Komt je zakenreis in aanmerking voor btw-terugvordering? Zo vorder je btw terug voor zakenreiskosten, waaronder kosten per km en maaltijden.
Uit rapporten blijkt dat bedrijven tot 12% van hun omzet mislopen door niet-opgeëiste btw. Daarom is het belangrijker dan ooit om te begrijpen hoe het proces voor het terugvorderen van btw werkt. Omzetbelasting of btw (belasting over de toegevoegde waarde) moet wettelijk in rekening worden gebracht aan veel reisgerelateerde goederen en diensten, van hotels tot maaltijden. En hoewel bedrijven deze btw meestal kunnen terugvorderen in hun btw-aangifte, doen veel bedrijven dit niet, vanwege ontbrekende documentatie of verwarring over landspecifieke belastingregels.
Hoewel het terugvorderen van btw soms tijdrovend kan zijn, biedt het aanzienlijke besparingen voor bedrijven van elke omvang. In deze blog halen we het mysterie uit het proces en leggen we uit hoe het werkt, samen met de criteria waaraan je moet voldoen om in aanmerking te komen voor een succesvolle vordering.
Meer dan 170 landen maken momenteel gebruik van een btw-stelsel. De belasting over de toegevoegde waarde wordt toegepast op goederen en diensten voor consumenten, maar de tarieven verschillen per land. In het Verenigd Koninkrijk is het normale btw-tarief 20%, terwijl het in de EU is vastgesteld op minimaal 15%.
Hoewel omzetbelasting uitsluitend door klanten van detailhandels wordt betaald, wordt de btw over de hele toeleveringsketen gespreid om de lasten te verdelen. Wanneer ze wordt betaald als onderdeel van de zakelijke reiskosten van je bedrijf, kan ze vaak worden teruggevorderd.
Het terugvorderen van btw is het proces om btw te laten terugbetalen die door bedrijven is betaald over werkgerelateerde goederen en diensten. In het geval van zakenreizen omvat dit bijvoorbeeld uitgaven aan vervoer, accommodatie en maaltijden tijdens de reis.
Het terugvorderen van btw maakt deel uit van het proces voor zakenreizen en uitgavenbeheer. Het omvat alles van het verzamelen van betalingsbewijzen en btw-facturen met betrekking tot de reis, tot het indienen van vorderingen bij de belastingautoriteit van je land.
In het Verenigd Koninkrijk stellen de HMRC-regels dat alle bedrijven met een omzet van meer dan £ 90.000 zich moeten registreren voor btw. In veel Europese landen is die drempel veel lager: anno 2025 € 25.000 in België, € 20.000 in Nederland en € 7.000 in Zweden. Alle Chinese bedrijven zijn verplicht zich te registreren voor btw, hetzij als algemene belastingplichtige (met een omzet van meer dan ¥ 5 miljoen) of als kleinschalige belastingplichtige (met een omzet van minder dan ¥ 5 miljoen). Verplichte registratiedrempels verschillen per staat in India, hoewel elk bedrijf zich vrijwillig kan registreren.
Onthoud dat niet alle landen het btw-stelsel gebruiken, hoewel er vaak een equivalent bestaat. Australië hanteert een goederen- en dienstenbelasting (gst) en Japan een consumptiebelasting van 10%. In de VS wordt sales tax gebruikt in plaats van btw als heffing die op goederen en diensten wordt betaald. Dat betekent dat Amerikaanse bedrijven zich niet hoeven te registreren voor btw, maar dat btw die een Amerikaanse zakenreiziger tijdens een internationale zakenreis heeft betaald, soms kan worden teruggevorderd van het gastland.
In landen waar bedrijven btw-geregistreerd zijn, hangt dit af van hoeveel het bedrijf verschuldigd is. De aan de overheid betaalde btw is meestal gelijk aan het verschil tussen de btw die aan andere bedrijven wordt betaald en de btw die aan klanten in rekening wordt gebracht. Als je een bedrijf bent dat is geregistreerd voor btw, betekent dit dat je deze terugvorderingen kunt gebruiken om het verschuldigde bedrag aan de overheid te verlagen of om btw terug te krijgen wanneer het betaalde bedrag hoger is dan het verschuldigde bedrag.
Als het gaat om het terugvorderen van btw, verschillen de regels per land, dus het is van belang om vertrouwd te raken met de lokale wetgeving en een accountant te raadplegen.
Binnen landen die gebruikmaken van het btw-stelsel zullen in sommige gevallen alleen geregistreerde bedrijven in aanmerking komen voor een terugvordering. Je kunt ook alleen btw terugvorderen op werkgerelateerde goederen en diensten. Dit betekent dat de reiskosten moeten zijn gemaakt in het belang van het bedrijf.
Voorbeelden van in aanmerking komende zakelijke reiskosten zijn onder meer de betaalde btw op:
Er zijn echter enkele kanttekeningen.
Voor elke vorm van vervoer die is bedoeld om ten minste tien personen te vervoeren, is het nultarief van toepassing, wat betekent dat je geen btw betaalt over het meeste openbaar vervoer. Je betaalt ook geen btw over vliegtickets, tenzij je een kleine chartervlucht of helikopter neemt met minder dan tien passagiers. Als je geen btw betaalt, kun je natuurlijk niets terugvorderen.
Om btw terug te vorderen op kilometers is het belangrijk om onderscheid te maken tussen privé- en zakelijke ritten. Het reguliere woon-werkverkeer van een werknemer komt niet in aanmerking, maar een kilometervergoeding betaald als onderdeel van zakelijke autoverhuur in het buitenland wel.
De regels voor het in aanmerking komen van maaltijden als toegestane reiskosten verschillen sterk per land. Toch komen maaltijden die zijn betaald als onderdeel van een zakenreis in de meeste gevallen in aanmerking voor btw-terugvordering, mits duidelijke betalingsbewijzen kunnen worden overlegd.
Volgens HMRC mogen bedrijven geen btw terugvorderen op zaken als theater- of sporttickets, zelfs niet wanneer deze zijn gekocht als onderdeel van het vermaken van klanten tijdens een zakenreis.
Documentatie vormt de kern van het proces voor het terugvorderen van btw. Financiële managers moeten bewijzen hoeveel btw is betaald door reizende werknemers voordat ze een terugvordering indienen. De belastingautoriteit van elk land heeft zijn eigen regels.
Voorbeeld: de Britse HMRC stelt dat elke btw-terugvordering het volgende vereist:
Hier is een stapsgewijs overzicht voor het terugvorderen van btw.
Om btw terug te vorderen, moeten finance-teams eerst bewijzen dat deze is betaald voor relevante zakelijke reiskosten. Dit wordt gedaan met betalingsbewijzen met btw en btw-facturen waarop staat hoeveel is betaald.
In de meeste gevallen hoeven geen gedrukte kopieën te worden bewaard. Digitale bestanden zijn aanvaardbaar mits ze de gegevens over de uitgaven en het btw-bedrag tonen.
Houd er echter rekening mee dat elk land zijn eigen regelgeving heeft, die in de loop van de tijd verandert. Hier zijn een paar voorbeelden:
Nadat documenten zijn samengesteld, moeten financiële beheerders voor elke belastingautoriteit een online btw-aangifte invullen en indienen. Afhankelijk van de aard van de zakenreis zal dit vaak in het land zijn waar je bedrijf gevestigd is. Maar voor internationale zakenreizen moet je mogelijk een afzonderlijke terugvordering indienen in elk gastland waar btw is betaald.
Voorbeeld: reizigers uit niet-EU-landen die btw moeten betalen over zakelijke activiteiten in een EU-land, hebben mogelijk recht op btw-teruggave door dat land. Stel dat vertegenwoordigers van een in Zwitserland gevestigd bedrijf een conferentie in Frankrijk bijwonen en Franse btw in rekening wordt gebracht op hun hotelrekening. De terugvordering moet worden ingediend bij de Franse belastingautoriteit.
Nadat de terugvordering van je bedrijf is ingediend volgens de lokale regels, zal de belastingautoriteit deze beoordelen en de terugbetaling verwerken. Het is belangrijk om alle btw-facturen en betalingsbewijzen bij te houden en te bewaren als onderdeel van je uitgavenbeheer voor zakenreizen, om zeker te weten dat je alle btw hebt teruggevorderd die hiervoor in aanmerking komt.
Stel richtlijnen voor teamboekingen, bestedingslimieten en contactgegevens op met deze eenvoudige online tool.
De belangrijkste uitdaging bij het terugvorderen van btw zijn de verschillen in wetgeving tussen verschillende landen. Elk land heeft niet alleen een ander btw-tarief, maar ook een eigen set regels over wie en wat in aanmerking komt, welke documentatie is vereist en wat de deadlines voor terugbetaling zijn, en deze regels veranderen ook vaak.
Daarbij komt de behoefte aan uitgebreide documentatie, die een administratieve last voor bedrijven met zich meebrengt. Je hebt een georganiseerd systeem nodig om reiskosten bij te houden, betalingsbewijzen te bewaren en btw-aangifteformulieren in te dienen vóór de deadline voor indiening van elk land.
Software voor geautomatiseerd uitgavenbeheer in combinatie met apps voor het scannen van betalingsbewijzen, zorgt dat betalingen en terugvorderingen voor zakenreizen efficiënt kunnen worden beheerd.
Het automatiseren en standaardiseren van de workflow voor reisuitgavenbeheer van je bedrijf is absoluut noodzakelijk voor het terugvorderen van btw. Maar je moet ook duidelijk communiceren over de btw-procedures in het reisbeleid van je bedrijf. Zo weten zakenreizigers welke soorten betalingsbewijzen ze moeten bewaren en waar ze deze moeten inleveren.
Hier volgen enkele beste praktijken om het proces voor het terugvorderen van btw te stroomlijnen.
Het succesvol terugvorderen van btw vereist een systeembreed beheer van de processen van je bedrijf voor zakenreizen. Met een alles-in-eenoplossing zoals Booking.com for Business kun je zakelijke vluchten, accommodatie en huurauto's boeken op één plek.
Hoewel een gestroomlijnd boekingsproces essentieel is voor georganiseerd reiskostenbeheer, moet je ook manieren vinden om binnen het goedgekeurde budget te blijven. Met Booking.com for Business kun je ook je zakenreisbeleid integreren, om geautomatiseerde goedkeuringsworkflows in te stellen, zodat je de naleving van de regels voor uitgavenbeheer kunt verbeteren. Benieuwd hoeveel jouw bedrijf kan besparen door deze tools te gebruiken? Onze besparingscalculator voor reizen stelt zeven eenvoudige vragen om te bepalen hoeveel je kunt besparen op je uitgaven voor zakenreizen.
Aangezien btw-tarieven kunnen oplopen tot 25%, kunnen de kosten van zakenreizen aanzienlijk hoger zijn als je de btw niet terugvordert. Hoewel het terugvorderen van btw op het eerste gezicht een omslachtig proces lijkt, helpt de combinatie van een robuust reisbeleid en geautomatiseerde digitale tools je om dit proces te stroomlijnen.
Booking.com for Business werkt samen met vertrouwde tools zoals Expensify om het bijhouden van uitgaven en factuurindiening naadloos te integreren in je platform voor zakenreisbeheer. Met meer inzicht in de uitgaven voor zakenreizen kun je btw-aangiften beter beheren en je inkomsten maximaliseren.
Optimaliseer je zakenreizen, stroomlijn je processen en maak je organisatie efficiënter met deze uit...
Wil je geld besparen op zakenreizen? Wij helpen je met onze 13 tips om binnen het budget te blijven.
Je bedrijf kan kosten besparen door middel van belastingaftrek. Lees welke reiskosten aftrekbaar zij...
