Guida pratica per le risorse umane sulle best practice di duty of care nei viaggi di lavoro

Nell'attuale contesto dei viaggi di lavoro, il duty of care è una priorità assoluta. Dalle tensioni geopolitiche agli eventi meteorologici gravi, il mondo è più imprevedibile che mai. Infatti, una ricerca condotta da International SOS mostra che il 57% degli esperti di salute e sicurezza riteneva che nel 2025 nuovi rischi stessero emergendo più rapidamente di quanto fosse possibile gestirli.

Quando i dipendenti sono in viaggio per lavoro, le responsabilità delle risorse umane vanno oltre i confini dell'ufficio. E con l'aumento dei tassi di mobilità delle persone, come è possibile stare al passo con le richieste? Seguire le best practice in materia di duty of care nei viaggi di lavoro non significa solo valutare i rischi. Le strategie più efficaci prevedono anche una comunicazione chiara e la massima attenzione a ogni dettaglio delle tue politiche.

In questa guida, ti forniremo consigli pratici per aiutarti a sostenere il benessere dei dipendenti, nel pieno rispetto degli obblighi di duty of care.

Cosa significa il duty of care per i viaggiatori business di oggi

Il concetto di "duty of care" risale a quasi un secolo fa, ufficialmente al caso legale Donoghue contro Stevenson del 1932. Sebbene questo caso abbia stabilito il duty of care che i produttori hanno nei confronti dei consumatori, da allora la definizione è stata ampliata per includere gli obblighi legali che le organizzazioni hanno nei confronti dei dipendenti. In breve, le aziende devono proteggere e prevenire i danni, entro limiti ragionevoli.

Le aziende sono tenute per legge a fornire un'assistenza adeguata ai dipendenti. Tuttavia, sempre più spesso questa assistenza viene fornita a distanza per soddisfare le esigenze della moderna forza lavoro da remoto. Dovrai tenere in considerazione sia i dipendenti che fanno viaggi business a breve termine sia quelli che lavorano in aree remote o hanno incarichi a lungo termine. L'aumento dei team distribuiti a livello internazionale comporta un numero sempre maggiore di dipendenti in viaggio.

Per i responsabili delle risorse umane, gestire le esigenze di una forza lavoro in continuo movimento va oltre la semplice prenotazione di voli e alloggi adeguati. Significa adottare un approccio proattivo ai contrattempi in viaggio e fornire assistenza in tempo reale prima, durante e dopo una trasferta. E considerata l'attuale imprevedibilità a livello globale, è più essenziale che mai integrare una gestione completa dei rischi legati ai viaggi di lavoro nelle tue politiche di duty of care.

Perché il duty of care è così importante per i responsabili delle risorse umane

La gestione del duty of care è una questione di equilibrio per i responsabili delle risorse umane. Dovrai garantire che i dipendenti siano al sicuro, assistiti e a proprio agio durante i viaggi di lavoro. Gli obblighi legali ed etici hanno la massima priorità durante l'intero processo.

• Conformità legale: il mancato rispetto degli obblighi di duty of care potrebbe comportare conseguenze legali per la tua organizzazione.
• Gestione dei rischi di viaggio: una politica di viaggio proattiva basata sul duty of care anticipa gli imprevisti causati da condizioni meteo avverse, pandemie e instabilità geopolitica. Il monitoraggio in tempo reale dei viaggiatori ti consente di reagire prontamente in caso di emergenza.
• Benessere dei viaggiatori business: se i dipendenti si sentono sicuri e supportati, sono meno inclini a provare stress, ansia e burnout legati ai viaggi. Questo a sua volta migliora il morale e la produttività.

Creare una politica di duty of care che tenga conto delle esigenze dei viaggiatori business consente di risparmiare tempo e denaro e di ridurre lo stress, rispettando al contempo gli obblighi legali di garantire la sicurezza e la salute dei dipendenti. In più, un duty of care solido previene le cause legali per negligenza e tutti i danni alla reputazione che queste possono causare.

Agisci in modo proattivo con una solida politica di viaggio basata sul duty of care

Il duty of care è più di una semplice politica. È un modello di riferimento che migliora la sicurezza, il benessere e la cultura sul posto di lavoro. Ma è un documento ben redatto a fornire questo modello di riferimento.

In genere, una politica di viaggio aziendale offre linee guida per aspetti logistici come:

• Budget giornalieri per le spese per i viaggi di lavoro
• Come prenotare voli, alloggi e trasporti per i viaggi aziendali
• Procedure di approvazione per la prenotazione dei viaggi
• Diritti e responsabilità dei viaggiatori

Quando si tratta di duty of care per i viaggi aziendali, devi integrare anche i seguenti aspetti.

• Gestione dei rischi: garantisce che vengano effettuate valutazioni dei rischi per pianificare e mitigare i pericoli specifici di una destinazione.
• Dati demografici coperti: chi copre la tua politica sul duty of care? Si applica solo ai dipendenti a tempo pieno o copre anche stagisti, nomadi digitali e collaboratori esterni?
• Assistenza per la salute mentale: fornisce accesso a strumenti per la salute mentale e politiche di lavoro flessibili per ridurre al minimo lo stress dei viaggi di lavoro.
• Contatti di emergenza: elencano chiaramente la catena di comando e a chi rivolgersi per assistenza tutti i giorni 24 ore su 24, in caso di crisi.
• Formazione dei viaggiatori: pianifica corsi di formazione obbligatori prima del viaggio e programmi di sensibilizzazione per garantire che i viaggiatori sappiano cosa fare in caso di contrattempi e situazioni di emergenza.
• Tracciamento degli itinerari in tempo reale: illustra come i travel manager possono tenere traccia della posizione dei dipendenti per fornire assistenza in caso di necessità.
• Privacy dei dati: garantisce che i dati dei viaggiatori business siano trattati in conformità con le leggi sulla protezione dei dati quali GDPR, CCPA e altre, attraverso sistemi sicuri e integrati.

Rischi specifici: potrebbero esserci ulteriori considerazioni in materia di sicurezza per determinati gruppi demografici, tra cui le donne e le persone LGBTQ+. Aggiungi consigli personalizzati e inclusivi sui viaggi di lavoro per queste persone in merito alle differenze culturali e ai protocolli di sicurezza.

Un altro aspetto che i responsabili delle risorse umane devono considerare è il fatto che le normative in materia di duty of care variano da un Paese all'altro. Devi garantire che le politiche siano sempre aggiornate e in linea con le disposizioni locali. Consulta diverse parti interessate per conoscere il loro parere, non solo il tuo team delle risorse umane, ma anche i responsabili della sicurezza informatica, della gestione dei rischi e dei viaggi e i team legali.

Infine, considera le esigenze specifiche della tua organizzazione per creare politiche di duty of care in linea con la tua impronta globale, i tuoi piani di espansione e la tua cultura aziendale. Questi fattori determineranno i tipi di rischi a cui potrebbero essere esposti i team in viaggio.

Best practice di duty of care prima di un viaggio

Alla base del duty of care nei viaggi aziendali c'è una politica di viaggio completa, ma esistono altre misure che puoi adottare prima della partenza.

Esegui una valutazione dei rischi

Nel mondo frenetico di oggi, i rischi per la sicurezza cambiano di giorno in giorno. Adotta una politica che preveda di valutare regolarmente ogni destinazione, tenendo conto delle condizioni sanitarie e di sicurezza e della situazione politica.

Programma la formazione prima del viaggio

I team delle risorse umane dovrebbero programmare sessioni regolari di formazione per illustrare le politiche aziendali in materia di viaggi, salute e sicurezza. È importante mantenere aggiornate le procedure di emergenza e informare per iscritto i viaggiatori business in merito alle aspettative. Utilizza diversi punti di contatto, tra cui bollettini, webinar e workshop, per raggiungere la percentuale più alta possibile di dipendenti.

Fornisci assistenza medica

Prima della partenza fornisci ai viaggiatori business i contatti dei servizi medici disponibili nella loro destinazione, in modo che sappiano a chi rivolgersi in caso di necessità. Indica le farmacie, gli ospedali e gli ambulatori accessibili senza appuntamento più vicini. Dovresti anche informare chi parte sulle vaccinazioni o sui certificati medici richiesti prima del viaggio.

Aggiorna i profili dei viaggiatori

Assicurati che tutti i documenti dei viaggiatori business siano aggiornati, con profili che riportino i contatti personali e i parenti più stretti. Questo è anche il momento di verificare che l'assicurazione di viaggio e sanitaria copra tutti i viaggiatori.

Best practice di duty of care durante un viaggio

Prima di una trasferta, le risorse umane hanno la responsabilità di fornire ai viaggiatori tutte le informazioni necessarie per garantire loro sicurezza, salute e produttività durante gli spostamenti. Nel corso del viaggio, l'attenzione si sposta sulla disponibilità e sull'assistenza.

Traccia gli itinerari in tempo reale

Ricevi avvisi relativi al check-in e utilizza strumenti come Traxo che monitorano la posizione dei viaggiatori in tempo reale. Queste piattaforme consentono ai responsabili delle risorse umane e ai travel manager di assicurarsi che i viaggiatori seguano gli itinerari previsti, ricevendo al contempo avvisi in tempo reale in caso di contrattempi. In questo modo, potrai intervenire immediatamente se si verificano problemi.

Fornisci un'assistenza accessibile

Che sia tramite app di comunicazione come WhatsApp e Teams o una linea telefonica attiva tutti i giorni 24 ore su 24, i dipendenti dovrebbero poter accedere all'assistenza in tempo reale durante tutto il viaggio. Dovrebbero inoltre disporre dei numeri di emergenza locali per ricevere aiuto immediato in caso di necessità.

Considera il benessere dei viaggiatori

Un approccio olistico al duty of care va oltre le situazioni di emergenza. I dipendenti in viaggio dovrebbero disporre di strumenti che favoriscano la salute e il benessere, comprese app di meditazione come Calm. Dovrebbero inoltre avere accesso a hotel e lounge aeroportuali che offrano strutture per il fitness e cibi sani, oltre a orari flessibili per poterne usufruire.

Best practice di duty of care dopo un viaggio

Il duty of care completo nei viaggi di lavoro continua anche al ritorno, con il tempo necessario per rivedere e modificare le politiche.

Organizza una sessione di debriefing

Raccogli feedback dopo la trasferta per saperne di più su eventuali incidenti o difficoltà incontrati dai tuoi viaggiatori business. Anche quando tutto si svolge senza intoppi, queste sessioni di debriefing forniscono informazioni preziose sugli strumenti che i dipendenti hanno trovato più utili durante il loro viaggio.

Documenta le lamentele

In caso di incidenti, compila un documento per registrare l'accaduto e dimostrare come l'organizzazione sia stata conforme alla politica aziendale. Registra eventuali lamentele da parte dei dipendenti in viaggio in base alle tue politiche interne sulle risorse umane. Se necessario, puoi anche seguire il monitoraggio dello stato di salute dopo il viaggio e prestare assistenza con le pratiche assicurative.

Rivedi le politiche di viaggio nell'ambito del duty of care

Utilizza i dati e il feedback ricevuti per perfezionare la gestione e le politiche di viaggio nell'ambito del duty of care. Oltre a ottimizzare il tuo approccio alle risorse umane, dovresti anche condividere il feedback pertinente tra i vari dipartimenti per rivedere i protocolli aziendali, se necessario.

Snellisci la conformità con gli strumenti digitali per il duty of care

La tecnologia è alla base della conformità al duty of care nei viaggi di lavoro odierni. Tutto inizia con la valutazione del rischio. Non puoi valutare correttamente il rischio e fornire indicazioni affidabili senza fonti di dati in tempo reale. Utilizza:

• App per il meteo come Accuweather e Apple Weather forniscono previsioni a breve e a lungo termine, dandoti modo di organizzarti per i potenziali imprevisti di viaggio.
• Risorse governative come il Foreign Travel Advice del Regno Unito e i Travel Advisories del Dipartimento di Stato degli Stati Uniti d'America vengono aggiornate regolarmente con le informazioni sulla sicurezza che tutti i viaggiatore dovrebbero conoscere.
• Strumenti per il monitoraggio dei viaggi come FlightRadar24 consentono ai responsabili di seguire i voli in tempo reale, mentre strumenti come Traxo mostrano una panoramica degli itinerari dei viaggi business per condividere le posizioni in tempo reale.

Queste informazioni aiutano ad adottare un approccio basato sui dati alla gestione del rischio e al duty of care, consentendoti di creare un sistema affidabile per valutare i rischi per ogni destinazione.

Sul campo, è fondamentale garantire l'accesso ai fornitori di assistenza. Soluzioni come ​International SOS ​offrono supporto ai viaggiatori quando non puoi essere presente, attraverso una rete di assistenza globale. Grazie a informazioni in tempo reale, offrono indicazioni contestuali e supporto tutti i giorni 24 ore su 24, comprese assistenza medica ed evacuazioni, se necessario.

Come Booking.com for Business può aiutarti

In Booking.com for Business, comprendiamo le sfide uniche che i responsabili delle risorse umane affrontano nella gestione del duty of care dei dipendenti. La nostra soluzione gratuita per la gestione dei viaggi integra la mitigazione del rischio direttamente nel processo di prenotazione.

Abbiamo collaborato con Traxo per offrire agli utenti una mappa in tempo reale delle posizioni dei viaggiatori, così potrai comunicare e fornire assistenza mirata ai tuoi team. Segui gli spostamenti dei dipendenti e non perdere mai informazioni sui potenziali contrattempi. In più, la nostra collaborazione con International SOS offre anche accesso all'assistenza sanitaria e di sicurezza tutti i giorni 24 ore su 24. Ottieni informazioni in tempo reale per migliorare la sicurezza dei viaggi dei dipendenti, nel pieno rispetto delle normative sul duty of care.

Conclusione

Gestire le esigenze del duty of care può essere complesso per i professionisti delle risorse umane. È importante considerare la questione non solo dal punto di vista legale, per proteggere la tua organizzazione, ma anche da quello etico. L'implementazione di una politica di viaggio efficace per il duty of care migliorerà la salute e il benessere dei dipendenti, oltre a incrementarne la produttività, la fiducia e il morale.

Puoi iniziare creando una politica completa che affronti i rischi emergenti e tenga conto delle esigenze di una forza lavoro che sempre più opera da remoto. Grazie a dati in tempo reale e a una politica strutturata, i tuoi dipendenti si sentiranno sicuri e supportati, ovunque li portino i loro viaggi.