Se stai cercando un alloggio per i collaboratori, potresti voler conoscere i pro e i contro dei residence e degli hotel.
Gli alloggi per i collaboratori possono essere di diverso tipo, dagli hotel per soggiorni lunghi alle strutture con cucina, dalle case condivise alle unità appositamente costruite. E anche se i viaggiatori business per molto tempo hanno preferito gli hotel, i residence rappresentano un'alternativa popolare e conveniente.
Gli alloggi business richiedono alcune considerazioni specifiche e, che si tratti di un hotel o di un appartamento, la posizione è fondamentale per evitare ai collaboratori di affrontare spostamenti lunghi o complicati. Assicurati anche che abbiano tutti i servizi necessari per il tempo libero. È essenziale garantire la miglior sistemazione possibile ai dipendenti che si trasferiscono temporaneamente per collaborare con la tua azienda.
L'aumento dei costi è diventato un fattore determinante nelle decisioni aziendali, e per questo sempre più travel manager sono alla ricerca di soluzioni per risparmiare. Secondo una ricerca condotta da Deloitte, il 38% dei travel manager incoraggia o impone di soggiornare in hotel a più basso costo e di rinunciare ad alcuni servizi previsti dal contratto. I residence potrebbero essere la soluzione migliore?
In questa guida vedremo le differenze a livello di costo tra residence e hotel, oltre ai principali fattori pratici da considerare al momento della prenotazione di una struttura. Grazie a questo confronto, potrai scegliere la sistemazione temporanea migliore per viaggiatori business, manodopera specializzata e collaboratori che lavorano su progetti a lungo termine.
I residence e gli hotel rispondono a esigenze di viaggio diverse. Entrambi forniscono dotazioni di base come biancheria da letto, asciugamani, prodotti da bagno e servizio di pulizie e di reception. Tuttavia, mentre gli hotel offrono una serie completa di servizi, dalle semplici camere per una notte ai soggiorni di lusso con palestre, piscine e ristoranti stellati, i residence puntano maggiormente sul comfort di casa.
Questi appartamenti completamente arredati spaziano dai monolocali con angolo cottura ad ambienti più grandi con più camere da letto, ideali per i gruppi. I residence vengono affittati per periodi più lunghi da società di gestione o da privati, mentre gli hotel sono ben accessoriati per soggiorni di breve durata.
I modelli di pricing e i servizi offerti dai residence spesso li rendono più convenienti per le aziende nel lungo periodo, ma tutto dipende dalle tue esigenze in materia di viaggio business. Ecco cosa considerare.
Gli hotel di solito applicano tariffe per notte, spesso con modelli di pricing dinamico che variano a seconda della domanda. Le tariffe per notte possono aumentare notevolmente in occasione di eventi aziendali che si tengono in città o a causa dell'afflusso stagionale di turisti. In questi casi diventa difficile pianificare il budget per la sistemazione di un team di viaggiatori a lungo termine.
I residence, al contrario, in genere offrono tariffe per notte complessivamente più basse perché vengono prenotati a settimana o a mese. Per esempio, Savills stima una tariffa media per notte di 120 $ (90 £) per un hotel, rispetto a una tariffa mensile di 2.300 $ (1.729 £) per un residence di pari livello, circa 76 $ (57 £) a notte, con un risparmio di 1.300 $ su 30 notti.
Gli appartamenti, per loro natura, sono pensati per soggiorni più lunghi, che possono durare settimane o mesi. Sebbene esistano hotel per permanenze prolungate, la maggior parte degli hotel business tradizionali si rivolge a viaggiatori che si fermano per brevi periodi.
I soggiorni lunghi, sia in hotel che in appartamento, prevedono solitamente tariffe scontate. La fedeltà viene inoltre premiata da alcune piattaforme di prenotazione, come fa Booking.com for Business con le tariffe Genius, che offrono sconti maggiori ai clienti più assidui.
Confronta attentamente le strutture tariffarie e verifica se sono previsti incentivi per prenotazioni di lunga durata. Per gestire al meglio i costi, collabora con il tuo fornitore di alloggi per negoziare la migliore tariffa scontata per soggiorni lunghi.
Se stai cercando un modo per contenere i costi dei viaggi di lavoro, gli appartamenti sono spesso una valida soluzione. Infatti, rispetto alla camera d'albergo media, offrono dal 30% al 50% di spazio in più, con zone soggiorno e notte separate e cucina completamente attrezzata. Grazie alla possibilità di cucinare, i collaboratori non devono spendere tanto per mangiare al ristorante.
Le camere standard degli hotel business non includono una cucina completa, anche se molte dispongono di angoli cottura che consentono di preparare piccoli pasti. Puoi prenotare camere d'albergo più grandi e spaziose, che però hanno un costo più elevato, un aspetto da tenere in considerazione se vuoi prenotare un alloggio economico.
Il vero punto di forza degli hotel sono le dotazioni, come l'assistenza del personale del concierge, il servizio di parcheggio e riconsegna auto, le pulizie giornaliere e il room service. A seconda dell'hotel, puoi trovare anche palestre aperte 24 ore su 24, servizi spa e piscine per il benessere e il relax degli ospiti. Tuttavia, questi servizi di lusso comportano un prezzo più elevato.
Nella maggior parte dei casi, i residence non offrono tutti i servizi degli hotel. Le pulizie possono essere settimanali invece che giornaliere, ma dovrebbe esserci una reception dedicata. Inoltre alcuni appartamenti offrono il servizio di lavanderia e consegna di cibo a un costo aggiuntivo.
Quando si confrontano hotel e appartamenti per viaggi di lavoro prolungati, è importante considerare tutti i costi nascosti dei servizi, che possono aumentare rapidamente. Il servizio lavanderia, il room service e gli articoli del minibar possono essere inclusi o meno a seconda della struttura, quindi è bene tenerne conto nel calcolo dei costi.
Il parcheggio spesso comporta un costo giornaliero negli hotel business. Inoltre potrebbe non essere disponibile in loco se prenoti un hotel in una zona centrale molto trafficata. Spesso, i viaggiatori business vengono indirizzati verso parcheggi pubblici nelle vicinanze e le tariffe giornaliere possono aumentare rapidamente quando si soggiorna in una località per diverse settimane per lavorare a un progetto.
Al contrario, gli appartamenti di solito includono nella tariffa forfettaria un parcheggio riservato. Per i collaboratori che devono recarsi ogni giorno sul luogo di lavoro in auto, questo è un vantaggio prezioso.
Se stai organizzando un viaggio per gruppi numerosi, hai diverse opzioni tra cui scegliere. Per esempio, puoi prenotare più camere d'albergo per il tuo team. Potresti anche cercare soluzioni condivise, prenotando residence con più camere da letto e spazi comuni, oppure cercando più unità indipendenti con una camera da letto.
Dal punto di vista dei costi, prenotare più camere d'albergo sarà in genere più costoso che prenotare diversi appartamenti più grandi. Dotati di ampi spazi abitativi e cucine complete, gli appartamenti sono ideali per ospitare gruppi di collaboratori. Sono anche un'ottima soluzione abitativa temporanea per i viaggiatori business che vogliono portare con sé la famiglia quando lavorano a progetti a lungo termine.
Bisogna poi considerare la privacy. Anche i colleghi più affiatati alla fine della giornata potrebbero volere uno spazio tranquillo tutto per sé, che le camere d'albergo singole possono offrire.
Chi si occupa della prenotazione e della gestione dei viaggi, quando confronta i residence con gli hotel, non deve considerare solo i servizi offerti. Deve valutare anche fattori quali le piattaforme di prenotazione e la conformità alle politiche aziendali.
Il tempo trascorso a cercare su Internet le strutture adatte ha un costo in denaro. Dalla nostra ricerca sui punti critici della gestione delle trasferte di lavoro è emerso che, per chi si occupa della prenotazione, la varietà di opzioni (22%) è più importante della convenienza (12%) e dell'affidabilità (7%) nella scelta di uno strumento di gestione dei viaggi.
Con piattaforme di gestione dei viaggi più complete come Booking.com for Business, sarai in grado di accedere a un ventaglio più ampio di canali di prenotazione, con una grande scelta di strutture. Sul nostro portale troverai oltre 3 milioni di strutture, tra cui hotel, B&B e residence, e potrai prenotare per un massimo di 30 persone alla volta, assicurandoti di trovare posto per tutto il team.
Un altro fattore pratico da considerare è la posizione. Naturalmente, puoi trovare hotel in tutto il mondo, che però sono tendenzialmente concentrati intorno a punti nevralgici come i centri cittadini, gli aeroporti e le zone industriali. Al contrario, i residence spesso non si trovano solo in centro, ma anche in zone residenziali più tranquille.
La scelta giusta dipenderà dalla sede del tuo progetto. Hai bisogno di un hotel centrale per raggiungere rapidamente gli uffici aziendali? Oppure di un appartamento vicino al cantiere? Scegliendo una posizione strategica, potrai ridurre al minimo i tempi e i costi degli spostamenti, e abbasserai anche le spese complessive del viaggio.
Alcuni settori, come quelli della produzione cinematografica e delle installazioni militari o governative, richiedono maggiore privacy e controllo degli ospiti. Gli hotel sono sicuri, ma possono sembrare meno riservati a causa dell'elevato turnover degli ospiti e delle pulizie quotidiane. Per i collaboratori che necessitano di riservatezza o semplicemente di uno spazio più tranquillo dove rilassarsi dopo lunghe giornate di lavoro, questo è un aspetto da tenere in considerazione.
I residence possono offrire maggiore privacy, soprattutto se sono situati in zone residenziali tranquille. Inoltre, solitamente comportano meno interazioni con gli altri ospiti e con il personale addetto alle pulizie. Anche se questa soluzione è preferibile per alcuni viaggiatori business, in altri può far nascere un senso di isolamento: la scelta giusta dipenderà dal settore e dal progetto.
Il duty of care delle aziende le obbliga a garantire la sicurezza di tutti i dipendenti, un aspetto importante tanto per i progetti a lungo termine quanto per i viaggi di breve durata. I residence dispongono di ingressi privati con reception in loco, anche se non sempre aperta 24 ore su 24. Molti includono dotazioni aggiuntive come i sistemi di allarme.
Gli hotel sono al primo posto in termini di sicurezza, non solo perché hanno la reception aperta 24 ore su 24, ma anche perché dispongono di telecamere a circuito chiuso, vie di fuga in caso di incendio e rigorosi protocolli di sicurezza. Ciò garantisce ai collaboratori e ai loro responsabili la massima tranquillità durante tutto il soggiorno.
Naturalmente, la sicurezza quando si vive in un hotel o in un appartamento dipenderà anche dalla posizione, quindi è importante fare le dovute verifiche sui quartieri in cui cerchi le strutture.
Il grado di conformità degli hotel e degli appartamenti alla tua politica di viaggio aziendale dipende dal suo contenuto. È importante creare una politica dettagliata e completa che copra le esigenze specifiche dei collaboratori a lungo termine, in modo che le prenotazioni siano conformi al duty of care, alla gestione dei costi e ai requisiti fiscali.
Gli hotel tradizionali e i residence non sono gli unici tipi di alloggi aziendali. Quando cerchi la migliore sistemazione temporanea per i viaggiatori business, ti consigliamo di valutare tutte le opzioni disponibili per trovare quella più adatta alle tue esigenze. La scelta ideale sarà quella che offre il miglior rapporto qualità-prezzo e il massimo comfort.
Alcuni viaggiatori business preferiscono i bed and breakfast (B&B) perché offrono un'esperienza unica con un tocco personale. Gli ospiti hanno a disposizione camere private con bagno, ma hanno anche la possibilità di interagire con gli host e di gustare ogni mattina una colazione fatta in casa. Per chi trascorre lunghi periodi lontano dagli amici e dalla famiglia, questa combinazione di vita in comune e privata può aiutare a combattere l'isolamento.
Gli hotel per soggiorni lunghi sono una via di mezzo tra i tradizionali hotel business e gli appartamenti. Confrontando questo tipo di hotel con gli appartamenti, vedrai che i primi offrono alcuni dei servizi di un albergo, come centri fitness e business lounge, oltre ad alcuni dei comfort di casa, come la cucina.
Gli alloggi con cucina sono più simili agli affitti turistici che ai residence. Possono essere appartamenti o case, completamente arredati con cucine, soggiorni e ampi spazi abitativi. Tuttavia, a differenza dei residence, non includono servizi come le pulizie e la reception.
Spesso puoi quindi negoziare un prezzo migliore, ma potresti anche avere il vincolo di un contratto di locazione meno flessibile, con sanzioni pecuniarie in caso di cancellazione anticipata. Leggi attentamente tutti i termini e le condizioni per verificare se questa opzione è sufficientemente flessibile per il progetto dei tuoi collaboratori.
Non esiste una soluzione valida per tutti i progetti, quindi se stai valutando un residence dovrai soppesare i pro e i contro di questa opzione.
Oltre al potenziale risparmio sui costi, i residence offrono più comodità che fanno sentire a casa durante i soggiorni lunghi. I dipendenti, che potrebbero trascorrere lunghe giornate sul posto di lavoro, avranno a disposizione uno spazio abitativo adeguato per rilassarsi. Rispetto a come si presentano normalmente gli hotel, i mobili e i complementi d'arredo sono spesso più originali, e le cucine sono attrezzate con tutto il necessario per seguire un'alimentazione sana.
Anche gli hotel business presentano dei vantaggi rispetto ai residence. Se hai bisogno di soggiornare in una posizione centrale in città e di sicurezza 24 ore su 24, 7 giorni su 7, gli hotel sono più adatti alle tue esigenze. A differenza dei residence, sono dotati di ambienti più lussuosi e spesso anche di spa, piscine e palestre per il benessere dei viaggiatori.
Ci sono pro e contro non solo per i residence e gli hotel, ma anche per gli alloggi alternativi, come B&B e affitti aziendali. Quindi, come scegliere la sistemazione giusta per il tuo gruppo?
Considerando esclusivamente il budget, gli appartamenti con cucina e i residence sono solitamente la soluzione più economica. La presenza di una cucina e di una lavatrice permette di essere autosufficienti e di risparmiare sui costi dei ristoranti o del servizio in camera e di altri servizi alberghieri. In questo modo i dipendenti possono limitare le spese durante le trasferte di lavoro ed essere il più possibile conformi con la politica di viaggio aziendale.
Le permanenze lunghe consentono di ottenere sconti sui soggiorni settimanali o mensili, rispetto alle più elevate tariffe per notte applicate dai normali hotel.
La scelta giusta dipenderà in ultima analisi dal budget per i viaggi, dalla destinazione e dalla portata del progetto. È importante utilizzare uno strumento di gestione dei viaggi che mostri tutte le opzioni disponibili per poterle confrontare con precisione. Sarà opportuno usare anche strumenti specifici per tenere traccia delle spese per l'alloggio, per i pasti e di altro genere. Grazie alle soluzioni tutto in uno come Booking.com for Business, puoi cercare non solo hotel per viaggi di lavoro, ma anche residence, B&B e altre tipologie di alloggio, per avere la più ampia scelta possibile.
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Quali settori preferiscono alloggi aziendali per i viaggi di lavoro?
Quando si lavora con i freelance, è importante stabilire aspettative chiare per le spese di viaggio.
