Gli strumenti di tracciamento migliorano la sicurezza dei dipendenti. Scopri come monitorare la loro posizione in tempo reale.
La tecnologia di tracciamento dei dipendenti ti consente di sapere dove si trova il tuo team in ogni momento, che si tratti di sopralluoghi a breve distanza o di convegni internazionali. In questo modo, quando si verificano situazioni impreviste sul posto, come allerte meteorologiche o cambiamenti di programma, potrai fornire assistenza immediata a distanza.
La sicurezza dei dipendenti è una priorità assoluta per le aziende: uno studio di GBTA ha rilevato che è un fattore chiave (40%) nella scelta di un programma di viaggio, seguito dal risparmio sui costi (19%) e dall'integrazione tecnologica (11%). Con lo strumento giusto per la condivisione della posizione, puoi gestire tutti e tre questi aspetti contemporaneamente.
In questa guida spiegheremo tutti i vantaggi del monitoraggio della posizione del personale e come funziona. Descriveremo inoltre in dettaglio come visualizzare la posizione dei dipendenti utilizzando dati in tempo reale, e proteggendo al contempo la loro privacy. Grazie alle tecnologie più moderne, la tua azienda acquisirà nuove informazioni sui viaggi di lavoro che ti aiuteranno a soddisfare tutti i requisiti di duty of care.
Con il termine "app di tracciamento" si indica una serie di strumenti tecnologici avanzati che le aziende utilizzano per monitorare e supportare i membri del team durante i viaggi di lavoro. Non tutte le app di tracciamento offrono le stesse funzionalità, ma la maggior parte usa dati in tempo reale per gestire la posizione e gli itinerari dei dipendenti e fornire un supporto migliore.
Questi strumenti di condivisione della posizione vanno oltre i normali sistemi di monitoraggio dei voli, che seguono l'andamento dei singoli voli e forniscono avvisi sulla posizione, lo stato e gli orari di arrivo. Offrono anche una visibilità completa su itinerari di volo, prenotazioni di hotel, trasporti via terra e altri dettagli.
Per le aziende, la sicurezza dei viaggiatori è l'obiettivo principale del monitoraggio. Se sei in grado di seguire in tempo reale e con precisione la posizione di tutti i dipendenti in viaggio, puoi reagire rapidamente con un'assistenza mirata in caso di emergenze o ritardi.
Ulteriori vantaggi degli strumenti di visibilità dei viaggi di lavoro includono:
La geolocalizzazione di ogni singolo viaggiatore business garantisce alla tua azienda di poter comunicare rapidamente in caso di necessità. Potrebbe trattarsi di questioni semplici, come avvisare la persona della cancellazione di un incontro con un cliente mentre è in viaggio.
È fondamentale in situazioni di crisi, come nel caso di calamità naturali, in cui le interruzioni di corrente compromettono il funzionamento della posta elettronica. I sistemi di tracciamento dei viaggiatori possono essere collegati ai metodi di comunicazione preferiti dall'azienda, come gli SMS e gli avvisi in-app.
La gestione dei viaggi business non comporta solo la prenotazione di voli e alloggi, ma anche la garanzia del benessere e della sicurezza di ogni dipendente nell'ambito di una solida politica di duty of care.
Sapere dove si trova il personale ti aiuta a rispettare i tuoi obblighi di duty of care. Grazie alle app di assistenza e alla condivisione della posizione in tempo reale, i dipendenti possono mettersi in contatto quando è necessario verificare dove si trovano. Gli strumenti di localizzazione sono anche dotati di misure di prevenzione integrate per segnalare i rischi in tempo reale, fornendo avvisi proattivi in caso di eventi climatici estremi e problemi di sicurezza. E quando si verificano incidenti sul posto, la tua organizzazione può fornire immediatamente l'assistenza richiesta senza indugi, compresa l'evacuazione, se necessario.
Imposta le linee guida per le prenotazioni dei team, i limiti di spesa e le informazioni di contatto con questo semplice strumento online.
Oltre a garantire la sicurezza dei viaggiatori business, il monitoraggio rende snellisce la procedura di prenotazione e la contabilità. Gli strumenti di condivisione sistematica forniscono dati completi sui viaggiatori per il monitoraggio in tempo reale delle spese di viaggio. I migliori strumenti si integrano perfettamente con le piattaforme di gestione esistenti, consentendo la condivisione dei dati tra le aree relative a viaggi, sicurezza e spese.
Le politiche integrate garantiscono che i dipendenti in viaggio rispettino i parametri di budget predefiniti, snellendo il processo di approvazione. Ciò riduce il tempo da dedicare al monitoraggio delle spese, alla rendicontazione e alla conformità.
Questi strumenti offrono un ulteriore livello di assistenza ai dipendenti, che potrebbero provare ansia durante i viaggi di lavoro, in particolare quando si allontanano da casa o vanno da soli all'estero. Questo supporto è fondamentale. Secondo un sondaggio condotto da Opinium sui viaggiatori business del Regno Unito, il 60% ritiene che i propri datori di lavoro potrebbero fare di più per garantire la loro sicurezza e il 69% ha dichiarato che rifiuterebbe di fare un viaggio di lavoro in cui la sicurezza non fosse una priorità.
Con un'app di tracciamento i viaggiatori hanno la certezza che l'organizzazione si prende cura di loro ed è pronta ad assisterli quando la situazione lo richiede. Gli avvisi che segnalano contrattempi in viaggio riducono il rischio di fastidiosi ritardi, garantendo che gli itinerari procedano senza intoppi e secondo i piani.
Sebbene spesso siano associate alle grandi aziende, le app di tracciamento dei viaggiatori sono utili per le attività di qualsiasi dimensione. Se i dipendenti della tua azienda viaggiano con frequenza per lavoro, è probabile che uno strumento di tracciamento ti sarà molto utile.
Le aziende hanno a disposizione due diversi livelli di tecnologia di tracciamento.
Il primo riguarda l'utilizzo di strumenti di visibilità dei viaggi in tempo reale, basati su un software specializzato nell'aggregazione dei dati che si integra con le piattaforme di prenotazione. Quando i dipendenti prenotano il volo, l'hotel o il noleggio auto tramite una piattaforma integrata, i dettagli vengono automaticamente inseriti nel sistema, che fornisce aggiornamenti automatizzati sullo stato attuale del viaggio.
Quando si verificano situazioni sul campo che potrebbero compromettere la sicurezza dei viaggiatori, il sistema invia un avviso. Le aziende possono contattare rapidamente i dipendenti e chiedere loro di segnalare la propria posizione o offrire ulteriore assistenza attraverso i canali approvati.
Un secondo tipo di strumento di tracciamento, più completo, utilizza la tecnologia GPS o di localizzazione dei telefoni in tempo reale per seguire i movimenti dei dipendenti. Queste soluzioni vengono solitamente usate in contesti in cui le valutazioni dei rischi includono la possibilità di disordini politici o di emergenze sanitarie.
Il monitoraggio si basa sull'elaborazione e sull'archiviazione di grandi quantità di dati relativi ai viaggiatori business. È fondamentale rispettare tutte le leggi vigenti in materia di protezione dei dati, come il Regolamento generale sulla protezione dei dati dell'Unione Europea, il Digital Personal Protection Act indiano o i Privacy Principles australiani.
Negli Stati Uniti, invece di un insieme di leggi federali unificate sulla privacy, la protezione dei dati varia da stato a stato. Consulta, per esempio, il California Consumer Privacy Act e il Virginia Data Protection Act.
Oltre alle preoccupazioni relative al trattamento dei dati, alcuni dipendenti potrebbero nutrire dubbi sulle implicazioni relative alla privacy derivanti dal monitoraggio dei propri spostamenti. Questo è uno dei fattori che determinano lo scarso utilizzo delle app per la sicurezza in viaggio: secondo il World Travel Protection, sebbene il 70% dei viaggiatori business intervistati abbia dichiarato che la propria azienda ne incoraggia l'uso, solo il 30% ne ha effettivamente scaricata una.
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Oltre a rispettare le leggi sulla protezione dei dati come il GDPR e altre, gli strumenti di condivisione della posizione sono dotati di molteplici funzionalità di sicurezza, tra cui l'autenticazione a più fattori e la crittografia dei dati. Richiedono il consenso esplicito degli utenti e limitano la raccolta dei dati per gli scopi approvati.
È molto diffusa l'idea, sbagliata, che le app di localizzazione dei viaggiatori siano utilizzate per seguirne i movimenti, quando invece sono progettate per informarli di incidenti nelle vicinanze.
Prima di utilizzare qualsiasi strumento di visibilità dei viaggi, è importante spiegare come funzionano, cosa comportano e ottenere il pieno consenso da parte di ogni viaggiatore business. E dato che il 75% dei dipendenti esprime una certa preoccupazione per la sicurezza durante le trasferte di lavoro, è evidente che la maggior parte vuole sentirsi supportata durante il viaggio.
Per incoraggiarne l'adozione, devi trovare un equilibrio tra l'adempimento degli obblighi di duty of care e la protezione della privacy dei dipendenti, scegliendo app crittografate e conformi.
Per sfruttare al massimo i vantaggi dei sistemi di condivisione della posizione, cerca app per viaggi business che offrano funzionalità come le seguenti:
La tua azienda ha l'obbligo morale, e spesso anche legale, di garantire la sicurezza e il benessere dei viaggiatori, e tu hai il dovere di attuare una duty of care a questo scopo. Tuttavia, senza l'accesso ai dati dei viaggiatori, queste politiche rimangono puramente teoriche. In più, i metodi tradizionali di gestione degli itinerari, come i fogli di calcolo e il check-in autonomo, comportano un ritardo che può causare gravi lacune nella comunicazione proprio quando i viaggiatori hanno più bisogno della tua assistenza.
Esistono numerosi strumenti che consentono di ottenere una maggiore visibilità sui piani di viaggio, ma uno dei più completi è Traxo. Attivando la funzionalità Traxo su Booking.com for Business, avrai una panoramica completa delle posizioni dei viaggiatori in tempo reale. Questo strumento di localizzazione si integra con i sistemi di gestione dei viaggi, aggregando i dati delle prenotazioni.
Con l'aiuto di Traxo, potrai localizzare rapidamente i viaggiatori per consentire una risposta rapida in caso di necessità, fornendo al contempo un'assistenza proattiva. Traxo semplifica anche la gestione dei viaggi integrandosi con servizi come Expensify per sincronizzare le prenotazioni con i costi.
Dopo aver scelto e implementato la tecnologia di monitoraggio più adatta, segui i suggerimenti qui sotto per sfruttarla al meglio.
Quali sono i tuoi obiettivi quando utilizzi le app di tracciamento? Vuoi rafforzare la conformità alla tua duty of care, snellire le procedure di gestione dei viaggi o entrambe le cose? Stabilisci i tuoi obiettivi e definisci chiaramente in che modo il nuovo sistema li raggiungerà.
I migliori strumenti di tracciamento funzionano perfettamente con le soluzioni di gestione dei viaggi esistenti. Ciò crea un'esperienza coerente e intuitiva con cui i dipendenti in viaggio si sentiranno più a loro agio.
Una volta definita la politica e selezionato un sistema, spiega tutto accuratamente ai dipendenti, compresi i vantaggi in termini di sicurezza. Organizza sessioni di formazione per illustrare come impiegare la nuova tecnologia di condivisione della posizione, comunicando costantemente come vengono usati e protetti i dati di localizzazione dei dipendenti. Infine, affronta eventuali preoccupazioni relative alla privacy chiarendo che la condivisione della geolocalizzazione è facoltativa.
È fondamentale utilizzare software di monitoraggio certificati ottenuti da fornitori registrati e verificati, che rispettino tutte le normative legali relative alla sicurezza dei dati e al diritto alla privacy dei dipendenti. In più, la tua azienda dovrebbe eseguire controlli regolari dell'affidabilità e della conformità, oltre a implementare gli aggiornamenti software consigliati per mantenere i sistemi in linea con le più recenti funzionalità di sicurezza.
Sebbene utili in molte situazioni, gli strumenti di condivisione della posizione richiedono comunque una supervisione umana. Per esempio, se i dipendenti non utilizzano strumenti di prenotazione approvati, i loro itinerari potrebbero non sincronizzarsi con il sistema. Inoltre, gli avvisi relativi a imprevisti e sicurezza potrebbero arrivare in ritardo quando viaggiano in aree con una scarsa connettività. Assicurati di tenere presenti queste limitazioni quando automatizzi i tuoi sistemi.
Se il personale della tua azienda deve viaggiare spesso, ti servono metodi moderni e innovativi per garantirne la sicurezza, e le migliori app per la gestione dei viaggi business offrono una soluzione completa. Con Booking.com for Business, avrai piena visibilità sugli itinerari e riceverai aggiornamenti in tempo reale che ti aiuteranno a soddisfare i requisiti di duty of care. Gestisci gli itinerari man mano che procedono per migliorare i tempi di risposta in materia di sicurezza, offrendo al contempo una migliore esperienza utente.
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