Riduci i costi grazie alle deduzioni fiscali. Scopri come ottimizzare la gestione delle spese e quali sono deducibili dalle imposte.
I viaggi, che sono una componente essenziale per molte aziende di molti settori, spesso rappresentano una voce di spesa elevata. Per ridurre l'onere finanziario dei viaggi di lavoro, molti Paesi offrono deduzioni fiscali per questo tipo di viaggio.
Queste deduzioni fiscali possono riguardare una serie di spese sostenute durante una trasferta di lavoro, tra cui quelle per i trasporti, i pasti, l'alloggio, l'intrattenimento e altre ancora. Per richiedere agevolazioni fiscali sulle spese aziendali, un'attività o un dipendente deve rispettare alcune linee guida e requisiti rigorosi. Sapere quali spese sono deducibili è fondamentale per consentire alla tua organizzazione di ridurre i costi ed essere conforme alle leggi fiscali locali.
Continua a leggere per scoprire tutto quello che devi sapere sulla deduzione fiscale per i viaggi business.
Le spese per i viaggi business sono quelle sostenute durante lo svolgimento di attività legate al lavoro lontano dalla sede abituale dell'azienda. Tutti i costi direttamente connessi ai viaggi business possono essere considerati spese di viaggio, purché interamente ed esclusivamente riconducibili all'attività lavorativa.
Il viaggio di lavoro non comprende esclusivamente il pernottamento o il trasferimento fuori città. Il tragitto da casa verso il posto di lavoro abituale non ricade sotto questa definizione, invece quello obbligatorio verso un posto di lavoro temporaneo può essere idoneo per le spese di viaggio e la deduzione fiscale, anche se viene effettuato nella stessa città in cui ha sede l'azienda. Per esempio, se il viaggio per andare a incontrare un cliente dura più ore, forse potresti addebitare il chilometraggio e il costo del parcheggio.
Esistono regole rigide che possono variare da un Paese all'altro, ma in genere il viaggio deve essere considerato la norma, vale a dire comune nel tuo settore o nella tua attività, e necessario per consentire a uno o più dipendenti di svolgere le loro mansioni.
Il tragitto da casa al solito ufficio non è considerato viaggio di lavoro. In alcuni casi, invece, puoi richiedere le spese per i trasferimenti se ti sposti tra più sedi di lavoro in un giorno (per esempio, dall'ufficio principale a quello di un cliente) o se da casa ti rechi in sedi di lavoro temporanee.
Se è l'azienda a richiedere gli spostamenti, i costi associati possono essere addebitati e la maggior parte di queste spese sarà deducibile dalle imposte. Quando si presentano le spese di viaggio e si richiede la deduzione fiscale, è importante fare molta attenzione a distinguere quelle personali da quelle di lavoro.
Se sei in vacanza e ti capita di fare una telefonata di lavoro, questo non rientra tra i costi di un viaggio business. Allo stesso modo, se sei dipendente di un'azienda e ogni giorno ti rechi nella sede di clienti diversi per lavoro, puoi addebitare il chilometraggio, ma se lungo la strada ti fermi a fare la spesa, questo è considerato un tragitto per motivi personali e non deve essere calcolato.
Anche se naturalmente non lavorerai 24 ore su 24, 7 giorni su 7 durante un viaggio business ufficiale, e anche se i viaggi bleisure sono sempre più comuni, tuttavia puoi chiedere il rimborso fiscale solo sulle spese di viaggio direttamente collegate alle attività lavorative.
Le spese legate ai viaggi business sono diverse a seconda della natura del settore e dello scopo della trasferta, ma in generale i tipi più comuni di spese idonee per le deduzioni fiscali includono:
Il trasporto è una delle spese di viaggio più comuni e comprende diversi costi:
Se il viaggio business prevede anche il pernottamento, le spese per l'alloggio sono deducibili dalle imposte. Può trattarsi di hotel, appartamenti o altri tipi di strutture, ma alcune leggi fiscali locali impongono restrizioni sulle sistemazioni deducibili. Per esempio, non puoi dedurre completamente una suite di lusso se è disponibile una camera più accessibile e meno costosa.
Nella maggior parte dei Paesi, le spese per i pasti rientrano tra le deduzioni fiscali per i viaggi business. A seconda del Paese, sono inclusi sia il cibo e le bevande acquistati durante un impegno di lavoro, per esempio quando porti un cliente a pranzo fuori, sia le normali spese per i pasti durante un viaggio con pernottamento.
Come per l'alloggio, è importante ricordare che le spese per i pasti devono essere ragionevoli. Acquisti eccessivi potrebbero non essere idonei per le deduzioni fiscali. Per semplificare il processo, alcuni Paesi hanno stabilito delle diarie per i pasti e le altre spese, che consentono alle aziende di dedurre un importo giornaliero fisso invece di tenere traccia delle spese effettive.
In alcuni casi è possibile dedurre fiscalmente le spese di rappresentanza, anche se in alcuni Paesi vigono alcune restrizioni rispetto alla maggior parte delle altre spese. Si tratta delle spese di intrattenimento direttamente collegate alla gestione dell'attività. Sono spese di questo tipo i biglietti per assistere a un evento sportivo o a uno spettacolo con un potenziale business partner, l'ingresso a un circolo del golf per una partita durante la quale parlare anche di affari o un'uscita con il resto del team durante un viaggio aziendale. Nel Regno Unito, per esempio, le aziende possono destinare fino a 150 sterline per dipendente per le spese di rappresentanza, fiscalmente deducibili.
Le spese di rappresentanza non sono generalmente deducibili per le ditte individuali, perché potrebbero essere considerate come intrattenimento personale. Allo stesso modo, se viaggi autonomamente per lavoro e durante il tempo libero vai, per esempio, in un centro benessere, questo è un costo che non può essere addebitato.
Le spese di rappresentanza possono includere anche biglietti e spese per partecipare a conferenze aziendali, fiere ed eventi finalizzati alla tua crescita personale.
Esistono altre spese varie a cui si possono applicare le deduzioni fiscali per i viaggi business. Per esempio:
Non tutte le spese sostenute durante i viaggi di lavoro sono deducibili dalle imposte. In generale, sono deducibili solo i costi direttamente collegati alle vere e proprie attività lavorative, a differenza delle spese personali o non necessarie.
Le deduzioni fiscali sono disponibili sia per le aziende che per i dipendenti. In generale, le imprese rimborsano le spese ai dipendenti, ottenendo a loro volta agevolazioni fiscali. D'altra parte, il dipendente, se non è rimborsato dall'azienda, in alcuni Paesi può chiedere una deduzione su tali spese quando presenta la dichiarazione dei redditi personale.
Il tetto massimo che puoi richiedere per le spese di viaggio dipende da una serie di fattori, come il tipo di spesa e il Paese in cui ha sede la tua azienda. A seconda del Paese, esistono restrizioni diverse in materia di deduzioni fiscali, quindi è importante esaminare con attenzione le leggi locali per conoscere i limiti e le franchigie.
Vediamo un paio di esempi in dettaglio:
Negli Stati Uniti, l'IRS ammette un sistema di tassazione delle diarie, che evita di dover tenere traccia di ogni singola spesa.
La General Services Administration (GSA) stabilisce le aliquote fiscali standard per le indennità di viaggio che definiscono l'importo deducibile che un datore di lavoro è autorizzato a dare a un dipendente per l'alloggio, i pasti e le spese accessorie quando viaggia per lavoro. A partire da ottobre 2024, la diaria standard è di 178 dollari (110 dollari per l'alloggio e 68 dollari per i pasti e le spese accessorie). L'importo può variare a seconda della durata del viaggio, della destinazione e di altri fattori.
Le aziende che scelgono questo sistema possono decidere di adeguarsi alla tariffa GSA o di fissare una diaria più alta e pagare le tasse sulla differenza rispetto alla tariffa standard.
Gli Stati Uniti applicano inoltre un limite del 50% alle deduzioni per i pasti, pertanto nella maggior parte dei casi il datore di lavoro può dedurre solo il 50% di queste spese (o il 50% della tariffa giornaliera se si adotta la diaria).
Un altro fattore importante da considerare per le aziende statunitensi è che le spese di rappresentanza sono estremamente limitate. La maggior parte di queste spese non è più deducibile dalle imposte da quando è entrato in vigore il Tax Cuts and Jobs Act (TCJA) del 2018, con alcune eccezioni come quelle per convegni o fiere.
L'HMRC, l'autorità del Regno Unito preposta a imposte, pagamenti e dogane, ha stabilito una tariffa standardizzata per il vitto, nota come indennità di trasferta, che è essenzialmente una diaria. Conosciuta anche come "pagamento a scalare", si tratta di un importo fisso da spendere per il vitto e l'alloggio, che non deve essere calcolato caso per caso.
Per quanto riguarda le deduzioni fiscali, le spese che rientrano in queste aliquote definite saranno esenti da imposte, mentre quelle che superano questo importo verranno tassate. Pertanto, un'azienda può scegliere di rimborsare interamente le spese di un dipendente, ma l'importo del rimborso sarà esente da imposte solo fino all'aliquota definita dall'HMRC. Alcune aziende possono anche negoziare direttamente con l'HMRC un'aliquota personalizzata, in base alle loro esigenze.
L'imposta sulle indennità di viaggio è diversa a seconda della destinazione e della durata della trasferta, e l'aliquota varia per i diversi tipi di vitto e alloggio (prezzi delle camere, colazione, bevande, trasferimenti dall'hotel all'ufficio e così via).
Sistemi simili sono in vigore in tutto il mondo, ma le restrizioni e le agevolazioni variano, quindi è assolutamente fondamentale, quando pianifichi il budget per i viaggi business, tenere in considerazione le leggi fiscali del Paese in cui ti trovi.
Richiedere le deduzioni fiscali è un modo semplice per far risparmiare la tua azienda. Per assicurarti di non spendere più del necessario e di rispettare le leggi e le normative in materia di conformità, è fondamentale disporre di un valido sistema di gestione dei viaggi aziendali. Per assicurarti di avere tutto sotto controllo, puoi utilizzare un software di prenotazione con una soluzione per il monitoraggio delle spese affidabile.
Per inserire le spese di viaggio nelle dichiarazioni fiscali, dovrai conservare una documentazione dettagliata di ogni voce, con ricevute, registri chilometrici, biglietti e così via. Nella maggior parte dei casi, per richiedere le agevolazioni fiscali, dovrai fornire una prova evidente delle spese.
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