I ritiri e i viaggi aziendali sono un ottimo modo per dare la carica al tuo team. Scopri cos'è un ritiro di lavoro e i suoi vantaggi
Quando è necessario riunire il team, prendi in considerazione un ritiro aziendale, che va oltre le consuete pratiche di team building. Grazie a una pianificazione orientata agli obiettivi, i ritiri consolidano i legami e migliorano la comunicazione, riducendo al contempo lo stress.
Molti trovano nel lavoro da remoto e ibrido un equilibrio migliore tra vita professionale e privata, ma le interazioni di persona sono altrettanto importanti. Per esempio, secondo la Global Business Travel Association, il 79% dei viaggiatori business nordamericani e l'83% di quelli europei si dichiarano più soddisfatti del loro lavoro grazie a opportunità come i ritiri aziendali.
Quindi, che tu lavori da remoto o che abbia semplicemente bisogno di cambiare ambiente, un ritiro dopo un viaggio business offre l'opportunità ideale per riunire i colleghi e trascorre insieme quel tempo di qualità così importante, in grado di risollevare lo spirito.
Un ritiro aziendale è un tipo di viaggio business al di fuori dell'ambiente di lavoro, per esempio durante un fine settimana o un giorno non lavorativo, senza una specifica finalità commerciale. Può coinvolgere l'intera organizzazione o un gruppo più ristretto, dando la possibilità ai colleghi di conoscersi in un'atmosfera rilassata.
Anche se i luoghi e le attività variano molto, lo scopo comune dei ritiri aziendali è creare un ambiente rilassato in cui spesso si mescolano formazione, presentazioni tenute dai colleghi e momenti informali e ricreativi.
Con la diffusione del lavoro da remoto e con l'espansione globale, i dipendenti spesso lavorano insieme virtualmente da luoghi anche lontani tra loro. Un ritiro riunisce colleghi che altrimenti non avrebbero la possibilità di incontrarsi e conoscersi.
Per i team che invece lavorano in ufficio, un ritiro aziendale può essere l'occasione per uscire dal solito ambiente e stimolare la creatività e l'innovazione pensando fuori dagli schemi.
Ecco alcuni degli obiettivi dei ritiri aziendali:
In definitiva, l'obiettivo di ogni ritiro è quello di creare una cultura aziendale più forte. Dal momento che oggi la gran parte delle attività viene svolta a distanza, è più importante che mai incontrarsi di persona.
Le attività dipendono dagli obiettivi del ritiro e dal luogo in cui si tiene. Oltre alle riunioni, puoi programmare attività divertenti da fare in gruppo, come una giornata di rafting, un corso di cucina o la visita a piedi di una nuova città.
I ritiri aziendali in cui ci si dedica al benessere sono pensati per ridurre lo stress e prevenire il burnout. Si possono organizzare nella natura e programmare attività rilassanti come pratiche di shinrin yoku (letteralmente, "bagni di foresta"), giornate alle terme, escursioni e lezioni di yoga.
I ritiri orientati al lavoro possono svolgersi in una villa privata o in un hotel con sale conferenze dedicate. La giornata trascorre, in genere, tra presentazioni approfondite, discussioni di gruppo e prove di nuovi prodotti, intervallate da momenti di socializzazione informale e pasti insieme.
Prima di pensare al luogo e alle attività da svolgere, dovrai definire il tuo obiettivo. Questo viaggio è un premio per un lavoro ben fatto? Un modo per ridurre lo stress? O un'opportunità per affinare la tua strategia? Fai un elenco con il tuo obiettivo principale e gli altri obiettivi correlati.
Il passo successivo è creare un budget. I ritiri aziendali non sono solo una prerogativa delle multinazionali, ma sono molto popolari anche tra le start-up. Che tu abbia grandi disponibilità finanziarie oppure limitate, stabilisci un budget per persona che sei in grado di rispettare, includendo i costi di vitto, alloggio, trasporto e attività. Inoltre, è meglio lasciare un margine del 15-25% per eventuali imprevisti.
Consulta il calendario della tua azienda per trovare una data che vada bene, considerando l'alta e la bassa stagione del tuo settore e le ferie già programmate dei dipendenti.
Le sedi tra cui poter scegliere sono davvero molte, quindi sfoltisci l'elenco pensando al tipo di ritiro che stai organizzando. Gli hotel boutique sono perfetti per viaggi di lavoro più brevi che prevedono presentazioni e riunioni di gruppo, mentre le grandi ville di campagna sono ideali per i soggiorni all'insegna del benessere.
Presenta il ritiro e gli obiettivi al team per verificare che tutti siano d'accordo con la pianificazione. Assicurati che le date e la logistica dei trasferimenti vadano bene per tutti prima di prenotare, richiedendo l'assicurazione di viaggio e i visti, se necessario. Utilizza poi uno strumento di gestione dei viaggi aziendali per le piccole imprese come Booking.com for Business per prenotare voli, alloggi e auto a noleggio da un'unica piattaforma.
Una volta definito il quadro generale, è il momento di strutturare il ritiro. Pensa a come suddividere la giornata. Per esempio, puoi programmare sessioni intensive di lavoro e formazione al mattino e attività di team building al pomeriggio.
Il ritiro è all'insegna della strategia? Prevedi momenti per rompere il ghiaccio, per sessioni di brainstorming e per le presentazioni dei team leader. L'obiettivo è il relax? Lascia alle persone tutto il tempo libero necessario per socializzare in modo naturale e informale.
La sede giusta (o sbagliata) rispecchia lo spirito del ritiro. Scegli una destinazione dove il team non veda l'ora di andare, che si tratti di un hotel boutique ultramoderno, di una classica villa sul lago o di un’elegante baita vintage. Ecco cosa considerare quando cerchi la sede per un ritiro aziendale:
Il tuo team apprezzerebbe un ambiente cittadino o un'oasi sulla spiaggia? Pensa innanzitutto ai tuoi obiettivi. Se hai bisogno che i colleghi si concentrino su un progetto impegnativo, un ritiro in campagna senza distrazioni sarà l'ideale. Se invece è necessario partecipare a conferenze e fare networking, scegli una città popolare per i viaggi di lavoro e interessante da visitare. Assicurati però che sia facilmente raggiungibile per i membri del team che vivono lontano.
Le dotazioni tipiche per il lavoro includono sale conferenze, spazi per eventi e WiFi ad alta velocità, oltre a servizi per il tempo libero come palestre, piscine e studi di yoga. Meno comuni, ma da considerare, sono cucine, studi d'arte, caminetti, aree per il nuoto in acque libere e saune.
La scelta dell'alloggio dipende dal budget e dagli obiettivi. In alcune strutture sono disponibili camere singole per ogni partecipante, mentre in altre i colleghi devono condividere le stanze. Assicurati che lo spazio sia adeguato in termini di comfort, lusso e stile per riuscire a creare un'atmosfera favorevole alla produttività.
Anche la tua azienda, come la maggior parte delle altre, sarà sempre alla ricerca di modi per ridurre l'impronta di carbonio. Prendi in considerazione opzioni ecologiche immerse nella natura che offrono fonti di energia rinnovabile, impianti efficienti nelle camere e cucina di provenienza locale.
In caso di dubbio, chiedi il parere del tuo team. Prima di scegliere il luogo di un ritiro aziendale, invia un sondaggio per chiedere informazioni sulle attività e sui servizi preferiti, ma anche sulle esigenze alimentari di ogni persona.
Pianificando in anticipo il ritiro, non dovrebbe essere difficile gestirlo. Avrai già determinato gli obiettivi e le finalità. Definisci ciò che tu, in qualità di leader aziendale, vuoi ottenere dal ritiro e ciò che, secondo te, deve ottenere ogni partecipante. Tieni fisso in mente questo obiettivo, che si tratti di sviluppo del prodotto, inclusività, risoluzione dei problemi o team building, per tutta la durata del ritiro.
Chiarisci bene le aspettative prima, durante e dopo il ritiro, tenendo conto delle esigenze dei singoli dipendenti. Alcuni membri del team potrebbero provare ansia durante i viaggi, altri potrebbero essere persone introverse, che hanno bisogno di stare un po' di tempo da sole per ricaricare le batterie tra un evento e l'altro. Presentando in anticipo il programma e le aspettative, darai a tutti la possibilità di prepararsi mentalmente e di dare il meglio di sé.
Tutte le persone coinvolte in un ritiro aziendale, da quelle incaricate della pianificazione, ai responsabili, ai semplici partecipanti, dovranno pensare alla durata, al luogo e alle attività. Ecco una lista generale delle cose da mettere in valigia:
Mentre in alcuni ritiri aziendali dedicati al benessere si stacca la spina per tutta la durata dell'evento, in altri è necessario avere con sé laptop e altri dispositivi per lavorare durante il soggiorno. In caso di dubbio, chiedi alle risorse umane.
La maggior parte dei ritiri aziendali è informale, ma l'aspetto deve comunque essere professionale. Pensa a un abbigliamento business casual, con scarpe da ginnastica eleganti, pantaloni di lino o chino e una camicia di cotone. Se esci a cena o a bere qualcosa, dovrai indossare qualcosa di un po' più formale. Mentre prepari la valigia, tieni presente la cultura aziendale.
I ritiri nel Paese in cui ha sede l'azienda possono durare uno o due giorni, mentre per i ritiri all'estero è bene sfruttare al massimo il tempo disponibile, lasciando ai dipendenti anche la possibilità di sistemarsi dopo il viaggio. La durata ideale è compresa tra i tre e i cinque giorni, a seconda dello scopo.
Diversi fattori determinano il mese migliore per i ritiri.
Innanzitutto, considera il carico di lavoro standard del tuo settore. Se lavori nella vendita al dettaglio, per esempio, pianificare un ritiro in occasione del Black Friday sarebbe solo una fonte di stress. È preferibile invece pensare a un mese in cui il lavoro rallenta, come febbraio o marzo. Prenota il ritiro durante la bassa stagione del tuo settore.
Considera il periodo ottimale per un viaggio nella destinazione scelta. Il sud dell'Europa in agosto potrebbe essere troppo caldo per praticare attività all'aperto, mentre andare in un resort caraibico durante la stagione degli uragani potrebbe essere troppo rischioso.
Evita di organizzare un ritiro durante le festività natalizie, quando i colleghi pianificano le vacanze personali. Come per il carico di lavoro, i periodi dell'anno migliori sono quelli in cui si viaggia di meno.
Tenendo conto di questi fattori, i momenti migliori per i ritiri aziendali sono solitamente la primavera (da marzo a maggio) e l'autunno (settembre e ottobre).
Seguendo questi consigli, sarai sulla buona strada per organizzare un ritiro produttivo e positivo. E, se andrà tutto bene, non vedrai l'ora che arrivi il prossimo. Per mettere ancora più a frutto il tuo impegno, chiedi sempre un feedback per scoprire che cosa puoi migliorare e che cosa va bene così. Potresti farlo in occasione di una riunione informale o inviare un sondaggio anonimo per ricevere commenti davvero diretti e sinceri.
Grazie a Booking.com for Business, puoi pianificare, gestire e prenotare i ritiri aziendali da un'unica piattaforma di gestione dei viaggi, approfittando di tariffe esclusive e di un'assistenza gratuita.
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