Leer de maximale ROI uit zakenreizen halen door rekening te houden met de doelstellingen en resultaten van je team.
Zakenreizen zijn een behoorlijke kostenpost die een sterke ROI (‘return on investment’ of ‘rendement’) kunnen opleveren als ze goed worden beheerd, waarbij klantrelaties worden versterkt, het behoud van werknemers wordt gestimuleerd en de omzetgroei wordt bevorderd. Zonder goed beheer kunnen reiskosten echter snel budgetten overschrijden en een impact hebben op de bedrijfsresultaten.
In deze gids bekijken we hoe je de ROI van zakenreizen kan maximaliseren en hoe je zakenreizen strategisch kan uitvoeren om het maximale rendement te behalen op de tijd, het geld en de energie die deze reizen vaak vergen.
Simpel gezegd is de ROI van zakenreizen de financiële waarde die de reis heeft voor je bedrijf. Deze uitkomsten kunnen voorspellen vóór en beoordelen na een zakenreis is de basis om zakenreizen binnen je organisatie te rechtvaardigen.
Als de ROI van zakenreizen laag is, bieden belanghebbenden mogelijk geen buy-in voor toekomstige reizen, maar als deze juist hoog is, kan de ROI op zakenreizen een overtuigende rechtvaardiging voor zakenreizen zijn vanwege meer dan alleen financieel gewin. Hierdoor kan ook objectief worden bewezen waarom zakenreizen belangrijk zijn voor je lopende bedrijfsdoelen.
Wat is de waarde van zakenreizen?
De ROI van zakenreizen kan op meerdere manieren worden gemeten, waarvan de meest objectieve en belangrijkste simpelweg de impact op je bedrijfsresultaten is. Dit zijn de manieren waarop je het succes van de zakenreizen van je organisatie kan meten:
De rechtvaardiging van zakenreizen moet, net als bij elke zakelijke beslissing, worden ondersteund door positieve omzetcijfers. Hebben de vergaderingen, deals of pitches die tijdens je laatste zakenreis zijn gehouden meer werk opgeleverd? Onderzoeken tonen aan dat 40% van de deals wordt gesloten in de buitenverkoop, dus dit is een belangrijke maatstaf om je ROI te begrijpen.
Het is aangetoond dat persoonlijke ontmoetingen 34 keer effectiever zijn dan virtuele communicatie. Voor langdurige klantrelaties die je wil blijven koesteren en laten groeien, is zo'n persoonlijke connectie een must. Zelfs als je tussen je eigen bedrijfskantoren reist en een verspreid team hebt, helpt persoonlijk aanwezig en benaderbaar zijn om het gevoel van isolatie dat bij sommige kantoorlocaties aanwezig is, te minimaliseren. Voor de motivatie van de werknemers zou dit voldoende rechtvaardiging voor zakenreizen moeten zijn.
Als je bedrijf op zoek is naar nieuwe markten, dan is persoonlijke ervaring van het door jou gekozen land en de cultuur van onschatbare waarde. Als je werknemers zich in de door jou gekozen markt bevinden, leren ze de lokale cultuur en gewoonten beter te begrijpen en ook hoe dit van invloed kan zijn op je eigen bedrijfsplannen. Het kan ook helpen bij het vormgeven van je marketinginspanningen, omdat dergelijke reizen een beter begrip geven van de benodigde lokalisatie. Uiteindelijk kan een enkele onderzoeksreis de investering zeker waard zijn in vergelijking met het geld dat je kan verliezen door een culturele misstap tijdens je uitbreiding.
Uit onze enquête blijkt dat 75% van de werknemers positief werd beïnvloed door zakenreizen qua persoonlijke ontwikkeling. Je ROI van zakenreizen kan hierdoor duidelijk blijken uit de cijfers over het behoud van werknemers. 52% van de personen die onze enquête beantwoordden, zei dat de mogelijkheid om te reizen een positieve invloed had op hun geestelijke gezondheid, terwijl 82% het als essentieel voor professionele ontwikkeling noemde.
Zoals hierboven genoemd, biedt zakenreizen een enorm potentieel voor de tevredenheid van werknemers (en daarmee voor het behoud van die werknemers), evenals voor het werven van klanten en het onderhouden van zakelijke relaties. Hoewel de ideale zakenreis er een is die comfortabel break-even draait, kunnen er momenten zijn waarop het vertrouwen en de loyaliteit van een topklant zwaarder moeten wegen dan de kosten. Het behouden van een bestaande klant is immers 25 keer goedkoper dan het werven van een nieuwe.
Hoewel de bovenstaande kenmerken van zakenreizen allemaal belangrijke overwegingen zijn, moet je proberen echte cijfers en statistieken te berekenen om zo goed mogelijk te begrijpen waarom zakenreizen belangrijk zijn voor de ontwikkeling en toekomstplannen van je bedrijf. Houd hiervoor rekening met de volgende cijfers.
Hoeveel deals zijn er tijdens de reis gesloten? Waren de cijfers gelijk aan of groter dan de kosten van de reis zelf? Mogelijk is het ook goed om te kijken naar de kosten van het virtueel houden van dezelfde vergaderingen om te helpen beslissen of zakenreizen in de toekomst een goed idee zijn. Vergeet ook niet om incidentele uitgaven en betalingen gemaakt tijdens de reis, zoals dineren, mee te nemen in de berekening. Onze besparingscalculator kan hierbij helpen.
Wat waren de kosten van elk afzonderlijk contract? Heb je reden om aan te nemen dat een persoonlijke ontmoeting heeft geleid tot een groter eindcijfer en een sterkere onderhandelingspositie in vergelijking met vergaderingen die online of telefonisch konden worden gehouden? Bekijk je historische prestaties van deals die online zijn gesloten versus deals die in persoon zijn gesloten om een vollediger beeld te krijgen van hoe zakenreizen wel of niet een sleutelrol speelden.
Ging het in persoon sneller? Van 40% van de prospects is aangetoond dat ze worden omgezet in verkoop door middel van persoonlijke gesprekken, wat kan betekenen dat een budget dat is gericht op een zakenreis van een week nog steeds kosteneffectiever is dan enkele weken virtueel ge-heen-en-weer.
Voelen relaties die zakenreizen mogelijk maken sterker aan, gaan ze langer mee of genereren ze meer winst dan relaties zonder? Dit kan een eenvoudige manier zijn om te laten zien waarom zakenreizen belangrijk zijn om deze relaties te onderhouden.
Hou bij hoeveel nieuwe klanten en partnerschappen er tijdens het reizen zijn verworven en vastgelegd. Statistieken voor het rechtvaardigen van zakenreizen, zoals naar een conferentie gaan om het bedrijf te presenteren, kunnen ook de vorm aannemen van talentacquisitie.
Als je naar klanten reist, moet je voor de ROI van zakenreizen voor je organisatie ook klanttevredenheid meenemen als een belangrijke maatstaf om zakenreizen te rechtvaardigen. Dit kan eenvoudig worden gemeten met behulp van tools zoals klantenonderzoeken en feedbackverzoeken. Onderzoek toont aan dat 46% van de klanten een menselijke touch waardeert in een tijdperk waarin veel merken chatbots en andere kostenbesparende maatregelen gebruiken, dus dit kan een cruciale manier zijn om waarde toe te voegen aan je publiek en aan je bedrijfsresultaten.
Hoewel een online aanwezigheid essentieel is voor elk bedrijf, blijft er veel vraag naar omnichannelmarketing, waarbij 7 van de 10 klanten meerdere touchpoints gebruiken om met een merk in contact te komen. Pop-ups, conferentiestands en andere persoonlijke, real-life merkervaringen kunnen de reputatie van je organisatie echt versterken.
De rechtvaardiging van zakenreizen hoeft niet altijd te gaan over hoeveel deals je kan sluiten. Als het gaat om conferenties en ontwikkelingsmogelijkheden zal de ROI van zakenreizen blijken uit de groeiende kennis en vaardigheden van je team, waardoor je bedrijf toekomstbestendig wordt.
Weg zijn van kantoor is een belangrijke reden waarom zakelijke retraites een belangrijke plek hebben in veel bedrijfsagenda's. Door afstand te nemen van de stress en verwachtingen van het kantoor, ontstaan nieuwe manieren van denken en samenwerken. Hou bij hoeveel waardevolle ideeën en inzichten uit je zakenreisevenementen zijn voortgekomen om beter te begrijpen welke waarde ze voor je teams hebben.
Voor de meeste zakelijke beslissingen kan nooit worden uitgegaan van een positieve ROI, maar met de juiste kennis en vooruitziendheid kan je organisatie zeker haar kansen op een succesvolle en kosteneffectieve zakenreis vergroten. Hier zijn belangrijke dingen om in gedachten te houden om te beslissen of de winst van een reis de kosten waard was:
Planning en voorbereiding zijn de sleutel tot elke reis. Om de rechtvaardiging van je zakenreis te bepalen, moet je begrijpen wat je met de reis wil bereiken. Bepaal naar welke meetbare doelen je toe werkt, of dat nu het sluiten van een deal, marktonderzoek of klantrelaties is en de statistieken die je zal gebruiken om te meten hoe succesvol deze waren. Misschien wil je ook bepaalde drempels aangeven waaraan moet worden voldaan om de reis als een succes te beschouwen. De reisbeleidbouwer van Booking.com for Business maakt dit gemakkelijk om te doen.
Persoonlijke ontmoetingen zijn waardevol, maar niet altijd noodzakelijk. Bijvoorbeeld: meer dan 66% van de mensen meldde dat ze er de voorkeur aan geven om eerst via e-mail benaderd te worden voor verkoop. Neem de tijd om goed na te denken of reizen een vereiste is voor elk specifiek project, of dat de relatie virtueel onderhouden voldoende is. Voor klantrelaties of teams die in meerdere tijdzones werken kan een virtuele relatie de voorkeur hebben van beide partijen qua kosten en werkefficiëntie.
Een zakelijk reismanager aanstellen kan een effectieve keuze zijn als je organisatie meerdere kantoren heeft. Ze kunnen je helpen bij het plannen van effectieve reizen met meerdere tussenstops voor maximale efficiëntie. Als je bijvoorbeeld meerdere kantoren in Europa hebt en je moet je kantoor in Parijs bezoeken, kunnen zij een halve dag reizen regelen om je kantoor in Milaan te bezoeken, daarna Berlijn, Dublin, etc. Strategisch gezien zal een reis net als deze met meerdere bestemmingen kosteneffectiever zijn dan het bezoeken van elk van deze locaties afzonderlijk, maar zorg ervoor dat je plant op een manier die beschermt tegen reismoeheid.
Je hoeft niet te wachten tot een reis voorbij is om te begrijpen of je ROI waarschijnlijk positief of negatief zal worden beïnvloed. Of het nu gaat om een zakelijke bijeenkomst waar je waarden niet op één lijn liggen of een wereldgebeurtenis waar niemand controle over heeft: verbonden en op de hoogte blijven kan het verschil zijn tussen een reis afbreken voordat deze verlies begint te maken, of niet.
Met het juiste reisbeheer, zoals het gebruik van platforms zoals Booking.com for Business, kan je ook je budget begrijpen en volgen. Dit omvat het instellen van een budget om je team te begeleiden bij het boeken, zonder hen uit te sluiten van de besluitvorming, zodat je zelfs voordat je vertrekt effectief toezicht kan houden op de kosten voor vluchten, accommodatie en autoverhuur.
Reizen naar klanten of naar verschillende markten is een belangrijk startpunt in nieuwe relaties en zakelijke beslissingen, maar uiteindelijk is het niet meer dan een start. Vergeet niet om op deze vooruitgang voort te bouwen zodra de reis is afgelopen en laat het concurrentievoordeel niet verloren gaan.
Een strategisch geplande zakenreis kan meetbare voordelen opleveren die veel groter kunnen zijn dan de initiële kosten. Als je je concentreert op kerndoelstellingen en gewenste resultaten voor het bedrijf en begrijpt dat de ROI van zakenreizen meer is dan alleen een geldbedrag, kunnen zakenreizen een belangrijke manier zijn om je bedrijf een boost te geven.
Zorg voor de beste start van je volgende zakenreis met oplossingen voor boekingsbeheer van Booking.com for Business, met besparingen en beloningen op meer dan 3 miljoen accommodaties, evenals zoekopties voor reizen en autoverhuur.
Optimaliseer je zakenreizen, stroomlijn je processen en maak je organisatie efficiënter met deze uit...
Je bedrijf kan kosten besparen door middel van belastingaftrek. Lees welke reiskosten aftrekbaar zij...
In een reiskostenbeleid staan verwachtingen voor zakenreizigers. Gebruik ons template voor reiskoste...
