Face-to-face vergaderingen versus virtueel: wat past bij jullie?

In de afgelopen jaren is het idee van wat een werkvergadering is, voortdurend veranderd. Tegenwoordig kun je zowel volledig op afstand als hybride werken en zijn virtuele vergaderingen niet meer weg te denken. En hoewel vaak wordt aangenomen dat online vergaderingen minder productief zijn dan face-to-face vergaderingen, is het in werkelijkheid veel complexer.

De face-to-face vergadering

Hiervoor moeten alle deelnemers fysiek aanwezig zijn op dezelfde locatie. Dit kan op kantoor zijn, op een andere locatie of, wat vaak voorkomt, in een andere stad of ander land.

Voor veel bedrijven is dit soort vergaderingen de belangrijkste reden voor zakenreizen. Voordelen van face-to-face vergaderingen:

• Meer productiviteit en betrokkenheid omdat sommige mensen in een persoonlijk gesprek meer vrijuit durven spreken.
• Menselijk contact en meer begrip, dankzij oogcontact en lichaamstaal.
• Persoonlijke interactie, wat leidt tot soepelere en directere gesprekken.

Er zijn echter ook wat nadelen aan face-to-face vergaderingen:

• Tijd en kosten. Logistiek gezien kan het tijdrovend en duur zijn, vooral bij vergaderingen in het buitenland of op een externe locatie.
• Efficiëntie. Face-to-face vergaderingen ontsporen sneller en kunnen te lang duren, omdat samenkomen met je collega's kan voelen als socializen. Dit leidt vaak tot niet-werkgerelateerde gesprekken en vragen die niet over het onderwerp gaan.
• Milieu-impact. Face-to-face vergaderingen verhogen de ecologische voetafdruk van een bedrijf, vooral bij zakenreizen naar het buitenland.
• Minder flexibiliteit. Als werknemers naar kantoor moeten komen voor een geplande vergadering en het tijd kost om te pendelen, vermindert dit de flexibiliteit van hun werktijd.

Virtuele vergaderingen

In een virtuele vergadering heb je contact met collega's op verschillende fysieke locaties. Dit gebeurt via apparaten en software met een internetverbinding, die een essentieel onderdeel zijn geworden van het dagelijkse werk.

Belangrijkste voordelen van virtuele vergaderingen:

• Toegankelijkheid. Ze passen bij verschillende communicatiestijlen.
• Flexibiliteit. Ze verbinden verschillende tijdzones en bevorderen een gezonde balans tussen werk en privéleven.
• Tijd en efficiëntie. Werknemers hoeven niet te pendelen en kunnen een flexibeler werkrooster aanhouden waardoor ze bijvoorbeeld een fitnessles kunnen volgen tijdens de lunchpauze. Virtuele vergaderingen zijn vaak ook korter en beknopter, en kunnen worden opgenomen voor later.
• Kosteneffectiviteit. Er zijn minder kosten voor reizen, drankjes en locaties.

Enkele nadelen van virtuele vergaderingen:

• Technische problemen. We hebben allemaal wel eens meegemaakt dat het scherm vastliep of dat we aan het praten waren terwijl het geluid nog gedempt was. Succesvolle virtuele vergaderingen zijn afhankelijk van een goede internetverbinding en technologie. Dit soort problemen kunnen hinderlijk zijn tijdens een goed gesprek en frustrerend voor zowel werkgevers als werknemers.
• Uitgestelde reacties. Bij virtuele interactie komen meer onderbrekingen voor en is het niet altijd te voorkomen dat mensen tegelijkertijd praten. Dit kan samenwerken en het oplossen van problemen lastiger maken.
• Beperkte interacties. Virtuele vergaderingen belemmeren het ontstaan van een band tussen werknemers, omdat het moeilijk is om iemand echt te leren kennen en op een natuurlijke manier met elkaar om te gaan via een scherm.

Wat zijn de belangrijkste verschillen tussen virtueel en op locatie vergaderen?

De belangrijkste verschillen zijn de kosten, efficiëntie en menselijke connectie. Virtuele meetings zijn doorgaans inclusiever, waardoor er ruimte is voor allerlei soorten communicatie. Ze zijn ook aantoonbaar efficiënter, omdat er minder overbodige gesprekken plaatsvinden, er minder wordt gependeld en er minder kosten zijn.

Maar een ander groot verschil is het gebrek aan menselijke interactie in een virtuele ruimte. Veel mensen zijn van mening dat regelmatige bijeenkomsten van collega's belangrijk zijn voor de bedrijfscultuur en verbinding.

Zijn face-to-face vergaderingen effectiever?

Het antwoord hierop hangt af van de behoeften van je team en bedrijf.

Communicatiestijlen

Als veel van je teamleden introvert zijn, is een virtuele vergadering een veiligere plek om je mening te geven dan in een grote vergaderruimte. Als werknemers meer extravert zijn, passen face-to-face vergaderingen wellicht beter bij hun communicatiestijl.

Ook is dit beter voor betrokkenheid. Hoewel virtuele vergaderingen vaak efficiënter zijn bij het doorgeven en verwerken van informatie, vinden sommige werknemers het misschien lastig om betrokken te blijven zonder de vlottere gespreksstijl van een ontmoeting in het echt.

Teambuilding

Als teamleden nog een band moeten opbouwen, kan het cruciaal zijn om elkaar persoonlijk te ontmoeten. Het kan moeilijk zijn om in een virtuele omgeving een relatie op te bouwen met een nieuwe collega, omdat vertragingen en technische problemen het gesprek soms onderbreken. Maar als je teamleden al een relatie hebben opgebouwd, kan virtueel juist beter werken.

Focus

We hebben allemaal momenten waarop we uitstelgedrag vertonen of worden afgeleid. Voor sommigen is dit online winkelen of doelloos browsen. Anderen maken misschien tekeningetjes of zitten te dagdromen terwijl ze uit het raam staren. Ook dit hangt af van het soort werk dat je team doet en de manier waarop werknemers het liefst werken.

Sommige mensen hebben de neiging om af te dwalen wanneer een discussie rommelig wordt en er steeds vragen tussendoor komen die afwijken van het gespreksonderwerp. Of ze vinden het lastig om te werken in een kantooromgeving waar vragen en geklets de werkstroom voortdurend onderbreken. Anderen worden juist afgeleid door huisdieren of door de deurbel en vinden het gemakkelijker om in een vergaderruimte te zitten.

Als je de juiste vergaderstijl voor je team wilt vinden, moet je met al deze factoren rekening houden.

Praktische zaken

Als je werknemers het vervelend vinden om te pendelen en een vergaderruimte te reserveren in een druk kantoor, zijn virtuele vergaderingen de beste keuze. Maar als collega's het gemakkelijker en fijner vinden om elkaar op kantoor te zien, is op locatie een geweldige optie. Om te kiezen tussen op locatie of virtueel moet je team eerst overwegen of het kantoorgebouw over de juiste faciliteiten beschikt, en of werknemers dicht bij het kantoor wonen of niet.

Samenwerking

Face-to-face vergaderingen zorgen automatisch voor meer spontane betrokkenheid, communicatie en samenwerking. Als de focus van je vergaderingen bijvoorbeeld op brainstormen ligt, kan een persoonlijke ontmoeting nuttig zijn om ideeën uit te wisselen en creativiteit te laten stromen, waarbij leden direct feedback kunnen geven.

Maar als de focus van de vergadering ligt op een presentatie waarvoor geen deelname is vereist, dan is virtueel effectiever. Je kunt de algehele efficiëntie verbeteren door op basis van de inhoud van een vergadering te kiezen voor op locatie of online.

Kiezen tussen face-to-face vergaderingen en virtuele vergaderingen

Houd bij de keuze voor het beste vergadertype rekening met de doelen van je team en bedrijf. De belangrijkste vragen die je moet stellen zijn:

1. Wil je team brainstormen of wordt er alleen zakelijke informatie doorgegeven?
2. Welke communicatiestijl geniet de voorkeur van je team?
3. Wat zijn de gevolgen voor het milieu als je naar kantoor of naar het buitenland reist voor een vergadering?
4. Waarderen je teamleden de flexibiliteit en tijd die ze winnen door virtueel te vergaderen en verkiezen ze werken op afstand boven werken op locatie?
5. Kosten face-to-face vergaderingen over het algemeen zoveel tijd dat werknemers het hierdoor moeilijk vinden om hun werk af te krijgen?

Dit zijn een paar voorbeelden van vragen die je moet stellen voordat je kiest tussen op locatie of op afstand. Beide opties brengen uitdagingen met zich mee. Als je de specifieke behoeften van je bedrijf en je team in acht neemt, kun je echter een weloverwogen beslissing nemen.

Gemakkelijk virtuele vergaderingen plannen

Booking.com for Business kan je helpen om teams (gevestigd in verschillende kantoren) samen te brengen en klanten te ontmoeten. Booking.com for Business is een gratis platform waarmee je zakenreizen van begin tot eind kunt regelen. Het platform helpt je om het reisbeleid na te leven, binnen het budget te blijven en zakenreizigers tevreden te houden.