Se gestisci i viaggi di lavoro per un team, prenotare un volo di gruppo potrebbe farti risparmiare tempo e denaro.
Organizzare le prenotazioni di voli di gruppo significa destreggiarsi tra diverse variabili, dal coordinamento dei dati relativi ai viaggiatori business alla negoziazione delle tariffe più vantaggiose. Indipendentemente dal motivo del viaggio, una conferenza, la riunione di un team o una presentazione di gruppo, dovrai trovare il modo di semplificare l’organizzazione. Alla luce di fattori quali il pricing dinamico e la disponibilità limitata delle tariffe, prenotare voli individualmente per un gruppo numeroso non solo richiede tempo, ma potrebbe anche rivelarsi più costoso per la tua azienda.
È proprio qui che entrano in gioco le tariffe aeree di gruppo, che possono risultare vantaggiose sia in termini di risparmio sui costi che di semplificazione delle procedure di prenotazione. In questa guida illustreremo i vantaggi e i passi essenziali da compiere per prenotare voli di gruppo aziendali.
Una prenotazione di gruppo comprende più passeggeri in un unico codice di prenotazione della linea aerea. Tutti i membri del gruppo viaggeranno con la stessa compagnia aerea, sulla stessa rotta e alla stessa data, con posti prenotati in blocco.
Anziché prenotare ogni biglietto individualmente, gli amministratori responsabili dei viaggi effettuano una prenotazione simultanea, spesso a un prezzo di gruppo negoziato e scontato. A seconda della compagnia aerea, potrebbero essere previsti ulteriori vantaggi.
Ecco una sintesi delle varie opzioni di prenotazione di voli per gruppi di diverse dimensioni:
Le prenotazioni di voli individuali sono più adatte a piccoli team o a chi viaggia da solo, con tariffe standard.
Le prenotazioni di gruppo sono ideali per i viaggi di gruppo per eventi aziendali, conferenze e riunioni internazionali, con maggiore flessibilità e possibilità di negoziare le tariffe.
Per le prenotazioni di team più numerosi, potrebbero essere applicati sconti sul volume.
Sebbene lo standard del settore per le tariffe aeree di gruppo sia di 10 o più passeggeri, questa cifra può variare a seconda della compagnia aerea e della classe di viaggio. Ad esempio, British Airways offre tariffe aeree di gruppo per 10 o più persone che viaggiano in classe economy. Se però i passeggeri viaggiano in premium economy o in business, le tariffe aeree di gruppo si applicano a sette o più persone.
I principali vantaggi offerti dalla prenotazione di voli per un gruppo numeroso includono la gestione dei costi e la praticità. Esistono tuttavia anche vantaggi specifici per le compagnie aeree, i travel manager e gli stessi viaggiatori business.
La vendita di biglietti di gruppo migliora la relazione con il cliente, rafforzando la Brand Loyalty grazie a soluzioni specializzate per organizzatori di eventi e team aziendali. Allo stesso tempo, le compagnie aeree possono usufruire dei seguenti vantaggi:
Per i travel manager incaricati di prenotare voli, le tariffe di gruppo contribuiscono a semplificare il coordinamento della logistica. Anche se i vantaggi specifici variano da una linea aerea all’altra, la maggior parte delle compagnie offre maggiore flessibilità per le prenotazioni di voli di gruppo. Ad esempio, Delta Airlines e i suoi partner consentono di cambiare gratuitamente i nomi dei membri del gruppo prima dell’emissione dei biglietti. Lo stesso fanno anche British Airways e altre linee aeree.
Prenotare individualmente significa non avere la garanzia che tutti i membri del team prendano lo stesso volo, il che rappresenta un problema per gli itinerari con tempi ristretti. Con un viaggio di gruppo, potrai assicurarti che tutti i membri del team rimangano uniti.
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Ecco una sintesi dei vantaggi per i travel manager, i team della contabilità e gli amministratori:
Chi viaggia per lavoro con un gruppo più numeroso ha la possibilità di volare insieme a tutti gli altri grazie a un’unica prenotazione, usufruendo così di una migliore esperienza di viaggio e di vantaggi negoziati quali l’accesso a lounge aeroportuali e l’imbarco prioritario.
Ad esempio, Qatar Airways offre un’esperienza di check-in più rapida per i gruppi con un banco dedicato in aeroporto. Potrebbe essere disponibile anche un responsabile dell’assistenza clienti dedicato della compagnia aerea, pronto ad aiutare in caso di difficoltà, fornendo assistenza personalizzata per cancellazioni o ritardi.
È evidente che prenotare voli come gruppo offre una serie di vantaggi, sia dal punto di vista dell’azienda che del singolo viaggiatore. Ma come funziona questo processo?
Per iniziare, devi identificare i requisiti di viaggio del team. In particolare:
A questo punto, puoi iniziare a confrontare le opzioni delle compagnie aeree, valutando non soltanto la disponibilità e il prezzo, ma anche i vantaggi offerti per i viaggi di gruppo, quali condizioni di cancellazione flessibili e banchi di check-in dedicati.
Per ricevere un preventivo personalizzato in base alle esigenze della tua azienda, contatta direttamente l’assistenza clienti della compagnia aerea. A seconda del tipo di viaggio richiesto, il rappresentante della compagnia aerea presenterà un’offerta con eventuali sconti per i gruppi. Molte compagnie aeree, anche se non tutte, offrono tariffe speciali scontate, pertanto potrebbe essere necessario richiedere preventivi a diverse compagnie aeree per trovare l’offerta migliore.
La maggior parte delle compagnie aeree consente alle aziende di garantire le prenotazioni di gruppo con un acconto anziché pagare subito l’intero importo. In questo modo, le aziende hanno tempo per finalizzare i dettagli dei passeggeri prima dell’emissione dei biglietti, oltre a poter gestire in modo più efficiente il budget per i viaggi di lavoro.
Una volta approntato l’elenco definitivo dei passeggeri, puoi confermare i dettagli con la compagnia aerea e completare la procedura di pagamento. Riceverai così i biglietti aerei da distribuire a tutti quelli che parteciperanno al viaggio. Come parte della tua checklist per i viaggi di lavoro, conserva le copie digitali di tutti i documenti, comprese le ricevute, per facilitare la gestione del viaggio e delle spese.
È importante ricordare che ogni compagnia aerea applica condizioni specifiche in merito alle prenotazioni di voli di gruppo. Il numero minimo di passeggeri, i termini di prenotazione, la flessibilità e gli sconti possono variare.
Le prenotazioni di gruppo sono complesse e richiedono la raccolta, l’archiviazione e la gestione dei dati di più passeggeri. Con una piattaforma tutto in uno come Booking.com for Business, sarai in grado di creare facilmente un profilo per tutti i passeggeri e di conservare questi dati in un unico luogo sicuro. Potrai inoltre contare su un’assistenza 24 ore su 24, 7 giorni su 7, che fornirà supporto ai team in viaggio in caso di necessità.
Le prenotazioni di gruppo spesso prevedono sconti negoziati, ma non sempre rappresentano l’opzione più conveniente. Il vantaggio economico dipende principalmente dalla disponibilità. Le tariffe più basse pubblicizzate dalle compagnie aeree sono limitate a un determinato numero di posti. I biglietti a basso prezzo potrebbero non essere sufficienti per tutto il team. Quando effettui una prenotazione di gruppo, il sistema potrebbe applicare una tariffa più alta a seconda della disponibilità.
Poiché i biglietti di gruppo hanno tutti lo stesso prezzo, potrebbe essere applicata una tariffa base più alta rispetto al costo totale dei biglietti acquistati individualmente, in parte alla tariffa più economica e in parte a una tariffa più alta. Tuttavia, con una prenotazione di gruppo avrai la tranquillità di sapere che tutti i membri prenderanno lo stesso volo, anche se dovrai effettuare una nuova prenotazione in caso di cancellazione.
In breve, dovrai comunque confrontare attentamente le offerte di volo per trovare le tariffe più vantaggiose e, in alcuni casi, la prenotazione di biglietti individuali potrebbe essere più conveniente. Come per qualsiasi prenotazione di voli, per risparmiare è consigliabile viaggiare in periodi di bassa stagione e mantenere una certa flessibilità per accedere alle tariffe migliori.
Una volta illustrate le fasi fondamentali della prenotazione di biglietti aerei di gruppo, ecco alcuni consigli da tenere a mente durante tutto il processo.
Definisci un budget preciso: per una migliore gestione delle spese, dovrai predisporre un budget di viaggio ben definito. Effettua una stima dei prezzi dei voli sulla base dei dati storici, tenendo conto di fattori quali la domanda stagionale e le condizioni di mercato.
Inizia la ricerca con largo anticipo: prenotando i voli in anticipo puoi avere accesso a una migliore disponibilità e a tariffe più vantaggiose. La prenotazione di voli di gruppo comporta anche la raccolta di preventivi su misura da parte di varie compagnie aeree, per cui dovrai prevedere il tempo necessario per ricevere ogni risposta.
Sfrutta i vantaggi dei programmi fedeltà: se la tua azienda ha aderito a un programma fedeltà, sfruttalo per ottenere il massimo risparmio quando effettui una prenotazione di gruppo, dal biglietto aereo all’alloggio. L’iscrizione al Programma fedeltà Genius di Booking.com for Business è gratuita e consente di ottenere sconti fino al 20% e premi di viaggio esclusivi.
Considera sia i vantaggi che i prezzi: indipendentemente dagli sconti offerti per i voli di gruppo, la maggior parte delle compagnie aeree incoraggia le prenotazioni di gruppo con incentivi quali check-in prioritario, operatori dell’assistenza clienti dedicati, accesso a lounge e franchigie per bagaglio extra.
Sii flessibile su date e orari dei voli: la disponibilità per le prenotazioni di gruppo può essere limitata se organizzi un viaggio in occasione di grandi eventi popolari o nelle stagioni di punta. Oltre a prenotare in anticipo, è importante essere flessibili riguardo alle date e agli orari dei voli per avere accesso alla più ampia gamma di tariffe.
Mantieni attiva la comunicazione: una buona gestione dei viaggi di gruppo passa da una comunicazione efficace, sia con la compagnia aerea sia all’interno dei team in viaggio per lavoro. Le eventuali richieste speciali, come le preferenze di posto o le esigenze alimentari, dovranno essere raccolte prima di finalizzare la prenotazione. In caso di modifiche all’itinerario, l’intero team dovrà essere informato.
Utilizza strumenti centralizzati per la gestione dell’itinerario: per tenere tutte le informazioni in un unico posto, prendi in considerazione l’utilizzo di soluzioni semplificate per la gestione dei viaggi, come Booking.com for Business, che offrono una dashboard centralizzata accessibile a tutti i dipendenti in viaggio.
Dalle oscillazioni tariffarie alle condizioni di cancellazione dei voli e ai biglietti rimborsabili, ci sono molti aspetti da considerare al momento di prenotare voli per team aziendali. Con una soluzione di viaggio tutto in uno come Boooking.com for Business potrai confrontare rapidamente le migliori opzioni di tariffe aeree in base allo storico delle prenotazioni, alle politiche di viaggio aziendali e alle preferenze individuali. Potrai controllare i voli disponibili offerti da oltre 380 compagnie aeree per i viaggi di lavoro e usufruire così di una base più solida per negoziare tariffe di gruppo, se lo desideri.
Portai inoltre ricevere supporto per altri aspetti dei viaggi di gruppo, tra cui la prenotazione di alloggi per gruppi fino a 30 viaggiatori. È facile prenotare e gestire i viaggi di tutto il team, con la sicurezza di un’assistenza 24 ore su 24, 7 giorni su 7, in caso di variazione dell’itinerario all’ultimo minuto.
Qualunque sia l’evento che stai organizzando, che si tratti di un ritiro aziendale, di una conferenza internazionale o di una riunione regionale, avrai sicuramente bisogno di assicurarti che tutti i membri del team in viaggio arrivino puntuali rispettando il budget previsto. E indipendentemente dal tipo di viaggio di lavoro, l’organizzazione inizia con la prenotazione di biglietti aerei di gruppo.
Il metodo ideale per prenotare i voli per un gruppo numeroso dipende dall’itinerario e dal numero di partecipanti. In alcuni casi, la prenotazione di gruppo è vantaggiosa grazie a sconti negoziati e vantaggi flessibili, mentre in altri casi potresti accedere alle offerte migliori prenotando individualmente. In definitiva, la prenotazione di voli di gruppo potrebbe comportare qualche attività di ricerca e coordinamento in più, ma con le giuste strategie può ripagare l’impegno dedicato offrendo un’esperienza di viaggio più fluida e flessibile per tutto il team.
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