Una buona politica sui viaggi di gruppo garantisce sicurezza e duty of care. Scopri come proteggere i dipendenti e viaggiare in sicurezza.
Il tuo team si sente supportato durante i viaggi di lavoro? Quasi tre quarti (73% delle persone che viaggiano per lavoro) dichiarano che rifiuterebbero di partire per un viaggio se il loro datore di lavoro non desse priorità alla sicurezza. È quindi ora più importante che mai rivedere la tua politica aziendale in merito ai viaggi di lavoro di gruppo.
Una politica completa sulla sicurezza dei viaggi aziendali delinea il quadro pratico per garantire la sicurezza dei membri dei team quando viaggiano per lavoro. Fornisce ai viaggiatori le procedure di emergenza, gli strumenti di comunicazione e i dettagli assicurativi necessari, in modo che sappiano a chi rivolgersi in caso di problemi durante il viaggio.
Ma la politica sulla sicurezza dei viaggi della tua azienda riflette i rischi attuali? In questa guida esamineremo gli aspetti principali da tenere presenti, fornendo al contempo consigli proattivi sulla sicurezza a chi viaggia per lavoro.
I viaggi in gruppo garantiscono maggiore sicurezza rispetto ai viaggi di lavoro in solitaria. I dipendenti che viaggiano da soli affrontano rischi particolari, spesso a causa delle difficoltà di comunicazione in località remote e della mancanza di supporto gestionale in loco.
Quando viaggiano in gruppo, i membri di un team sono pronti ad aiutarsi a vicenda in caso di imprevisti. Tuttavia, come per qualsiasi altra iniziativa, è opportuno mettere in conto dei potenziali rischi.
I viaggi di lavoro di gruppo possono essere interrotti da conflitti politici inattesi o da episodi di disordini civili. Negli ultimi dodici mesi, più di 72 paesi hanno conosciuto significativi episodi di protesta. Le situazioni di questo tipo, soggette a rapida evoluzione, possono causare la chiusura di strade, mentre eventuali scioperi possono comportare l’interruzione di servizi, impedendo così di rispettare l’itinerario previsto.
Che si tratti di una conferenza all’estero nel picco della stagione influenzale o di una visita in una regione con standard igienici differenti, tieni conto dell’impatto sulla salute in viaggio per il tuo team. Le infezioni respiratorie, la gastroenterite e la diarrea del viaggiatore sono le condizioni più comuni a cui rischia di essere esposto chi viaggia per lavoro, oltre al fatto che i viaggiatori in gruppo sono più soggetti a trasmettersi germi.
Le calamità naturali, tra cui terremoti, uragani e inondazioni, comportano gravi rischi per la sicurezza, in particolare per i gruppi di lavoratori in aree remote che potrebbero rimanere isolati dal mondo fino al ripristino dei servizi. In ogni caso, anche i temporali di moderata intensità possono avere ripercussioni sui piani di viaggio, per ritardi nei voli o per interruzioni di corrente.
Nei centri urbani i tassi di microcriminalità potrebbero essere più elevati, rendendo necessari protocolli di sicurezza aggiuntivi. A seconda del tipo di viaggio di lavoro, i team possono collaborare con fornitori terzi, come servizi di auto con autista o squadre di operai edili. Il ricorso a terze parti non verificate comporta un ulteriore fattore di rischio.
Il concetto di “duty of care” è integrato in ogni efficace politica aziendale sui viaggi di lavoro. Definisce le responsabilità legali e morali di un’azienda in merito alla salute, alla sicurezza e al benessere dei dipendenti.
Per soddisfare i requisiti di duty of care, la tua azienda dovrebbe effettuare una valutazione dei rischi prima di ogni viaggio, prendendo in considerazione ciascuno dei fattori descritti sopra (disordini politici, calamità meteorologiche, rischi sanitari e criminalità/sicurezza). Nel caso di viaggi di gruppo, è importante anche esaminare i singoli membri del gruppo per individuare eventuali fattori di rischio personali, come ad esempio condizioni di salute preesistenti.
Un efficace duty of care, unito alla gestione dei rischi specifici del viaggio, consente ai dipendenti in trasferta di svolgere le attività pianificate senza preoccupazioni o distrazioni. Avranno la certezza che, se dovesse succedere qualcosa, l’azienda sarà pronta a sostenerli.
Il rispetto dei requisiti di duty of care è la forza trainante alla base della creazione di una politica sulla sicurezza in viaggio. Ma è la politica stessa a fornire una tabella di marcia a chi viaggia per lavoro, con tutte le procedure chiaramente descritte per evitare fraintendimenti.
Una buona politica di viaggio permette ai dipendenti di sapere cosa ci si aspetta da loro quando viaggiano, fornendo loro gli strumenti necessari per rimanere al sicuro anche in situazioni di emergenza.
Imposta le linee guida per le prenotazioni dei team, i limiti di spesa e le informazioni di contatto con questo semplice strumento online.
Di seguito sono elencati gli elementi da includere nella politica aziendale sui viaggi di gruppo per gestire al meglio i rischi e garantire la sicurezza dei dipendenti.
Organizzare un viaggio per un gruppo è spesso un’attività complessa che richiede un elevato livello di organizzazione per gestire le preferenze individuali e i diversi programmi. Una politica di viaggio aziendale ben strutturata elimina ogni dubbio in merito a conformità e duty of care, ma è possibile integrarla con le seguenti tecniche.
Abbiamo già accennato all’importanza di effettuare una valutazione dei rischi che comporta ogni viaggio. Tuttavia, quando organizzi un viaggio di gruppo, tieni presente anche la necessità di valutare i livelli di rischio individuali insieme al quadro ambientale più ampio e al contesto specifico della destinazione. Ad esempio, nella valutazione complessiva del gruppo includi aspetti quali gli atteggiamenti culturali, il galateo internazionale e le esigenze specifiche dei viaggiatori LGBTQ+ o delle donne.
Una buona polizza assicurativa di gruppo per i viaggi di lavoro è un requisito essenziale. Chi viaggia per lavoro dovrebbe usufruire di coperture non solo per bagagli smarriti e cancellazioni di viaggio, ma anche per spese mediche, infortuni e costi di evacuazione di emergenza. Certo, è possibile acquistare polizze singole per coprire ogni singolo viaggiatore, ma questa soluzione può risultare più costosa e inefficiente rispetto alle polizze di gruppo.
Un altro aspetto da considerare è l’assistenza in viaggio, il complemento naturale dell’assicurazione. L’assicurazione è l’indennizzo monetario che ricevi per coprire i costi sostenuti a causa di un’interruzione del viaggio e offre quindi protezione economica. L’assistenza riguarda invece il servizio vero e proprio, che si tratti di supporto ai clienti, accesso a servizi medici o monitoraggio dei viaggiatori. I migliori programmi di gestione dei rischi di viaggio combinano i due aspetti in un unico pacchetto.
Anche i piani più elaborati per la sicurezza in viaggio sono inutili se il tuo team non ne è a conoscenza. Per i viaggi di gruppo, organizza una sessione di formazione con l’intero team per discutere delle conclusioni emerse dalla valutazione dei rischi. Informa i dipendenti riguardo alle truffe più comuni nei viaggi di lavoro e ai rischi per la sicurezza che potrebbero dover affrontare, che si tratti di borseggiatori o proteste, e fornisci consigli utili per gestire queste situazioni.
Oltre alle informazioni specifiche sulla destinazione, dovresti esaminare in dettaglio la politica di viaggio. Assicurati che i dipendenti sappiano quale tipo di viaggio è consentito, come prenotare l’alloggio e i recapiti a cui fare riferimento in caso di emergenza.
Viaggiare in gruppo non significa che i dipendenti saranno sempre insieme. Possono avere impegni e itinerari diversi in luoghi differenti e alcuni potrebbero decidere di prolungare il soggiorno per trasformarlo in un viaggio “bleisure”, ossia di lavoro e svago al tempo stesso. Come garantire la sicurezza di tutti?
Uno strumento di monitoraggio dell’itinerario offre un modo semplice per tenere sotto controllo la posizione dei viaggiatori. In questo modo, se dovesse verificarsi un incidente, la tua azienda sarà in grado di localizzare rapidamente tutti i viaggiatori e fornire loro il supporto necessario.
Se prevedi di viaggiare per lavoro e stai organizzando un viaggio di lavoro di gruppo, ecco cosa puoi fare per viaggiare in sicurezza.
Booking.com for Business semplifica la gestione dei viaggi di lavoro di gruppo. Puoi prenotare e gestire voli aziendali e alloggi per gruppi da un’unica piattaforma gratuita. Confrontando gli hotel, puoi vedere le caratteristiche di sicurezza specifiche di ciascuno, come cassette di sicurezza, accesso con tessera magnetica e reception aperta 24 ore su 24.
Per chi prenota viaggi di lavoro, la possibilità di visualizzare le singole prenotazioni di viaggio da una dashboard di amministrazione aiuta a fornire supporto e a soddisfare i requisiti di duty of care. La nostra partnership con Traxo offre una panoramica di tutte le prenotazioni con una mappa della posizione dei viaggiatori in tempo reale. Collaboriamo anche con International SOS, leader mondiale nella gestione dei rischi per la salute e la sicurezza, per fornire assistenza in materia di sicurezza 24 ore su 24, 7 giorni su 7 e aiutare le aziende a prendere decisioni più consapevoli sulla base di informazioni in tempo reale.
Gestisci il team e le spese in un unico posto, risparmia denaro, guadagna bonus Genius
I viaggi di lavoro offrono interessanti opportunità di crescita, ma è importante anche riconoscere i rischi e prepararsi ad affrontarli. Uno dei punti chiave da ricordare è che i gruppi di viaggio sono composti da individui, ognuno dei quali ha esigenze e profili di rischio specifici. Stabilendo procedure chiare nel piano di sicurezza per i viaggi aziendali, supportate da valutazioni dei rischi prima del viaggio e da sessioni di formazione dei dipendenti, fornirai a chi viaggia per lavoro gli strumenti di cui ha bisogno per sentirsi al sicuro, con l’opportuno sostegno e in piena tranquillità durante tutto il viaggio.
Le polizze assicurative per viaggi di gruppo garantiscono la copertura a più colleghi, in genere un minimo di dieci, con l’acquisto di un’unica polizza. Tutti ricevono lo stesso livello di protezione nel caso di eventi imprevisti, solitamente a un prezzo scontato rispetto a singole polizze assicurative di viaggio.
Esistono due tipi di assicurazione di gruppo: obbligatoria e volontaria. Un piano obbligatorio prevede l’iscrizione di tutti i membri del gruppo, mentre i piani volontari consentono a chi viaggia per lavoro di scegliere se aderire o meno.
Per coordinare un viaggio di lavoro di gruppo sono necessarie organizzazione e flessibilità per soddisfare tutte le preferenze, le destinazioni e gli orari dei viaggiatori. Al momento della prenotazione di alloggi o voli aziendali di gruppo, dovrai anche assicurarti che siano consentite modifiche dell’ultimo minuto.
Con questa guida completa, scoprirai cos'è una politica di viaggio, come monitorarne la conformità e...
La politica per le spese di viaggio definisce le aspettative per i viaggiatori. Crea la tua politica...
