In un mercato globale, i servizi di trasferimento dei dipendenti aiutano le aziende a mettere il team giusto al posto giusto. Che l'esigenza sia pianificare un progetto internazionale, invitare dipendenti dall'estero o aprire un nuovo ufficio, dovrai gestire tutta la normale logistica dei viaggi d'affari, dai voli agli alloggi e ai visti.

Oltre a gestire gli itinerari di viaggio, i dipartimenti delle risorse umane devono sistemare i dipendenti in ambienti non familiari, mentre i dipartimenti che si occupano della contabilità devono affrontare i vari costi del trasferimento. È per queste esigenze che avere una politica concreta può fare la differenza. In questo blog spiegheremo perché la politica di trasferimento aziendale è così importante e presenteremo i componenti essenziali per il successo di questo processo.

Cosa significa trasferimento dei dipendenti?

Il termine trasferimento descrive il processo di spostamento dei dipendenti da una sede a un'altra. Potrebbe trattarsi della sistemazione dei neoassunti presso la sede centrale aziendale, del trasferimento di dirigenti in un altro Paese o dello spostamento di un team esperto in una città vicina.

Che si tratti di uno spostamento nelle vicinanze o dall'altra parte del mondo, il trasferimento del personale implica uno sconvolgimento nelle vite dei lavoratori, motivo per cui un servizio di trasferimento aziendale attraente e ben congegnato è cruciale per il buon esito di questo processo.

Quando ha senso trasferire un dipendente?

Come per i viaggi di lavoro a breve termine, ci sono numerose ragioni per un trasferimento a lungo termine. Ecco alcuni scenari tipici:

I neoassunti vengono accolti presso la sede centrale dell'azienda per una formazione approfondita e di persona

  • I nuovi dipendenti vengono trasferiti da un'altra città o un Paese diverso per lavorare presso la sede centrale dell'azienda in via permanente
  • L'azienda apre un nuovo ufficio satellite in un altro Paese che richiede membri del team esperti
  • L'azienda lavora a un progetto per una sede specifica che richiede dipendenti con un set di competenze particolari
  • Il dipendente richiede il trasferimento in un altro Paese in cui ha sempre desiderato vivere
  • A un dipendente viene offerta una promozione a condizione che si trasferisca in un'altra area

Vantaggi del trasferimento per i datori di lavoro

Con la maggiore diffusione del lavoro a distanza e dell'orario flessibile, sempre più dipendenti sono disposti a trasferirsi, soprattutto se si tratta di un luogo con un costo della vita inferiore.

Anche sostituire dipendenti esperti può essere un impegno costoso. Da una ricerca di Gallup risulta che la sostituzione dei dipendenti in prima linea costa il 40% del loro stipendio, una percentuale che sale all'80% per i professionisti tecnici e fino al 200% per i manager esperti. La flessibilità della sede promuove la fidelizzazione dei dipendenti e può aiutare la tua azienda a trattenere i migliori talenti.

Allo stesso tempo, il trasferimento dei dipendenti contribuisce a far crescere l'azienda, sia che si tratti di ampliare l'attività attraverso progetti di assunzione di nuovo personale o di aprire nuove sedi satellite.

Vantaggi del trasferimento per i dipendenti

Il trasferimento può essere attraente per svariati motivi, tra cui l'opportunità di fare nuove esperienze e avanzare di carriera. Secondo un report di Remote Workforce del 2024, il 71% delle aziende intervistate sceglie assunzioni a livello internazionale, aprendo le porte a promozioni e alle possibilità di fare carriera.

Un cambio di scenario da solo può essere un incentivo per chi già ama i viaggi d'affari. Il trasferimento consente ai dipendenti di creare nuove connessioni e di sviluppare una rete di professionisti che la pensano allo stesso modo all'estero, sperimentando al tempo stesso una cultura diversa.

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Come funziona il trasferimento dei dipendenti?

I trasferimenti possono essere volontari o meno. Nel caso del trasferimento volontario, la richiesta viene presentata dal dipendente e poi approvata dal datore di lavoro.

Per i trasferimenti non volontari, la richiesta viene dal datore di lavoro, come condizione per una promozione.

In entrambi i casi, una volta ottenuto l'accordo di entrambe le parti, il datore di lavoro creerà un pacchetto personalizzato di trasferimento aziendale che copra tutte le spese di trasloco e di viaggio. In questa fase, molte aziende si avvalgono dell'aiuto di un servizio di trasferimento aziendale per gestire la logistica dello spostamento, dalla ricerca di un alloggio al sostegno per la famiglia.

Tipi di spostamento che richiedono un servizio di trasferimento

Non tutti i trasferimenti comportano uno spostamento internazionale permanente. In effetti, molte richieste sono a breve termine e basate su progetti. Ecco i tre tipi principali di trasferimento di dipendenti e dirigenti:

Viaggi d'affari

Molti lavori comportano frequenti viaggi di lavoro che spesso durano più di un fine settimana. I rappresentanti di vendita e i consulenti tornano spesso nella stessa città per le riunioni, il che richiede la gestione ricorrente di itinerari e alloggi. Anche i viaggi per un progetto specifico rientrano in questa categoria, indipendentemente dal fatto che durino settimane o mesi.

In questi casi, l'utilizzo di una piattaforma per viaggi aziendali come Booking.com for Business può essere di enorme aiuto per la gestione di più itinerari. I team amministrativi possono anche tenere traccia delle spese di viaggio per un rimborso rapido, garantendo al contempo la sicurezza dei dipendenti in viaggio.

Trasferimento dei dipendenti a breve termine

A differenza dei viaggi di lavoro, che prevedono la possibilità di entrare e uscire dal Paese, un trasferimento a breve termine richiede la residenza. Tuttavia, sarà a tempo determinato e con una data di fine prestabilita.

Trasferimento dei dipendenti a lungo termine

Il trasferimento a lungo termine richiede lo spostamento in un'altra città o in un Paese diverso per almeno un anno o anche a tempo indeterminato. Mentre il trasferimento di dirigenti a breve termine ha una data di fine, i piani a lungo termine sono più aperti. Hanno anche implicazioni legali, fiscali e di conformità più complesse.

Quali conseguenze hanno i trasferimenti per i dipendenti?

I trasferimenti aziendali comportano svariati vantaggi, ma anche alcune sfide. Trasferirsi per lavoro non è una decisione che può essere presa alla leggera, tenuto conto del potenziale impatto sulla vita familiare, sul tempo personale e sul costo della vita. Nel caso di spostamenti radicali all'estero potrebbero servire anche lezioni di lingua e il supporto continuativo da parte dell'azienda.

Costi di trasferimento per i dipendenti

I costi di trasferimento per i dipendenti dovrebbero essere coperti dal datore di lavoro, compresi traslochi, forniture e l'eventuale sostegno occupazionale per le famiglie. Anche quando si tratta di una decisione volontaria, le spese di trasferimento dovrebbero essere considerate parte di qualsiasi pacchetto finanziario.

I dipendenti possono rifiutarsi di trasferirsi?

Quando un datore di lavoro sposta la sede aziendale e richiede ai dipendenti di seguirlo, questo è considerato un trasferimento involontario. Ma i dipendenti possono rifiutare il trasferimento? Dipende dal contratto di lavoro. Alcuni includono una clausola di mobilità, che stabilisce che i dipendenti sono tenuti a spostarsi (entro limiti ragionevoli) se richiesto.

Cos'è una politica di trasferimento dei dipendenti?

Le politiche di trasferimento aziendale sono pacchetti di benefit disponibili per il personale che si sposta in nuove sedi. È inclusa l'assistenza economica a copertura dei costi di trasferimento per i dipendenti. Comprendono anche l'assistenza amministrativa per alleviare lo stress del trasferimento, come il supporto per requisiti come i visti, la ricerca dell'alloggio e l'aiuto con il trasloco.

Oltre a elencare tutti i benefit e l'assistenza, una politica di trasferimento aziendale stabilisce i diritti dei dipendenti e le responsabilità del datore di lavoro.

Cosa dovrebbe includere una politica di trasferimento dei dipendenti?

L'obiettivo finale di qualsiasi politica di trasferimento dei dipendenti è quello di eliminare ogni incertezza sui diritti e sulle aspettative. A tal fine, dovrai includere le seguenti sezioni:

  1. Idoneità ai benefit: indica chi ha diritto al sostegno economico e se varia in base al titolo professionale o al tipo di trasferimento.
  2. Descrizione dei benefit: descrivi i tipi specifici di benefit e i relativi limiti economici.
  3. Come richiedere i benefit: descrivi in che modo possono essere richiesti i benefit, sia che si tratti del rimborso delle ricevute o dell'uso di un software di contabilità.
  4. Come gestire le spese impreviste: in che modo l'azienda gestisce problemi imprevisti, come i voli cancellati?
  5. Spese non rimborsabili: ci sono spese legate al viaggio che non sono coperte?
  6. Implicazioni fiscali dei benefit: questi benefit economici sono considerati reddito imponibile nel tuo Paese?
  7. Supporto amministrativo per il trasferimento: è previsto l'aiuto del datore di lavoro per i visti e la lingua? Viene messa a disposizione una guida locale?
  8. Sostegno al trasferimento della famiglia: il datore di lavoro contribuisce a fornire assistenza temporanea o sostegno occupazionale ai familiari?

Cos'è un'indennità di trasferimento?

Si tratta di un'indennità che fa parte del pacchetto complessivo e si riferisce ai vantaggi finanziari che i dipendenti possono aspettarsi come parte del trasferimento. Può essere offerta come somma forfettaria o rimborso delle ricevute delle spese di viaggio.

Le indennità di trasferimento coprono in genere gli stessi costi sostenuti durante i viaggi di lavoro:

  • Biglietti aerei e ferroviari
  • Costi di noleggio auto
  • Diaria per i pasti
  • Costo dell'alloggio temporaneo
  • Costo del trasloco

L'indennità copre inoltre i costi di deposito/storage temporaneo e le spese accessorie.

Cos'è un tipico pacchetto di trasferimento?

Mentre un'indennità di trasferimento copre i costi relativi al viaggio, un pacchetto completo di trasferimento descrive i benefit aggiuntivi associati al costo del trasloco.

Se la tua azienda non fornisce un alloggio, inizia con le spese di ricerca della casa per la nuova residenza permanente del dipendente. Alcuni pacchetti di trasferimento aziendale aiutano gli acquirenti a coprire le commissioni per gli agenti immobiliari, le spese di perizia e trasferimento di proprietà, nonché i costi per la richiesta del mutuo.

Dovresti inoltre aspettarti la copertura dei costi di trasloco, compresi l'imballaggio e il deposito presso il nuovo indirizzo. Dopo il trasferimento nella nuova casa, i costi aggiuntivi includono l'installazione degli elettrodomestici e l'attivazione delle utenze.

Tieni presente che non è obbligatorio sostenere questi costi e spetta alla tua azienda stabilire quali spese includere nella copertura. Molte aziende offrono pacchetti a più livelli. Ad esempio, il trasferimento dei dirigenti potrebbe includere la copertura di maggiori spese rispetto al pacchetto per i neoassunti. I pacchetti di trasferimento aziendale con copertura globale sono in genere riservati ai dipendenti senior.

Perché la tua azienda ha bisogno di una politica di trasferimento aziendale?

Il primo motivo per adottare una politica di trasferimento è l'opportunità di attirare talenti nelle sedi preferite. I dipendenti potrebbero esitare a fare un grande passo senza un sostegno adeguato e vedere un accordo scritto aiuta a prendere questa decisione.

In secondo luogo, le politiche di trasferimento aziendale garantiscono il rispetto del budget. I costi del trasloco possono rapidamente andare fuori controllo, ma definendo i limiti di spesa e le spese non rimborsabili è possibile circoscrivere le aspettative.

Guida dettagliata alla stesura di una politica di trasferimento dei dipendenti

Una buona politica di trasferimento dei dipendenti attira i talenti più interessanti verso la tua azienda, favorendo l'assunzione e la fidelizzazione. Ecco come scriverne una.

Passaggio 1: incontra tutti i dipartimenti pertinenti

Riunisci i dipartimenti delle risorse umane, aziendali e della contabilità per discutere di ciò che è o non è possibile fare. Anche se è in genere il team delle risorse umane a scrivere questa politica, sarà necessario discutere di tempistiche, scadenze e processi interni. In seguito, puoi anche incontrare i responsabili delle assunzioni per identificare i dipendenti più adatti alle opportunità di trasferimento man mano che si presentano.

Passaggio 2: seleziona i fornitori preferiti

Fai una ricerca e crea un elenco di fornitori di servizi esterni preferiti da indicare nella politica. Puoi aggiungere, per esempio, agenti immobiliari, società di traslochi e servizi di trasferimento aziendale.

Passaggio 3: identifica potenziali problemi legali

Identifica le sedi di destinazione. Se trasferisci dipendenti all'estero, dovrai parlare con il team legale per discutere delle questioni relative all'immigrazione e ai visti. Dovrai anche pensare alla conformità fiscale, che dovrebbe essere trattata nel documento.

Passaggio 4: stabilisci tempistiche e budget realistici

Collabora con il team della contabilità per condurre le ricerche necessarie e creare un budget iniziale. Decidi quali spese saranno coperte e quali non sono rimborsabili, in modo da poterle descrivere accuratamente ai dipendenti.

Passaggio 5: chiarisci le aspettative

Dopo aver definito budget, obiettivi e benefit, scrivi la politica utilizzando un linguaggio chiaro e facilmente comprensibile. Il documento dovrebbe includere risposte a tutte le potenziali domande dei dipendenti, definendo i benefit e i vantaggi che possono aspettarsi come parte di un pacchetto di trasferimento. Assicurati di includere i dati per contattare qualcuno in grado di chiarire eventuali problemi.

Passaggio 6: ottieni l'approvazione di tutte le parti interessate

Invia la bozza della politica a tutte le parti interessate per l'approvazione. Includi i team delle risorse umane, legali e contabili.

Passaggio 7: raccogli il feedback e apporta le modifiche necessarie

Quando inizi a trasferire i dipendenti, raccogli il loro feedback lungo il percorso. Ci sono benefit che avrebbero voluto includere nella copertura? Sono emersi problemi imprevisti nell'ambito del processo di trasferimento? Usa questo feedback per rivedere e modificare la politica nel tempo.

Considerazioni speciali per le PMI

Mentre le aziende più grandi dispongono spesso dei dipartimenti e del personale per gestire internamente i servizi di trasferimento, è più probabile che le PMI ricorrano a competenze esterne. È qui che una società di trasferimento internazionale può aiutarti a garantire che i documenti dei dipendenti siano pronti per il viaggio e conformi alla legge.

Le piccole imprese spesso hanno bisogno di trovare sistemazioni a breve e medio termine per i dipendenti, mentre cercano altre residenze permanenti. Per prenotare comodamente i viaggi, scegli piattaforme di gestione dei viaggi per le piccole imprese come Booking.com for Business. Non solo potrai prenotare e gestire i viaggi durante il processo di trasferimento, ma avrai anche piena visibilità sui costi di alloggio, voli e noleggio auto. È inclusa anche l'assistenza di viaggio, così puoi fornire ai tuoi dipendenti il supporto di cui hanno bisogno durante le transizioni.

Qual è lo scopo di un servizio di trasferimento aziendale?

Che sia nazionale o internazionale, un servizio di trasferimento aziendale agevola gli spostamenti. Aiutano a destreggiarsi tra tutte le parti coinvolte in questa transizione, dalla preparazione del trasloco all'offerta di supporto per le pratiche immobiliari. I servizi di trasferimento internazionale aiutano anche con le domande di visto e i servizi linguistici. Per i dipendenti che viaggiano con la famiglia, un buon servizio di trasferimento aziendale è in grado di trovare scuole, fornire assistenza occupazionale e organizzare il trasporto.

Cosa cercare in un servizio di trasferimento aziendale

Un servizio di trasferimento internazionale viene talvolta confuso con un'impresa di traslochi. Sebbene sia inclusa la collaborazione con un'impresa di traslochi per imballare e spostare fisicamente gli effetti personali, il servizio è più completo.

Un servizio di trasferimento aziendale non si limita a spostare le tue cose dal punto A al punto B. Quando confronti le varie opzioni per i dipendenti, cerca i servizi che possono anche:

  • Fornire formazione interculturale
  • Organizzare lezioni di lingua
  • Coordinarsi con agenti immobiliari
  • Procurare i visti di viaggio
  • Fornire sostegno alla famiglia

Il trasferimento dei dipendenti può essere un progetto molto impegnativo, ma con la pianificazione e la politica appropriate non è necessario che sia stressante. È fondamentale mantenere un canale di comunicazione aperto durante l'intero processo, assicurando che i dipendenti ricevano il supporto di cui hanno bisogno in ogni fase.

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