Importanza della gestione delle spese di coda nei viaggi di lavoro

Una corsa in Uber qui, un caffè con i colleghi lì… I viaggi di lavoro comportano una serie di piccole transazioni che devono essere contabilizzate. Questo tipo di spesa ah hoc rientra nella categoria di approvvigionamento chiamata spesa di coda.

Anche se queste spese per i viaggi di lavoro possono sembrare di poco conto, la loro somma è tutt'altro che trascurabile. Le piccole spese possono coinvolgere più fornitori e spesso non rientrano nella politica aziendale. Senza un solido sistema di gestione, le spese marginali aumentano il carico amministrativo e potrebbero influire sui profitti.

Di seguito, esamineremo più da vicino le sfide poste da una gestione inadeguata della spesa di coda, delineando soluzioni e best practice da seguire. Creando un sistema di monitoraggio efficace, avrai una visione più chiara dei piccoli ​costi di viaggio nascosti ​che potrebbero altrimenti compromettere il budget.

Cosa significa spesa di coda?

La spesa di coda si riferisce a un volume elevato di acquisti di basso valore effettuati durante un viaggio di lavoro.

La spesa di coda in genere comporta:

• Più fornitori
• Volumi elevati di transazioni
• Costi monetari bassi per transazione

Il termine si basa su quello che è noto come il ​principio di Pareto, o regola dell'80/20. Secondo questa regola, l'80% delle spese per le trasferte di lavoro sarà effettuato con il 20% dei fornitori, come compagnie aeree e gruppi alberghieri approvati dalla politica di viaggio aziendale.

Di conseguenza il 20% della spesa totale sarà effettuato con l'80% dei fornitori. Anche se la spesa totale è relativamente bassa, il volume delle transazioni e dei fornitori è elevato, e per questo si crea una lunga e crescente coda di spesa.

Oltre a essere distribuita tra numerosi fornitori, la spesa di coda copre una varietà di dipartimenti e categorie.

Esempi di spesa di coda nei viaggio di lavoro

Per sua natura, il viaggio di lavoro comporta molte piccole spese una tantum che contribuiscono alla spesa di coda complessiva. I dipendenti spesso fanno questi acquisti per esigenze dell'ultimo minuto e per praticità. Alcuni esempi includono:

• Prenotazioni di hotel fuori dalla piattaforma
• Biglietti dei trasporti pubblici
• Servizi di ridesharing
• Carburante per le auto a noleggio
• Pasti, caffè e snack individuali
• Servizi di corriere locali
• Costi per i bagagli
• Costi per workshop una tantum
• Costi di parcheggio

Di valore modesto ma frequenti, questi piccoli costi si accumulano rapidamente se non disponi di un sistema di monitoraggio.

Sfide della gestione delle spese di coda

Senza adeguate soluzioni di gestione delle spese di coda, le transazioni per piccoli importi, ma con volumi elevati, possono sfuggire al controllo.

Mancanza di visibilità

La sfida principale da superare è la visibilità limitata dei dati. Quando i viaggiatori business acquistano articoli durante i loro spostamenti, utilizzano svariate piattaforme e fornitori, quindi è più difficile monitorare le spese. Dato che i piccoli acquisti non sempre vengono registrati correttamente, la tua azienda ha meno dati su cui basarsi per ottimizzare le spese di viaggio.

Mancata conformità

Quando un dipendente deve correre per prendere un volo di collegamento o si vede cancellare una prenotazione alberghiera, il rispetto delle politiche aziendali potrebbe non essere una priorità. In casi come questo, i dipendenti opteranno per l'acquisto più rapido e pratico. Dato che in questo modo è più difficile controllare i costi previsti dalla politica aziendale, la gestione delle spese sarà meno efficiente.

Onere amministrativo

Le spese di coda comportano una serie di piccole fatture e ricevute di basso valore da smistare. Senza un sistema automatizzato di gestione delle spese, l'approvazione, la registrazione e il rimborso di queste spese richiedono molto tempo.

Vantaggi dell'analisi e della gestione delle spese di coda

Per ovviare alle sfide descritte qui sopra, la gestione delle spese di coda si basa sul monitoraggio, sulla classificazione e sul controllo di quei piccoli acquisti frequenti, per ottenere una maggiore visibilità. E con una maggiore visibilità, la tua azienda sarà in grado di ridurre i costi e il tempo da dedicare alle attività amministrative. I vantaggi sono molti.

Più efficienza

Una soluzione efficace per la gestione delle spese di coda consente di consolidare i fornitori. Per esempio, Booking.com for Business offre ai viaggiatori l'accesso a un'ampia gamma di alloggi, voli e auto a noleggio da un'unica piattaforma self-service. Questa panoramica migliora le soluzioni di monitoraggio delle spese. Con budget prestabiliti, i dipendenti possono assicurarsi che le loro preferenze rientrino nei limiti approvati.

Conformità migliorata

Il monitoraggio e il consolidamento delle spese di coda riducono la necessità di rivolgersi a fornitori non conformi. Diventa più facile applicare le politiche aziendali, perché i dipendenti sono meno propensi a fare piccoli acquisti non autorizzati. Allo stesso tempo, le soluzioni automatizzate per la gestione delle spese di coda acquisiscono e registrano in tempo reale le piccole transazioni, come i biglietti dei trasporti, tramite strumenti come gli scanner digitali per le ricevute.

Meno rischi

Grazie a una maggiore visibilità sulle transazioni relative ai viaggi di lavoro, un'efficace strategia di gestione delle spese di coda contribuisce a prevenire le frodi e a controllare le spese. Incoraggiare i dipendenti a rispettare le politiche esistenti migliora il duty of care, riducendo al contempo le spese non autorizzate.

Come gestire le spese di coda nei viaggi di lavoro

La tua analisi iniziale ti consentirà di ottenere un maggiore controllo sulle spese dei dipendenti durante i viaggi di lavoro. Quando definisci la politica di viaggio per la tua azienda, specifica bene le spese approvate.

Definisci chiaramente le diarie per viaggi di lavoro

Un modo per chiarire le aspettative di spesa dei viaggiatori business è quello di stabilire una diaria fissa. Questa indennità giornaliera copre le spese di coda tipiche, come per esempio i pasti, l'alloggio e le spese accessorie. Le diarie eliminano la necessità di conservare le ricevute per ogni piccola spesa.

Le linee guida sono suggerite da organizzazioni governative come l'HMRC nel Regno Unito e la General Services Administration (GSA) negli Stati Uniti, anche se le tariffe dipendono in ultima analisi dalla politica della tua azienda.

Emetti carte per acquisti approvate

Un'altra strategia consiste nell'emissione di carte per acquisti approvate per le spese di coda. Queste registrano automaticamente i dettagli delle transazioni, snellendo la procedura di ordinamento e risolvendo il problema della visibilità dei pagamenti per i team contabili.

Le carte virtuali per i viaggi di lavoro sono il modo ideale per semplificare la gestione delle spese. I responsabili della contabilità possono configurare carte separate per ogni categoria di spesa e per ogni budget stabilito, fissando limiti giornalieri per tenere sotto controllo le spese di coda. In più, non essendoci carte fisiche, si riduce il rischio di frodi nei pagamenti e, grazie alla condivisione delle transazioni in tempo reale, quando vengono raggiunti i limiti, vengono avvisati sia i travel manager che i viaggiatori.

Automatizza le approvazioni delle spese di viaggio

È buona norma semplificare il più possibile per i dipendenti in viaggio la rendicontazione delle spese e i rimborsi. Oggi puoi farlo grazie a una combinazione di automazione e app. Una delle sfide storiche della gestione delle spese di coda è stata la trascrizione manuale di più ricevute nei rendiconti delle spese, che spesso porta a errori e perdita di produttività. Utilizza invece le app per la scansione dei documenti. Queste consentono ai viaggiatori business di scattare una foto della ricevuta, caricarla in un sistema centrale e ricevere l'approvazione automatica.

Consigli per l'analisi delle spese di coda

Per tenere sotto controllo la spesa di cosa della tua azienda, devi prima analizzarla. Un'analisi della spesa di coda prevede la raccolta dei dati relativi ai viaggi passati per scoprire come, dove e perché i dipendenti spendono denaro. Segui questi consigli per massimizzare i vantaggi della tua analisi.

Suggerimento 1: aggrega i dati delle spese

Stabilisci il periodo di tempo per la tua analisi, per esempio l'ultimo trimestre o anno fiscale. A questo punto, puoi raccogliere i dati dai rapporti sulle spese di viaggio aziendali, dai conti fornitori e dalle piattaforme di prenotazione per ottenere una panoramica delle spese di coda.

Suggerimento 2: classifica le transazioni

Suddividere le transazioni in categorie aiuta a identificare le aree di spesa comuni. Anche se spesso sono incluse voci come pasti, trasporti di superficie, spese accessorie e intrattenimento per i clienti, per un'analisi più accurata dovresti adattare le categorie alle attività di viaggio della tua azienda.

Suggerimento 3: classifica i fornitori

Oltre a esaminare i tipi di spese sostenute dai tuoi viaggiatori, dovresti anche verificare dove spendono il denaro. Fanno piccoli acquisti presso fornitori che potrebbero essere consolidati?

Suggerimento 4: ordina e condividi le informazioni con il software

Un altro passaggio importante di qualsiasi analisi delle spese di coda consiste nel determinare il modo migliore per archiviare e condividere queste informazioni. In questa fase, ti consigliamo di utilizzare una soluzione software digitale per pulire, estrarre e riportare i dati in un formato dashboard ordinato e condivisibile. Grazie a report chiari, tutte le parti interessate ottengono una migliore visibilità sulle spese di coda, e si creano le condizioni per risparmiare sui costi.

Suggerimento 5: monitora le metriche della performance

Nel corso del tempo, puoi utilizzare metriche quantificabili per determinare l'efficacia del programma di gestione delle spese di viaggio. Ciò include KPI pertinenti come i costi per transazione, i risparmi ottenuti e i tassi di conformità della piattaforma di prenotazione. Esamina i miglioramenti della produttività insieme a queste metriche relative a costi e conformità, come i tempi di elaborazione delle fatture.

Suggerimento 6: implementa un programma di formazione

Come per qualsiasi strategia aziendale, il successo della gestione delle spese di coda dipende dalla formazione e dalla comunicazione. Prima di implementare strumenti digitali per migliorare la produttività e la conformità, assicurati che siano intuitivi e spiegane i vantaggi sia ai viaggiatori business che ai team contabili.

Cosa cercare nelle soluzioni digitali per le spese di coda

Gli strumenti digitali sono il modo più efficace per gestire la spesa di coda in tempo reale. Infatti, secondo uno studio del Boston Consulting Group, le aziende che utilizzano soluzioni digitali per gestire attivamente la spesa di coda possono ridurre le spese annuali dal 5% al 10%.

Aggregare e organizzare manualmente i dati relativi alle spese di coda per tutti i viaggi di lavoro è un processo che richiede molto tempo ed è soggetto a errori umani. Con i migliori software di gestione delle spese potrai snellire tutti gli aspetti della gestione dei viaggi e delle spese.

Ecco alcune funzionalità da considerare quando confronti le soluzioni per le spese di coda.

• Aggregazione completa dei dati da più fonti
• Classificazione automatizzata delle transazioni delle spese di coda
• Monitoraggio in tempo reale delle spese di viaggio per identificare rapidamente gli acquisti insoliti
• Soluzioni di applicazione delle politiche per i viaggi e le spese
• Flussi di lavoro di approvazione semplificati per le spese previste dalla politica aziendale
• Selezione dei fornitori preferiti per la prenotazione dei viaggio di lavoro
• Report finanziari dettagliati come base per la pianificazione dei budget futuri

Strumenti come Expensify importano le spese di viaggio dalle carte di credito aziendali per generare automaticamente report sulle spese di coda e sono dotati di riconoscimento ottico dei caratteri per la scansione delle ricevute ovunque si trovino i dipendenti.

Come Booking.com for Business può aiutarti

Uno dei modi migliori per gestire le spese di coda nei viaggi di lavoro è standardizzare il processo di prenotazione. Con Booking.com for Business, i viaggiatori possono prenotare e gestire i loro itinerari. Ottieni le migliori tariffe su hotel business, voli e auto a noleggio aziendali, il tutto all'interno di una piattaforma centrale approvata. E grazie a una supervisione più snella delle spese dei viaggiatori, sarai in grado di identificare meglio i trend e le opportunità di risparmio.

Ti stai chiedendo quanto potresti risparmiare con la nostra soluzione per la gestione dei viaggi aziendali? Prova il nostro calcolatore dei risparmi per scoprirlo in sole sette domande.

Conclusione

Considerati singolarmente, gli acquisti marginali possono sembrare piccoli e irrilevanti. Potrebbe sembrare che non valga la pena di registrare come spese di viaggio aziendali un cappuccino per colazione o un biglietto dell'autobus. Tuttavia, nel corso del tempo, i piccoli acquisti contribuiscono a creare un lungo elenco di spese non documentate, che possono rappresentare un vero problema dal punto di vista contabile. Nel caso dei viaggi aziendali, le spese di coda possono anche far perdere la possibilità di risparmiare sui costi quando i dipendenti fanno prenotazioni al di fuori delle piattaforme approvate.

Ecco perché la gestione delle spese di coda è così importante per le aziende di qualsiasi dimensione. Grazie a una combinazione di software di gestione delle spese, app di monitoraggio delle spese, strumenti di analisi dei dati e piattaforme di gestione dei viaggi, puoi ottenere una visibilità completa sulle spese di coda.