica di tolleranza zero nei confronti di discriminazioni e molestie.

Non dimenticare il duty of care

Il datore di lavoro è legalmente e moralmente tenuto ad assicurarsi che i dipendenti siano al sicuro quando viaggiano per lavoro. Il duty of care riguarda tutti gli aspetti di un viaggio di lavoro, dall'organizzazione al rientro. Prima di inviare un dipendente in viaggio di lavoro, dovresti sempre valutare i rischi, avere una politica di viaggio aggiornata, verificare che i dipendenti siano assicurati contro qualsiasi rischio ed essere in grado di fornire assistenza in qualsiasi momento.

Per assicurare ai dipendenti un'esperienza di viaggio di lavoro il più inclusiva possibile, è fondamentale informarsi e chiedere un feedback diretto ai viaggiatori business dell'azienda. Rendendo i dipendenti consapevoli della cultura di una destinazione, li farai anche sentire più protetti e inclusi quando viaggiano all'estero.

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