Risparmiare sui viaggi con le tariffe piene degli hotel

Confrontare le tariffe degli hotel è fondamentale per evitare che i viaggi di lavoro superino il budget previsto, e comprendere i termini del settore alberghiero come "tariffa piena" costituisce un punto di partenza per le trattative sui prezzi.

In questo blog spiegheremo il significato delle tariffe piene, nonché come vengono determinate e visualizzate, in modo che la tua azienda possa valutare tutte le opzioni ed evitare di pagare più del dovuto per gli hotel durante i viaggi di lavoro.

Cos'è una tariffa piena?

Questo termine risale a un'epoca precedente all'avvento dei computer, quando gli hotel esponevano i listini prezzi alla reception. Al momento del check-in, gli ospiti potevano vedere la tariffa piena dell'hotel per sapere quale prezzo avrebbero pagato.

Oggi, la tariffa piena è il prezzo standard più alto possibile per una camera d'albergo prima dell'applicazione di eventuali sconti o offerte speciali. I viaggiatori business raramente pagano la tariffa piena, vista la diffusione degli sconti come strumento di vendita. Tuttavia, è utile come dato di riferimento ed è importante che i responsabili della contabilità, i travel manager e qualsiasi altra parte interessata alla gestione delle spese di viaggio comprendano come funzionano le tariffe piene.

Per le aziende è importante conoscere la tariffa piena di un hotel?

Conosciuta anche come prezzo di listino, la tariffa piena di un hotel è indicata pubblicamente come punto di partenza per promozioni, sconti e tariffe aziendali.

Se prenoti l'alloggio direttamente dall'hotel, comprendere questo valore di riferimento può aiutarti a valutare con maggiore precisione i possibili risparmi. Conoscere la tariffa piena offre i seguenti potenziali vantaggi alle aziende:

• Strumento di negoziazione: la tariffa piena è il punto di partenza per negoziare tariffe migliori con gli hotel. Se la tua azienda ha frequenti esigenze di viaggio, spesso potrai negoziare tariffe più basse e risparmiare.
• Risparmio sui costi: molti hotel offrono sconti per viaggiatori business, ma non saprai quanto stai risparmiando se non confronti il prezzo scontato con la tariffa di listino originale.
• Tariffe trasparenti: chi prenota può vedere qual è la tariffa standard dell'hotel e confrontare più facilmente le offerte su diversi canali. In questo modo puoi prendere una decisione più informata.

Le tariffe piene però sono utili soprattutto se si prenota direttamente con un hotel, ma rappresentano un metodo di confronto sempre più obsoleto. Un aspetto da tenere presente sono le differenze nelle leggi sulla tutela dei consumatori nei vari Paesi del mondo.

Per esempio, nel Regno Unito le aziende che forniscono alloggi devono rispettare il Digital Markets, Competition and Consumers Act 2024 (DMCCA) e le Provision of Services Regulations 2009. Questi stabiliscono che gli hotel devono mostrare le informazioni sui prezzi in modo che non siano fuorvianti per i consumatori, con prezzi comprensivi di costi di servizio obbligatori e IVA.

Per le piattaforme di prenotazione online, le tariffe piene degli hotel vengono raramente, se non mai, indicate, perché le norme governative in materia di prezzi di riferimento impediscono di presentare un prezzo come uno sconto a meno che non offra un risparmio comparabile. Per garantire la trasparenza, piattaforme come Booking.com for Business mostrano invece le tariffe più competitive anziché quelle piene, in modo da offrire un ampio ventaglio di opzioni tra cui scegliere.

Come funzionano i diversi tipi di tariffe alberghiere

Le tariffe piene sono solo uno degli aspetti che determinano i prezzi degli hotel ed è importante che le aziende comprendano come funziona il tutto per negoziare i prezzi migliori.

• Soggette a commissioni o non soggette commissioni: le tariffe alberghiere soggette a commissioni sono tariffe scontate negoziate da una società di gestione viaggi per conto delle aziende loro clienti, con una percentuale pagata all'agenzia. Le tariffe non soggette a commissioni, o nette, sono scontate senza la commissione e in genere sono quindi inferiori del 5-10%.
• Fisse o dinamiche: le tariffe fisse vengono spesso negoziate per viaggi con volumi elevati nelle principali destinazioni per gli affari. Offrono una tariffa fissa e statica per un periodo di tempo previsto dal contratto (in genere un anno) che di solito è inferiore del 15-20% rispetto alla tariffa piena. Al contrario, le tariffe dinamiche degli hotel variano in base alla domanda di mercato, quindi le aziende otterranno condizioni migliori quando la domanda è bassa.

Qual è la differenza tra tariffe alberghiere aziendali e tariffe piene?

Mentre le tariffe piene degli hotel sono il prezzo più alto che i viaggiatori possono pagare, le tariffe aziendali sono il prezzo concordato dopo una negoziazione. Le tariffe aziendali possono essere inferiori del 20-30% rispetto a quelle piene, riflettendo le entrate costanti che i viaggi di lavoro frequenti garantiscono a un hotel. Le tariffe degli hotel business possono anche includere ulteriori vantaggi negoziati, tra cui il check-out posticipato, la colazione gratuita e condizioni di prenotazione flessibili.

Qual è la differenza tra tariffa BAR e tariffa piena?

Un altro tipo di tariffa che potresti trovare è la BAR (Best Available Rate), ovvero la tariffa migliore disponibile. Mentre le tariffe piene sono fisse, la BAR giornaliera è dinamica e viene determinata da fattori variabili quali il tasso di occupazione, la domanda stagionale, gli eventi locali e i prezzi della concorrenza. Corrisponde alla tariffa più bassa disponibile ogni giorno, prima degli sconti.

In che modo gli hotel stabiliscono le tariffe piene?

Le tariffe piene sono parte integrante della gestione delle entrate degli hotel. I team della contabilità utilizzano grandi quantità di dati nell'ambito delle loro strategie di pricing e molti impiegano sistemi basati sull'intelligenza artificiale per migliorare le previsioni e le analisi.

Per stabilire le tariffe piene, gli hotel analizzano i dati storici, prestando particolare attenzione ai prezzi della concorrenza e alla domanda di mercato. Come potresti aspettarti, le tariffe piene più elevate si registrano nelle principali destinazioni business come New York, Tokyo, Londra e Parigi.

Una formula di esempio di base utilizzata dagli hotel per stabilire le tariffe è la seguente:

Tariffa piena = costo per camera + (costo per camera x margine di profitto)

• Il costo per camera dovrà includere tutte le spese aziendali, comprese pulizie, manutenzione, stipendi del personale, assicurazioni e altro.
• Il margine di profitto sarà determinato dall'importo del profitto che l'hotel deve realizzare, calcolato in percentuale.

Fattori che influenzano le tariffe piene degli hotel

Ecco alcuni dei fattori che influenzano la strategia di pricing di un hotel nella definizione delle tariffe piene:

• Posizione dell'hotel
• Tipo e classificazione in stelle dell'hotel
• Reputazione del brand
• Tipologie di camera disponibili
• Dimensioni delle camere
• Servizi e dotazioni dell'hotel

Come scoprire la tariffa piena di un hotel

Prima di poterle utilizzare come strumento di confronto, dovrai sapere dove trovare le tariffe piene. Per iniziare, consulta il sito ufficiale dell'hotel o altro materiale promozionale, poi trova il prezzo più alto pubblicato prima degli sconti. Se hai intenzione di negoziare uno sconto aziendale, è meglio contattare direttamente l'hotel e chiedere le tariffe piene attuali.

Come negoziare tariffe migliori per i viaggi di lavoro

Conoscere le tariffe piene ti offre una base di riferimento per confrontare le tariffe degli hotel business. Se la tua azienda ha un programma di viaggi attivo che prevede un numero elevato di soggiorni in hotel, potresti sfruttare questa situazione per negoziare sconti più vantaggiosi.

Per le PMI con volumi di viaggio inferiori, le piattaforme di viaggi come Booking.com for Business offrono accesso a prezzi competitivi e programmi fedeltà, garantendoti tariffe più vantaggiose. Ricorda che gli hotel preferiscono vendere le camere a un prezzo più basso della tariffa piena piuttosto che lasciarle vuote.

Ecco alcuni consigli per aiutarti a sfruttare le tariffe alberghiere aziendali, indipendentemente dalle dimensioni della tua attività.

• Cerca le tariffe migliori: controlla le tariffe degli hotel business di diversi provider e catene, prendendo in considerazione opzioni alternative come B&B e residence che potrebbero offrire sconti maggiori.
• Valuta l'opportunità di prolungare il soggiorno: molti hotel offrono tariffe più vantaggiose per permanenze superiori a cinque notti. Invece di far viaggiare avanti e indietro i dipendenti per brevi spostamenti, potresti pianificare itinerari più lunghi che consentano di usufruire di sconti per soggiorni prolungati?
• Iscriviti ai programmi fedeltà degli hotel: la maggior parte degli hotel globali e delle piattaforme di prenotazione come Booking.com for Business offrono programmi fedeltà che premiano i viaggiatori business con servizi gratuiti e tariffe scontate.
• Passa all'esclusiva: le PMI che non hanno ancora volumi di viaggio elevati a volte possono negoziare tariffe migliori, in particolare con gli hotel più piccoli, stipulando un contratto che garantisca la fedeltà esclusiva. Impegnati a prenotare tutti i viaggi con questo hotel in cambio di uno sconto.
• Utilizza una piattaforma di gestione dei viaggi: piattaforme come Booking.com for Business hanno instaurato rapporti con fornitori e grandi reti di provider che, insieme agli elevati volumi di viaggio, offrono la più ampia gamma di opzioni per un confronto conveniente.
• Analizza il tuo budget di viaggio: con un budget di viaggio chiaramente definito sarai in una posizione migliore per negoziare le tariffe. Qual è l'andamento storico delle tue spese? Qual è la tua previsione di spesa per i viaggi per il prossimo anno fiscale? Effettuare controlli e raccogliere dati ti aiuterà a presentarti agli hotel con numeri a sostegno della tua offerta.

Come Booking.com for Business può aiutarti a risparmiare sugli hotel business

Negoziare tariffe speciali con ogni hotel richiede tempo e le piccole imprese potrebbero non avere un volume di viaggiatori sufficientemente elevato da giustificare sconti significativi.

Booking.com for Business può sfruttare i suoi elevati volumi di viaggio per offrire alle PMI l'accesso a tariffe aziendali e vantaggi aggiuntivi come condizioni di cancellazione flessibili. Potrai scegliere tra oltre 3 milioni di strutture in tutto il mondo, disponibili con uno sconto fino al 20% sul prezzo pubblicato iscrivendoti al nostro programma fedeltà Genius.

Grazie all'ampia scelta di tipi di alloggio, dagli hotel business ai residence, tu e il tuo team potrete trovare la sistemazione migliore al prezzo giusto.

Negoziare le tariffe degli hotel business: conclusioni

Termini del settore alberghiero come "tariffa piena" sono utilizzati principalmente nella gestione delle entrate, ma talvolta sono utili anche per la pianificazione dei viaggi aziendali. Le soluzioni di prenotazione online consentono di confrontare senza incertezze le tariffe degli hotel business, ma conoscere meglio cosa sia una tariffa piena e come venga determinata aiuta a effettuare confronti dei prezzi basati sui dati.

Combinando promozioni stagionali, sconti aziendali e programmi fedeltà degli alberghi, potrai prenotare camere negli hotel business a prezzi molto più bassi delle tariffe piene pubblicate.