Che siano causate da errore manuale o truffa di phishing, le frodi sulle spese di viaggio di lavoro costano caro alle aziende.
Durante i viaggi di lavoro impegnativi, una serie ininterrotta di pranzi con i clienti e corse in taxi condivise può portare a errori involontari. Anche se all’inizio possono sembrare insignificanti, poiché una fattura duplicata o una ricevuta errata può capitare occasionalmente, questi piccoli errori si traducono nel tempo in ingenti perdite.
Il costo è impressionante: secondo alcune stime, entro il 2028, le frodi sulle spese di viaggio di lavoro potrebbero causare perdite globali pari a 200 miliardi di dollari. Tutto questo ha un peso, soprattutto per le PMI che operano con margini più ridotti rispetto alle aziende più grandi. Con un valore delle frodi che raggiunge il 10% della spesa globale per i viaggi di lavoro, la tua azienda non può permettersi di ignorare il problema.
Molte spese fraudolente sono causate da punti deboli nella politica relativa alle spese di viaggio di un’azienda, mentre protocolli di sicurezza informatica inadeguati espongono chi viaggia per lavoro al rischio di cadere vittima delle comuni truffe di phishing online.
In questa guida, esamineremo i modi migliori per identificare e prevenire le frodi sulle spese di viaggio, fornendo al contempo consigli di sicurezza informatica per mantenere al sicuro il tuo team durante i viaggi. Rafforzando il tuo approccio con strategie tecnologiche, ridurrai le frodi creando al contempo un ambiente più affidabile e trasparente.
Nella maggior parte dei casi, chi viaggia per lavoro presenta le richieste di rimborso senza problemi. Se tuttavia queste richieste non corrispondono a spese di viaggio legittime, ci si trova di fronte a una frode sulle spese di viaggio. Ecco alcuni casi possibili:
Poiché le discrepanze e gli importi pagati in eccesso sono veramente irrilevanti, spesso passano inosservati. Tuttavia, con il passare del tempo, le frodi sulle spese assumono proporzioni davvero notevoli. In effetti, uno studio globale sulle frodi condotto dall’ACFE ha rilevato che il 5% delle entrate annuali di un’organizzazione va persa a causa delle frodi.
Questi casi di esempio sono spesso causati da errori involontari e risultano da un reale fraintendimento della politica di viaggio aziendale. Per questo motivo è così importante chiarire quali sono le spese approvate.
Molti casi di frode sulle spese di viaggio di lavoro sono causati da fraintendimenti ed errori umani. Tuttavia, esistono altre truffe a cui prestare attenzione che possono portare a un rimborso illegittimo delle spese di viaggio. Ad esempio, e-mail di phishing e siti web di prenotazione fraudolenti possono ingannare le persone che viaggiano per lavoro facendo loro pagare e presentare ricevute per spese illegittime.
Ecco alcuni dei tipi più comuni di frode nei viaggi di lavoro a cui prestare attenzione.
I truffatori clonano i marchi di catene alberghiere o agenzie di viaggio legittime, sfruttandoli per creare portali di prenotazione falsi. La persona che viaggia per lavoro pensa di prenotare alloggi legittimi, ma il denaro finisce sul conto del sito falso, con conseguente perdita della prenotazione per chi viaggia e di entrate per l’azienda.
Oltre il 90% di attacchi informatici di successo ha inizio con un’email di phishing. La persona che viaggia per lavoro viene indotta a visitare un sito web o una pagina di pagamento illegittima. I truffatori potrebbero inviare false e-mail di conferma con il marchio di un hotel, chiedendo il pagamento tramite un link incluso nel messaggio. La presentazione della ricevuta di tale pagamento all’azienda da parte del viaggiatore costituisce una frode relativa alle spese.
Alcuni truffatori online prendono di mira chi deve viaggiare per lavoro affermando di rilasciare visti o passaporti a un prezzo inferiore rispetto ai canali ufficiali oppure spacciandosi per fonte ufficiale dell’amministrazione competente. Quando arriverai al controllo passaporti dell’aeroporto, scoprirai che il visto non è legittimo, con i costi e lo stress che ne conseguono.
Violazioni di dati, malware e test delle carte con acquisti di piccolo importo sono modi comuni per sottrarre i dati delle carte online. Per chi viaggia all’estero per lavoro, è anche importante prestare attenzione alle truffe di clonazione delle carte, in cui un dispositivo di skimming viene collegato al POS di un punto vendita o a un bancomat.
Con un po’ di attenzione, molte delle truffe a danno dei viaggiatori appena descritte possono essere facilmente evitate. Tuttavia, le frodi relative alle spese aziendali possono essere più subdole. La prevenzione da questo tipo di frodi ha inizio con una politica su viaggi e spese ben definita e prevede il supporto della tecnologia. Di seguito sono descritti i passi da compiere in questa direzione.
Imposta le linee guida per le prenotazioni dei team, i limiti di spesa e le informazioni di contatto con questo semplice strumento online.
L’obiettivo di questa politica deve essere quello di eliminare qualsiasi ambiguità. Quando viaggiano per lavoro, i dipendenti dovrebbero sapere quali spese sono ammissibili, come raccogliere e presentare le ricevute e come queste verranno rimborsate. Fornisci informazioni dettagliate sulle spese specifiche che non sono coperte, insieme agli importi a cui hanno diritto giornalmente.
La politica per le spese di viaggio della tua azienda dovrebbe essere facilmente reperibile, su richiesta e nel cloud, per una facile consultazione mentre i dipendenti viaggiano per lavoro.
Secondo la GBTA, quasi il 19% delle note spese contiene errori. La loro correzione comporta un costo di 52 dollari e la perdita di 18 minuti di tempo prezioso per la tua azienda. E questo vale solo per gli errori effettivamente rilevati. Quelli che passano inosservati contribuiscono ad aumentare il costo complessivo delle frodi relative alle spese.
I processi manuali sono una delle principali cause di errori e inefficienze, oltre a lasciare spazio alle frodi commesse dai dipendenti. Secondo BTN Europe, le aziende che fanno ancora uso delle note spese manuali hanno il doppio delle probabilità di subire frodi, rispetto a quelle che sono passate a strumenti automatizzati. Oggi le soluzioni migliori per la gestione delle spese sono completamente automatizzate, monitorano le spese sostenute e analizzano le note spese per segnalare eventuali errori non appena si verificano. In questo modo, il processo relativo alle spese di viaggio e al conseguente rimborso risulta più fluido ed efficiente sia per le aziende che per i dipendenti.
Riduci il rischio di furto di carte di credito e di frodi sui pagamenti emettendo carte aziendali per le spese di viaggio. In questo modo, puoi avere maggiore controllo e supervisione sulle spese e puoi ricevere direttamente i report delle attività per identificare eventuali discrepanze. Le società come Revolut offrono carte aziendali virtuali che permettono di impostare controlli per categorie, valute e conti specifici, prevenendo eventuali usi impropri nel caso in cui i dati finissero nelle mani sbagliate.
Il rimborso delle spese sostenute durante i viaggi di lavoro si basa sulle ricevute. Ora che sempre più aziende passano al digitale, vale la pena utilizzare una tecnologia di acquisizione delle immagini basata sull’IA. Gli scanner per ricevute intelligenti sono potenti strumenti che consentono di rilevare eventuali frodi sulle spese sfruttando il riconoscimento ottico dei caratteri (OCR) per convertire immagini di testo in un formato leggibile dal computer. Le ricevute vengono quindi esaminate automaticamente, riga per riga, tramite una tecnologia in grado di segnalare e rimuovere le righe che riflettono spese non ammesse.
Ad esempio, se la politica per le spese di viaggio della tua azienda non prevede l’acquisto di alcolici, la tecnologia di acquisizione delle immagini scansionerà lo scontrino di un pasto e rimuoverà la voce corrispondente a un bicchiere di vino. Allo stesso tempo, questa tecnologia consente di raccogliere dati utili per la gestione e l’analisi future delle frodi.
Sebbene gli strumenti automatizzati offrano un modo efficace per individuare le frodi in tempo reale, è anche buona norma che le aziende controllino regolarmente le spese dei dipendenti. È particolarmente importante monitorare la rendicontazione delle spese dei nuovi assunti, che potrebbero non avere ancora compreso i dettagli della politica aziendale.
Le persone che viaggiano per lavoro possono ulteriormente rafforzare l’approccio aziendale alla gestione delle frodi seguendo alcuni consigli fondamentali per la sicurezza. Se stai pianificando un viaggio di lavoro, il primo passo è leggere attentamente la politica di viaggio della tua azienda e utilizzare solo le piattaforme approvate per prenotare i viaggi.
Prevenire le frodi significa anche tenere a mente i seguenti consigli per la sicurezza informatica durante tutto il viaggio.
Con le minacce in continua evoluzione, è possibile restare un passo avanti rispetto ai truffatori seguendo gli ultimi consigli sulla sicurezza informatica per i viaggi di lavoro.
Uno dei modi migliori per evitare le truffe di phishing e di pagamento è quello di utilizzare soltanto una piattaforma di prenotazione affidabile e rispettabile per i viaggi di lavoro. L’utilizzo di più siti web per prenotare ogni fase del viaggio aumenta le probabilità di attività fraudolente.
Con Booking.com for Business, puoi centralizzare la pianificazione dei viaggi su un’unica piattaforma completa per un monitoraggio sicuro. Puoi prenotare e gestire voli, hotel e noleggi auto con una panoramica delle spese suddivise per mese e tipo di viaggio.
Puoi inoltre definire in modo più accurato le politiche per le spese di viaggio aziendali scegliendo metodi di pagamento approvati. Per un’ulteriore sicurezza dei pagamenti, la tua azienda può aggiungere fino a quattro carte di credito alla dashboard, che i viaggiatori possono selezionare durante una prenotazione. Sebbene i dettagli completi delle carte siano nascosti per motivi di sicurezza, gli utenti vedranno sufficienti informazioni per selezionare la carta giusta e conservare le preferite sui propri profili. In questo modo, avrai maggiore controllo sui pagamenti.
La prevenzione delle frodi sulle spese aziendali richiede un approccio proattivo. La strategia da adottare ha inizio con una politica completa e chiara per le spese di viaggio che i dipendenti sono tenuti a rispettare, seguita da una formazione continua sulla sicurezza informatica e da tecnologie automatizzate per la gestione delle spese. Sia per il controllo di note spese che per la presentazione di ricevute, l’adozione di sistemi di gestione delle spese semplificati contribuiscono notevolmente a ridurre le probabilità di frodi.
Un’attività di controllo regolare, unita a software di gestione automatica delle spese, è il modo migliore per identificare rapidamente le transazioni fraudolente. Gli attuali strumenti basati sull’IA possono setacciare enormi quantità di dati sui viaggiatori per individuare errori.
I quattro tipi principali di frodi relative alle spese dei dipendenti includono:
Per rilevare rapidamente pagamenti fraudolenti durante i viaggi di lavoro, le aziende possono utilizzare funzionalità di analisi comportamentale e apprendimento automatico per identificare acquisti imprevisti di grande entità o transazioni ad alto rischio. Allo stesso tempo, l’impronta digitale dei dispositivi consente di tracciare i pagamenti per verificare se una carta è stata utilizzata in un luogo insolito.
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