Considerato il minor numero di viaggi rispetto alle grandi aziende, è necessaria una politica di viaggio e di spese per le PMI?
Senza una politica adeguata, i costi di viaggio delle piccole imprese possono aumentare rapidamente. È chiaro che le PMI traggono vantaggio dalle trasferte aziendali. Infatti, secondo un rapporto della Confederazione delle Industrie Britanniche (CBI), ha partecipato a viaggi di lavoro quasi la stessa percentuale di PMI (94%) delle loro controparti aziendali più grandi (97%), molte delle quali hanno sottolineato l'importanza dell'interazione a tu per tu per acquisire nuovi clienti.
Qualunque sia il motivo del viaggio di lavoro, le aziende di tutte le dimensioni devono trovare un modo coerente per controllare i costi, monitorare le spese e gestire la duty of care. Per le piccole imprese, una politica efficiente è essenziale non solo perché lavorano con budget e team più ridotti, ma anche perché potrebbero non disporre delle risorse dedicate che hanno le aziende più grandi.
Una politica di viaggio chiarisce le aspettative di tutte le parti interessate. In questa guida, spiegheremo cos'è una politica di viaggio applicata alle PMI e vedremo i pro e i contro dell'utilizzo di un modello di politica di viaggio per le piccole imprese. Offriremo anche alcuni consigli utili per incoraggiare la conformità all'interno della tua organizzazione.
Una politica di viaggio e di spese è un insieme di linee guida che descrivono in dettaglio come i dipendenti devono gestire i costi delle trasferte. Si inizia con le regole per la prenotazione di voli business, camere d'albergo e noleggi auto, comprese le piattaforme e i fornitori preferiti.
Inoltre, chiarisce quali spese di viaggio saranno pagate dall'azienda, compresa la diaria prevista, in modo che i dipendenti sappiano esattamente quanto possono spendere durante il viaggio. Oltre alle spese e alle approvazioni, una politica completa considera la sicurezza e il comfort dei dipendenti per rendere le trasferte più produttive e sostenibili.
Allora, qual è la politica di viaggio delle PMI rispetto a quella delle grandi aziende?
Mentre le organizzazioni globali possono inviare più dipendenti in viaggio di lavoro contemporaneamente, le PMI possono mandarne solo uno o due. Le aziende più grandi non solo spendono di più grazie a un budget e a un raggio d'azione più ampi, ma tendono anche a prenotare viaggi business con maggiore frequenza. Sono più attente alla gestione dei rischi e possono avvalersi di un travel manager dedicato o di un'agenzia di viaggi aziendali per le prenotazioni. A questo aumento delle distanze corrisponde la necessità di regole più severe e livelli di approvazione più elevati.
Con budget ridotti, è più importante che mai per le piccole imprese utilizzare un apposito strumento di gestione dei viaggi per risparmiare tempo e denaro nella prenotazione e nella gestione delle trasferte di lavoro.
Non esiste un modello unico valido per tutte le aziende, e le piccole imprese potrebbero preferire un approccio più flessibile e meno strutturato rispetto alle grandi società. Dovrai valutare le esigenze dei tuoi dipendenti e tenere conto del budget a disposizione per i viaggi.
Le politiche di viaggio flessibili garantiscono ai dipendenti un certo grado di autonomia. Essi possono scegliere le compagnie aeree o gli hotel che preferiscono, purché rientrino in una determinata fascia di prezzo. Una politica flessibile può lasciare spazio ai viaggi "bleisure", in cui le trasferte possono essere prolungate per includere del tempo libero all'inizio o alla fine.
Al contrario, le politiche di viaggio tradizionali prevedono una serie fissa di regole più rigide per la prenotazione. Per esempio, i viaggiatori potrebbero essere obbligati a prenotare voli con una compagnia aerea specifica.
Imposta le linee guida per le prenotazioni dei team, i limiti di spesa e le informazioni di contatto con questo semplice strumento online.
L'implementazione di una politica di viaggio per le piccole imprese, flessibile o rigida che sia, offre chiari vantaggi. Le esperienze positive legate alle trasferte aziendali dipendono dal coinvolgimento dei dipendenti. Questa correlazione esiste in tutto il mondo: il 79% dei viaggiatori business nordamericani, l'83% di quelli europei e fino al 96% di quelli dell'Asia-Pacifico riferiscono che i viaggi li rendono complessivamente più soddisfatti del loro lavoro.
In che modo una politica di viaggio per le piccole imprese contribuisce a queste esperienze positive?
Senza una politica chiara per le spese di viaggio, i dipendenti non sapranno cosa è coperto e dovranno verificare con l'ufficio contabilità prima di fare qualsiasi prenotazione o pagamento. Con un elenco delle spese di viaggio aziendali approvate, potranno effettuare acquisti pre-approvati in tutta tranquillità. In questo modo sono più chiari anche i livelli di approvazione e le responsabilità e si evitano malintesi.
I margini sono spesso ridotti per le piccole e medie imprese, quindi se i dipendenti superano il budget durante un viaggio di lavoro, possono risentirne direttamente i profitti mensili. Le spese dei dipendenti sono più prevedibili se stabilisci delle linee guida per l'alloggio e le diarie per i pasti.
Uno strumento gratuito per la gestione dei viaggi come Booking.com for Business fa risparmiare tempo, e i dipendenti troveranno più rapidamente le tariffe giuste. Lo strumento integrerà infatti le tue politiche di viaggio e mostrerà le opzioni che si adattano al budget e alle esigenze di viaggio della tua azienda.
Con una politica di viaggio per le piccole imprese, puoi avere la certezza che le spese e i pagamenti approvati soddisfino gli standard governativi in materia di conformità fiscale.
Una politica completa indicherà a chi i dipendenti possono rivolgersi quando hanno bisogno di assistenza. In questo modo, rimangono aperte le linee di comunicazione per una maggiore sicurezza dei viaggiatori. Allo stesso tempo, un sistema di prenotazione centralizzato consente al tuo team di monitorare in tempo reale gli spostamenti del personale e di fornire aiuto in caso di cancellazioni impreviste, ritardi o altri problemi di sicurezza.
Infine, se fornisci un elenco approvato di servizi di prenotazione, i tuoi dipendenti prenoteranno i viaggi solo tramite fonti affidabili e verificate.
La creazione di una politica per le spese di viaggio per una piccola impresa comporta numerosi vantaggi, ma anche alcune sfide.
Le aziende più piccole potrebbero non avere un team dedicato alle risorse umane o alla contabilità, quindi un piano di viaggio aziendale rigidamente strutturato potrebbe richiedere ulteriori livelli di approvazione non necessari. Se compili ancora manualmente le note spese, tutte le scartoffie associate ti costeranno tempo. Infatti, mediamente sono necessari 20 minuti per elaborare ogni nota spese, con una conseguente perdita di produttività.
Uno dei principali vantaggi dell'adozione di una politica sui viaggi aziendali è la gestione delle spese, che però potrebbe andare a discapito della soddisfazione dei dipendenti. Una serie di regole eccessivamente rigide potrebbe non metterli a loro agio durante i viaggi o addirittura farli sentire poco assistiti.
Per essere flessibili, le piccole imprese spesso commettono l'errore di non essere abbastanza chiare con le loro politiche. Seguire liberamente un modello di politica di viaggio per piccole imprese ti aiuterà a includere tutte le informazioni pertinenti.
Sebbene non sia così articolato come quello delle grandi aziende, un modello di politica di viaggio per piccole imprese dovrebbe includere elementi essenziali quali:
In un piano di viaggio per grandi imprese potrebbe essere necessario includere le diarie per le principali città del mondo. Nel caso di una PMI invece, i budget sono più mirati alle destinazioni principali dell'azienda. Indica la spesa massima per categorie quali voli, alloggio, trasporti di superficie e auto a noleggio.
Quali strumenti o piattaforme di prenotazione devono utilizzare i dipendenti? Con quanto anticipo devono organizzarsi e come vengono approvati i piani di viaggio? Una piattaforma gratuita per la gestione dei viaggi come Booking.com for Business consente di snellire il flusso di lavoro relativo alla prenotazione e alla gestione delle trasferte con un unico strumento.
Come dovranno pagare i dipendenti i viaggi di lavoro? Metterai a disposizione carte di credito aziendali o metodi di pagamento virtuali?
Ecco alcuni esempi:
Questa è una delle sezioni più importanti di qualsiasi politica di viaggio per piccole imprese, perché qui sono elencate le spese aziendali coperte e quelle non coperte. In questo modo si evitano le spese eccessive per quelle categorie non ben definite come l'intrattenimento dei clienti. Esempi di spese generalmente coperte includono:
Esempi di articoli che potrebbero non essere approvati includono:
Dovrebbe esserci una sezione che indichi come il personale deve presentare le spese e quali documenti devono essere allegati. Specifica chiaramente i tempi per la presentazione delle richieste di rimborso e quando e come verranno effettuati i pagamenti per i viaggi di lavoro.
Come le grandi aziende, anche le piccole imprese hanno una duty of care per i propri dipendenti. Dovresti includere nella tua politica tutte le informazioni pertinenti in materia di sicurezza, come i recapiti di emergenza e i dettagli dell'assicurazione di viaggio.
Le grandi aziende a volte hanno difficoltà a garantire la conformità su larga scala. Uno dei vantaggi delle PMI è che, avendo meno dipendenti, sono in grado di comunicare più efficacemente la propria politica.
Assicurati che la politica sia scritta in un linguaggio chiaro per evitare malintesi, senza inutili termini tecnici e legali. Dove si parla di spese personali e spese aziendali ufficiali, usa elenchi puntati e liste per rendere il testo più interessante.
Assicurati quindi che tutte le parti interessate, inclusi i dipendenti a tempo pieno e i collaboratori, comprendano le nuove linee guida. Per risultati ancora migliori, il documento dovrebbe applicarsi ai dipendenti di tutti i livelli. Per esempio, regole diverse per i dirigenti e per i collaboratori potrebbero creare confusione.
Infine, utilizza l'automazione ove possibile per snellire le procedure di approvazione. Integra le app di monitoraggio delle spese e le piattaforme di pagamento virtuale nei tuoi processi di prenotazione per ottenere un flusso di lavoro coerente.
Una volta definita una politica di viaggio e di spese, scrivere un piano di viaggio aziendale dovrebbe essere semplice.
Utilizza le linee guida della politica aziendale per cercare voli e hotel adeguati disponibili nelle date del tuo viaggio. Poi scrivi un itinerario contenente:
Controlla la tua politica di viaggio per assicurarti che l'itinerario sia pienamente conforme e condividilo con il team.
Sì, i viaggi sono considerati spese aziendali ufficiali, perciò le piccole imprese possono richiedere agevolazioni fiscali su questi costi. Ecco perché un monitoraggio delle spese e una contabilità accurati sono componenti chiave di qualsiasi politica di viaggio.
Per i titolari di piccole imprese, il confine tra viaggi personali e viaggi di lavoro a volte può essere poco netto. Che si tratti di dichiarazioni all'IRS, all'HMRC o ad altri enti fiscali, ricorda che le spese di viaggio sono ammissibili solo se sostenute durante trasferte di lavoro necessarie.
Quindi, mentre il normale tragitto casa-lavoro non è considerato una spesa di viaggio aziendale, andare in un altro Paese per partecipare a una fiera rientra invece in queste spese.
Se sei titolare di una piccola impresa, l'idea di scrivere una politica di viaggio formale potrebbe scoraggiarti. Tuttavia, stabilire linee guida chiare fin dall'inizio aiuta a mantenere le aspettative dei dipendenti, e i relativi costi, in linea con la crescita dell'azienda. Prenditi il tempo necessario per rivedere la tua politica e perfezionarla secondo necessità, per garantire una maggiore flessibilità e conformità.
Grazie agli strumenti di prenotazione e ai sistemi automatizzati di gestione delle spese disponibili oggi, è più facile che mai creare una politica per le spese di viaggio per le piccole imprese, che soddisfi le esigenze del tuo team.
La seguente guida è un manuale dettagliato e completo per le politiche di viaggio.
Con questa guida completa, scoprirai cos'è una politica di viaggio, come monitorarne la conformità e...
