Il mondo della gestione dei viaggi nel 2023 è molto articolato. Duty of care, sicurezza e soddisfazione dei viaggiatori, gestione delle spese e ricerca dei fornitori sono solo alcuni degli aspetti con cui avrai a che fare nell'ambito dei viaggi di lavoro.

Questa guida completa alla gestione dei viaggi di lavoro illustra non solo come avviare, ma anche come riorganizzare o modernizzare un programma di viaggio.

  1. Che cos'è la gestione dei viaggi e perché è importante?
  2. Come creare una politica di viaggio ideale?
  3. Che cos'è la conformità alle politiche di viaggio?
  4. 7 importanti compiti di un responsabile dei viaggi di lavoro
  5. Che cos'è la gestione delle spese di viaggio?

1. Che cos'è la gestione dei viaggi e perché è importante?

I viaggi di lavoro sono importanti per il business della tua organizzazione. Infatti consentono all'azienda di avere un impatto diretto su clienti e partner di tutto il mondo.

Chi si occupa di gestione dei viaggi di lavoro è in prima linea in un settore da migliaia di miliardi di dollari in rapida espansione. Questo comporta molte responsabilità e una conoscenza approfondita della gestione dei viaggi di lavoro.

Gli aspetti principali in cui un responsabile dei viaggi di lavoro può fare la differenza ogni giorno sono:

  • Creazione e gestione di una politica di viaggio
  • Monitoraggio della conformità alla politica di viaggio
  • Supervisione delle spese di viaggio e dei costi di gestione
  • Duty of care, ovvero obbligo di garantire la sicurezza di chi viaggia
  • Collaborazione con i fornitori di servizi di viaggio, tra cui società di gestione dei viaggi e motori o strumenti di prenotazione online
  • Soddisfazione dei viaggiatori, che può essere direttamente correlata alla soddisfazione e alla fidelizzazione dei dipendenti

Rispettando tutti i punti sopra elencati, riuscirai a gestire i costi in modo efficace, ad aumentare la soddisfazione e la sicurezza dei viaggiatori e a migliorare le politiche.

La guida definitiva per la gestione dei viaggi di lavoro

Come creare una politica di viaggio ideale?

La creazione di una politica di viaggio di lavoro ottimale può passare attraverso tentativi ed errori. Il consiglio è quello di iniziare conducendo un'analisi SWOT.

Una volta raccolti i suggerimenti di dipendenti e colleghi, esegui un'analisi di punti di forza, debolezze, opportunità e minacce (SWOT, Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats). È uno strumento utile, che offre una panoramica dello status quo e consente di stabilire i passi successivi da compiere. Ecco un esempio di alcuni degli aspetti che un'analisi SWOT per la gestione dei viaggi potrebbe rilevare:

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Punti di forza:
  • La tua politica di viaggio è chiara.
  • Hai già negoziato contratti vantaggiosi con fornitori come le società di gestione dei viaggi.
  • Le esigenze di viaggio della tua organizzazione sono molto prevedibili, quindi puoi pianificare facilmente.
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Debolezze:
  • Le tue esigenze di viaggio cambiano rapidamente, rendendo difficile la pianificazione.
  • La tua organizzazione non dispone dell'infrastruttura IT necessaria per rendicontare in modo efficiente le spese di viaggio.
  • I viaggiatori della tua organizzazione non sono abituati a rispettare una rigida politica di viaggio.
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Opportunità:
  • La dirigenza della tua azienda è pronta a sostenere e implementare un programma di viaggio nuovo o migliorato.
  • La tua organizzazione sta valutando la possibilità di collaborare con nuovi fornitori di viaggi.
  • La tua organizzazione è pronta a investire in un'infrastruttura più efficiente per la rendicontazione delle spese.
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Minacce:
  • L'attività della tua organizzazione prevede viaggi in aree geopolitiche a rischio o in località remote.
  • La tecnologia è obsoleta e rende difficile tracciare i viaggiatori.
  • I prezzi di una delle tue destinazioni principali fluttuano a causa dei mutamenti politici.

Consolida i punti di forza

L'analisi SWOT ti permette di stabilire se il programma di gestione dei viaggi della tua organizzazione è già efficiente. Elabora ulteriori politiche che sfruttino i punti di forza e le opportunità per bilanciare debolezze e minacce.

Per esempio, se la tua azienda dispone già di canali di comunicazione molto efficaci tra i viaggiatori e l'ufficio centrale, evita di introdurre nuove regole di rendicontazione eccessivamente complesse. Oppure, se le esigenze di viaggio della tua azienda sono molto prevedibili, sfrutta questa opportunità per negoziare collaborazioni più solide con i fornitori.

Pensa a come puoi continuare a sfruttare ognuno dei punti di forza elencati per migliorare il programma di viaggio della tua organizzazione. Se, per esempio, hai rilevato di avere già una solida politica di viaggio, valuta la possibilità di collaborare con le risorse umane o con il dipartimento dedicato alla formazione per istruire a fondo i dipendenti sulla politica e assicurare una maggiore conformità.

Bilancia le debolezze

Le debolezze e le minacce identificate nell'analisi SWOT consentono di determinare le aree da migliorare. Sfrutta i punti di forza del tuo programma di viaggio, laddove possibile, per bilanciare questi problemi.

Per esempio, se una delle opportunità consiste nel sostegno e nell'approvazione della dirigenza dell'azienda, puoi servirtene per bilanciare debolezze come la mancanza di conformità. Cerca di collaborare con le parti interne interessate ogni volta che è possibile.

Il lavoro di squadra è essenziale per creare un programma di viaggio vincente. Se la tua organizzazione è esposta a rischi di viaggio eccessivi, come destinazioni pericolose o instabili, ti servirà sicuramente una buona polizza viaggio, che includa un fornitore di servizi di sicurezza.

Pensa a tutti i punti deboli e alle opportunità che hai identificato. Poi verifica se è possibile metterli in relazione con i punti di forza e le opportunità esistenti per bilanciarli. In caso contrario, valuta le misure da adottare per bilanciare punti di forza e debolezze e risolvere queste ultime.

Se la tua organizzazione deve affrontare una spesa di viaggio "non autorizzata" eccessiva, puoi adottare le seguenti misure:

  1. Fai un sondaggio tra i viaggiatori o parla con loro per capire come migliorare le politiche e le procedure in modo da rispondere meglio alle loro esigenze e preferenze.
  2. Esamina la politica esistente per stabilire che cosa non va.
  3. Analizza le alternative, inclusi i motori di prenotazione online.
  4. Ridefinisci la politica di viaggio rendendola più realistica, pur tutelando le esigenze di business della tua azienda. Per ogni fase individuata, considera sempre i punti di forza e le debolezze per determinare dove esiste già un potenziale supporto.
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Che cos'è la conformità alle politiche di viaggio?

La conformità alle politiche di viaggio consiste nel rispettarne le regole. Il ruolo di un travel manager è importante principalmente per due motivi:

  1. Gestione delle spese: evitare che le spese di viaggio superino il budget e risparmiare sui costi laddove possibile.
  2. Duty of care: fare in modo che le attività di viaggio siano trasparenti, per poter monitorare i viaggiatori e garantirne la sicurezza e il benessere. Ciò include anche le questioni relative all'assicurazione di viaggio.

Per garantire la conformità alle politiche di viaggio, è necessario renderle realistiche adattandole alla situazione specifica dell'azienda. Il modo migliore è definire politiche di viaggio di lavoro flessibili e realistiche.

La politica di viaggio della tua azienda sarà determinata da molti fattori diversi: il numero di viaggiatori, il budget e le varie categorie di viaggiatori. Un responsabile dei viaggi di lavoro ha il compito di fare in modo che le spese di viaggio dei dipendenti siano in linea con la politica aziendale in materia. Come vedrai, l'aspetto più importante è la definizione di una politica di viaggio efficace.

7 importanti compiti di un responsabile dei viaggi di lavoro

Un responsabile dei viaggi di lavoro ha molti compiti da svolgere. I più importanti sono:

1. Coinvolgimento diretto nella prenotazione

Il responsabile dei viaggi di lavoro può essere coinvolto direttamente nella prenotazione. In alternativa, i viaggiatori chiameranno o scriveranno a un fornitore esterno, per esempio una persona incaricata di gestire questo tipo di viaggi, per organizzare i vari servizi. Queste opzioni variano a seconda delle dimensioni e della cultura dei viaggi di lavoro dell'azienda. Alcune aziende hanno una cultura dei viaggi altamente digitalizzata o automatizzata, mentre altre ricorrono a metodi più tradizionali per organizzare i servizi di viaggio.

2. Definizione dei costi di viaggio

Un responsabile dei viaggi di lavoro deve avere una visione chiara di come i dipendenti spendono il denaro dell'azienda, per poter rimborsare correttamente i costi di viaggio giustificati e rispettare il budget.

3. Duty of care

La tua responsabilità è anche nei confronti dei viaggiatori. In sostanza, il termine duty of care si riferisce all'obbligo legale e finanziario del datore di lavoro di mettere i propri dipendenti in condizione di lavorare in modo sicuro. Si va dalle normali precauzioni per la sicurezza sul posto di lavoro agli screening medici preventivi, alla formazione e alla copertura assicurativa pertinente.

4. Gestione dei rischi nei viaggi

I viaggiatori business sono esposti a molti tipi di rischi che potrebbero non riguardare i dipendenti che non viaggiano. Per questo le responsabilità del travel manager in materia di duty of care sono particolarmente importanti. Per esempio, disordini geopolitici, terrorismo, rapimenti o eventi climatici estremi sono tutti rischi che hanno un impatto decisamente maggiore sui viaggiatori business rispetto agli altri dipendenti di un'azienda.

Le assicurazioni di viaggio sono pensate per proteggere i viaggiatori e i loro datori di lavoro da questi rischi.

5. Tracciamento dei trend di viaggio di lavoro

Se sei responsabile dei viaggi di lavoro, il monitoraggio delle spese di viaggio ti consente di individuare i trend e di aiutare la tua azienda a spendere il denaro in modo più strategico. Anche questo è un modo per contribuire al successo della tua organizzazione nel tuo ruolo di travel manager.

Se individui trend di viaggio specifici, come l'aumento della spesa per una determinata destinazione, un evento o un periodo dell'anno, la tua organizzazione può sfruttarli per negoziare offerte migliori con i fornitori di cui i viaggiatori hanno bisogno.

Questo ruolo strategico sta diventando sempre più importante man mano che le attività tradizionali di gestione dei viaggi, come la raccolta delle ricevute e l'approvazione delle spese, vengono sempre più automatizzate da software online specifici.

6. Soddisfazione dei viaggiatori garantita e reperibilità continua

Molte aziende iniziano a riconoscere il valore dei viaggi di lavoro come strumento di soddisfazione e fidelizzazione dei dipendenti. Inoltre, i viaggiatori business oggi considerano il viaggio un'esperienza gratificante. Tuttavia, è fondamentale che i datori di lavoro garantiscano ai loro viaggiatori una rete di sicurezza e un sistema di supporto adeguati. Ciò significa stabilire protocolli chiari su cosa fare in caso di emergenza. Significa anche mantenere aperti i canali di comunicazione. In qualità di responsabile dei viaggi di lavoro, potresti dover rispondere anche dopo l'orario di lavoro nel caso in cui un viaggiatore riscontri un problema in una destinazione a più fusi orari di distanza.

7. Programmazione e pianificazione anticipata

Sia che tu stia creando un nuovo programma di gestione dei viaggi o aggiornando quello esistente, è fondamentale creare un piano d'azione per assicurarti di avere tutto sotto controllo.

Segui i passaggi qui sotto per far funzionare il tuo programma di viaggi di lavoro nel miglior modo possibile:

  1. Ricerca di base: è bene iniziare a raccogliere informazioni dettagliate per avere un'idea chiara della cultura dei viaggi della tua azienda. Parla con i colleghi e i viaggiatori all'interno dell'organizzazione per capire cosa funziona e cosa no. Scegli un metodo di ricerca adeguato alle dimensioni e alla struttura dell'azienda. Gli strumenti di indagine online sono un'ottima opzione se devi raggiungere un gran numero di dipendenti sparsi in varie località.
  2. Crea o aggiorna la politica di viaggio. Una volta identificate le misure giuste per creare o migliorare la politica di viaggio, metti tutto per iscritto. Puoi utilizzare il pratico strumento visivo per la stesura di politiche di viaggio creato da Booking.com for Business. Questo comodo strumento online ti aiuterà a definire la tua politica senza tralasciare alcun argomento importante.

Che cos'è la gestione delle spese di viaggio?

Il controllo dei costi è un aspetto importante del tuo ruolo di responsabile dei viaggi di lavoro. In molte organizzazioni, queste figure professionali sono ufficialmente responsabili non solo dei viaggi, ma anche delle spese. A seconda delle dimensioni e della struttura della tua organizzazione, spesso collaborerai strettamente con altri dipartimenti come la contabilità, le acquisizioni e le risorse umane, per gestire il modo in cui i dipendenti spendono il denaro dell'azienda per i servizi di viaggio di lavoro.

La tua politica di viaggio dovrebbe includere regole su come i dipendenti possono spendere il denaro dell'azienda mentre sono in viaggio, su come vengono rimborsati per le spese di viaggio e su come l'azienda traccia i dipendenti mentre viaggiano.

La maggior parte dei moderni programmi di viaggio di lavoro utilizza software e servizi basati sul web per tenere traccia delle spese di viaggio. Questo è di gran lunga il metodo più efficiente e, se lavori per una grande azienda, sarà essenziale.

La guida definitiva per la gestione dei viaggi di lavoro

È previsto un aumento dei viaggi aziendali nel 2023: che tu sia alle prime armi con la gestione dei viaggi di lavoro o che utilizzi una politica esistente, è sempre bene avere a portata di mano una guida completa.

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